《秘书学》1课件

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书学概论,1 .秘书学的研究对象,1.1 “秘书工作”说,1.2 “对象多元”说,1.3 “辅助管理”说,秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。秘书人员、秘书机构、秘书工作是秘书学研究的三大对象。这是因为：,第一、秘书是秘书活动的主体和能力因素。,第二、秘书工作是秘书活动的中心内容。,第三、秘书部门是秘书活动的客观环境。,2 秘书学的性质,2.1 综合说,2.2 边缘说,2.3 分支说,2.4 应用说,秘书学是一门应用性学科。因为：,首先，秘书学来源于秘书工作经验的总结。,其次，研究秘书工作理论具有很强的实践性和应用性。,最后，实践的需要是推动秘书学发展的动力。,综上所述，秘书学是一门综合性、实践性强的新兴应用学科。因为：,第一、秘书学的综合性强。它与管理学、领导学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系学等学科有密切联系。,第二、秘书学的实践性强。秘书学是直接指导秘书工作实践的理论。,3 现代秘书学的产生及发展,西方，二战以后兴起秘书学研究热潮，我国80年代起步。其发展经历了如下阶段：,3.1 现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成阶段,3.2 秘书职业化阶段,3.3 秘书教育和秘书理论研究蓬勃发展阶段,3.4 秘书学形成阶段,4 我国秘书学研究的兴起与发展,80年代初，我国兴起秘书学研究热潮，表现为：,4.1 秘书教育大发展,4.2 秘书学研究组织纷纷成立,4.3 刊物、专著相继问世,为什么秘书学能在 80年代初兴起？这是因为：,第一、当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生。,第二、要改变秘书工作的落后现状，必须把秘书学的研究提上日程。,第三、新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出了更高的要求,。,5 我国秘书学研究的现状,5.1 秘书教学理论,5.2 秘书工作理论,5.3 秘书学与相关学科理论,5.4 秘书基础理论,5.5 外国秘书学研究,6 学习秘书学的意义,6.1 学习秘书学是培养和造就适合时代需要的秘书人才的必由之路,6.2 加强秘书理论的学习，是提高秘书工作者素质，提高秘书工作效率的前提,6.3 学好秘书学，做“四会”人才,会说、会写、会办事、会管理,。,7 秘书学的研究方法,7.1 理论联系实际,7.2 比较研究,7.3 注重相关学科的研究,7.4 高校教师与秘书工作者结合,8 怎样学好秘书学,8.1 学好秘书学基本理论，掌握秘书工作的基本技能,8.2 注重实践锻炼,8.3 端正学习态度,文书学,以文书和文书工作为研究对象的一门学科。,文书学乃秘书学研究的一个重要部分文书处理是文书学研究的基本内容，又是秘书工作的主要业务，因此，秘书学包含了文书学。,上篇 秘书理论,第一编 秘 书,第一章 概 述,1 秘书的涵义,1.1 辞海释义5种, 秘书人员（职务名称）；, 官名；, 外交人员；, 宫中秘藏之书；, 谶纬图箓等书。,1.2 国外3种, 辅臣与书记；, 社会职业；, 助手（国际秘书联合会与国际职业秘书组织）,1.3 综合定义,秘书是为机关、团体、企事业单位或个人提供辅助管理、综合服务的人员。由四部分人员组成：, 秘书具有秘书职务的专门人员；, 秘书工作者虽无秘书职务，但在办公室（厅）从事秘书性工作；, 机要工作者；, 秘书首长行政领导班子成员之一。,2.秘书的类别（横向）,3.秘书的层次（纵向）,一是指秘书所在的机关、单位，级别有高有低，可分为中央、省市、基层三层。,二是指即使在同一机关、单位，秘书的职位也有高有低，显现出不同的层次。“国家秘书职业标准”为秘书职业设四个等级：五级、四级、三级、二级。秘书职务有高级：秘书长、办公厅（办公室）主任；中级：秘书处长、科长、股长；初级：科员、办事员。,4.秘书的意识,秘书意识（秘书观念），指秘书人员对从事本职工作所应具备的职业要求的自觉认识，包括角色意识和自我意识。,5.秘书的性别特征,秘书人员因性别而形成的兴趣、性格、能力特征和对秘书工作的不同适应性。,文书,辞海释义为：, 各种文件的统称。,人们在社会实践活动中，以文字的方式，在一定的书写材料上表述思想意图的一种书面记录。有公务文书和私人文书两种。, 指从事文书工作的人员。,“文书”主要指物，即各种文件材料；“秘书”主要指人，即从事秘书工作的人员。,秘书统领文书。,第二章 秘书的素养,第一节 秘书的政治思想与道德作风,1 秘书的政治素养,1.1 坚定正确的政治方向,1.2 较高的理论水平,1.3 较高的政策水平,理论是制定政策的依据，政策是理论的具体化。,政策水平包括两个方面：,一是正确了解、认识和运用党和国家的方针政策、法律法规。,二是正确理解和掌握秘书工作者的职责和各项规章制度。,2 秘书的思想修养,2.1 全心全意为人民服务,2.2 对党对人民负责,2.3 密切联系群众,2.4 坚持实事求是,3 秘书的工作作风,3.1 谦虚谨慎，戒骄戒躁,3.2 踏实细致，一丝不苟,3.3 敏捷干练，讲究时效,3.4 富于创造，勇于开拓,4 秘书的道德规范,4.1 道德,道：事物运动变化的规则；,德：对“道”认识后，按照其规则，把人和人的关系处理得当，对己于人都有好处。,道德：一定社会为了调整人们相互之间、个人与社会之间的关系所提倡的行为规范的总和。,4.2 职业道德,职业，即劳动者所从事的工作类型，或者说是一种分工。,职业道德是指从事一定职业的人们在其特定的职业岗位上，履行自己的职责时所遵循的道德规范和行为准则，,包括职业道德概念、职业道德原则、职业道德规范、职业道德行为等。它属于社会道德的特殊领域，是一般社会道德在职业生活中的具体体现。职业道德规范：, 忠于职守，爱岗敬业, 埋头苦干，不计名利, 服从领导，贯彻意图, 谦虚谨慎，忠诚正直, 尊重同事，平等待人, 遵纪守法，严守机密,4.3 社会主义职业道德,社会主义职业道德是调整行业之间、工序之间、工种之间、岗位之间、人与人之间的新型社会关系的精神力量，体现着“五爱” 的基本道德要求，核心是树立全心全意为人民服务的思想和遵循集体主义原则。,基本要求是：, 爱岗敬业，忠于职守, 文明上岗，礼貌待人, 诚实守信，讲究质量, 办事公道，不徇私情, 遵纪守法，廉洁奉公, 团结协作，互助友爱, 艰苦奋斗，厉行节约, 锐意改革，开拓创新,4.4 秘书的职业道德规范,4.4.1 热爱工作，甘于平凡,4.4.2 自尊自重，克己奉公,4.4.3 谦虚谨慎，平等待人,4.4.4 严守机密，提高警觉,第二节 秘书的知识,知识人们在社会实践和改造客观世界的过程中所获得的经验和认识。,1 秘书的知识构成,1.1 基础知识,1.2 专业知识,1.3 相关知识,2 优化知识结构的原则,2.1 整体原则,2.2 层次原则,2.3 比例原则,2.4 动态原则,3 优化知识结构的方法,3.1 博与精结合,3.2 理论与实践相结合,3.3 定向积累与灵活调节相结合,第三节 秘书的智能,智能智力和能力的合义。,智力又称“智慧”或“聪明”，是人认识客观事物的能力。心理学将其分为超常、正常和低常三种。智力由,观察力、记忆力、思维力、想象力、注意力,五要素组成。,能力又称“才能”或“本领”，是人完成的某种活动本领。,智力和能力的联系：智力的发展是提高能力的基础，能力的高低是智力水平的体现，因此，智力和能力的培养必须同步。,区别： 智力属于认识活动的范畴，能力属于实践活动的范畴。 智力表现为内在的心理活动，能力表现为外化的操作活动。 智力直接与知识相关，能力直接与实践相联。 智力先天因素居多，能力后天因素占优。,智能与知识的关系,知识是发展智能的必要条件，无知便无能。能力建立在知识与智力的基础上，知识与智力通过能力发挥作用。,1 秘书的智力结构,1.1 观察力（智力活动的大门）,1.2 记忆力（智力活动的仓库）,1.3 思维力（智力活动的核心）,1.4 想象力（智力活动的翅膀）,1.5 注意力（智力活动的基石,）,2.秘书的能力结构,2.1 语言文字能力,语言文字能力包括阅读能力、听知能力、表达能力。,2.2 办事能力,办事能力，就是秘书有效地处理各种日常工作事务的本领。办事能力包括理解能力和分析能力。,秘书怎样提高办事能力？,第一、明白职权范围。,第二、知晓办事程序。,第三、区分轻重缓急。,第四、善于社会交往。,第五、学会挡驾艺术。,2.3 管理能力,管理能力，指秘书协助领导做好决策与管理事务的本领。秘书的管理能力包括：,第一、辅助决策能力,第二、辅助计划能力,第三、辅助沟通能力,第四、辅助协调能力,第五、辅助控制能力,2.4 应变能力,应变能力，就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。,秘书的应变范围大体包括：,第一、适应社会环境的变化。,第二、适应地域环境的变化。,第三、适应职业环境的变化。,第四、适应岗位环境的变化。,第五、适应事务环境的变化。,秘书的应变能力是一种综合能力，属于智慧和才干的范畴，表现为：,第一、善于观察。,第二、思维敏捷。,第三、多谋善断。,第四、预见力强。,第五、随机应变。,2.5 社交能力,社交能力，指秘书与他人进行社会交往的本领。,2.5.1 人际交往的重要性,2.5.2 影响人际交往的因素,空间距离因素；接触频率因素；,共同类似因素；互需互补因素；,心理障碍因素；语言障碍因素；,物质障碍因素；地位障碍因素。,2.5.3 人际交往的方式,语言交往方式,非语言交往方式,物质交往方式,2.5.4 处理人际关系的秘诀,第一、真诚、慷慨地关心、赞美他人。,第二、牢记别人的姓名。,第三、做一个忠实的听众。,第四、注意礼仪，发挥微笑的魅力。,2.5.5 处理人际关系的原则,第一、待人以度，讲究原则和分寸。,第二、待人以诚，讲究诚实和恳切。,第三、待人以信，讲究信用和守诺。,第四、待人以厚，讲究自律和宽厚。,2.5.6 秘书如何处理好几种人际关系,一、与领导的关系,(一）处理好领导关系遵循的原则,1.服从原则,2.法纪原则,3.距离原则,4.谏诤原则,（二）处理好与领导关系应把握的方法,1.准确了解领导情况,2.忠实体现领导意图,3.竭诚弥补领导缺失,4.恰当把握进谏时机,二、与部门的关系,1.强化部门观念,2.体谅部门实情,3.促进部门协调,三、与同事的关系,1.,了解同事,2.与同事打成一片,与同事合作,对同事一视同仁,发现并欣赏同事的优点,关心同事,正确对待同事的称赞、批评与嫉妒,3.做好领导与同事的意见沟通。,四、与群众的关系,（一）秘书与群众关系的形态,1.主动形态,2.被动形态,（二）秘书与群众交往的原则,1.等距离原则,2.交心原则,（三）秘书处理与群众关系的方法,1.强化服务观念,2.有效沟通上下,3.积极排忧解难,4.善处人际关系,五、与下级的关系,1.平等原则,2.公正原则,3.民主原则,4.信任原则,六、与来访者的关系,1.欢迎来访者并记住对方的姓名,2.善于应付难以对付的来访者,3.把握和记者谈话的分寸,七、与友邻或兄弟单位的关系,1.尊重原则,2.真诚原则,3.宽容原则,某县委领导班子一、二把手闹不团结。一天早晨，二把手要下乡，已在大院候车。一把手嘱咐秘书叫二把手回来开会。当秘书把一把手的意思转达给二把手时，二把手却说：“去他的！”叫司机发动车子，突突地冲出了大院。秘书回来对一把手说：“你说得晚了一点，我走得慢了一点，没等我走到跟前，他就发动车子，走了。”,对此案例，一种意见认为秘书“圆”得好；另一种意见则认为这是秘书无原则的调和。请发表你的意见。,2.6 操作能力,操作能力，指秘书掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领即办公自动化本领。,办公自动化简称OA（Office Automation），,是把计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于办公室的现代化办公活动。,社会经济的发展和原始的办公方法相抵触产生的矛盾日益激化，是促进办公自动化产生的主要原因；信息革命与现代高科技，是办公自动化产生的两大必备条件。,真正现代意义的办公自动化最早出现于20世纪60年代，其发展经历了如下演进：,一、老三件：纸、笔、算盘。,二、老三机：打字机、电话机、电传机。,三、新三机：复印机、传真机、微缩机。,四、办公自动化设备。,（一）办公自动化硬件,1.计算机,2.计算机网络与通信线路,3.终端设备及其他各类专用设备,（二）办公自动化软件,1.基本软件,2.通用软件,3.专用软件,五、办公自动化设备的功能,1.文字处理,2.数据处理,3.语音处理,4.图形图像处理,5.决策支持,6.网络通信,7.信息查询,8.行政管理,六、办公自动化的发展趋势,1.办公自动化系统向数字化、智能化、无纸化、综合化方向发展。,2.办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展。,3.由计算机构成的办公工作站向同时能处理文字、数据、图形、图像、声音的多功能发展。,第四节 秘书的心理,1 个性心理,1.1 动机,1.2 兴趣,1.3 意志,1.4 情绪,1.5 思维,1.6 记忆,1.7 心理承受力,2 完美的性格,2.1 气质与性格,气质是人的生理和心理特征，它部分地决定或构成了人的性格。,古希腊医生研究表明，人有四种气质类型，不同气质的人性格也就不一样。,粘液生于脑 粘液质 温顺、随和、文雅，但胆小、犹豫（如惜春） 适合做秘书,血液生于心 多血质 热情、开朗、活跃，但多变、缺毅力（如熙凤、宝玉） 不适合做秘书,黄胆汁生于肝 胆汁质 果敢、勇猛、顽强，但暴躁、粗心（如焦大） 不适合做秘书,黑胆汁生于胃 抑郁质 冷静、细心、坚定，但固执、易怒（如黛玉） 适合做秘书,2.2 性格要求,2.2.1 开朗,2.2.2 敏捷,思维敏捷；动作敏捷；笔头敏捷。,2.2.3 稳健,遇事细心；办事稳当；待人稳重；遇事不慌。,2.2.4 坚毅,2.2.5 幽默,2.2.6 自制,3 心理调节,秘书为了适应外部环境的变化，以保障心理健康而进行的自我调节与平衡。包括两方面的内容：消除心理障碍和维护心理健康。,3.1 消除心理障碍,3.1.1 自负心理,3.1.2 焦虑心理,3.1.3 压抑心理,3.1.4 嫉妒心理,3.1.5 依赖心理,3.2 维护心理健康,健康是“使个体能长时期地适应环境的身体、情绪、精神及社交方面的能力”，包括了身体健康、心理健康、交往健康三方面。所谓心理健康，就是个体在各种环境中能保持一种良好的心理效应状态。我国学者对心理健康提出了十条标准。就秘书而言主要有五个方面：,3.2.1 情绪稳定，乐观向上；,3.2.2 具有爱心，善解人意；,3.2.3 态度现实，责任心强；,3.2.4 灵活多变，适应力强；,3.2.5 人际关系和谐，善于与人交往。,3.3 秘书心理调节的方法,3.3.1 要有正确的自我认识,3.3.2 要有正确的角色认知,3.3.3 要有宽宏大量的情怀,3.3.4 要有较强的抵御能力,3.3.5 要有必要的咨询条件,第五节 秘书的形象,1.仪表和着装,1.1 秘书仪表着装的原则,1.1.1 整洁（整齐清洁）,1.1.2 谐调（上轻下重）,首先，色彩的协调。,其次，款式的协调。,最后，质地的协调。,1.2 秘书着装的艺术,1.2.1 按不同身份,机关秘书庄重严肃，企业秘书灵活变化。,1.2.2 按不同时间、场合,办公着正装，休闲穿便装。,1.2.3 按不同季节,春季鲜雅，夏季浅冷，秋季明亮，冬季深暖。,1.2.4 按性别、年龄、体型、肤色,瘦小者不宜穿黑、深、棕、紫色，肥胖者不宜穿红、橙等鲜亮色，肤白任何色，肤黑忌明亮、浅色。,2.举止和表情,2.1,站、坐、行和手势,2.2 表情,2.3.1 目光,2.3.2 凝视方式,公事凝视（正三角即两眼到前额）。,社交凝视（倒三角区即两眼到嘴）。,亲密凝视（两眼到胸）。,3 谈吐与言辞,3.1 话由旨遣,3.2 话因人异,3.3 情调兼及,3.4 寻找话题,3.5 注意礼节,3.6 礼貌用语,第三章 秘书的职能,秘书职能是秘书活动职责、任务和效能的统称，包括参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办五个方面。,第一节 参谋咨询,1.什么是参谋（参与谋划）,2.秘书参谋咨询的职能基础,2.1 秘书的职能地位（领导的助手）,2.2 领导的信任程度,3.2.1 秘书的自身素质,3.2.2 领导的自身素质,3.2.3 组织气候的影响,2.3 群众的理解支持,2.4 丰富的信息网络,3.秘书参谋咨询的方法,2.1 预测性参谋咨询,2.2 跟踪性参谋咨询,2.3 进谏性参谋咨询,2.4 资料性参谋咨询,第二节,辅佐,决策,1.决策及辅佐决策的涵义,广义的决策，指人们为达到一定的目标制定行动方案并付诸实施的动态过程。,狭义的决策是从静态角度，把决策解释为一种结果。,辅佐决策，指秘书协助领导制定并实施决策的过程。,2.秘书辅佐决策的职能基础,2.1 秘书为决策提供有效的依据,2.2 秘书加速决策实施的进程,2.3 秘书促进决策的优化,3.秘书辅佐决策的方式,3.1 决策形成前服务式辅佐,3.1.1 提供决策课题,3.1.2 收集决策依据,3.1.3 拟定备选方案,3.2 决策形成中协助式辅佐,3.2.1 征询群众意见,3.2.2 组织专家论证,3.2.3 承办决策会议,3.3 决策执行中协调式辅佐,3.3.1 协调各方关系,3.3.2 协助决策试验,3.3.3 提供反馈信息,3.3.4 总结决策经验,3.4 决策评估中鉴戒式辅佐,第三节 沟通协调,1.沟通协调的涵义,秘书学上的“沟通”，指秘书与领导者以及有关机构之间的信息传递与反馈，即信息沟通。,“协调”，指秘书协调组织之间、工作之间、人际之间的关系，即关系协调。,沟通与协调相互依存、相互作用，具有一致性-沟通是为了协调，协调促进了沟通。但二者也有区别：,首先，从二者的关系看，沟通是协调的前提，协调是沟通的结果；协调取决于沟通，沟通服务于协调。,其次，从二者的范围看，沟通贯穿于整个管理过程（计划、执行、控制），而协调只是执行阶段的职能。,最后，从二者的功能看，沟通在于求得思想上的共同了解，而协调在于谋取行动上的协同一致。,2 秘书沟通协调的职能基础,2.1 信息枢纽具有沟通协调的优势,2.2 综合部门具有沟通协调的便利条件,2.3 办公部门蕴藏沟通协调的能量,3.秘书沟通协调的方法,3.1 沟通化解矛盾,3.2 变通淡化矛盾,3.3 融合缓解矛盾,第四节 管理事务,1.秘书管理事务的职能基础,1.1 有利于全面服务,1.2 有利于适应变化,1.3 有利于综合协调,2.秘书管理事务的方法,2.1 不能分亲疏,2.2 不能图名利,2.3 不能悖原则,第五节 检查督办,1.秘书检查督办的职能基础,1.1 全面理解决策指令,1.2 熟练高效的信息处理手段,1.3 及时准确地反馈检查督办情况,2.秘书检查督办的要领,2.1 切忌浮光掠影，不求甚解,2.2 切忌孤军深入，脱离群众,2.3 切忌先入为主，主观片面,第四章 秘书的培养与管理第一节 秘书的培养,1.秘书培养的目标,1.1 秀才型人才,1.2 通才型人才,1.3 通才专才型人才,1.4 专才型人才,1.5 管理型人才,2.秘书培养的对象,现职秘书人员。,3.秘书培养的种类,3.1 新录用人员的岗前培训,3.2 在职人员更新知识的在职培训,3.3 晋升职务的资格培训,4.秘书培养的方式,自我培养和外界培养两种方式,4.1 自我培养,4.2 外界培养,4.2.1 教育,4.2.2 环境,第二节 秘书的管理,1.建立秘书系统业务指导体制,2.建立秘书人员岗位责任制,2.1 确定岗位,坚持以事设岗、不虚设、不漏设。,2.2 制定岗位责任制,2.3 规定定量和定性相结合的考核标准,3.建立秘书考核制度,3.1 考核内容,德、能、勤、绩、廉。,3.2 考核方法,平时考核和年度考核两种。,4.建立秘书奖惩制度,4.1 奖励,奖励分为物质奖励和精神奖励两类。,4.2 惩戒,惩戒一般包括警告、训诫、减薪、降职、撤职等。,第二编 秘书机构（部门）,秘书部门各类各级领导机关、企事业单位中的秘书工作部门。广义指具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能并为领导和机关工作服务的办事机构，即,办公厅、办公室,；狭义指具有秘书、文书或机要名称的,业务部门。,文书部门：处理各种文书材料的部门,。,2.秘书部门的设置原则纵向精简，横向发展,2.1 独立单位必须设置,2.2 精简、合理、高效,2.3 分工协作,2.4 办公现代化,3.秘书部门的组织形式,3.1 集中式,全部秘书工作集中于一个部门办理，部门的秘书与领导和业务部门联系。,3.2 分散式（分理制）,采用分部门办公的形式，每个部门负责一系列秘书工作的一个或几个环节，如调研、信访等。,3.3 混合式（综理制）,既集中又分散，采用不分部门的形式，由秘书机构综合管理领导机关的一切日常工作；其它如信息工作、调查研究、信访工作等由职能部门负责。,4.我国各级各类秘书部门,4.1 各级,4.1.1 中央机关的秘书机构,中央机关分别采用,分理制与综理制。,中共中央、国务院实行的是分理制，全国人大常委、中央军委、全国政协常委实行的是综理制。,4.1.2 省、市、县级的秘书机构,省、市、县级机关同样采用,分理制和综理制,的形式设置下属机构。党、政机关实行分理制，秘书部门与相应的部委、局平行，各司其责。人大、政协实行综理制，秘书长统辖下属各处（科），领导日常工作。地和县属的区是省、县的派出机构，省辖市的区相当于县，秘书机构的设置大体相似。,4.1.3 基层单位的秘书机构,基层单位的秘书机构，通常只设,办公室,，不再下设科或组，由办公室人员按工作任务分工负责。,第一、农村的乡（镇）级：一般设有,办公室,，较小的只设专职或兼职秘书或文书人员。,第二、城市的街道办事处：多设,办公室,或秘书股，有的只设专职或兼职的文书人员。,4.2 各类,4.2.1 军队的秘书机构,人民解放军的秘书机构有着科学的、严密的编制体制，一般可分为：首长秘书机构、机关秘书机构和会议秘书机构。,4.2.2 企事业单位的秘书机构,参照同级别机关设置。大中型骨干企业，采用,三足鼎立式,党、政、群三大系统分设党委办公室、办公室、工会办公室。一般企业，“三合一”，称联合办公室或办公室。事业单位，一般只设办公室。,4.2.3 民主党派和社会团体的秘书机构,民主党派的领导机关，参照同级党政机关设立秘书机构，一般实行,秘书长综理制，,负责领导日常工作。,工会、团委、妇联等群众团体，按同级部、委、局的级别，设立,办公室,或秘书处、秘书科。,学术团体，均设,会长,（或理事长）及,秘书长,。,4.2.4 临时性秘书机构,一是为临时性领导机构服务的秘书机构。在某些重大活动或工作中，常成立跨单位、跨行业、跨地区的临时领导机构。,二是为各种会议服务的秘书机构。,5.秘书部门的领导关系,5.1 直接对所属机关负责,5.2 秘书机构之间的联系,第三编 秘书工作,第一章 概 述,1.什么是秘书工作,秘书工作是指秘书人员和秘书部门直接从事的工作。广义指秘书部门的工作，也称,办公室工作,；狭义指,秘书业务工作,，即具有正式秘书职称的人员应做好的工作。,文书工作：通过一系列互相衔接的程序，完成处理文书材料的工作。,2.秘书工作的内容（任务）,辅助管理，综合服务,3.秘书工作的性质特点,3.1 辅助性（本质属性）,3.2 服务性,3.3 全面性（综合性）,3.4 政策性（政治性）,3.5 机要性（保密性）,3.6 被动性,3.7 事务性,4.秘书工作的指导思想,三服务为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。,（为领导、为部门、为人民）,5.秘书工作的原则,5.1 准确,5.2 迅速,5.3 保密,6.秘书工作的作用,6.1 参谋作用,6.2 助手作用,6.3 枢纽作用,6.4 耳目作用,6.5 门面作用,第二章 我国秘书工作的沿革,1.奴隶社会的秘书工作秘书工作的创始和萌芽阶段,文字与国家,(阶级）的产生是秘书工作产生的两个基本条件；,公务文书及秘书人员,的出现则是秘书工作产生的标志。,秘书工作起源说：,一是起源于黄帝时代；,尚书尧典载：“龙！ 命汝作纳言，夙夜出纳朕命，唯允。”,尚书孔安国传：“纳言，喉舌之官，听下言，纳于上；受上言，宣于下，必以信。”,二是起源于奴隶社会。,1.1 夏,夏王任命“史官”兼文书制作与文书管理。“史官” 是最早的秘书。,1.2 商,文字与国家的出现，产生了公文-甲骨文，出自“巫” 、“史”之手。建立了我国最早的秘书机构太史寮。,1.3 西周,第一、史官队伍大增。,第二、文书工作取得一定进步。,再次，秘书工作摆脱迷信色彩。,最后，任命采风（采诗）官员，采集民风民俗，出现调查研究的萌芽。,1.4 战国,时兴“养士”。“食客”可以说是中国历史上最早的私人秘书。,2.封建社会的秘书工作,2.1 秦汉时期秘书工作的确立时期,秦代中央三大体系：丞相府、太尉府、御史大夫寺；分别设丞相（百官之长）、太尉、御史大夫三大官职（三公）。内廷设少府（置书丞、书令各一人、尚书四人），由皇帝亲自控制，相当于现在的私人秘书部门。,地方郡、县两级，郡设主簿、县有令史。,汉袭秦制。 “秘书”一词在汉代问世，始见于汉书叙传：“斿博学有俊材，与刘向校秘书。”,西汉时，秘书工作主要由尚书担任，设置尚书台，后改为尚书省.东汉时，魏文帝曹丕建立中央秘书机构-中书省和皇帝近身侍从机构-门下省。,2.2 魏晋南北朝时期,“秘书”作为一种官职名称最早始于东汉桓帝初设的秘书监”（相当于秘书长），曹操为魏王时改为“秘书令”，曹丕称帝后，改为中书监、中书令，公署通称中书省。,晋遵魏制。时称中书省为凤凰池。,2.3 隋唐时期,隋朝沿袭魏晋以来的三省制，但为避讳，将中书省改为内史省，其长官中书监(令)及下层中书侍郎、中书舍人也随同改称为内史监(令)、内史侍郎、内史舍人等。,唐朝恢复了中书省、门下省、尚书省的名称，确定并推行“中书出令、门下审议、尚书执行”的分工原则即中书省执掌决策权，门下省执掌封驳权，尚书省执掌执行权。唐玄宗时开始用翰林学士取代中书舍人，德宗更是直接升任翰林学士为宰相，当时号称“内相”，此后一直沿袭。武则天时设置的匦使院，是封建王朝最早的信访机构。,2.4 宋元时期,宋代军政分离，将中书省与门下省合并为执掌行政大权的机构，仍称,中书省,；军机大权则交由,枢密院,掌管。中书省和枢密院当时合称二府。中书省内增设了主事房，负责收发、登记公文;增加了催驱房，负贵催办公文。枢密院下设都承旨和副都承旨，相当于今天的军委秘书长。此外在内廷设五案（上案、下案、制诰案、谏官案、记注案）。,元朝改中书省为行中书省;改枢密院为行枢密院。设“急传铺”传递紧急文书。甄选秘书官员“首论行止，次取吏能，又次计月日多者为优。”,2.5 明清时期,明朝撤销三省，以,六部,作为中央政务中枢，六部尚书直接对皇帝负责。另选一批翰林学士组成,内阁,，即皇帝的秘书处。此外还有专门联系和控制六部的六科秘书，总收文机关,通政司,，拟文机关,文书房,，批阅奏章机关,司礼监,，总掌宫禁内外事务的,二十四衙门,等。,清朝秘书机构从,内三院内阁军机处,的演进。,聘幕（聘请幕客）是清代地方秘书工作的一大特色。幕客也称“西席、馆师、宾师”等，俗称师爷，大多出自绍兴府。由于当时官场腐败，官员无德无能，一些不得志的知识分子，便学习法律、公文程式等秘书知识，开办幕馆，传授幕业，培养幕客。这是我国最早出现的专业秘书教育。,3.近代秘书工作（ 18401949）,3.1 清末秘书工作,清政府1861年设立总理全国事务衙门（简称总理衙门），总揽外交事务。1902年改名为“外务部” 。1907年，各省设“咨议局”，相当于政府秘书工作中的信访与调研机构。1911年，清政府成立责任内阁，设一厅四局 ，由承宣厅、制诰局负责秘书工作。内阁下设部，其中陆军部下的承政司设立了秘书科，规定了秘书的四条职责，这是我国近代史上第一次设置的名副其实的秘书工作机构。,3.2 辛亥革命时期,1911年，辛亥革命后，武昌首先成立了军政府，下设秘书处。,1912年1月1日，孙中山在南京就任中华民国临时大总统，总统府下设秘书处这是我国行政建制史上秘书处设置的由来。,3.3 北洋军阀时期,1912年3月10日，北洋军阀袁世凯在北京宣布就任中华民国临时大总统，开始了北洋军阀对中国的统治。总统府下设秘书厅。 1916年袁称帝失败死，黎元洪继任大总统，设总统府、国务院，下设秘书厅。建成了我国第一所培养文官学校法政专门学校，开设了公文程式课程，编写了公文程式讲义，是我国文书教学的开端。,4 现代秘书工作,4.1 国民党时期,4.2 中国共产党领导的秘书工作,4.2.1 第一次国内革命战争时期,4.2.2 第二次国内革命战争时期,4.2.3 抗日战争时期,4.2.4 解放战争时期,4.2.5 新中国的秘书工作,4.2.5 改革开放时期的秘书工作,三服务：为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。也可以表述为为中央服务，为本机关领导服务，为群众服务。,四个转变：,四个作用：参谋作用；助手作用；信息枢纽作用；综合协调作用。,秘书工作的正常化、制度化,文书工作、档案工作的加强,大兴情况调查、注重政策研究,信访工作发挥重大作用,科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究,走向办公自动化和秘书工作的科学管理,第三章 秘书工作的管理,1.评价秘书工作的标准（有效性）,有效性是评价秘书工作的标准，包括效益与效率两方面。效益是对质方面的要求，效率是对量方面的要求。,2.秘书工作管理的内容,2.1 秘书人员的管理,第一、建立系统科学的秘书规范,第二、实行严格的岗位责任制,第三、完善秘书职业资格鉴定工作,1998年5月，国家劳动和社会保障部颁布了国家职业标准秘书,2.2 秘书工作管理,第一、设置合理而有效的组织机构,第二、,推行工作标准化,第三、逐步实现办公自动化,秘书工作的管理模式：规范化、制度化、科学化。,3 办公室主任的工作艺术,3.1 对自己定位要准,3.2 对各方协调要巧,3.3 对落实抓住不放,3.4 对环境保持清醒,