Access关系数据库的使用

返回,第六章,Access 2003关系数据库的使用,本章主要任务,任务一：,学生管理数据库的建立,任务二：,使用Access 查询数据和建立窗体和报表,任务一：学生管理数据库的建立,初始图,成型图,知识技能点：,(1) 掌握Access2003的启动方法。,(2) 熟悉Access2003数据库基本组成。,(3) 掌握建立数据表的常用方法。,(4) 熟悉修改表结构的基本操作。,(5) 掌握在数据表之间建立一对一关系的方法。,(6) 通过实例操作了解参照完整性的含义。,任务一：学生管理数据库的建立,实施步骤1 ：,任务一：学生管理数据库的建立,分析 “学生管理”数据库的功能,由于完成本工作，在采集数据前，我们首先建立一个命名为“学生管理”的数据库并分析其功能，在这个数据库中建立二个数据表“学生”表、“学生成绩“表。,实施步骤2 :,建立并保存数据库文档“学生管理”,1启动Access 2003,1）单击“开始”按钮，打开开始菜单。,2）将鼠标移动到“程序”项，这时出现级联菜单。,3）在此菜单中单击“Microsoft Access”，启动Access 。,2、建立数据库,在主画面出现（图6-2）：,任务一：学生管理数据库的建立,图62,任务一：学生管理数据库的建立,单击“新建文件”按钮，打开63：,图63,任务一：学生管理数据库的建立,选择“空数据库”打开新建数据库对话框64：,图64,任务一：学生管理数据库的建立,在对话框中输入数据库文件的路径、名字，系统会创建一个新文档，文档名是“学生管理mbc”，如图65：,图65,任务一：学生管理数据库的建立,观察此窗口的组成，回答以下的问题：,1）学生管理数据库由几个对象组成，分别是什么？,2）标题栏上显示的文档名是什么？,图65,任务一：学生管理数据库的建立,实施步骤3,:建立数据表学生、学生成绩。,图66,任务一：学生管理数据库的建立,1.1建立表,表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的，因此，它在数据库中占有很重要的位置。为了使用Access管理数据，在空数据库建好后，还要建立相应的表。Access表由表结构和表内容两部分构成，先建立表结构，之后才能向表中输入数据。我们在吴老师的工作过程中。了解一下表的建立，包括Access数据类型、建立表结构、向表中输入数据、字段属性的设置以及建立表与表之间关系等内容。,6.1.1Access数据类型,吴老师在设计表时，必须要定义表中字段使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是否、OLE对象、超级链接、查阅向导等。Access数据类型见表6-7。,任务一：学生管理数据库的建立,表67 Access数据类型,数据类型,用 法,大 小,文本,文本或文本与数字的组合，例如地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、零件编号或邮编,最多255个字符,Microsoft Access只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。设置“字段大小”属性可控制可以输入字段的最大字符数,备注,长文本及数字，例如备注或说明,最多64,000个字符,数字,可用来进行算术计算的数字数据，涉及货币的计算除外(使用货币类型)。设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型,1、24或8个字节。,日期/时间,日期和时间,8个字节,任务一：学生管理数据库的建立,数据类型,用 法,大 小,货币,货币值。使用货币数据类型可以避免计算时四舍五入。精确到小数点左方15位数及右方4位数,8个字节,自动编号,在添加记录时自动插入的惟一顺序(每次递增1)或随机编号,4个字节。,是/否,字段只包含两个值中的一个，例如“是/否”、“真/假”、“开/关”,1位,OLE对象,在其他程序中使用OLE协议创建的对象(例如Microsoft Word文档、Microsoft Excel电子表格、图像、声音或其他二进制数据)，可以将这些对象链接或嵌入到Microsoft Access表中。必须在窗体或报表中使用绑定对象框来显示OLE对象,最大可为1 GB(受磁盘空间限制),任务一：学生管理数据库的建立,数据类型,用 法,大 小,超级链接,存储超级链接的字段。超级链接可以是UNC路径或URL,最多64,000个字符,查阅向导,创建允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表中的值的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义,与主键字段的长度相同，且该字段也是“查阅”字段；通常为4个字节,注意,：“数字”、“日期时间”、“货币”以及“是否”，这些数据类型提供预先预定义好的显示格式。可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。,任务一：学生管理数据库的建立,6.1.2建立表结构,建立表结构有3种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名；二是使用“设计”视图；三是通过“表向导”创建表结构。,一、使用“数据表”视图,(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。,(2)请单击“对象”下的,，,然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新 建”按钮。,(3)双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表。,(4)重新命名要使用的每一列：请双击列名，键入列的名称，命名方式必须符合Access的对象命名规则，然后再按Enter键。,(5)随时可以插入新的列：单击要在其右边插入新列的列，然后单击“插入”菜单中的“列”命令。按步骤4中的说明重新命名列的名称。,(6)在数据表中输入数据。,任务一：学生管理数据库的建立,将每种数据输入到相应的列中(在Access中，每一列称作一个字段)。例如，如果正在输入姓名，将名输入在名的字段中，而将姓输入在另一个不同的字段中。如果输入的是日期、时间或数字，请输入一致的格式，这样Access能为字段创建适当的数据类型及显示格式。在保存数据表时，将删除任何空字段。,(7)在已经将数据输入到所有要使用的列后，单击工具栏上的“保存”按钮来保存数据表。,(8)在保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。如果还没有输入能惟一标识表中每一行的数据，如零件编号或ID编号，它将建议选择“是”。如果已经输入能惟一标识每一行的数据，可以指定此字段为主键。,注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建数据表之前或之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序。在“学生管理”数据库中，使用“数据表”视图建立“学生”表，学生表结构如表6-8所示。,任务一：学生管理数据库的建立,表68“学生”表结构,字段名,类型,学号,文本,姓名,文本,性别,文本,出生日期,日期/时间,专业,文本,入学成绩,数字,团员,是/否,简历,备注,任务一：学生管理数据库的建立,学生成绩结构如图69：,字段,类型,学号,文本,姓名,文本,语文,数字,数学,数字,英语,数字,网络,数字,总分,数字,平均分,数字,图69,任务一：学生管理数据库的建立,二、使用“设计”视图,(1)双击“使用设计器创建表”，打开表“设计”视图。,图610,任务一：学生管理数据库的建立,(2)在“字段名称”中输入需要的字段名，在“字段类型”中选择适当的数据类型。,(3)定义完全部字段后，设置一个字段为主键。,(4)单击工具栏上的“保存”按钮，这时出现“另存为”对话框。,(5)在“另存为”对话框中的“表名称”中输入表的名称“学生”。,(6)单击“确定”按钮。,例61在“学生管理”数据库中，使用“设计”视图建立“学生”表，学生表结构如图6-11所示。,任务一：学生管理数据库的建立,图611“学生”表结构,任务一：学生管理数据库的建立,“学生成绩”结构如下所示：,图612学生成绩,任务一：学生管理数据库的建立,三、使用“表向导”,(1)如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口。,(2)请单击“对象”下的 ，然后单击“数据库”窗口工具栏上的“新建 ”按钮.,(3)双击“表向导”选项。,(4)按照“表向导”对话框中的提示进行操作。,如果要修改或扩展结果表，在使用完表向导后，可以在“设计”视图中进行修改或扩展操作。,6.3.1向表中输入数据,在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据就好像在一张空白表格内填写内容一样简单。在Access中，可以利用“数据表”视图直接输入数据，也可以利用已有的表。,任务一：学生管理数据库的建立,一、使用“数据表”视图直接输入数据,在“学生管理”数据库中，向“学生”表中输入两条记录，输入内容如表613所示。,学号,姓名,性别,出生日期,专业,入学成绩,团员,简历,000101,周讯阳,男,850212,电子商务,450.0,是,广东顺德,000121,王大鹏,男,850901,电子商务,435.5,否,江西南昌,000205,李晓莉,女,841224,电器维修,378.0,是,山东烟台,000205,王玉华,女,851026,电器维修,3900,是,北京,表613“学生”表内容,任务一：学生管理数据库的建立,表614“学生成绩”表内容,学号,姓名,语文,数学,英语,网络,总分,平均分,000101,周讯阳,87.0,92.0,76.0,78.0,333.0,83.3,000121,王大鹏,67.0,78.0,82.0,80.0,307.0,76.8,000205,李晓莉,88.0,56.0,86.0,71.0,301.0,75.3,000205,王玉华,77.0,81.0,82.0,68.0,308.0,77.0,任务一：学生管理数据库的建立,四、获取外部数据,如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。可以导入的表类型包括Access数据库中的表、Excel、Louts和DBASE或FoxPro等数据库应用程序所创建的表，以及HTML文档等。,五、字段属性的设置,表中每个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区就会依次显示出该字段的相应属性。,字段大小通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小。该属性只适用于数据类型为“文本”或“数字”的字段。对于一个“文本”类型的字段，其字段大小的取值范围是0255，默认为50，可以在该属性框中输入取值范围内的整数；对于一个“数字”型的字段，可以单击“字段大小”属性框，然后单击右侧的向下箭头按钮，并从下拉列表中选择一种类型。,例62将 “学生”表中“性别”字段的“字段大小”设置为1。如图615：,任务一：学生管理数据库的建立,图615,任务一：学生管理数据库的建立,注意：,如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会丢失数据，Access将截去超出新限制的字符。如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小设置为整数时，Access自动将小数取整。因此，在改变字段大小时要非常小心。,六、格式,“格式”属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式。不同数据类型的字段，其格式选择有所不同。,例题63“学生”表中“入学成绩”字段的“格式”设置为“整型”；,任务一：学生管理数据库的建立,图616,任务一：学生管理数据库的建立,七、默认值,“默认值”是一个十分有用的属性。在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分。例如：性别字段只有“男”和“女”两种，这种情况就可以设置一个默认值。,例题61将 “学生”表中的“性别”字段的“默认值”设置为“男”；“入校日期”字段的“默认值”设置为系统当前日期。,注意：设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。,八、有效性规则,“有效性规则”是Access中另一个非常有用的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中。有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。对“文本”类型字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值；对“数字”类型字段，可以让Access只接受一定范围内的数据；对“日期时间”类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内。,例题64将“学生”表中“年龄”字段取值范围设在1470之间。,任务一：学生管理数据库的建立,九、输入掩码,在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用Access提供的“输入掩码向导”来设置一个输入掩码。对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码。定义输入掩码属性所使用的字符见表617。,表617输入掩码属性所使用字符的含义,字 符,说 明,0,数字(0到9，必选项；不允许使用加号（+）和减号（-）),9,数字或空格(非必选项；不允许使用加号和减号),#,数字或空格(非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号),任务一：学生管理数据库的建立,字 符,说 明,L,字母(A到Z，必选项),?,字母(A到Z，可选项),A,字母或数字(必选项),a,字母或数字(可选项),&,任一字符或空格(必选项),C,任一字符或空格(可选项),. : ; - /,十进制占位符和千位、日期和时间分隔符。(实际使用的字符取决于Windows“控制面板”的“区域设置”中指定的区域设置),使其后所有的字符转换为大写,!,输入掩码从右到左显示，输入至掩码的字符一般都是从左向右的。可以在输入掩码的任意位置包含叹号,使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符(例如，A显示为A),密码,将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码输入项文本框。文本框中键入的任何字符都按原字符保存，但显示为星号(*),任务一：学生管理数据库的建立,表618显示了一些有用的输入掩码以及可以在其中输入的数值类型：,输入掩码,示例数值,(000) 000-0000,(206) 555-0248,(999) 999-9999,(206) 555-0248,( ) 555-0248,表,#999,-20,2000,L?L?000L0,GREENGR339M3,MAY R 452B7,L0L 0L0,T2F 8M4,00000-9999,98115-,98115-3007,LLL00000-0000,DB51392-0493,LLLA,EFGA(最后一个字母只能是A),618输入掩码示例,LLLB,EFGB(最后一个字母只能是B),PASSWORD,EFGB显示为*,任务一：学生管理数据库的建立,6.2.5建立表之间的关系,图619表的关系,任务一：学生管理数据库的建立,一、表间关系的概念,在,Access,中，每个表都是数据库中一个独立的部分，它们本身具有很多的功能，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可能存在着相互的联系。,表之间有,3,种关系，分别为：,一对多关系、多对多关系和一对一关系。,(1),一对多关系是最普通的一种关系。在这种关系中，,A,表中的一行可以匹配,B,表中的多行，但是,B,表中的一行只能匹配,A,表中的一行。,(2),在多对多关系中，,A,表中的一行可以匹配,B,表中的多行，反之亦然。要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由,A,表和,B,表的外部键组成。,(3),在一对一关系中，,A,表中的一行最多只能匹配于,B,表中的一行，反之亦然。如果相关列都是主键或都具有惟一约束，则可以创建一对一关系。,二、参照完整性,参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据。,当实施参照完整性时，必须遵守以下规则：,(1),如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值。但是，可以在外部键列中输入一个,Null,值。,任务一：学生管理数据库的建立,(2),如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行。,(3),如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值。,当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性：,(1),主表中的匹配列是一个主键或者具有惟一约束。,(2),相关列具有相同的数据类型和大小。,(3),两个表属于相同的数据库。,三、建立表间的关系,当想让两个表共享数据时，可以创建两个表之间的关系。可以在一个表中存储数据，但让两个表都能使用这些数据。也可以创建关系，在相关表之间实施参照完整性。,在创建关系之前，必须先在至少一个表中定义一个主键或惟一约束。然后使主键列与另一个表中的匹配列相关。创建了关系之后，那些匹配列变为相关表的外部键。,创建表之间的关系步骤如下：,任务一：学生管理数据库的建立,(1),在数据库窗口中，单击工具栏上的“关系”按钮 ，再单击“显示表”按钮 ，打开“显示表”对话框。从中选择加入要建立关系的表。,(2),然后关闭“显示表”对话框。,(3),从某个表中将所要的相关字段拖动到其他相关表中的相关字段。这时屏幕会显示“编辑关系”对话框。检查显示两个列中的字段名称以确保存正确性。,(4),若需要，可单击“实施参照完整性”复选框，然后单击“创建”按钮。,(5),所有的关系建好后，单击关系窗口的“关闭”按钮，这时,Access,询问是否保存布局的更改，单击“是”按钮。,关系的主键一方表示为钥匙符号。在一对一关系中，初始化关系的表确定了主键一方。对于一对一关系，关系的外部键一方表示为钥匙符号 ；对于一对多关系，关系的外部键一方表示为无限符号 。,定义“教学管理”数据库中,4,个表之间的关系，并设置实施参照完整性。,任务一：学生管理数据库的建立,6.3,维护表,为了使数据库中的表在结构上更合理，内容更新，使用更有效，就需要经常对表进行维护。,本节将详细介绍维护表的基本操作，包括表结构的修改、表内容的完善、表格式的调整及表的其他操作等内容。,6.3.1,打开和关闭表,一、打开表,(1),在“数据库”窗口中，单击“对象”下的,(2),单击要打开的表的名称。,(3),如果要在“设计”视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的 。如果要在“数据表”视图打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的 。,注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。,任务一：学生管理数据库的建立,二、关闭表,表的操作结束后，应该将其关闭。不管表是处于“设计”视图状态，还是处于“数据表”视图状态，单击“文件”菜单中的“关闭”命令或单击窗口的“关闭窗口”按钮都可以将打开的表关闭。在关闭表时，如果曾对表的结构或布局进行过修改，,Access,会显示一个提示框，询问用户是否保存所做的修改。,例题,6,5,在“数据表”视图中打开“学生”表。在“设计”视图中打开“学生”表。操作完成后关闭此表。,6.3.2,修改表的结构,修改表结构的操作主要包括增加字段、删除字段、修改字段、重新设置字段等。修改表结构只能在“设计”视图中完成。,一、添加字段,在表中添加一个新字段不会影响其他字段和现有的数据。但利用该表建立的查询、窗体或报表，新字段是不会自动加入的，需要手工添加上去。,例题,6,6,在“教师”表的“系别”和“电话号码”字段之间增加一个字段“主讲课程”。,任务一：学生管理数据库的建立,二、修改字段,修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明等。,例题,6,7,将“教师”表的“系别”字段名称改为“所在系部”，在“说明”栏输入“系部及具体教研室”内容。,三、删除字段,如果所删除字段的表为空，就会出现删除提示框；如果表中含有数据，不仅会出现提示框需要用户确认，而且还会将利用该表所建立的查询、窗体或报表中的该字段删除，即删除字段时，还要删除整个,Access,中对该字段的使用。,例题,6,8,将“教师”表的,“主讲课程”字段删除。,四、重新设置关键字,如果原定义的主关键字不合适，可以重新定义。重新定义主关键字需要先删除原主关键字，然后再定义新的主关键字。,6.3.3,编辑表的内容,一、定位记录,数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。常用的记录定位方法有两种：一是用记录号定位，二是用快捷键定位。快捷键及其定位功能见表,6-20,。,任务一：学生管理数据库的建立,表,6,20,快捷键及其定位功能,快,捷,键,定位功能,Tab,回车,右箭头,下一字段,Shift+Tab,左箭头,上一字段,Home,当前记录中的第一个宇段,End,当前记录中的最后一个字段,Ctrl+,上箭头,第一条记录中的当前字段,Ctrl+,下箭头,最后一条记录中的当前字段,Ctrl+Home,第一条记录中的第一字段,Ctrl+End,最后一条记录中的最后一个字段,上箭头,上一条记录中的当前字段,下箭头,下一条记录中的当前字段,PgDn,下移一屏,PgUp,上移一屏,Ctrl+PgDn,左移一屏,Ctrl+PgUp,右移一屏,任务一：学生管理数据库的建立,二、选择记录,选择记录是指选择用户所需要的记录。用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。,三、添加记录,在已经建立的表中，添加新的记录。,四、删除记录,删除表中出现的不需要的记录。,五、修改数据,在已建立的表中，修改出现错误的数据。,六、复制数据,在输入或编辑数据时，有些数据可能相同或相似，这时可以使用复制和粘贴操作将某些字段中的部分或全部数据复制到另一个字段中。,任务一：学生管理数据库的建立,1.3.4,调整表的外观,调整表的结构和外观是为了使表看上去更清楚、美观。调整表格外观的操作包括：改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、隐藏列和显示列、冻结列、设置数据表格式、改变字体显示等。,一、改变字段次序,在缺省设置下，通常,Access,显示数据表中的字段次序与它们在表或查询中出现的次序相同。但是，在使用“数据表”视图时，往往需要移动某些列来满足查看数据的要求。此时，可以改变字段的显示次序。,例2-1,将“教师”表中“姓名”字段和“教师编号”字段位置互换。具体操作步骤如下：,(1),在“数据库”窗口的“表”对象中，双击“教师”表。,(2),将鼠标指针定位在“姓名”字段列的字段名上，鼠标指针会变成一个粗体黑色下箭头 ，单击鼠标左键。,(3),将鼠标放在“姓名”字段列的字段名上，然后按下鼠标左键并拖动鼠标到“教师编号”字段前，释放鼠标左键。,使用这种方法，可以移动任何单独的字段或者所选的字段组。移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表”视图下字段的显示顺序。,任务一：学生管理数据库的建立,二、调整字段显示宽度和高度,在所建立的表中，有时由于数据过长，数据显示被遮住；有时由于数据设置的字号过大，数据显示在一行中被切断。为了能够完整地显示字段中的全部数据，可以调整字段显示的宽度或高度。,1,调整字段显示高度,调整字段显示高度有两种方法：鼠标和菜单命令。,使用鼠标如下：,(1),在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。,(2),将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，这时鼠标指针变为双箭头。,(3),按住鼠标左键，拖动鼠标上、下移动，当调整到所需高度时，松开鼠标左键。,使用菜单命令调整字段显示高度的操作步骤如下：,(1),在“数据库”窗口的“表”对象下，双击所需的表。,(2),单击“数据表”中的任意单元格。,(3),单击“格式”菜单中的“行高”命令，这时屏幕上出现“行高”对话框。,(4),在该对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值。,(5),单击“确定”按钮。,改变行高后，整个表的行高都得到了调整。,任务一：学生管理数据库的建立,2,调整字段显示列宽,与调整字段显示高度的操作一样，调整宽度也有两种方法，即鼠标和菜单命令。使用鼠标调整时，首先将鼠标指针放在要改变宽度的两列字段名中间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键。在拖动字段列中间的分隔线时，如果将分隔线拖动超过下一个字段列的右边界时，将会隐藏该列。,使用菜单命令调整时，先选择要改变宽度的字段列，然后执行“格式”菜单中的“列宽”命令，并在打开的“列宽”对话框中输入所需的高度，单击“确定”按钮。如果在“列宽”对话框中输入值为“,0,”，则会将该字段列隐藏。,重新设定列宽不会改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符数，它只是简单地改变字段列所包含数据的显示宽度。,三、隐藏列和显示列,在“数据表”视图中，为了便于查看表中的主要数据，可以将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。,1,隐藏某些字段列,在例题,6,6,将“学生”表中的“性别”字段列隐藏起来。具体的操作步骤如下：,(1),在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“学生”表。,任务一：学生管理数据库的建立,(2),单击“性别”字段选定器。如果要一次隐藏多列，单击要隐藏的第一列字段选定器，然后按住鼠标左键，拖动鼠标到达最后一个需要选择的列。,(3)单击“格式”菜单中的“隐藏列”命令。这时，Access就将选定的列隐藏起来。,这样，就可以将被隐藏的列重新显示在数据表中。,四、冻结列,在通常的操作中，常常需要建立比较大的数据库表，由于表过宽，在“数据表”视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，影响了数据的查看。例如，“教学管理”数据库中的“教师”表，由于字段数比较多，当查看“教师”表中的“联系电话”字段值时，“姓名”字段已经移出了屏幕，因而不能知道是哪位教师的联系电话。解决这一问题的最好方法是利用,Access,提供的冻结列功能。,在“数据表”视图中，冻结某字段列或某几个字段列后，无论用户怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左边。,例题,6,6,冻结“教师”表中的“姓名”列，具体的操作步骤如下：,(1),在“数据库”窗口的“表”对象下，双击“教师”表。,(2),选定要冻结的字段，单击“姓名”字段选定器。,(3),单击“格式”菜单中的“冻结列”命令。,任务一：学生管理数据库的建立,此时水平滚动窗口时，可以看到“姓名”字段列始终显示在窗口的最左边。,当不再需要冻结列时，可以取消。取消的方法是单击“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令。,五、设置数据表格式,在“数据表”视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。但是，用户可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式和颜色，表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作步骤如下：,(1),在“数据库”窗口的“表”对象下，双击要打开的表。,(2),单击“格式”菜单中的“数据表”命令，在该对话框中，用户可以根据需要选择所需的项目。最后单击“确定”按钮。,例如，如果要去掉水平方向的网格线，可以取消“网格线显示方式”框中的“水平方向”复选框。如果要将背景颜色变为“蓝色”，单击“背景颜色”下拉列表框中的右侧向下箭头按钮，并从弹出的列表中选择蓝色。如果要使单元格在显示时具有“凸起”效果，可以在“单元格效果”框中选中“凸起”单选项，当选择了“凸起”或“凹陷”单选项后，不能再对其他选项进行设置。,任务一：学生管理数据库的建立,六、改变字体显示,为了使数据的显示美观清晰、醒目突出，用户可以改变数据表中数据的字体、字型和字号。,将“学生”表设置为字体为楷体,_GB2312,、字号为,5,号、字型为斜体，颜色为藏青色。,1.4,操作表,一般情况下，在用户创建了数据库和表以后，都需要对它们进行必要的操作。例如，查找或替换指定的文本、排列表中的数据、筛选符合指定条件的记录等。实际上，这些操作在,Access,的“数据表”视图中非常容易完成。为了使用户能够了解在数据库中操作表中数据的方法，本节将详细介绍在表中查找数据、替换指定的文本、改变记录的显示顺序以及筛选指定条件的记录。,任务一：学生管理数据库的建立,使用“查找”对话框，可以寻找特定记录或查找字段中的某些值。在,Access,找到要查找的项目时，可以在找到的各条记录间浏览。,在“查找和替换”对话框中，可以使用通配符，见表,6-21,。,表,1,21,通配符的用法,1.4.1,查找数据,在操作数据库表时，如果表中存放的数据非常多，那么当用户想查找某一数据时就比较困难。,在,Access,中，查找或替换所需数据的方法有很多，不论是查找特定的数值、一条记录，还是一组记录，可以通过滚动数据表或窗体，也可以在记录编号框中键入记录编号来查找记录。,任务一：学生管理数据库的建立,字,符,用,法,示,例,*,与任何个数的字符匹配，它可以在字符串中，当做第一个或最后一个字符使用,wh*,可以找到,what,、,white,和,why,?,与任何单个字母的字符匹配,b?ll,可以找到,ball,、,bell,和,bill,与方括号内任何单个字符匹配,baell,可以找到,ball,和,bell,，但找不到,bill,!,匹配任何不在括号之内的字符,b!aell,可以找到,bill,和,bull,，但找不到,bell,-,与范围内的任何一个字符匹配。必须以递增排序次序来指定区域,(A,到,Z,，而不是,Z,到,A),ba-cd,可以找到,bad,、,bbd,和,bcd,#,与任何单个数字字符匹配,1#3,可以找到,103,、,113,、,123,任务一：学生管理数据库的建立,注意：,(1),通配符是专门用在文本数据类型中的，虽然有时候也可以成功地使用在其他数据类型中。,(2),在使用通配符搜索星号,(*),、问号,(?),、数字号码,(#),、左方括号,(),或减号,(-),时，必须将搜索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，请在“查找”对话框中输入,?,符号。如果同时搜索减号和其他单词时，请在方括号内将减号放置在所有字符之前或之后,(,但是，如果有惊叹号,(!),，请在方括号内将减号放置在惊叹号之后,),。如果在搜索惊叹号,(!),或右方括号,(),时，不需要将其放在方括号内。,(3),必须将左、右方括号放在下一层方括号中,(),，才能同时搜索一对左、右方括号,(),，否则,Access,会将这种组合作为一个空字符串处理。,例题,6,6,查找“学生”表中“性别”为“男”的学生记录。,例题,6,7,查找“学生”表中“姓名”字段为空值的记录。,任务一：学生管理数据库的建立,6.4.2,替换数据,可以将出现的全部指定内容一起查找出来，或一次查找一个。如果要查找,Null,值和空字符串，必须使用“查找”对话框来查找这些内容，并亲自一一地替换它们。,(1),在“窗体”视图或“数据表”视图中，选择要搜索的字段，除非要搜索所有字段,(,搜索单一字段比搜索整个数据表或窗体快,),。,(2),在“编辑”菜单中单击“替换”命令。,(3),请在“查找内容”框中输入要查找的内容，然后在“替换为”框中输入要替换成的内容。,如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。,(4),在“替换”对话框中，设置想用的任何其他的选项。若要得到更多的选项，可单击“其他”。,(5),如果要一次替换出现的全部指定内容，请单击“全部替换”按钮。,如果要一次替换一个，请单击“查找下一个”按钮，然后再单击“替换”按钮；如果要跳过下一个并继续查找出现的内容，请单击“查找下一个”按钮。,查找“教师”表中“政治面目”为“团员”的所有记录，并将其值改为“党员”。,任务一：学生管理数据库的建立,6.4.3,排序记录,排序记录时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：,(1),英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序时按,A,到,Z,排列，降序时按,Z,到,A,排列。,(2),中文按拼音的顺序排序，升序时按,A,到,Z,排列，降序时按,Z,到,A,排列。,(3),数字按数字的大小排序，升序时从小到大排列，降序按从大到小排列。,(4),使用升序排序日期和时间，是指由较前的时间到较后的时间；使用降序排序时，则是指由较后的时间到较前的时间。,排序时，要注意的事项如下：,(1),在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此，如果要以数值的顺序来排序，必须在较短的数字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的长度。例如：要以升序来排序以下的文本字符串“,1,”、“,2,”、“,11,”和“,22,”，其结果将是“,1,”、“,11,”、“,2,”、“,22,”。必须在仅有一位数的字符串前面加上零，才能正确地排序：“,01,”、“,02,”、“,11,”、“,22,”。对于不包含,Null,值的字段，另一个解决方案是使用,Val,函数来排序字符串的数值。例如：如果“年龄”列是包含数值的“文本”字段，在“字段”单元格指定,Val(,年龄,),，并且在“排序”单元格指定排序次序后，才会以正确的顺序来放置记录。如果只在“文本”字段之中保存数字或日期，可以考虑将表的数据类型更改为数字、货币或日期时间。这样在对此字段排序时，数字或日期将会以数值或日期的顺序来排序，而不需要加入前面的零。,任务一：学生管理数据库的建立,(2),在以升序来排序字段时，任何含有空字段,(,包含,Null,值,),的记录将列在列表中的第一条。如果字段中同时包含,Null,值和空字符串，包含,Null,值的字段将在第一条显示，紧接着是空字符串。,在“学生”表中，按“学生编号”升序排列。,在“学生”表中，按“性别”和“年龄”两个字段升序排列。,在“学生”表中，先按“性别”升序排，再按“入校日期”降序排列。,6.4.4,筛选记录,Access,中，可以使用,4,种方法筛选记录：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”、“输入筛选目标”以及“高级筛选排序”。表、查询或窗体筛选方法的比较见表,6,22,。,任务一：学生管理数据库的建立,6,22,表、查询或窗体筛选方法的比较,筛选目的,“按选定内容筛选”,“按窗体筛选”和“输入筛选目标”,“高级筛选排序”,搜索符合多个准则的记录,是(但是必须一次指定一个准则),是(并且可以一次指定所有准则),是(并且可以一次指定所有准则),搜索符合一个准则或另一准则的记录,否,是,是,允许输入表达式作为准则。,否,是,是,按升序或降序排序记录。,否(但是，在应用筛选后，可以单击工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮来排序所筛选的记录。),否(但是，在应用筛选后，可以单击工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮来排序所筛选的记录。),是(并且可以对某些字段按升序排序，而对其他字段则按降序排序。),任务一：学生管理数据库的建立,使用“按选定内容筛选”的方法，在“学生”表中筛选出来自“北京”的学生。,使用“按窗体筛选”的方法，将“学生”表中男生团员筛选出来。,使用“按筛选目标筛选”的方法，在“学生成绩”表中筛选英语,60,分以下的学生。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,初始图,成型图,知识技能点：,掌握创建查询的方法,掌握查询数据的方法,掌握窗体的创建和基本设置,掌握报表的建立和打印,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,实施步骤1 ：,建立查询,1. 在设计视图中创建选择查询,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,1) 在数据库窗口中单击“查询”对象。单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,选择“设计视图”，单击“确定”。窗口如下：,图13,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,（2）选择其中的“图书借阅表”单击“添加”，窗口如下。在窗口上半部分出现“图书节约表”的所有字段。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,（3）确定所需的数据源后，单击“显示表”对话框中的“关闭”按钮，关闭“显示表”，出现如图所示的选择查询设计窗口。该窗口包含两部分，上面部分列出了查询的字段来源和各表之间的关系，下面部分为设计网格，包含字段的一些属性。在查询设计窗口中，选择要对记录进行排序的字段；单击该行右边的向下箭头，从下拉列表中选择所需的排序顺序；要对多个列进行排序，可重复以上步骤。这里我们在设计网格窗口 “字段”行选择要查询的字段。在第一列的字段中选择“姓名”，第二列选择“书籍名称”，目的是要查询所有借书者的姓名及其所借书籍名称。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,4）操作完毕后，单击工具栏中的保存按钮“ ”,进行保存。此时弹出“另存为”对话框，给以上各步建立的查询命名后保存。这里我们命名为“查询2”。如图所示：,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,5）单击“确定”后关闭当前窗口，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,双击“查询2”，弹出如下窗口，显示查询结果。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,2. 利用向导创建选择查询,1）在数据库窗口中单击“查询”对象。,2）单击“新建”按钮，弹出“新建查询”对话框。,3）在“新建查询”对话框中选择“简单查询向导”选项，然后单击“确定”按钮，弹出第一个“简单查询向导”对话框，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,4）在第一个“简单查询向导”对话框中，首先在“表/查询”组合框中选择查询所涉及的表，然后在“可用字段”列表框中选择查询所涉及的字段并单击“”按钮，将选择的字段添加到“选定的字段”列表中。选“”将添加全部字段。在此选择“图书借阅表”，选择的字段为“姓名”，“书籍名称”，“到期还否”，操作完后，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,5）单击“下一步”按钮，弹出第二个“简单查询向导”对话框，如图。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,6）在上图所示对话框中，如果要创建选择查询，应选择“明细”单选项。如果要创建汇总查询，应选择“汇总”单选项，然后单击“汇总选项”按钮，打开“汇总选项”对话框，在该对话框中为汇总字段指定汇总方式，然后单击“确定”按钮，返回到第二个“简单查询向导”对话框。单击“下一步”按钮，弹出第三个“简单查询向导”对话框，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,7）在上图所示对话框中，可以在“请为查询指定标题”文本框中为查询命名；如果要运行查询，应选择“打开查询查看信息”单选项；如果要进一步修改查询，应选择“修改查询设计”单选项。,8）单击“完成”按钮，生成查询。,3. 修改查询,1）向已有的查询中添加字段,（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要修改的查询名称；,（2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；,（3）鼠标指向字段列表中所要添加字段，按下鼠标不放将它拖到设计网格相应位置上；,（4）修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口。,2）删除查询中的字段,（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要修改的查询名称；,（2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；,（3）在设计网格下，单击要删除字段的列选定器（该列的顶部，当鼠标指针变成黑色的向下箭头时单击，即可选定一整列）；,（4）按Delete键，或单击“编辑”菜单中的“删除”命令；,（5）修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,3）在设计网格中移动字段,（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要移动的查询名称；,（2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；,（3）在设计网格下，单击要移动字段的列选定器，选定该字段所在的列；,（4）按住鼠标左键将它拖到新的位置上；,（5）修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口。,4）指定排序顺序,（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要排序的查询名称；,（2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；,（3）如果要对多个字段排序，首先要安排好执行排序时字段的顺序，最先排序的字段排在最左边，然后是次排序的字段，最后排序的字段放在最右边；,（4）单击最先排序字段的“排序”单元格，再单击右边的向下箭头，会弹出一个下拉列表，从中选择“升序”、“降序”或“不排序”选项；,（5）重复步骤（4），为每个要排序的字段指定排序顺序；,（6）单击工具栏中的“视图”按钮，可以查看查询结果；,（7）单击工具栏中的“保存”按钮，再关闭查询的设计视图窗口,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,5）在查询中更改字段名,（1）在数据库窗口中，单击“查询”对象，然后选择要修改的查询名称；,（2）单击“设计”按钮，打开该查询的设计视图；,（3）右击要更改的字段名，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，在出现的“字段属性”对话框的“标题”文本框中输入新的字段名，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,步骤二：建立和使用窗体,1. 利用向导创建窗体,使用向导创建窗体时，向导会提示有关的记录源、字段、布局以及所需要的格式，然后根据收集到的信息来创建窗体。用户可以在“窗体”选项卡中单击“新建”按钮，从弹出的“新建窗体”对话框中选择“窗体向导”，然后根据提示一步一步地完成窗体的创建。最后单击“完成”。,2. 在设计视图中创建窗体,在设计视图中创建窗体时，将从一个空白的窗体开始，然后将来源表或查询中的字段添加到窗体上。在设计窗体的过程中，可以利用系统提供的设计工具箱在窗体中添加各种控件，如文本框、命令按钮、组合框等。,1）进入设计视图,（1）打开要创建窗体的数据库，在“对象”列表中选择“窗体”选项，再选择“在设计视图中创建窗体”项，再单击该窗口的“新建”按钮，弹出“新建窗体”对话框；如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,（2）在数据的来源表或查询列表中选择与窗体关联的表或查询，选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮，弹出空白窗体，进入设计视图，如图所示。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,在窗体中使用控件,（1）在窗体中添加选项组控件：, 选项组的功能：选项组控件是窗体中常用的控件之一，使用选项组来显示一组限制性的选项值。选项组可以使选择值变得很容易，只要单击所需的值即可。, 选项组的创建：,在创建选项组控件时，只需要按照选项组向导提供的步骤进行简单的选取即可完成参数的设置。,（2）在窗体中添加组合框控件：, 组合框的功能：,组合框控件也是窗体中常用的控件之一，组合框在使用时要把选择的内容列表显示出来，平时则将内容隐藏起来，不占窗体的显示空间。,组合框的创建：,在窗体中添加组合框控件一般使用组合框向导完成。,（3）在窗体中添加列表框控件：, 列表框的功能：,列表框是窗体中常用控件之一，列表框能够将一些内容列出供选择。, 列表框的创建：,在窗体中添加列表框控件一般使用列表框向导完成。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,3. 使用窗体,1）在窗体中添加记录,（1）在窗体视图中打开需要添加记录的窗体；,（2）单击窗体下方记录浏览器中的“新记录,”按钮，屏幕上显示一个空白窗体,；,（3）在空白页的第一个字段处输入新的数据，然后按Tab键将插入点移到下一个字段，直到所有字段的数据输入完为止；,（4）要继续添加新记录，可以重复步骤（2）、（3）。,2）在窗体中修改记录,（1）在数据库窗口中，单击“窗体”对象；,（2）选择要进行修改的窗体，然后单击“打开”按钮；,（3）在窗体的记录浏览器内输入要修改记录的记录号，也可以通过单击“上一记录”按钮或者“下一记录”按钮定位到需修改的记录上；,（4）对记录中的数据进行修改，按Tab键可以使插入点在不同的字段间移动。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,3）在窗体中删除记录,（1）在数据库窗口中，单击“窗体”对象；,（2）选择要进行删除的窗体，然后单击“打开”按钮；,（3）在窗体的记录浏览器内输入要删除记录的记录号，也可以通过单击“上一记录”按钮或者“下一记录”按钮定位到需删除的记录上；,（4）从“编辑”菜单中选择“删除记录”命令，或在工具栏上单击“删除记录”按钮；,（5）当出现确认删除记录对话框时，单击“是”按钮，确认记录删除操作。,步骤三：报表的创建使用和打印,1使用“自动报表”创建报表,1）打开要创建报表的数据库，切换至“报表”选项卡，单击“新建”按钮，出现“新建报表”对话框，,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,2）在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”，在选择报表数据来源的下拉列表框中选择作为报表数据源的表或查询；如图所示。,3）单击“确定”按钮，Access根据内部默认样式自动创建报表。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,2使用“报表向导”创建报表,使用向导创建报表时，向导将提示输入有关的记录源、字段、版面以及所需要的格式，用户只需按照向导提供的步骤进行选取即可完成报表的创建。,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,3在设计视图中创建报表,（1）在数据库窗口中，单击“报表”对象；,（2）单击“新建”按钮，在出现的“新建报表”对话框中选择“设计视图”；,（3）如果用户要将已有表或查询中的字段作为新建报表的数据来源，可以在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择相应的表或查询。,（4）单击“确定”按钮，将创建一个空白报表；如图,任务二 Accesss 数据查询和窗体、报表的建立,（5）选择“视图”菜单中的“设计视图”，利用“工具箱”中提供的控件按钮向报表中添加所需的控件；,（6）单击工具栏中的“保存”按钮，保存刚创建的报表。,4记录的排序,（1）在数据库窗口中，单击“报表”对象；,（2）选择要操作的报表，然后