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會計財務資訊系統 1第二章系統建置與導入 2.1 2.1 系統建置過程與方案系統建置過程與方案2.2 2.2 描述會計資訊系統之工具描述會計資訊系統之工具2.3 2.3 系統設計系統設計2.4 2.4 資料庫設計資料庫設計2.4 SQL2.4 SQL：關聯式資料庫查詢語言：關聯式資料庫查詢語言 會計財務資訊系統 2圖圖2.1 2.1 新的系統需求新的系統需求 系統需求降低成本改善顧客服務提昇經營績效配合經營策略更適切的決策訊息加強控管會計財務資訊系統 3系統發展生命週期系統發展生命週期(systems(systems development life cycledevelopment life cycle，SDLC)SDLC)一、系統規劃一、系統規劃(systemsplanning)二、系統分析二、系統分析(systemsanalysis)三、系統設計三、系統設計(systemsdesign)四、系統實施四、系統實施(systemsimplementation)五、系統操作與維修五、系統操作與維修(operationandmaintenance)會計財務資訊系統 4圖圖2.2 2.2 建立資訊系統的過程建立資訊系統的過程 規劃實施系統操作與維修設計分析會計財務資訊系統 5系統規劃中初步提出的計劃應系統規劃中初步提出的計劃應分析下列三種可行性：分析下列三種可行性：1.1.經濟可行性經濟可行性：亦即要知道所提方案的成：亦即要知道所提方案的成本與效益。本與效益。2.2.技術可行性技術可行性：分析該項作業的問題是不：分析該項作業的問題是不是能由資訊科技解決。是能由資訊科技解決。3.3.作業可行性作業可行性：分析組織內的人力、財力：分析組織內的人力、財力與人員的態度等是否適合實施該方案。與人員的態度等是否適合實施該方案。會計財務資訊系統 6圖圖2.3 2.3 資訊部門預算之主要成本項目資訊部門預算之主要成本項目 1.硬體成本5.網路傳輸費用電腦及週邊設備(如電腦機型、磁碟機、磁帶機、列表機、終端機)購置、或租金、折舊費、保險費、維護費數據機、集訊機、路由機等之維護費、保險費、稅捐、連線費用(以連線類型、應用、地點等計費)、顧問費2.軟體成本6.用品耗材費用作業系統及其他系統軟體、應用軟體(租賃、折舊、維護費等)磁帶、磁碟、微縮膠片、報表紙及其他辦公室用品3.薪資與人事費用7.場地費用薪資(以人員、職務或小組區分，如系統分析師)、加班費、福利(稅捐、保險費、休假及其他)、教育訓練(為新軟體、程式、應用系統之使用)、聘雇、資遣及調職費用辦公室場地租金、電力、空調、水電4.辦公室設備費用8.其他費用影印機、辦公室系統、電話等(租賃、購置、租金、折舊、維修費等)差旅費、會議成本、教育訓練、印刷費、郵資、電話、手冊、雜誌、書籍、顧問諮詢費、外界服務、其他費用會計財務資訊系統 7系統需求大致分成下列四項：系統需求大致分成下列四項：資資訊訊需需求求首首先先要要決決定定電電腦腦作作業業所所產產生生的的報報表表是是那那些些，可可以以在在螢螢幕幕上上查查詢詢的的資資料料是是那那些些，根根據據這這些些需需求求就就能能知知道道應應輸輸入入那那些些資資料料，以以及及輸輸入入的的資資料料需需做做那那些些處處理理。訂訂出出資資訊訊需需求求就就決決定定了了電電腦腦作作業業的的輸輸入入資資料料、處處理理工工作，以及輸出資訊的內容。作，以及輸出資訊的內容。組組織織需需求求要要確確定定為為了了配配合合電電腦腦作作業業，原原有有的的人人力力配配置置需需作怎樣的調整。作怎樣的調整。控控制制需需求求是是指指為為了了使使電電腦腦作作業業正正確確，並並防防止止錯錯誤誤及及舞舞弊弊，在系統設計時應注意的事項。在系統設計時應注意的事項。硬硬體體設設備備需需求求初初步步確確定定這這套套資資訊訊系系統統需需要要多多大大的的電電腦腦硬硬體體網網路路設設備備，設設備備採採用用什什麼麼系系統統架架構構，以以及及需需要要那那些些電腦軟體。電腦軟體。會計財務資訊系統 8系統分析出來的各種方案可能有自建系系統分析出來的各種方案可能有自建系統統(buildin-housesystems)或購買套裝軟或購買套裝軟體體(purchasecommercialsoftwarepackages)。若外購軟體則設計階段時需。若外購軟體則設計階段時需針對不足或不合用部分增加設計客製針對不足或不合用部分增加設計客製程式或稱外掛程式。程式或稱外掛程式。會計財務資訊系統 9圖圖2.4 2.4 系統建置過程與方案系統建置過程與方案 規劃分析自建購買自建系統商用套裝軟體(如ERP系統)客製程式實施會計財務資訊系統 10圖圖2.5 2.5 使用者同意後的雛型即正式實施使用者同意後的雛型即正式實施 實施系統雛型設計分析規劃會計財務資訊系統 11圖圖2.6 2.6 資訊系統建立各階段所產生的文件資訊系統建立各階段所產生的文件 系統實施系統開發系統設計系統分析可行性研究設計階段專案計劃規格邏輯設計規格技術設計規格產生文件可行性研究報告系統需求書系統規格系統說明書會計財務資訊系統 12描述會計資訊系統之工具描述會計資訊系統之工具 系統分析師在了解分析現況及設計新程序系統分析師在了解分析現況及設計新程序新制度時新制度時，須，須用到一些工具以描述現行制用到一些工具以描述現行制度及新制度度及新制度，這些工具包括：，這些工具包括：1.1.文件流程圖，文件流程圖，2.2.資料流圖，資料流圖，3.3.系統流程圖，系統流程圖，4.4.程式流程圖，程式流程圖，5.5.決策邏輯表，決策邏輯表，6.6.檔案或記錄格式圖檔案或記錄格式圖，7.7.資料方格圖資料方格圖。會計財務資訊系統 13圖圖2.7 2.7 常用文件流程圖符號常用文件流程圖符號 發票單一表單文件32發票1三聯發票A暫時交易性檔案，未來仍會進一步處理者用以存放資訊的文件，例如日記帳、分類帳則左邊以黑實，以與輸入被處理的文件，如支票、發票、訂單、出貨單等有所區分永久檔案N表示數宇依數字順序排列歸檔。以發票為例，依銷貨發票號碼排列N人工作業會計財務資訊系統 14圖圖2.8 2.8 銷售收款文件流程圖銷售收款文件流程圖 銷售業務人員開始開立發票32發票1N客戶1應收帳款會計發票3繳款單2應收款款分類帳1入帳更新應收帳款明細分類帳日記簿N2出納收款員來自客戶背書公司帳戶名稱並編寫繳款單321N客戶2支票會計財務資訊系統 15圖圖2.9 2.9 資料流圖符號資料流圖符號 或(圓形)(圓角長方形)或(兩平行線)(三邊長方形)(方形)(箭頭)外部個體(externalentity)資料流向(dataflow)處理(process)資料儲存處(datastore)代表與系統有關的其他外界機構、單位或個人表示資料或表報的流向表示資料或表報的處理表示儲存資料檔或表報的地方會計財務資訊系統 16圖圖2.10 2.10 資料流圖資料流圖(一階一階)1.0計算加班工時員工加班時數檔案現場負責人4.0計算員工曠工時數請假單檔案員工曠工時數2.0審核請假員工底薪5.0計算員工薪資員工曠工時數檔案員工曠工記錄薪資記錄檔案薪工單人事總務長3.0計算各種請假時數加班卡未核准請假單員工加班時數代扣所得稅及保險費工時卡薪工單各種請假時數員工已核准請假單員工請假記錄員工加班記錄員工津貼員工基本資料檔案薪資 表示須再分解(decompose)會計財務資訊系統 17圖圖2.11 2.11 資料流圖資料流圖(二階二階)表示須再分解(decompose)5.1計算時薪員工加班時數檔案5.2計算應加金額應扣金額5.3計算應扣金額員工底薪5.4計算全薪員工曠工時數檔案員工曠工記錄5.5扣除半薪代扣所得稅及保險費員工時薪各種請假時數全薪員工加班記錄應加金額員工基本資料檔案薪工單薪資記錄檔案會計財務資訊系統 18圖圖2.12 2.12 DataStore定義之例子定義之例子 薪資記錄檔案員工編號姓名加班津貼獎金請假扣薪曠工扣薪代扣所得稅代扣保險費日期員工資料實作日數底薪應加金額應扣金額實發金額加班時數加班費職務津貼伙食津貼車輛保養夜點費其餘津貼績效獎金全勤獎金會計財務資訊系統 19圖圖2.13 2.13 處理邏輯說明之例釋處理邏輯說明之例釋 5.1計算時薪REPEATGET員工底薪FROM員工基本料檔案將員工底薪除以30天而得到日薪將日薪除以8小時而得到時薪UNTIL所有的員工基本資料檔案都讀完送出各員工時薪5.2.1計算加班費REPEATGET員工時薪GET員工加班記錄FROM員工加班時數檔案將甲種加班時數乘上員工時薪乘上2倍而得到甲種加班費將乙種加班時數乘上員工時薪乘上1.66倍而得到乙種加班費將丙種加班時數乘上員工時薪乘上1.33倍而得到丙種加班費將丁種加班時數乘上員工時薪乘上1倍而得到丁種加班費將甲乙丙丁四種加班費相加而得加班費送出加班費UNTIL每個員工的加班費都算出5.2.2計算獎金REPEATIF員工沒有全勤THEN不發全勤獎金ENDIF 將績效獎金與全勤獎金相加而得獎金會計財務資訊系統 20一些流程圖經常使用到的符號一些流程圖經常使用到的符號 支票開立銷貨發票列印採購單文件單據(Document)：任何書面單據，如支票、或銷貨發票。人工處理程序(ManualProcess)：任何人工作業，如開立銷貨發票或編製銀行調節表。處理(Process)：任何作業，無論以人工、機械、或電腦執行均屬之。通常和人工處理符號交互運用。但通常是指電腦處理程序。排列順序不與主機連線，而是離線儲存(Offlinestorage)，例如掛在架上的磁帶。會計財務資訊系統 21一些流程圖經常使用到的符號一些流程圖經常使用到的符號 按日期歸檔開始(結束)A流程線(Flowlines)：指示單據流向的線條，除非以箭頭表示其他方向，否則不是向下就是向右。註解(Annotation)：用以評註或說明，如按序歸檔（或按日期，字母等等）。）。表示程序的開始或結束。連結點(Connector)：轉出或進入流程圖的另一部份。用以避免過多的流程線交叉，轉出及轉入或連結，通常以字母或阿拉伯數字表示。顧客轉頁連結點(Offpageconnector)：表示轉入或轉出流程圖項目的來源或終止點。會計財務資訊系統 22一些流程圖經常使用到的符號一些流程圖經常使用到的符號 自客戶處收取現金否是存量低於安全存量?輸入輸出(Input/Output)：用以代替轉頁連結點，表示轉入或轉出流程圖的資料。決策(Decision)：表明是否之決策所引起的選擇行動。打孔紙帶顯示器記憶體磁碟線上儲存磁帶打孔卡片會計財務資訊系統 23圖圖2.14 2.14 應付帳款系統流程圖應付帳款系統流程圖 供應商應付帳款主檔應付帳款檔待採購訂貨檔供應商歷史檔待收貨採購單據待付款憑單檔傳票交易檔會計總帳作業業報表編製作業成本控制作業應付帳款作業輸入發票批次總數驗收單N應付帳款承辦員執行來自訂貨作業驗收單供應商發票顯示錯誤及例外人工審核並加總審校資料憑單彙總表驗收單供應商發票付款憑單顯示錯誤及例外更新應付帳款核准付款會計財務資訊系統 24圖圖2.15 2.15 程式流程圖例釋程式流程圖例釋 測試是否符合條件不符合符合執行A執行B2.2.選擇型選擇型執行A執行B1.1.簡單順序型簡單順序型AB測試條件是否符合符合A執行A3.3.迴圈型迴圈型B不符合會計財務資訊系統 25圖圖2.16 2.16 決策邏輯表決策邏輯表 圖(a)由流程圖編製決策邏輯表列印發票列印撿貨單否是否是存量訂貨量AB信用等級AAA？訂單處理123條件信用等級AAA？YN-訂貨量存量Y-N動作列印倉庫撿貨單X列印發票X至A執行程序X至B執行程序X會計財務資訊系統 26圖圖2.16 2.16 決策邏輯表決策邏輯表 IF HOURS40THEN G_PAY40 WAGE 1.5 WAGE (HOURS40)ELSE GPAY HOURS WAGE,：圖(b)由電腦程式編製決策邏輯表薪資處理12條件 HOURS40YN動作 計算包括加班費的薪水總額X計算薪資總額X會計財務資訊系統 27圖圖2.17 2.17 資料格式圖資料格式圖 記錄長度(R.L)=62區段長度(B.L)=6200區段目數(B.F)=100日期設計師系統：應付帳款發票號碼AN廠商代號AN開票日期N金額N(二位小數)付款期限N折扣天數N折扣%N折扣額N(二位小數)實際付款日期N支票帳號N1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011121314151617181920212223242526272829303132333435363738394041424344454647484950515253545556575859606162 6364會計財務資訊系統 28圖圖2.18 2.18 資料方格圖資料方格圖 檔案資料項薪資異動檔薪資主檔員工編號員工姓名薪資率身份證號碼會計財務資訊系統 29圖圖2.19 2.19 交易處理的基本工作交易處理的基本工作 基本活動說明記錄交易事件更新主檔列印報表或文件處理查詢記錄交易事件的重要屬性，如銷售單、訂貨單的資料。許多交易處理需要建立並維護一套主檔(masterfile)，以儲存與該交易有關企業個體之永久性或歷史性資料。譬如說，計算員工的薪水，必須知道其工資率、扣繳項目等。這些資料均存在一員工主檔中。在進行交易處理時，必須確定主檔中的資料為最新的。報表或文件是交易處理工作的產出，一般有定期性報表與突發性報表兩種。將交易資料集合起來，隨意因工作需要，調取任何一筆交易記錄供人使用。會計財務資訊系統 30系統設計系統設計 一、輸入設計一、輸入設計二、交易處理時機二、交易處理時機 三、資料檔的種類與儲存媒體之決定三、資料檔的種類與儲存媒體之決定 會計財務資訊系統 31圖圖2.20 2.20 電腦化交易事件記錄方法之舉例說明電腦化交易事件記錄方法之舉例說明 交易交易記錄方法說明拜訪客戶時所接之訂單人工記錄由銷貨員填具訂單。電話訂購由終端機鍵入由銷貨員接電話時當場由鍵盤輸入。採購人工記錄或由終端機鍵入可由人工填具採購單，或由採購員由終端機鍵入。乙存存款人工記錄或由終端機鍵入客戶自行填具存款單，而行員由終端機鍵入，或客戶自行由存款機鍵入。航空班機訂位終端機鍵入直接由終端機鍵入。會計財務資訊系統 32輸入設計輸入設計(一一)表單設計表單設計(documentdesign)原則原則(二二)畫面畫面設計設計(screendesign)(三三)選擇輸入裝置選擇輸入裝置(四四)代碼設計代碼設計(五五)輸入資料核驗輸入資料核驗 會計財務資訊系統 33代碼設計代碼設計 (一一)代碼設計方法代碼設計方法 1.1.依順序編號(sequential code)(sequential code)2.2.區段編號(block code)(block code)3.3.依類別編號(classification code)(classification code)4.4.代碼中各碼分別代表不同項目(Hierarchical)(Hierarchical)5.5.記憶代碼(Mnemonic Code)(Mnemonic Code)(二二)代碼中加代碼中加檢查碼檢查碼會計財務資訊系統 34圖圖2.21 2.21 常見的資料核驗方法常見的資料核驗方法 遺漏檢驗該輸入之資料卻為空白的情況合格的資料長度資料長度不符資料種類檢驗例如該是數字資料，檢查是否包含文字或特殊符號範圍或合理度檢驗該資料是否在預期之範圍內，如庫存量為負數則不合理不合理的代號如檢查輸入之會計科目編號，是否在編號範圍內核驗測試說明與原先儲存的資料比較如將客戶退款資料與應收帳款主檔中之餘額相比較會計財務資訊系統 35圖圖2.22 e 2.22 e 化交易處理之方式化交易處理之方式 e化交易處理方式資料準備資料處理與編表整批處理批次批次即時鍵入整批處理即時批次即時處理即時即時會計財務資訊系統 36圖圖2.23 2.23 三種交易處理方式之比較三種交易處理方式之比較 系統類型系統類型特性特性優點優點缺點缺點整批處理整批處理待交易事件累待交易事件累積一批後，才積一批後，才一併輸入電腦一併輸入電腦處理之處理之1.節省電腦的作業時間，節省電腦的作業時間，提高作業能量提高作業能量2.成本最低成本最低1.無法提供最新資無法提供最新資料料2.資料鍵入工作易資料鍵入工作易形成工作瓶頸形成工作瓶頸即時鍵入即時鍵入整批處理整批處理交易事件發生交易事件發生後，資料立刻後，資料立刻鍵入電腦暫存，鍵入電腦暫存，作整批處理作整批處理1.資料隨時鍵入，不致造資料隨時鍵入，不致造成工作瓶頸成工作瓶頸2.對原始資料而言，電腦對原始資料而言，電腦可以隨時提供最新資料可以隨時提供最新資料1.成本較高成本較高2.對彙總性資料而言，對彙總性資料而言，電腦無法提供最新電腦無法提供最新資料資料即時處理即時處理交易事件發生交易事件發生後，立刻輸入後，立刻輸入資料，立刻處資料，立刻處理，立刻顯現理，立刻顯現處理結果處理結果1.資料隨時鍵入，不致造資料隨時鍵入，不致造成工作瓶頸成工作瓶頸2.使用者可以在短期間內使用者可以在短期間內知道處理結果，有最新知道處理結果，有最新資料資料1.成本最高成本最高2.需要較新技術需要較新技術會計財務資訊系統 37E-RE-R模型設計法模型設計法 一、決定個體一、決定個體二、決定關係二、決定關係三、決定屬性三、決定屬性 四、決定鍵值欄位四、決定鍵值欄位 會計財務資訊系統 38圖圖2.24 2.24 銷貨發票銷貨發票 發票號碼：發票日期：客戶信用等級：客戶編號：運貨日期：客用賒銷額度：客戶名稱：銷貨總額：客戶地址：營業稅：銷貨單號碼：付款條件：序號品號品名規格單位數量單價 金額備註會計財務資訊系統 39圖圖2.25 2.25 部分訂單系統部分訂單系統E-R模式圖模式圖 業務人員ll處理接洽MllllllMllMl下訂單顧客MMMMNN欠產生收到應收帳款產生發票包含MM產品提供供應商被採購採購單接受會計財務資訊系統 40圖圖2.26 2.26 個體屬性釋例個體屬性釋例 顧客名稱電話號碼付款條件顧客帳號住址信用額度目前餘額l欠M應收帳款發票號碼顧客編號日期交易金額餘額會計財務資訊系統 41圖圖2.27 2.27 鍵值釋例鍵值釋例 lMMlMlMllllMNMMlMlMlNlN員工編號業務員處理接洽客戶帳號訂單號碼訂單產生銷貨發票號碼銷貨發票包含產生下收到應收帳款發票號碼欠顧客產品編號產品提供接受被採購採購單採購單號碼供應商供應商編號會計財務資訊系統 42資料未正規化之問題資料未正規化之問題 (一一)新增一筆記錄所產生的問題新增一筆記錄所產生的問題(二二)刪除一筆記錄所產生的問題刪除一筆記錄所產生的問題(三三)異動一筆記錄所產生的問題異動一筆記錄所產生的問題會計財務資訊系統 43正規化法正規化法(一一)第一正規化格式第一正規化格式(firstnormalform)若一筆紀錄沒若一筆紀錄沒有包括重覆的資料項目，則為第一次正規化格式。有包括重覆的資料項目，則為第一次正規化格式。(二二)第二正規化格式第二正規化格式(secondnormalform)檔案若已經檔案若已經第一次正規化，而且記錄中的每筆資料可由主鍵第一次正規化，而且記錄中的每筆資料可由主鍵值單一辨識，但若其中某些欄位可由主鍵值之一值單一辨識，但若其中某些欄位可由主鍵值之一部份辨識則應改善。如符合此條件即為第二次正部份辨識則應改善。如符合此條件即為第二次正規化格式。規化格式。(三三)第三正規化格式第三正規化格式(thirdnormalform)檔案已經第二檔案已經第二正規化而且所有和主鍵值無關的資料項目間彼此正規化而且所有和主鍵值無關的資料項目間彼此獨立即為第三次正規化格式。獨立即為第三次正規化格式。會計財務資訊系統 44圖圖2.28 2.28 正規化程序正規化程序 A.未正規化格式未正規化格式1.發票檔發票號碼 客戶編號 客戶名稱 客戶地址 付款條件 信用等級 賒銷額度銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額 營業稅 品號 品名規格 單價數量B.第一次正規化格式第一次正規化格式1.發票檔發票號碼客戶編號銷貨單號碼發票日期運貨日期 銷貨總額營業稅2.客戶檔客戶編號客戶名稱客戶地址付款條件信用等級賒銷額度3.產品項目檔發票號碼品號品名規格單價數量會計財務資訊系統 45圖圖2.28 2.28 正規化程序正規化程序 C.第二次正規化格式第二次正規化格式1.客戶檔客戶編號客戶名稱客戶地址付款條件信用等級賒銷額度2.發票檔發票號碼 客戶編號 銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額營業稅3.銷貨細項檔發票號碼品號數量4.產品項目檔品號品名規格單價會計財務資訊系統 46圖圖2.28 2.28 正規化程序正規化程序 D.第三次正規化格式第三次正規化格式1.客戶檔客戶編號客戶名稱客戶地址付款條件信用等級2.信用等級檔信用等級賒銷額度3.發票檔發票號碼客戶編號銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額營業稅4.銷貨細項檔發票號碼品號數量5.產品項目檔品號品名規格單價會計財務資訊系統 47表達個體間關聯表達個體間關聯(Relationship)的的方法方法 一、一對多的關係一、一對多的關係(1:M)(1:M)二、多對多的關係二、多對多的關係(M:M)(M:M)结束语当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的，所以不要放弃，坚持就是正确的。WhenYouDoYourBest,FailureIsGreat,SoDonTGiveUp,StickToTheEnd谢谢大家荣幸这一路，与你同行ItSAnHonorToWalkWithYouAllTheWay演讲人：XXXXXX时间：XX年XX月XX日
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