电子表格使用技巧课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,1,一、电子表格技巧,（,1,） 分数的输入,如果直接输入,“,1/5,”,，系统会将其变为,“,1,月,5,日,”,，解决办法是：先输入,“,0,”,，然后输入空格，再输入分数,“,1/5,”,。,（,2,） 序列,“,001,”,的输入,如果直接输入,“,001,”,，系统会自动判断,001,为数据,1,，解决办法是：首先输入,“”,（西文单引号），然后输入,“,001,”,。,（,3,） 日期的输入,如果要输入,“,4,月,5,日,”,，直接输入,“,4/5,”,，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下,“,Ctrl+,；,”,键。,1,、编辑技巧,1一、电子表格技巧（1） 分数的输入1、编辑技巧,2,（,4,） 填充条纹,如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入,“,*,”,或,“,”,等符号，然后单击此单元格， 向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击,“,格式,”,菜单，选中,“,单元格,”,命令，在弹出的,“,单元格格式,”,菜单中，选择,“,对齐,”,选项卡，在水平对齐下拉列表中选 择,“,填充,”,，单击,“,确定,”,按钮,一、电子表格技巧,2（4） 填充条纹 一、电子表格技巧,3,（,5,） 多张工作表中输入相同的内容,几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住,Ctrl,键，再单击窗口左下角的,Sheet1,、,Sheet2.,来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其 它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的,Ctrl,键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据 会接着出现在选中的其它工作表内。,一、电子表格技巧,3（5） 多张工作表中输入相同的内容 一、电子表格技巧,4,一、电子表格技巧,（,6,） 不连续单元格填充同一数据,选中一个单元格，按住,Ctrl,键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住,Ctrl,键， 同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。,（,7,） 在单元格中显示公式,如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击,“,工具,”,菜单，选取,“,选项,”,命令，出现,“,选项,”,对话框，单击,“,视图,”,选项卡，接着设置,“,窗口选项,”,栏下的,“,公式,”,项有效，单击,“,确定,”,按钮。这时每个单 元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置,“,窗口选项,”,栏下的,“,公式,”,项失效即可。,4一、电子表格技巧（6） 不连续单元格填充同一数据,5,（,8,） 快速清除单元格的内容,如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按,Delete,键的方法了。要彻底清除单元 格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击,“,编辑,”,菜单中,“,清除,”,项中的,“,全部,”,命令，这些单元格就恢复了本来面目。,一、电子表格技巧,5（8） 快速清除单元格的内容一、电子表格技巧,6,2,、单元格内容的合并,根据需要，有时想把,B,列与,C,列的内容进行合并，如果列数较少，可以直接用,“,剪切,”,和,“,粘贴,”,来完成操作，但如果有几万列，就不能这样办了。,解决办法是：,1,、在,C,列后插入一个空列（如果,D,列没有内容，就直接在,D,列操作），在,1,中输入,“,=B1&C1,”,，,D1,列的内容 就是,B,、,C,两列的和了。选中,D1,单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块,“,”,，当光标变成,后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成 了,B,列和,C,列的合并。这时先不要忙着把,B,列和,C,列删除，先要把,D,列的结果复制一下，再用,“,选择性粘贴,”,命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉,B,、,C,、,D,列的数据。,一、电子表格技巧,62、单元格内容的合并 根据需要，有时想把B列与,7,2,、单元格内容的合并,下面是一个,“,&,”,实际应用的例子。用,AutoCAD,绘图时，有人喜欢在,EXCEL,中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参 数。存放数据格式为,“,x,，,y,”,的形式，首先在,Excel,中输入坐标值，将,x,坐标值放入,A,列，,y,坐标值放入到,B,列，然后利用,“,&,”,将,A,列和,B,列合并 成,C,列，在,C1,中输入：,=A1&,“,，,”,&B1,，此时,C1,中的数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动,C1,单元格，完成对,A,列和,B,列的所有 内容的合并,一、电子表格技巧,72、单元格内容的合并 下面是一个“&”实际应用,8,利用,CONCATENATE,函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为,“,=CONCATENATE,（,B1,C1,）,”,。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，,A1,包含,“,物种,”,、,B1,包含,“,河鳟鱼,”,，,C1,包含总数,45,，那么： 输入,“,=CONCATENATE,（,”,本次河流生态调查结果：,“,，,A1,，,”“,，,B1,，,”,为,“,，,C1,，,”,条,/,公里。,“,）,”,计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为,45,条,/,公里。,2,、单元格内容的合并,一、电子表格技巧,8 利用CONCATENATE函数，此函数的作用,9,3,、条件显示,我们知道，利用,If,函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是教师在统计学生成绩时，希望输入,60,以下的分数时，能显示为,“,不及格,”,；输入,60,以上的分数时，显示为,“,及格,”,。这样的效果，利用,IF,函数可以很方便地实现。 假设成绩在,A2,单元格中，判断结果在,A3,单元格中。那么在,A3,单元格中输入公式：,=if,（,A260,，,“,不及格,”,，,“,及格,”,） 同时，在,IF,函数中还可以嵌套,IF,函数或其它函数。 例如：,一、电子表格技巧,93、条件显示 我们知道，利用If函数，可以实现,10,如果输入：,=if,（,A260,，,“,不及格,”,，,if,（,A2=90,，,“,及格,”,，,“,优秀,”,）,就把成绩分成了三个等级。,如果输入,=if,（,A260,，,“,差,”,，,if,（,A2=70,，,“,中,”,，,if,（,A290,，,“,良,”,，,“,优,”,）,就把成绩分为了四个等级。,还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且,IF,与括号之间 也不能有空格。,3,、条件显示,一、电子表格技巧,10 如果输入： =if（A2,（大于）、,=,（大于等于）、,（小于）、,”,或,“,=,”,号来表示。,自定义格式的通用模型相当于下式：,；,0,正数格式；,选项,-,自定义序列,-,输入序列,-,确定,数据,-,排序,-,选项,-,在自定义次序菜单中选择,50六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多,51,3,、高级筛选,高级筛选中使用的通用符是*和,?,。,条件中的或和且。,巧用高级筛选功能删除,Excel,的重复记录,六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析,513、高级筛选六、利用数据管理与分析工具对,52,Excel,中的高级筛选技巧,一、筛选含有特定字符的记录,比如我们要查找姓,“,陈,”,的所有员工记录,二、筛选空白数据现在我们来查找没有职称员工的记录,三、多字段多条件同时满足有时候，需要查找的结果要满足多个条件，比如查找性别为男性、年龄不低于,30,岁，职称字段中含有,“,工程师,”,关键字的员工记录,四、多字段多条件只需符合其一情况是多变的，如果要查找年龄不低于,30,岁，职称为,“,高 级工程师,”,的员工记录,六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析,52Excel中的高级筛选技巧六、利用数据管理与分析工具对,53,4,、合并计算,按位置进行合并计算,按分类进行合并计算,六、利用数据管理与分析工具对 数据进行多项分析,534、合并计算六、利用数据管理与分析工具对,54,七、透视表应用,1,、根据向导建立透视表报告,2,、透视表数据的更新,刷新数据,右键创建列表,表选项设置打开时更新,用,VBA,编写程序,54七、透视表应用 1、根据向导建立透视表报告,55,3,、,Excel,数据透视表操作中的常见问题,我总是遇到错误,数据,透视表,字段名无效,问题：创建数据透视表时，出现以下错误信息：数据透视表字段名无效。在创建透视表时，必须使用组合为带有标志列列表的数据如果要更改数据透视表字段的名称，必须健入字段的新名称。解决方法：该信息表示数据源中的一个或多个列没有标题名称。要修正该问题，找到用来创建数据透视表的数据集，确保所有的列都有一个标题名。,七、透视表应用,553、Excel数据透视表操作中的常见问题七、透视表应用,56,我的数据透视表总是使用,计数,而不使用,求和,问题：在数据源中有一个包含数字的列。并且格式为真正的数字,可以求和。但是，在每次试图将其添加到数据透视表时，,Excel,总是会自动对字段使用,计数,，而不是,求和,。因此只能手动将计算方法更改为,求和,。解决方法：如果在源数据列存在任何文本值，,Excel,都会自动对该列的数据字段应用,计数,。类似的，即使有一个空单元格也会导致,Excel,应用,计数,。很有可能在源数据列中包含文本值或空白单元格。要解决该问题，只需从源数据列中删除文本值或空白单元格，然后刷新数据透视表。,七、透视表应用,56我的数据透视表总是使用计数而不使用求和问题：,57,我的透视表将同一个数据项显示两次问题：数据透视表将同一个数据项显示两次，并将每个数据项当作一个单独的实体。比如实例中的甲出现了两次，这是不对的，如果这两个数据相同，那么他们应该合并为一个结果，而不是两个。解决方法：大多数情况下是数据输入的不规范，查看数据源是否有不可见的字符或者空格，或者数据类型不统一的问题（文本型的数字或日期）。,七、透视表应用,57我的透视表将同一个数据项显示两次问题：数据透视表将,58,八、综合实例,58八、综合实例,