工程签证及付款培训(九龙仓合约管理部)-46页

,*,工程签证及付款培训,合约管理部编制,1,主要内容,预结算计价管理,预结算编制及审核,现场签证管理,工程付款管理,2,1,，目的,加强工程计价的规范化，合理确定、有效控制工程造价。,2,，范围,本办法适用于九龙仓（常州）置业有限公司各项目。,3,，定义,工程计价指工程项目,(,含材料设备采购,),的工程量、单价、总价等的,计量和确认工作，分工程预算计价、工程结算计价。,4,，职责,合约部负责本管理办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。,从事工程的计价、审批及其他有关责任人负责贯彻执行。,一、预结算计价管理,3,5,，原则：,廉洁奉公原则,多级审核原则,准确高效原则,可复查性原则,合理低价原则,信息共享原则,便于结算原则,4,合约部是工程计价工作的主要职能部门，对工程计价工作负主要责任，设计管理部、项目经理部、财务管理部、营销部应积极配合、参与并负相应责任。,工程计价工作应根据项目的总工期制定计划，统筹安排，分清轻重缓急，做到早做、快审、准确。,委托造价咨询机构编制的工程计价工作需要核对时，只有在咨询公司独立编制完成，并把成果提交我司审核后，才提供施工单位的计价文件，进入核对程序。,施工过程中与工程计价相关的资料合约部与项目经理部应各自保存一份，资料必须完整、签章齐备、编号准确，并指定专人负责进行分类、装订、存档。,6,，一般规定,5,无论是自行还是外委编制的工程预算，均应有完整的工程量计算书、分层分项工程量统计表、技术经济指标分析。并对预算计价依据、材料价格的确定依据、预算中暂定量或暂定价项目、图纸中有而预算未包含的项目等进行说明。,7.,工程预算计价管理,6,合同预算计价,单价招标或费率招标的工程，当施工图齐备后，合约部应立即要求承包单位编制施工图预算，同时合约部应对施工图预算进行编审或委托造价咨询机构编审，而后，合约部应跟踪、了解造价咨询机构的编制或审核情况，督促并始终参与施工图预算的核对工作。并按核定的预算价签定补充工程合同，上述所有工作，应在施工图完备后,90,天内完成。,单价招标或费率招标的工程，为防止承包商高估冒算而增加工程预算的核对难度，合同中应约定控制办法。如：若承包单位报送的施工图预算造价超出最终审定预算造价,10%,时，将按预算高报部分的一定比例收取咨询费。,(,具体可参照工程结算相关内容各公司自定,),，乃至取消其今后对九龙仓（常州）置业有限公司工程的投标资格。,预算编制并核对完毕后，合约部内部进行复审，经办人填写,合同预算包干价审批表,，送合约部经理、,PCA,、管理层审核,(,终审权可按金额或重要程度进行授权,),。,7,结算资料应包括以下内容，当以下资料不足以完全说明情况时，,还可参照招标及投标文件的内容作为结算计价的依据。建议在合,同中明确,施工组织设计方案,不作为工程计价依据，施工中另,行编制的方案涉及到造价增减的，需单独申报方案措施增加费。,经双方确认的预算书，适用于实行预算包干的合同；,合同文本及所有补充协议，及与工程结算相关的备忘录；,材料价格调整或计算的依据,(,政府指导价格、限价材料通知书等,),；,设计变更、现场签证原件及相应的结算；,甲供或三方供货材料领用单原件；,工期、质量奖励或违约金记录，有其它扣款的应提供有效的扣款单；,经审核,(,监理、项目部、设计部等）的竣工图、图纸会审记录，公司内部设计的零星工程图纸需设计经理签字。,工程竣工验收资料；,其它与工程结算相关的资料；,8.,工程结算计价管理,8,以上资料由承建商进行收集，资料必须签章齐备、编号准确。由现场工程师、项目成本人员共同审核资料的完整和真实性，并与项目内业和成本人员保存的资料进行核对，特别注意造价调减的资料有无遗漏。,若存在设计变更、现场签证之外的增减款事项，图纸中遗留未施工的项目，合同内另外委托其它单位施工的项目，以及其它不能在以上资料中反应但与结算相关的事宜，项目经理部应进行书面说明。,项目成本人员必须建立甲供和三方供货材料的领用台帐及付款台帐，对领用单原件进行存档。结算前召集供货商、承建商、现场工程师核对总领用量并签字确认，超过合同约定损耗率的材料费应由承建商支付，合同无约定时以定额损耗为准。,8.,工程结算计价管理,9,结算编制的方法,:,工程量以施工图、设计变更及现场签证为准；不清之处，成本人员应到工地现场实地度量，无法度量的参照隐蔽验收记录；,清单或单价招标的合同严格按综合单价进行结算，缺项部分根据实际情况进行工料分析，参照市场行情，编制补充综合单价；,材料价差严格按合同约定调整；扣除超额领用的甲供及三方供货材料费用；,按工程合同确定的结算方式计算总价，在审核结算书、与承包方核对时参照合同，注意甲供材料、工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚、水电费、扣款项目、配合管理费、总包服务费、保修金等费用的计算、扣除；,结算总价,=,预算包干造价,+,设计变更,+,现场签证,+,约定的人工及材料调差,+,增加项目,-,减少项目。,10,为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报送的结算造价最终核减额在最终审定结算金额,5%,以内的造价咨询酬金由甲方支付，若结算造价最终核减额超出,5%,，还需按,20%,比例承担违约金；直至取消今后在九龙仓（,常州,）置业有限公司的投标资格。,委托中介咨询机构编制的结算，应在委托合同中要求提供完整的工程量计算书、分项工程量统计表,(,可以分层时需分层统计,),、技术经济指标分析。同承包单位核对完毕后，应提供与承包单位结算的差异情况说明。,所有工程结算须填写,工程结算审批表,。,11,在可能影响业主入住时，供电、自来水、煤气、电话等市政工程的结算优先办理；无施工单位不配合情况时，主体工程结算在承包方提供全部竣工结算资料后,6,个月内核定并审核完毕，其余工程结算在承包方提供全部竣工结算资料后,3,个月内核定并审核完毕。,所有合同在除质保、保修条款外履行完毕后，都需应办理结算。,发包单位、承包单位双方对建设工程施工合同执行过程中的工程价格争议，可通过双方协商、合同约定的办法或向人民法院起诉的办法解决；在争议处理中，涉及工程价格鉴定的，由工程所在地工程造价管理机构或法院指定的具有相应资质的工程造价咨询机构办理。,12,二、工程预结算编制及审核,1.,目的,为提高工程预结算工作的效益，合理地确定和控制工程造价，特,制定本文件。,2.,适用范围,适用于公司所有工程的预算及结算的编制、审核工作；工程实施过,程中发生的变更、签证、索赔等需确定费用的审核工作的管理，设,计、营销等非工程类预结算工作可参照执行。,3.,术语和定义,预算：指根据施工图设计文件、施工组织设计、招投标资料、现行预算定额及有关文件编制的单位工程建设费用文件，是成本控制的依据。,结算：指工程完工后，根据竣工图纸、会议纪要、变更签证、工程合同等所有与工程造价相关的资料编制的最终工程造价文件。,13,合约部,合约部是工程预结算工作的主要职能部门，对工程预结算的编制审核工作负主要责任。,项目成本负责工程预算、补充预算和结算的编制、审核，并负责工程设计变更和签证费用的审核工作。,负责工程预算、补充预算和结算的复审工作。,负责填报,竣工结算造价协议清单,和,工程合同结算审批表,合约部（采购）,负责将招标文件、投标书、中标通知书、其它与招投标相关文件、合同条件等资料交接给合约部（成本）。,负责提供工程管理部主办的前期类合同结算的,非工程类合同结算交接单,。,4,，职责,14,项目经理部,负责提供预算工程的工程进度安排资料、施工组织设计等相关资料。,负责核实签证工程量，报合约部复核。,负责督促施工单位上报工程结算书并收集完整、合格的结算资料，负责审核确认预、结算资料的真实性和准确性。,负责填报竣工时的,工程结算通知书,、,竣工验收单,、,工程结算工作交接单,。,设计部,负责提供方案、有效的施工图纸及其它相关资料。,负责审核签发设计变更。,当部门主办的设计合同结算时，负责提供相应的,非工程类合同结算工作交接单,。,4,，职责,15,客服中心,负责办理保修结算初审，并报合约部复核。,负责办理维修工程预算、结算工作初审，报合约部复核。,PCA,负责预结算造价审核过程的鉴证工作。,4,，职责,16,设计部提供详细的施工图，项目经理部结合现场实际情况确定施工组织设计等措施方案。由施工方编制工程预算书，造价咨询公司审核工程预算书，项目成本人员复核工程预算书。,在审核过程中，项目成本审核人员要标注、落实、调整施工图中标注不清、前后矛盾、缺项、漏项等问题，以减少或避免设计变更及签证。,工程预算确定后，项目成本审核人员填写,合同造价审定单,，并申报项目成本主管进行内部复核和批准。,PCA,见证。,审核过程中严格按照,合同造价审定单,流程审批，根据造价的不同确定一级、二级、三级、四级复核，双方在,合同造价审定单,上注明核定费用，并由双方责任人签字、盖章。,工程预算价经公司批准后，合约部依据审定价签订工程施工合同，并将审定后的工程预算做为合同附件。,5,，工程预算编制及审核,17,项目经理部负责核实签证工程量。,供方根据工程设计变更和签证工程量编制补充预算书， 造价咨询公司负责审核补充预算书，项目成本人员负责对补充预算书进行复核，填写,设计变更,/,现场签证价格审定单,，,PCA,见证,变更、签证预算经公司批准后，项目成本负责存档并发给供方，做为竣工结算依据。,6,，变更、签证预算编制及审核,18,竣工结算资料内容：,招标、投标文件（非招标项目的委托书或呈文报告）,定标文件、中标通知书,确定合同价格的清单等,合同审批表和合同条件,所有变更、签证及审定的预算书,与合同结算相关的补充协议、会议纪要、工程通知单等,工程竣工验收单、结算移交表,供方提供的结算明细表和汇总表,结算通知书,7,，办理工程结算,19,工程竣工后，项目经理部汇总竣工结算资料，项目成本人员按工程合同约定的工程量计算原则和结算计价方式审核结算价。,结算单价在合同中有规定的，则按合同规定执行；结算单价在合同中未规定的则参照定额和市场合理低价进行确定。,在审核结算价时与供方核对合同约定的甲供材料、工期奖惩、质量奖惩、安全奖惩、扣款项目、配合管理费、总包服务费、保修金等费用，在结算价中调增减。,项目成本完成结算价初审后，应填写,工程合同结算审批表,，并整理出目录，报合约部办理竣工结算。,竣工结算价经公司审核程序批准后，合同双方签订,竣工结算造价协议书,，项目经理部根据结算协议办理付款。,7,，办理工程结算,20,工程保修款支付主办部门为项目部，如项目部撤销则主办部门为客服中心。,工程保修期满后，由供方向项目部或客服中心提供保修结算资料，开始办理保修结算。提出资料如下：,a,）竣工造价协议书,b,）保修付款申请书，特别项目可以要求提供验收（备案）资料。,项目部或客服中心根据保修记录，明确有无相关扣款，填写,工程保修验收单,供方签字认可。,项目部或客服中心汇总保修付款资料，核实保修记录及有无相关扣款，保修金扣除应扣款项后即为保修款支付价。,合约部对保修款数额进行复核。,8,，工程保修款支付,21,工程结算复核,为避免和减少结算过程中的错漏，提高工程结算质量，工程结算必须经过初审、复核程序。,22,1.,目的,为了加强现场签证管理，规范工作流程，有效地控制成本，确保工程质量和工程进度，制定本管理办法。,2.,职责,九龙仓（,常州,）置业有限公司合约部负责本办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。,公司所属各项目公司有关部门、人员（包括经办、审批、资料管理等）负责贯彻执行本管理办法。,三、现场签证管理,23,3.,原则,权力限制原则,时间限制原则,一单一算原则,一月一清原则,完工确认原则,原件结算原则,多级审核原则,法律约束原则,标准表格原则,24,现场签证的内容及格式要求,现场签证是指对施工管理中发生的零星事件的确认，例如：因设计变更引起的拆除、地下障碍的清除迁移、现场简易通道的搭建、临时用工等。,现场签证的主要类型：,因设计变更导致已施工的部位需要拆除（需注明设计变更编号）；,施工过程中出现的未包含在合同中的各种技术措施处理；,在施工过程中，由于施工条件变化、地下状况（土质、地下水、构筑物及管线等）变化，导致工程量增减，材料代换或其他变更事项；,发包单位在施工合同之外，委托承包单位施工的,50,万元以内的零星工程；,为配合销售发生的零星签证；,为配合水、电、煤、电信等配套专业施工而发生的零星签证；,合同规定需实测工程量的工作项目；,红线外施工道路的修补（红线内的施工道路修补宜在合同中包干）；,其他。,25,所有的现场签证单都必须使用公司规定的标准表格,并明确以下内容：编号、工程名称、发生的时间、发生的部位或范围、变更签证的内容做法及原因说明、增加的工程量、减少的工程量、相关图纸说明。,关于临时用工的签证事项，双方应在签证通知单上洽商确定以下问题：工作内容及工作量、工日、工日单价（如属综合单价，则包含间接费、所有现场签证单只有加盖,设计变更、现场签证协议书,中留有印样的专用章或发包单位公章才能生效，承包单位也应加盖有效印章。,发包单位、承包单位均应对现场签证单进行编号,(,可按归属合同连续编号，总承包合同还应分专业连续编号,),，并整理归档、妥善保存；双方都应设置设计变更、现场签证事项的单据交付记录，即交付对方单据时要求对方签收，接受方不得拒签。,26,6,，,现场签证的一般办理流程,27,监理及项目部工程师在签证前必须认真核对签证工程的施工时间、工作内容、发生原因、发生的工程量、工日数、机械台班数以及签证所发生的费用应由何方负担等。特别是对发生的原因以及责任单位的交代应详细、明了。,对于措词含糊容易引起歧义的签证，现场工程师在签署时应征求成本人员意见，成本人员审核重大签证费用也应避免用词不准在结算时造成经济纠纷。,对于可计算实体工程量的签证内容（如拆除砖墙、砼基础、开挖运输土方、垃圾清理、墙体打眼剔槽等），原则上不允许签署耗用人工工日数或机械台班数。,签证内容完成后，工程师应避免签署类似,“,情况属实,”,或,“,工程量属实,”,等模糊性内容，而必须实度实量后签字确认完成或未完成的事实或者工程量、材料材质和规格、工日数、机械台班等。原则上监理和项目工程师不应直接在签证上签认有关单价或总价。所有的确认事实和工程量都需经项目总经理核准签字后方为有效。,28,如果签证单附有交工图纸，则监理及项目部工程师应审核图纸是否与实际施工结果相符，并在图纸上签字确认，此时可以不对工程量进行确认，由合约部（成本）按照图纸核算工程量。,项目部对签证单上直接签定的工程量的准确性负责。,如签证单涉及到隐蔽施工、金额、工日、机械台班及其它事后不可复核的项目时，则应由项目部工程师通知合约部（成本）工程师共同现场认定。,29,7,，现场签证办理时间的规定,正常的设计变更和现场签证单，应在有效签字人共同签署完成后立即通知供应商开始实施。特急类（指如果不立即实施将造成更大损失的签证）设计变更和现场签证，可以先指令供应商实施，但应在,5,个工作日内发起变更或签证单补办；如属隐蔽工程及事后不可复核的工程，则必须要求承包单位在隐蔽部位覆盖之前或拆毁前提出预算并对清工程量。,对于费用未核定的设计变更和现场签证单，发包单位项目部必须督促承包单位尽快计算变更签证费用，最迟在变更签证内容全部施工完后的,10,日内（自监理及甲方工地代表确认完工情况的日期开始计算），向甲方报送完整的变更结算。设计变更单由合约部负责,10,日内核定其工程量，审核完变更结算；现场签证由项目部初审其工程量，合约部终审工程量及价格。,30,合同中应规定,“,承包方违反变更签证结算上报时间的违约条款,”,。如：每拖延一天，则扣减上报结算总价的,5%,，扣完为止。,监理、现场工程师应在变更签证内容完成的,5,个工作日内在设计变更和现场签证单上对完成时间和完成情况进行说明。,承包方应每月,5,日前将上月已经审定结算造价的变更签证单作一份汇总表上报给发包方，发包方按合同约定的付款比例同期支付。,31,1,，目的,为规范九龙仓（常州）置业有限公司工程付款工作的操作程序，加强对工作中各环节的监控，达到确保质量、效率，控制成本的目的。,2,，适用范围,适用于九龙仓（常州）置业有限公司工程付款的工作流程管理。,由于客户服务中心只负责项目主体建安类保修款事宜，因此，,对于桩基等客户服务中心不负责的保修款，在付款时不用,经其审核。,四、工程付款管理,32,3,，职责,项目部,受施工单位的付款申请，控制合同付款次数。,组织施工单位、监理公司填写,工程,/,物资验收单,，对验收单内容的真实性负责。,对付款的合理性、正确性负责。,付款申请单,及其附件的报签。,将付款申请单按公司相关时限的规定送至财务管理部。,保存,收款单位账户说明,、,工程,/,物资验收单,复印件。,及时整理对施工单位的违约金资料及代施工单位垫付水电费等确认资料，并提交合约部和财务管理部。,33,客户服务中心,整理工程维修资料，并就维修款项承担问题与施工单位洽谈，对应由施工单位承担的维修金额的准确性负责。,审核保修款有关付款期限的规定，对提前于合同约定时间付款负责。,合约部,(,成本,),合同付款执行的审核。严格按照工程质量、进度和合同约定审核对外付款确保按照合同的约定执行，对付款金额的准确性以及合同超付负责。,编制,工程管理表,和,工程付款审批表,，经相关人员签字确认。根据项目部和客户服务中心提供的违约金、水电费等工程扣款资料正确扣款，并定期与财务管理部核对。,制作,付款申请单,。,登记,项目成本付款台账,并填写成本管理软件“付款计划”。,保存,竣工结算造价协议书,、,竣工结算审批表,、,竣工验收单,原件；并及时复印,竣工结算造价协议书,和,竣工结算审批表,送交财务管理部留存。,34,财务管理部成本岗会计,管理各种成本合同、协议等。,建立、健全,成本台帐,，并及时准确登记台帐。,严格按照合同条款规定，审查对外付款。对票据的合法性、准确性、审批手续和附件的完整性负责，对超合同金额付款负责。,核算工程付款。对成本类支出账务的准确性与及时性负责。,按月整理应扣施工单位水电费等资料，并与项目成本核对。,成本管理软件的引入与录入。,财务部成本核算员,按时收单和递交相关领导审批；负责集中付款时限内财务部内部流转签字审批。,工程付款凭证归档。,35,财务管理部出纳,严格审核付款单据是否符合公司规范、审批程序等要求。,及时办理全部付款业务，根据审批完毕的,付款申请单,开据支票等。对实付金额与,付款申请单,金额的一致性负责。,制定付款计划。,受理付款查询。,公司管理层和财务总监,按各自权限审批工程付款。,36,4,工作程序,4.1,工程付款申请阶段,非工程保修款付款的申请,施工单位出具请款报告书面材料，项目经办人在确保每单合同每月至多付款一次的前提下，接受施工单位的付款申请。,需要注意的是，一般情况下每单合同每月至多付款一次，但特殊情况除外，如工期非常短的合同，可以经管理层签字确认后增加一次付款。以下凡提及,“,每月至多付款一次,”,均与此处同义。,项目部召集监理单位和施工单位三方共同验收，验收内容包括工程进度和工程质量，并在,工程,/,物资验收单,上签署量化意见。,将施工单位请款报告、,工程,/,物资验收单,原件,/,复印件及合同付款条款复印件、,违约金扣除通知单,交至项目成本处。,项目部水电工程师根据水电费发票和施工单位用量分配水电费，请施工单位在分配表上签字确认，并提交合约部,(,成本,),和财务管理部。,37,工程保修款付款的申请,由施工单位出具请款报告、竣工结算造价协议、工程,/,物资验收单等，项目部经办人审核是否符合合同保修时间的约定，避免提前付款，并将符合要求的付款申请提交客户服务中心审核；,客服中心对保修款的付款申请进行审核，并整理相关工程维修资料，就维修款承担问题与施工单位洽谈。,达成一致意见后，将洽谈结果提交合约部,(,成本,),。,38,4.2,制单及首次签单阶段,项目成本对每单合同每月至多付款一次进行监控。,项目成本复核,工程,/,物资验收单,列明的工程量、工程进度，如有异议，须会同,PCA,现场实测实量，据以编制,工程管理表,，再根据上期累计付款金额，控制全部工程进度款的支付比例，确定本期合同内应付工程款。,项目成本根据项目部、客户服务中心提供的相关资料，扣除施工单位应承担的违约金、预付款、代垫维修款、代垫水电费及其他代垫款，据此计算出本次实付款，并编制,工程付款情况表,。,39,在扣款中需特别注意以下几点：,扣除施工单位的违约金和代垫水电费、代垫合同备案费等要体现及时性原则， 尽快从工程款中扣除。,应开发票金额应付款小计违约金预付款。,对于日常代垫材料款等，应在合同结算时和违约金一起直接从合同结算额中扣除。,代垫维修款在付工程保修款时一次扣除，特殊情况也可分次提前在进度款中扣除。,项目成本根据,工程付款情况表,填写成本管理软件的“付款计划”。,项目成本根据核定的付款金额填制,付款申请单,，附齐相关附件，并按照,关于周成辉先生及徐光新先生新的审批权限、常州本地审核部门的设立及其他相关事项的文件,的规定报签。,40,合同类付款申请单后附相关附件包括以下几项：,请款报告原件,票据原件,工程,/,物资验收单,原件,/,复印件,工程付款情况表,原件,竣工结算协议,复印件（结算期付款）,合同付款条款复印件,收款单位账户说明,原件,/,复印件（只限网上结算，如果属于重复使用的账户说明，第二次以后可使用复印件）,41,非合同类付款申请单后附相关附件包括以下几项：,票据原件,收款单位账户说明,原件,相关报告,其他附件,项目部部门秘书将签字齐全的,付款申请单,及其附件按公司相关时限规定送至财务管理部。,42,财务管理部对工程付款的复核阶段,原则上对每单合同每月付款至多一次进行监控。,按照公司相关规定收单并登记。,审核工程付款申请单是否附件齐全。,查验相关票据的合法性，审核票据的抬头、金额、摘要、日期等要素的准确性。,合同执行的审核。进行合同资料管理，准确登记并核对合同台帐，根据工程,/,物资验收单所列工程进度，核对累计付款金额，避免超合同金额付款、超比例付进度款、提前于合同规定时间付款等，确保按照合同约定付进度款和保修款。,审核付款签字。,将审核无误的工程付款在相关台账上登记。,财务总监和管理层根据合同约定和公司相关规定审核付款申请单，并签署意见。,43,工程付款阶段,对完成审核后的付款申请单，出纳再次审核签字是否齐全，,收款单位账户说明,是否清楚、正确，发票是否符合税法规定，金额是否正确。,付款的操作。出纳根据审核无误的,付款申请单,内容，核对收款方账户、账号等信息，填写支票，并经财务经理审核和财务总监审批后，报送香港加盖相关印鉴进行付款。,44,财务核算阶段,编制记帐凭证。对于已付出的工程款，由财务管理部成本岗会计每日末或次日初及时从出纳岗签收凭证,及时进行当日成本类原始凭证的账务处理，并署名真实做账人姓名后，于当日末或次日初打印记账凭证，附原始凭证后交财务主管审核；,财务主管对记帐凭证及时审核。,财务管理部成本岗会计根据审核无误的记帐凭证整理应扣施工单位款资料并与项目成本核对。,付款凭证归档阶段,凭证归档。全部凭证审核无误后，由财务部成本核算员按照记帐凭证类别，将工程付款记帐凭证中所列原始凭证装订成册，并按照不同公司进行归档。,45,THANKS,！,46,