Word 2010 长文档排版教程

长 文 档 排 版 技 巧武汉科技大学管理学院秦岭 Word2010长文档的困惑v 纲目结构复杂，内容较多，几十甚至数百页；v 浏览、编辑和查找都相当困难；v 花大量时间修改格式、制作目录和页眉页脚等。工作报告、宣传手册、毕业论文、书稿工作报告、宣传手册、毕业论文、书稿长文档排版的主要内容v 制作长文档的纲目结构；v 设置多级标题编号；v 定义、应用和修改样式；v 为图表设置题注和交叉引用；v 为注释和参考文献插入脚注或尾注；v 文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）；v 设置页眉和页脚；v 编制目录和索引；两个关键概念v 样式格式的集合。包含：字体、段落、编号、边框、制表位优点：应用快捷、格式统一、一改全改。种类：段落样式、字符样式、表格样式、列表样式v 分节节是文档的一部分。插入分节符之前，Word将整篇文档视为一节。在需要改变页面方向、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源等特性时，需要创建新的节。1.建立长文档的纲目结构v在“大纲视图”中建立文档的纲目结构大纲视图大纲视图2.设置多级标题编号多级列表多级列表3.定义、应用和修改样式v3.1 应用标题样式应用样式应用样式3.定义、应用和修改样式v3.2 修改标题样式单击鼠单击鼠标右键标右键1233.定义、应用和修改样式武汉科技大学本科毕业设计武汉科技大学本科毕业设计(论文论文)基本规范基本规范注意：注意：在在“标题标题1 1”的段落格式的段落格式中设置中设置“段前分页段前分页”。否则，段前距显示不出来，否则，段前距显示不出来，导致标题紧贴页眉。导致标题紧贴页眉。3.定义、应用和修改样式修改标题样式后的效果修改标题样式后的效果3.定义、应用和修改样式v3.3 新建专门用于文档一般文字的“一般文字”样式很多用户，习惯给文档的一般文字，应用Word提供的“正文”样式。实际上，这样做，不好！因为，Word提供的样式，都是以“正文”为基准建立的，“正文”为样式之母。如果修改“正文”，其他样式均会产生相应的改变。鉴于上述原因，应该先为一般文字，新建一个样式（如“一般文字”）。打开打开“样式样式”窗口窗口新建新建“样式样式”1新建新建“一一般文字般文字”样式样式修改样式修改样式的格式的格式23武汉科技大学本科毕业设计武汉科技大学本科毕业设计(论文论文)基本规范基本规范3.定义、应用和修改样式v3.4 应用“一般文字”样式将文章内的所有正文应用“一般文字”样式。4.录入正文5.5.为图表设置题注和交叉引用为图表设置题注和交叉引用v 题注针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。例如每幅图片下方的“图1.1本文研究思路”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。v 交叉引用为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，例如“如图1.1所示”。引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。5.为图表设置题注和交叉引用v5.1 插入题注125.为图表设置题注和交叉引用2134同理，新建题注“表”5.为图表设置题注和交叉引用v 5.2 修改和应用“题注”样式5.为图表设置题注和交叉引用v 5.3 插入交叉引用1245在此处插入交叉在此处插入交叉引用引用“图图 2.12.1”3如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？v 此方法一劳永逸。设置一次后，以后所有的word文档均无此空格。如何在插入题注时，如何在插入题注时，自动去掉中间的空格自动去掉中间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？v步骤1：打开Word文档后，按“Alt+F11”键，打开“VBA对话框”。如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？v步骤2：粘贴程序代码，并保存。21选择选择“Normal”“模块模块”“NewMacros”将程序代码粘将程序代码粘贴在此处贴在此处3保存保存如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？双击，获得程双击，获得程序代码。序代码。如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？哈！空格不见了！如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？更神奇的是：新建任何一个Word文档，插入各种不同的题注，那个讨厌的空格都不见了！如何删除题注标签与编号之间的空格？如何删除题注标签与编号之间的空格？Sub InsertCaption()修改系统插入“题注”命令 功能：自动删除标签与编号间的空格（英文除外），并在题注数字后添加一个空格；适用于：Word 2003-2013，不兼容WPS文字！真正从原理上协同系统插入题注，无任何前提条件；用户照常插入题注即可，甚至感觉不到程序的存在！Endlesswx于2015年8月4日 另,如果插入的始终未域代码而不是数字，非程序问题，Alt+F9一次即可 Dim Lab As String,startPt As Long,endPt As Long,myrang As Range On Error Resume Next 发生错误时让程序继续执行下一句代码 Application.ScreenUpdating=False 关闭屏幕更新，2013在此处关闭更新会导致输入框灰色不可选，故修正在调出对话框之后 startPt=Selection.Start startPt标注起始点 *将if条件隐藏隐藏即可实现-手动替换题注空格*If Application.Dialogs(357).Show=-1 Then 插入“题注”对话框秀出来,如果按确定结束时执行以下程序，避免按取消后的空格,357也可换成wdDialogInsertCaption Application.ScreenUpdating=False 关闭屏幕更新 Lab=Dialogs(357).Label endPt=Selection.Start endPt标记插入的题注部分终点 Selection.Start=startPt 选定插入的整个题注 删除标签与编号间的空格（英文后的保留）With Selection.Find .Text=Lab&.Forward=True False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False 不使用通配符 If Lab Like*0-9a-zA-Z.Then 此处判断标签的最后一个字符是否为英文或数字，是则不删除空格 Else .Replacement.Text=Lab .Execute Replace:=wdReplaceOne 替换找到的第一个，此处用作删除空格 endPt=endPt-1 删除空格后，末位减1 Selection.End=endPt End If End With 在题注数字后添加一个空格 Selection.Fields.ToggleShowCodes 切换域代码，这样才能用d查找域 With Selection.Find .Text=d .Replacement.Text=&.Forward=False False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False 不使用通配符 .Execute Replace:=wdReplaceOne 替换找到的第一个，此处用作添加空格 End With 选定整个插入的题注内容，将域代码切换回来 endPt=endPt+1 增加空格后，末位加1 With Selection .Start=startPt .End=endPt .Fields.ToggleShowCodes 切换域代码（切换回来）End With 将光标定位至题注所在段尾处 Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter,Count:=1 此句光标返回插入题注前的原始位置，对于已经输好标题的情况并不合适 选择段尾回车符 With Selection.Find .Text=13 .Forward=True False=向上查找,(True=向下查找).MatchWildcards=False 不使用通配符 .Wrap=wdFindContinue 继续查找 .Execute End With Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter,Count:=1 定位到段尾回车前 End If Application.ScreenUpdating=True 恢复屏幕更新 End Sub6.6.插入脚注和尾注插入脚注和尾注v 脚注和尾注可以对文档中的内容作注释。脚注：是对某一页有关内容的解释，常放在该页的底部；尾注：常用来标明引文的出处或对文档内容的详细解释，一般放在文档的最后。v 脚注和尾注都是由两个部分：（1）注释引用：一般以上标的形式紧跟在要注释的内容后面（2）注释文本：置于注释标记所在当页的下面或文尾6.插入尾注，建立参考文献v步骤1：在正文尾部插入一个“分节符（下一页）”123插入了一个分节插入了一个分节符（下一页）符（下一页）6.插入尾注，建立参考文献v步骤2：插入尾注1234566.插入尾注，建立参考文献v注意：插入第一个尾注后，产生三个变化：（1）尾注引用（2）尾注分隔符（尾注延续分隔符）（3）尾注文本尾注引用尾注引用6.插入尾注，建立参考文献尾注尾注分隔符分隔符尾注尾注文本文本下一节下一节开始处开始处6.插入尾注，建立参考文献v步骤3：对“尾注引用”应用和修改样式 选中选中1应用样式应用样式2修改样式修改样式（设置为（设置为“上标上标”）3如果在如果在“样式样式”对对话框中找不到话框中找不到“尾尾注引用注引用”样式，可样式，可以将以将【选项选项】【选择要显示的样式选择要显示的样式】设置为设置为“所有样所有样式式”。6.插入尾注，建立参考文献v步骤4：删除“尾注分隔符”和“尾注延续分隔符”转至转至“草稿视图草稿视图”16.插入尾注，建立参考文献2选择选择“尾注分隔尾注分隔符符”3删除删除“尾注分隔尾注分隔符符”4同理删除同理删除“尾注延续分隔符尾注延续分隔符”6.插入尾注，建立参考文献v步骤5：插入分页符将“尾注文本”，即参考文献置于下一页将光标将光标置于此处置于此处1插入分插入分页符页符26.插入尾注，建立参考文献v步骤6：输入“参考文献”，应用为“标题”样式，并修改“标题”样式。输入输入标题标题1应用和修应用和修改改“标题标题”样式样式26.插入尾注，建立参考文献v步骤7：对“尾注文本”应用和修改样式 选中选中1应用样式应用样式23修改样式修改样式小四、宋体、小四、宋体、TimesTimesnewromannewroman、两端对齐、悬挂缩进两端对齐、悬挂缩进2.52.5字符、字符、1.251.25倍行倍行距距6.插入尾注，建立参考文献7.7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）v7.1 分节和分页在需要改变以下特性时，需要创建新的节。页面方向页边距分栏状态纵向对齐方式行号页眉和页脚样式页码纸型大小及纸张来源等7.7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）1.1.1.1.封面封面封面封面2.2.2.2.中文摘要中文摘要中文摘要中文摘要3.3.3.3.英文摘要英文摘要英文摘要英文摘要4.4.4.4.目录目录目录目录5.5.5.5.正文正文正文正文6.6.6.6.参考文献参考文献参考文献参考文献7.7.7.7.致谢致谢致谢致谢8.8.8.8.附录附录附录附录正文各章之间插入正文各章之间插入“分页符分页符”7.7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）v7.2 页面设置页面设置是基础。设置不好会导致打印出的页面不美观，图像位置不能固定等问题。页边距页边距、纸张方向、页码范围纸张纸张大小、来源版式节：节的起始位置、是否取消尾注页眉页脚：奇偶页不同、首页不同、距边界的距离页面：垂直对齐方式文档网格文字排列方向网格每行字符数每页行数7.7.文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）文档结构的整体布局（分节、分页和页面设置）128.设置页眉和页脚8.设置页眉和页脚页眉：页眉：加“武汉科技大学本科毕业设计”或“武汉科技大学本科毕业论文”，字体为三号隶书，居中，单倍行距。每页首行文字的段前间距为0.5行。页脚：页脚：摘要和目录的页码用罗马字母小五号字，底端居中；正文的页码用阿拉伯数字，小五号TimesNewRoman字体，底端居中。武汉科技大学本科毕业设计武汉科技大学本科毕业设计(论文论文)基本规范基本规范8.设置页眉和页脚v步骤1：设置第1节页眉第一节是封面，无页眉。第一节是封面，无页眉。但要去掉页眉下面的横但要去掉页眉下面的横线。线。8.设置页眉和页脚去掉页眉下面的横线：去掉页眉下面的横线：1 1、选中文本、选中文本2 2、设置为、设置为“无框线无框线”8.设置页眉和页脚v步骤2：设置第2节页眉12录入第录入第2 2节页眉节页眉1 1、断开与第、断开与第1 1节页眉的联系节页眉的联系2 2、输入并排版页眉、输入并排版页眉3 3、设置下框线、设置下框线后面各节都后面各节都“链接到前一条链接到前一条页眉页眉”，无需再设置。，无需再设置。8.设置页眉和页脚v步骤3：设置第1节页脚第第1节：无页脚节：无页脚8.设置页眉和页脚v步骤4：设置第2节页脚断开与前一断开与前一节的链接节的链接1设置设置页码位置页码位置设置设置页码格式页码格式238.设置页眉和页脚v步骤5：设置第3节页脚8.设置页眉和页脚v步骤6：设置第4节页脚链接到上一链接到上一节的页脚节的页脚页码接续页码接续上一节上一节9.编制目录和索引v目录就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。v索引就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。9.编制目录和索引v建立目录12349.编制目录和索引9.编制目录和索引小结v制作长文档前，先要规划好各种设置，主要包括：纲目结构及编号的规划；样式的规划；节的规划；