文书档案整理课件

文书档案整理芜湖市档案局文书档案整理1文书档案整理工作一、定义文书档案整理，将机关团体、企事业单位和社会组织在公务活动中形成，已经办理完毕的应当归档的文件材料，按照一定的原则和要求，进行科学的分类、排列、确定保管期限、组卷（装盒）、编目等，使之系统化、条理化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：传统整理方法以“卷”为管理单位新的整理方法以“件”为管理单位文书档案整理工作一、定义2二、制定标准1、制定本单位文件材料保管期限表 按照国家档案局1987年颁发的关于机关档案保管期限的规定，结合本单位文件材料形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，制定本单位的文件材料保管期限表，将需归档保存的文件材料划分为“永久”、“长期”、“短期”三类保管期限。实际操作中,档案保管期限的制定一般也分成三类情况：一是对本单位制发和外单位针对本单位工作制发的文件材料就高划定；二是直属上级部门制发的文件；三是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。2、制定本单位文件材料的归档范围和不归档范围按照国家档案局1987年颁发的机关文件材料归档范围和不归档范围标准，将本单位所形成的文件材料划分归档范围和不归档范围。3、做好本单位分类大纲编制工作 根据本单位机构设置及文件形成的特征，按照复式分类要求，选择制定本单位的文书档案的分类方案。以上标准一旦确定后，就不宜随便更改，它是保证本单位档案案卷质量的前提，不可马虎。二、制定标准1、制定本单位文件材料保管期限表3传统整理方法以卷为管理单位文书档案按“卷”整理流程：1、收集2、分类3、组卷4、检查调整卷内文件5、排列卷内文件6、卷内文件编号7、编制卷内文件目录8、拟写案卷标题9、填写案卷封面10、装订案卷11、填写卷内备考表12、案卷排列13、编制档号14、编制案卷目录15、装盒传统整理方法以卷为管理单位文书档案按“卷”整理流4一、收集 （一）文件的收集工作 按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。（二）收集的原则 齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位;二是直属上级主管部门和直属下级部门;三是外单位针对本单位工作制发;四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。一、收集（一）文件的收集工作5二、分 类（一）（一）年度分类法年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分类。1、计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度组卷。2、多年度的规划、预算，放在针对的第一年组卷。3、跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年组卷。4、计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年组卷。主要是计划就归入计划的针对年组卷。5、跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年组卷。6、跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度组卷。7、法规性文件，放在公布或批准的年度组卷。8、跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度组卷。9、转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度组卷。二、分类（一）年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分6 （二）按机构或问题分类（二）按机构或问题分类将文件按其形成或承办的机构（内容所说明的问题）分类。1、各类的次序可按本单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。2、几个机构共同处理的文件一般以主办机构归类。3、临时机构文件归类。（三）按保管期限分类（三）按保管期限分类按照本单位制定的文书档案保管期限表，将文件划分成“永久”、“长期”、“短期”。在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分类方法有两种：1、年度-机构-保管期限分类法2、保管期限-年度-问题分类法在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。（二）按机构或问题分类将文件按其形成或承办7三、组卷 （一）（一）运用公文主要特征组卷运用公文主要特征组卷 1 1、按问题特征组卷、按问题特征组卷 将反映同一事件、同一问题、同一项工作、同一人物的公文组合在一起。这是实际工作中使用最广泛的方法。例：芜湖市档案局关于做好档案安全工作的通知、报告。2 2、按时间特征组卷、按时间特征组卷 按文件内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在一起。例：芜湖市档案局1998年局办公会会议记录。3 3、按责任者特征、按责任者特征组卷组卷 将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起。例：安徽省人事厅关于干部培训、职称评定等工作的规定、通知。4 4、按公文名称特征组卷、按公文名称特征组卷 将具有相同公文名称的若干份文件组合在一起。例：芜湖市经贸委关于所属企业改制情况的报告。三、组卷（一）运用公文主要特征组卷8 5 5、按通讯者组卷、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷。6 6、按地区组卷、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷。但在实际运用中，为使卷内公文的联系更加紧密，便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。例如：“中共芜湖市委组织部关于1998年干部任免的通知”，就是将责任者、时间、问题责任者、时间、问题和公文名称公文名称四个特征结合使用。5、按通讯者组卷9 （二）运用公文主要类型组卷（二）运用公文主要类型组卷 1 1、会议文件、会议文件 一般是一会一卷，会议文件较多的大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数会一卷。2 2、案件材料、案件材料 主要指非诉讼案件材料。立卷时一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。3 3、信访材料、信访材料 可根据来信所反映的问题、信件作者信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。4 4、简报、刊物、简报、刊物 可按简报（情况反映、动态等）和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期一卷。（二）运用公文主要类型组卷10（三）组卷的基本要求（三）组卷的基本要求1、不同机构或问题的文件材料不能组合在一起。2、不同保管期限的文件材料不能组合在一起。3、密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。（三）组卷的基本要求11四、检查、调整卷内文件1、检查卷内公文是否符合归档范围要求。2、检查卷内公文是否齐全、完整。3、检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系。4、检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。5、检查卷内公文纸张是否大小不一或有破损现象。6、检查卷内公文是否有字迹褪色和“三笔”现象。7、检查中发现分类或保管期限不准、组卷不合理等问题应及时调整，发现重份文件要剔除。四、检查、调整卷内文件1、检查卷内公文是否符合归12五、卷内文件的排列 (一一)对于单份文件，其排列顺序分两种情况：对于单份文件，其排列顺序分两种情况：1、本单位收文的排列顺序一般为：（1）文件处理单/拟办单/签批条（2）正本。2、本单位发文的排列顺序一般为：（1）正文/转发文（2）附件/被转发文（3）发文稿纸（4）定稿/重要文件历次修改稿。五、卷内文件的排列13 (二二)对于多份文件，其排列顺序如下对于多份文件，其排列顺序如下1、卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列。2、卷内文件两个以上作者、问题单一的，按作者时间顺序排列。3、作者单一、两个以上问题的，按问题时间顺序排列。4、多问题、多作者的，按问题作者时间或作者问题时间顺序排列。14六、卷内文件编号六、卷内文件编号为固定卷内文件排列的位置，便于统计和保护文件，对每一卷档案按已排定的顺序依次用铅笔对有文字图表的页面采用阿拉伯数字从“1”开始编流水号，页号的位置在文件的正面右上角，背面左上角。（卷内目录、备考表不编页号）。六、卷内文件编号15七、编制卷内文件目录卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。编制要求如下：1、顺序号填写卷内每份公文排列顺序的序号。一份公文一个顺序号。2、文号即公文发文机关的发文字号。填写时应照抄实录。3、责任者即公文的制发机关或署名者。填写时应用全称或规范化简称。4、题名即公文标题。一般照抄实录。规范性标题应体现文件责任者、内容、文种三要素，若公文标题过于复杂，可缩写，没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名，并加“”，文件中涉及本单位人名输入电子目录时需全部录入。5、日期公文的形成时间。填写时以八位阿拉伯数字表示，如：20100506。没有日期的文件应考证清楚后填写。6、页号即卷内公文所在页号。填写时除卷内最后一份公文需填写起止页号外，其余公文只填写首页页号。7、备注留待对卷内公文变化时作说明之用。七、编制卷内文件目录卷内文件目录项目16卷内文件目录样表卷内文件目录样表卷内文件目录样表17八、拟写案卷标题 案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录中最主要的项目。拟写时符合案卷题名结构“三要素”要求，即：责任者问题名称（文种)。1、责任者责任者 应写全称,以印章为准或通用简称，通用简称应具备唯一性。联合发文时如责任者过多,则选2-3个主要责任者，后加“等”字。立档单位是责任者必须抄录。2、问题问题 应简明扼要、用词规范，不能目录式堆砌或全面罗列，不能漏掉主要内容，总字数控制在50个汉字以内。3、文种文种 也应概括在三个以内，如：“计划、意见、要点”等，只标明“计划”即可。八、拟写案卷标题18九九、填写案卷封面、填写案卷封面案卷封面的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。一律用碳素或蓝黑墨水笔书写，也可用计算机打印，要求字迹工整、清晰、醒目。九、填写案卷封面案卷封面的项目包括：全宗名19案卷封面填写示例案卷封面填写示例案卷封面填写示例20十、装订案卷十、装订案卷采用三孔一线的方式进行左侧装订,三孔必须在一条直线上，装订要牢固结实、整齐美观。装订前先要去除文件中易锈蚀的金属物（如订书针、大头针、回形针等），对破损文件要进行修补（不能使用胶条等塑料、化学品），对没有装订线的文件要另用纸加宽，对超大纸张的文件应进行切齐或折叠，切齐文件时要注意不要把文件边上的批示切掉。十、装订案卷21十一、十一、填写备考表填写备考表备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。其填写要求如下：1、卷内情况说明：主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、立卷人：完成立卷后，由立卷者签名。3、检查人：由案卷质量审核者签名。4、日期：案卷整理完成年月日。十一、填写备考表22十二、案卷排列十二、案卷排列（一（一）采用年度）采用年度-机构（问题）机构（问题）-保管期限分类法保管期限分类法先将案卷按年度先后排列,然后在每个年度下再按机构（问题）排列,最后在每个机构（问题）内按保管期限排列。（二）采用保管期限（二）采用保管期限-年度年度-问题分类法（推荐）问题分类法（推荐）先将案卷按保管期限永久、长期、短期区分开，然后在同一种保管期限内按年度先后排列，最后在同一年度内按问题排列。按问题排列是结合重要程度或相互联系排列。在按机构排列时，一般是将党政工团等综合性机构的案卷排在前边、业务性机构的案卷在后、行政后勤机构的案卷排在最后；在排列同一机构（问题）内的案卷时，可采用两种方法：一是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案卷所反映的时间顺序排列，案卷排列应基本保持前后一致。十二、案卷排列23十三、编制档号十三、编制档号 档号主要由全宗号、目录号、案卷号、件（页）号等要素组成。1、全宗号、全宗号 是给每个立档单位编制的代码，由四位阿拉伯数字组成。2、目录号、目录号 是指档案类别和保管期限的代码。由汉字、汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的一组代码标识。文书类档案以“W01”、“W02”、“W03”分别表示永久、长期、短期三种。3、案卷号、案卷号案卷排列的顺序号。同一保管期限内的案卷按四位阿拉伯数字排大流水编号。4、件号、件号 案卷内文件的顺序号。按排列顺序流水编号。5、页号、页号 案卷内文件每页的顺序号。按排列顺序流水编号。十三、编制档号24十四、十四、编制案卷目录编制案卷目录 包括档号、案卷标题、起止日期、份数、页数、期限、备注等项目。1、分年度编制、分年度编制将全宗内的文书档案逐年按保管期限，即永久、长期和短期的顺序编成一本案卷目录，即每一年要形成一本目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。2、混年度编制、混年度编制根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录，这种方法可减少目录的数量，方便管理，一般适用于档案年形成量不大的单位。但不便于插卷和案卷的随时调整。案卷目录编制好以后要加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。案卷目录应一式三份。档案移交时，一份存单位档案室，两份随档案移交档案馆。十四、编制案卷目录25 案卷目录示例案卷目录示例案卷目录示例26 装盒包括将案卷按顺序装入档案盒，填写备考表、放置卷内文件目录、编制盒脊项目等内容。装盒的要求：1、不同保管期限的案卷不应放入同一档案盒。2、同一保管期限内的案卷按大流水号顺序装盒。3、每盒档案不宜装得过满，要留有一定空间。十五、装盒装盒包括将案卷按顺序装入档案盒，填写备考表、十五、装27 0218 W01 2001 0001 0010 永久芜芜湖湖市市档档案案局局档案盒脊背示例：档案盒脊背示例：0218W0120010001永久芜档案盒脊28新的整理方法以“件”为管理单位 概概 述述 （一）归档文件整理规则制定的背景（一）归档文件整理规则制定的背景随着机关办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，传统的文书立卷方法明显暴露出繁琐、复杂、效率低等弱点，影响档案工作的发展，客观上成为制约档案事业发展“瓶颈”。因此，国家档案局于2000年12月在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性基础上，从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件材料整理的许多程序、环节进行调整简化。发布了我国档案工作新的行业标准归档文件整理规则。此最根本的特点，就是对归档文件的整理，采用以“件”为单位，进行文件级整理。它的适用范围：只针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。新的整理方法以“件”为管理单位概述29 （二）归档文件的概念（二）归档文件的概念立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（三）调整本单位文件材料归档范围和保管期限表（三）调整本单位文件材料归档范围和保管期限表 根据2006年12月，国家档案局公布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局第8号令），结合本单位文件形成的特点、重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，调整本单位的文件材料的归档范围和保管期限表，将原有的保管期限“永久”、“长期”、“短期”调整为“永久”、“定期（包括30年、10年）”。相对于老的规定，更明确，更具有操作性。（四）归档文件整理流程（四）归档文件整理流程1、收集2、“件”的确定3、文件的修整4、装订5、分类6、排列7、编号、盖章8、编目9、装盒10、排架11、档案的移交。（二）归档文件的概念30一、收集 归档文件的收集归档文件的收集工作工作 指按照国家有关规定，对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。收集原则收集原则 齐全完整。它是保证本单位文书档案齐全完整的一项十分重要工作，不仅要将全年中有发文编号文件收集齐全，还要加大对帐外文件材料的收集工作。如各类报表、部门总结、工作汇报、会议记录等。收集重点一是本单位，二是直属上级主管部门和直属下级部门，三是外单位针对本单位工作制发，四是外单位制发的本单位要长期贯彻执行的文件。一、收集归档文件的收集工作指按照国家有关规定，对国31 二、“件”的确定一般以每份文件为一件。但是，在实际工作中各单位形成的文件情况各不相同，具体操作时可以按以下标准来确定“件”：1、文件正本与定稿为一件文件正本与定稿为一件 重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿可各为一件。2、正文与附件为一件正文与附件为一件 3、正文与文件处理单为一件正文与文件处理单为一件 4、原件与复制件为一件原件与复制件为一件，如：传真件、圆珠笔书写的文件以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。5、转发文与被转发文为一件转发文与被转发文为一件 6、报表、名册、图册等一册（本）为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件 7、来来文文与与复复文文可可为为一一件件，如：请示与批复、报告与批示、函与复函。8、不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件。9、成套的会议材料各为一件成套的会议材料各为一件 10、未装订的式样同一的表格作为一件未装订的式样同一的表格作为一件二、“件”的确定一般32三、文件修整整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，对不符合要求的文件应进行修整。具体内容如下：（一）修裱（一）修裱 对破损纸张进行修补或托裱。（二）复制（二）复制 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制或字迹加固处理。（三）去除易锈金属物（三）去除易锈金属物 除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。（四）大纸张折叠（四）大纸张折叠 归档文件盒只能容纳A4规格的文件，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的宜单张折叠，数量少的可一起折叠。（五）传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档（五）传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档 尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题，但强于传真件字迹的耐久性。复印件应单面复印，复印时墨粉浓度不要太深，以防粘连。三、文件修整整理归档文件所使用的书写材料、33四、文件装订（一）（一）归档文件应按归档文件应按“件件”装订。装订。“件件”内排序：内排序：1、正本在前，定稿在后；2、正文在前，附件在后；3、原件在前，复制件在后；4、转发件在前，被转发件在后；5、复文在前，来文在后；6、重要文件历次修改稿都需存留的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后；7、不同文字的文本，中文本（汉文本）在前，外文本（少数民族）在后。8、报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。去除原有的不符合要求的装订物。9、订本式的会议记录，要拆除原来不符合规范的装订物，重新装订。四、文件装订（一）归档文件应按“件”装订。“件”内排序：34（二）装订要求（二）装订要求 1、装订的文件要力求整齐、结实、美观。2、采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐。3、采用左侧装订的，应将文件左侧、下侧对齐。（二）装订要求35（三）装订方式和用品：常用的有三种（三）装订方式和用品：常用的有三种 1、线装线装 ：缝纫机轧线或三孔一线。2、粘接式：采用浆糊及胶水粘贴，成本较低。3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 4、无酸纸封套：装套。装订应使用符合档案保护要求的装订材料，降低成本、简便易行（推荐第一种）（三）装订方式和用品：常用的有三种36五、归档文件的分类（一）分类方法 包括年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法。（二）复式分类法机关档案室在实际工作中，归档文件数量较多，使用单一的分类方法较少，一般将几种方法结合使用。如：1、年度机构保管期限 2、保管期限年度问题 3、年度保管期限五、归档文件的分类（一）分类方法37 1、年度分类法根据形成和处理文件的年度对归文件进行的分类。采用年度分类法正确确定文件日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。具体有以下几种：（1）一份文件有多个时间特征，如：成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等均以签发日期为准。（2）计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等文件的归档时间皆以签发日期为准。（3）跨年度形成有密切关系的文件在办结年度归档。（4）件内稿本与文本日期不一致，应以装订时排在前面的文件的时期为准。（5）文件没有标注日期，应考证清楚，按考证日期归档。（6）有专门年度按专门年度与自然年度合并归档，如：2015-2016学年度文件与2015年文件归入同一类。1、年度分类法38 2、机构分类法将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。3、问题分类法按归档文件内容划分类别。适用内部机构较大，职责范围不甚清楚，形成文件材料在内容上常有交叉的机关单位。此种分类的优点：一是不会随单位内设机构调整而有较大变动，二是档案进馆后便于查找，三是针对以件为单位归档时可减少出现很多小流水号，给统计工作带来不便。分类一般以3至5个类目为宜，即大单位或是内设机构多的单位可分5个类目，小单位可以分3个类目。4、保管期限分类法将归档文件按照不同的保管期限分类的方法。2、机构分类法395、复式分类法（1）保管期限年度问题分类法（推荐）将立档单位同一全宗内归档文件按划定的保管期限分类，同一保管期限内的文件再按年度分类，同一年度内再按问题分类。（例1）（2）年度机构保管期限分类法将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按形成或承办机构分类，同一机构内的文件按划定的保管期限分类（例2）（3）年度保管期限分类法 将立档单位同一全宗内归档文件按其形成的年度分类，同一年度内的文件再按保管期限分类。（例3）5、复式分类法40例1：永久：2011年党群类行政类人事类业务类30年：2011年党群类行政类人事类业务类10年：2011年党群类行政类人事类业务类例1：41例2：2011年：办公室永久、30年、10年 人事科永久、30年、10年 管理科永久、30年、10年 2012年：办公室永久、30年、10年 人事科永久、30年、10年 管理科永久、30年、10年 2013年：例2：42例3：2011年：永久、30年、10年 2012年：永久、30年、10年 2013年：永久、30年、10年 一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。不管采取哪一种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性，做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确，为今后向档案馆移交方便，建议采用：保管期限年度问题分类法。例3：43六、归档文件的排列 （一）件与件的排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间或重要程度排列。1、事由原则同一事由即有密切联系的文件材料应当排列在一起。“事由”可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，如一次活动、一次会议、一项工程、一项业务。2、排列方法在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。（1）同一事由内归档文件的排列按文件形成时间的先后顺序或文件的重要程度排列。（2）不同事由间归档文件的排列按不同事由形成时间（即办结时间）的先后顺序排列。按事由的重要程度排列。按事由文件材料的责任者或承办部门分别集中排列。按事由文件材料所反映的不同问题分别集中排列。会议文件、统计报表、内部刊物等成套性文件可集中排列。六、归档文件的排列（一）件与件的排列归档文件应在分类方44（3）零散文件材料的排列可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作应尽量避免。3、应注意的问题（1）不能直接按文件形成的时间或收、发文字号的顺序排列（2）“随办随归”的前提是“同一事由文件齐全完整”（3）“事由”与“问题”的区别（二）每份文件内不同稿本的排列按照文件审批单、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件的顺序排列。45七、归档文件的编号、盖章 归档文件编号 是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，应依分类方案和排列顺序逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置一般应加盖在归档文件首页上端的空白位置，尽量不要压住文件字迹，也不要与指示文字或收文章等交叉。归档章的内容 包括全宗号、年度、保管期限、机（问题）、室编件号、馆编件号6项，其中机构（问题）为选择项,其它为必填项。七、归档文件的编号、盖章46（一）归档章各个项目的具体填写要求1 1、全宗号全宗号 综合档案馆赋予立档单位的代码，以四位阿拉伯数字填写，如：芜湖市档案局为“0218”。2 2、年、年 度度 指归档文件的形成年度。填写时以4位阿拉伯数字表示，如：2015年标识为“2015”，不能简写为“15”。3 3、保管期限、保管期限 归档文件保管期限的全称或标识年限。填写时分别为“永久、30年、10年”，不能写成“永久、30、10”,更不能写“1、2、3”。4 4、室编件号、室编件号 归档文件的排列顺序号，以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。5 5、馆编件号、馆编件号 在移交时根据档案馆规定编写。6 6、机构或问题、机构或问题 按照分类方案中的类目名称准确填写，如“办公室”或“行政类”。（一）归档章各个项目的具体填写要求47（二）填写归档章项目字迹要求使用符合档案保护要求的字迹材料(碳素或蓝黑）（三）归档章格式其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格（如图）。（四）归档文件页号的编制编制每件归档文件的页码。用铅笔对有图文的页面采用阿拉伯数字从“1”开始编流水号，位置在文件的正面右上角，背面左上角。48八、归档文件的编目 归档文件目录是由归档文件目录、归档文件目录封面两部分构成。归档文件目录,其内容包括机构（问题）、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等。编目要以“件”为单位进行，按照分类、排列的结果逐类、逐件编制目录，在目录中一件文件体现为一条条目，条目必须要与实体一一对应，避免一些档案成为死档。八、归档文件的编目归档文件目录是由归档文件目录、归49（一）归档文件目录的填写要求1、件号填写室编件号，向国家各级综合档案馆移交的档案须填写馆编件号。要与档号章上的件号对应。2、责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时用全称或规范化简称，不能用“本部”、“本局”、“本公司”。联合发文出现多个责任者时，只写2-3个单位后面加“等”字表示，立档单位是责任者的必须抄录。3、文号文件的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应据实抄录。5、日期文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标“20130316”。文件中没有日期的，应进行考证。6、页数每份归档文件的总页数。7、盒号归档文件整理装盒后，在同一保管期限下按大流水号编制。8、备注注释文件需说明的情况。（一）归档文件目录的填写要求504、题名文件标题，填写时据实抄录。（1）规范性标题应体现文件责任者、内容、文种三要素，重要来往文件还应体现受文者。（2）没有标题或标题不规范，应自拟标题并加号。如：芜湖市档案局通报，应重拟标题并抄录为：芜湖市档案局关于精神文明建设情况的通报。（3）如果文件题名过长，应简明扼要地拟写题名，将总字数控制在50个汉字以内。但要体现文件责任者、内容、文种三要素。（4）成套文件在编目时要在每一份文件标题中将文件成套性特征标注清楚。（5）总结、报表、统计表等文件，标题中应标识年度。（6）文件中涉及人名，在输入电子目录时需全部录入。4、题名文件标题，填写时据实抄录。51 归档（盒内）文件目录样表机构（问题）：办公室机构（问题）：办公室保管期限：保管期限：3030年年归档（盒内）文件目录52 （二）归档文件目录用纸采用国际标准A4型，竖排打印后装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构（问题）装订成若干本，这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中可用口取纸以区分保管期限和机构（问题）。（三）归档文件目录封面设置包括全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。全宗名称：立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称；年度：文件形成年度；保管期限：填写永久、30年、10年；机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文件的类目。如：办公室（党群类）（二）归档文件目录用纸53归档文件目录封面（样本）归档文件目录封面（样本）54九、归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，放置盒内文件目录、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。（一）装盒的要求 1、归档文件应严格按件号的先后顺序装入档案盒，每一盒的厚度应松紧适度，不能过满；2、不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；3、分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。九、归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档55（二）档案盒样式及规格档案盒应采用无酸纸。规格为310mm220mm（长宽）盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。如:（二）档案盒样式及规格档案盒应采用无酸纸。规格为356 （三）档案盒盒脊填写要求档案盒脊背应标注全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号即档案盒的排列顺序号，按同一保管期限内大流水号编制。档案盒盒脊项目应逐项填写清楚，档案室可根据是否移交进馆的需要采用打印粘贴、盖章等方式编制。（三）档案盒盒脊填写要求档案盒脊背应57档案盒盒脊 0218 2008 永久永久 党群党群1 28 1芜湖市档案局芜湖市档案局盖盖印印档档案案盒盒封封面面盒盒脊脊式式样样档案盒盒脊02182008永久58（四）备考表（四）备考表59九、排架 档案按分类方案排架。如：年度机构（问题）保管期限 或 年度保管期限机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架,也可将历年档案统一按保管期限分别排架。九、排架档案按分类方案排架。60十、档案的移交（一）机关各科室向本单位档案部门移交机关各科室一般应在次年6月底前向本单位档案部门移交已整理归档的案卷或归档文件，机关档案部门工作人员核对无误后双方办理移交手续。一些专门文件或个别业务单位、驻地分散的单位可另行规定切合实际的归档时间。（二）机关单位定期向市级档案馆移交1、各移交单位与市档案馆工作人员对所移交的档案进行严格清点检查。当面清点核对移交档案数量是否与移交目录一致，检查其质量是否符合向市档案馆移交的标准要求。对不符合要求者，要求其重新整理。2、清点核对准确无误者，便可办理移交登记手续。十、档案的移交（一）机关各科室向本单位档案61（三）移交手续的办理1、检索工具的移交。卷内文件目录（归档文件目录）一份，交档案馆保存。案卷目录移交表（归档文件目录移交表）一式三份、并逐一写明移交总卷（件）数，移交人、接收人、交接时间等项目，经双方领导签字盖章后，一份退回原单位保存，另两份交档案馆保存。2、交接文据一式两份，经双方负责人签字、盖章后各自保留一份。说明：移交档案的同时，各单位全宗介绍、组织沿革、大事记、分类方案、保管期限表等资料应一并移交。文书档案整理课件62案卷目录移交表封面：芜湖市房地产管理局芜湖市房地产管理局 1985198520012001年度年度 0327 永久永久 W01案卷目录移交表封面：芜湖市房地产管理局198563案卷目录移交表封底：91 张张XX 顾顾XX 陈陈XX 江江XX2015 8 24案卷目录移交表封底：91张XX顾XX64归档文件目录移交表：归档文件目录移交表：65 档档案案交交接接文文据据示示例例档案交接文据示例66电子目录著录v一、案卷目录v二、卷内目录v三、归档文件目录电子目录著录一、案卷目录67v著录项：全宗号、分类号、案卷号、档号、题名、起始日期、终止日期、编制单位、总件数、总页数、保管期限、备注v其中必填项：全宗号、档号、题名、起始日期、终止日期、编制单位、总件数、总页数、保管期限案卷目录著录项：全宗号、分类号、案卷号、档号、题名、起始日期、终止日68案卷著录项格式v全宗号：4位。首位为0无法输入4位的，可在数字前加（半角单引号），如0124，输入0124。v分类号：文书档案永久(W01)、长期（W02）；专业档案自行定义，字母采用大写。v案卷号：4位，不足部分用0补齐，比如124写作0124，输入方式同全宗号。v档号：格式为“全宗号-目录号-案件号”，如：0001-W01-0124。v题名：文本，不得超过50个汉字。案卷著录项格式全宗号：4位。首位为0无法输入4位的，可在数字69案卷著录项格式v起始日期、终止日期：8位日期，如19820528；不足八位的以0补齐，如19820000。v编制单位：单位全称或规范简称。v总件数：阿拉伯数字，如20。v总页数：阿拉伯数字，如15。v保管期限：永久、长期。v备注：其他要说明的事项。案卷著录项格式起始日期、终止日期：8位日期，如198205270卷内目录v著录项：全宗号、分类号、案卷号、档号、顺序号、文件编号、题名、责任者、形成日期、保管期限、密级、页数、页号、备注v其中必填项：全宗号、档号、顺序号、题名、形成日期、保管期限、页数卷内目录著录项：全宗号、分类号、案卷号、档号、顺序号、文件编71卷内著录项格式v全宗号、分类号、案卷号、档号、题名、保管期限、备注：要求与案卷目录相同。v顺序号：卷内顺序号，格式为数字，如：5v文号：文本，不得使用半角小括号“()”。v责任者：简称或规范简称，要求字数不超过127字；除主办单位和本单位以外发文单位可以用“等”替代v形成日期：8位日期，如19911202,19810000。v密级：绝密、机密、秘密或空。v相关人员：文件中本单位或本系统相关人员名单，如已在题名中可省略卷内著录项格式全宗号、分类号、案卷号、档号、题名、保管期限、72归档文件目录v著录项：全宗号、年度、保管期限、机构问题、盒号、室编件号、责任者、文号、题名、形成日期、页数、开放标志v其中必填项：全宗号、年度、保管期限、室编件号、责任者、题名、形成日期、页数、开放标志归档文件目录著录项：全宗号、年度、保管期限、机构问题、盒号、73归档文件著录项格式v全宗号、文号、题名、保管期限、形成日期、页数、相关人员、备注：要求与案卷目录相同。v年度：4位，如2005。v机构问题：机构分类、问题分类、或空v盒号：数字，如5。v室编件号：数字，如357。v密级：密级或“主动公开”、“依申请公开”、“不公开”。归档文件著录项格式全宗号、文号、题名、保管期限、形成日期、页74特别注意事项v不能使用半角符号：逗号（,）、分号（;）、单引号（）、双引号（）、小括号（左(、右)）、问号(?)、百分号（%）、星号（*）。v可以使用相应的全角标点符号代替，建议录入目录的时候保持汉字输入法。v为什么不能用：和系统内部操作符冲突，导致数据无法导入系统，就像文件名不能包含“?”、“*”等符号是一个道理。特别注意事项不能使用半角符号：逗号（,）、分号（;）、单引号75电子目录文件v文件格式：xls（excel）、xlsx（excel）、et（wps表格）、dbf 等格式化表格文件。v不要采用doc等文本文件。v卷内目录可以根据保管期限分成两张表，案卷目录、归档文件目录数据尽量在一张表。v表格内部不得有合并单元格。电子目录文件76联系QQ徐陵1149347353徐玲芝310452315刘小东11565451联系QQ徐陵1149347353徐玲芝77