办公软件培训讲义

常用办公软件1PowerPointPowerPointExcelExcelWordWord本课程涉及的软件2让Point更Power345页面阅读页面阅读配合演讲配合演讲商业幻灯片：两种主要用途6为什么要做PPT？7答：答：我是被逼的！我是被逼的！8当沟通时间不足时9当难以文字描述时10好PPT只有一个目标：更有效沟通11商业PPT常见弊端把PPT当提词稿12你愿意看这样的幻灯片吗？13商业PPT常见弊端花瓶PPT14你能看懂这页幻灯片在讲什么吗？15听众看PPT的三大沟通障碍16使用PPT的沟通障碍没兴趣没看懂没印象1718一目了然：让别人能看懂PPT含义1992年，阿特西尔弗曼遇到一个问题：如何让美国人民了解电影院一中份爆米花就含37克饱和脂肪酸，而美国农业部建议一顿正常的饮食所含的饱和脂肪酸不得超过20克，一包爆米花差不多就能提供差不多成人一天所需的饱和脂肪酸。饱和脂肪酸的含量20克37克吃=早餐+中餐晚餐+假如你这样讲？19假如你这样讲？20什么样的图片才是好图呢？21真实而不是卡通22清晰而不是模糊23贴切而不是无关24和谐而不是炫耀25明朗而不是灰暗26背景，突出性和协调性27关于2004年手机互联网联通率28关于2004年手机互联网联通率29关于2004年手机互联网联通率30关于2004年手机互联网联通率3132散乱的几个方块33对齐34对齐前对齐后快速对齐35市场容量分析36聚拢37市场研究方案38对比39某网游服务器分布40时间轴-用图片讲故事41一目了然-好图胜千言42德国人说的准点中国人说的准点一目了然-好图胜千言43德国人排队中国人排队一目了然-好图胜千言4445提高可读性46471234加大变色标识背景1234123412341234突出你表格上的关键信息484950515253太中规中距了54顺便学点PPT里PS图片的方法5556拉伸：让图片变大或缩小5758观察下右手观察下右手59裁剪：好图片是裁出来的裁掉后 去背：背景色不兼容可以去掉6061插入图片看看62图片要置于底层图片把字挡住了！63白色背景不协调64有时候，尝试下全屏照片65感觉不错感觉不错666768褐色灰度冲蚀黑白重新着色：假如颜色有点冲突69白领们爱听的音乐爵士音乐摇滚音乐古典音乐流行音乐70爵士音乐爵士音乐+=组合+旋转宝丽来特效是这样炼成的71随身听曾经人手一部的10%手机用途越来越广泛20%Ipod时髦者的选择10%收音机最早也是最经典的60%白领听广播的武器72加框：给图片加上边线73最常用：配阴影制造漂浮层次感74图片风格太单调，换样式7576收听目的收听目的收听地点收听目的收听地点收听工具收听目的收听目的收听地点收听目的收听地点收听工具试试“动画”让要点一条条显示？77产品试样搜索客户见面拜访组合销售暂不采购同意采购保持跟进更换物料物流运输送抵客户如何把产品卖出去？78进入动画菜单选择切换效果换页切换动画79有时候从别的PPT复制过来的模板，和自己的PPT颜色不统一？很难调出原版的颜色，是这样吧？自己的别人的自己的终于和谐了！这个颜色好难调？格式刷可以这样用80图片还可以这样填81更简单:图片自由变形82虚化背景图片83+=动画效果可以刷出来84幻灯片切换效果8586为幻灯片减肥87关于演示的播放技巧88PPT默认只能够恢复最近的20次操作其实，PPT最多可“反悔”150次：文件-选项-高级-编辑选项-最高可撤销次数89你可以后悔SmartArt变成动画变成动画90B如何在PPT播放过程中快速黑屏91漂浮三维球92PPT中的自动缩略图效果插入-对象-PPT演示文稿-在文稿中插入图片取消编辑后可在演示中通过点击图片放大93Excel数据处理94界面元素快览定制工作环境关注关键数据可视化数据加速数据录入美化数据表示让数据“动”起来充分利用“左手”作业95内容界面元素快览96Excel界面功能区工作表区97功能区的主要控件98工作表区的主要对象99定制工作环境100问题导入“工欲善其事，必先利其器”每人都有个性化的需求想要一个“得心应手”的工作环境101定制工作环境【操作】单击Office按钮-“Excel选项”-弹出Excel选项对话框通过此对话框可以定义Excel的工作环境，例如：定制快速访问工具栏设置工作表中的默认字体、字形、色彩设置新工作薄中默认的工作表个数设置工作薄文件的保存位置、自动保存时间102【操作】Excel选项对话框-“保存”应确保系统的自动保存功能开启设置适当的时间间隔注意：自动保存的时间间隔并不是越短越好。在默认状态下自动保存时间间隔为10分钟，一般515分钟较为合适，这需要根据计算机的性能及运行程序的稳定性来定。如果时间太长，发生意外时就会造成重大损失；而时间间隔太短，Office频繁地自动保存又会干扰正常的工作。103数据保存规则快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮【操作】Excel选项对话框-“自定义”-“从下列位置选择命令”-“所有命令”-选中需要添加的命令-然后单击对话框中的“添加”按钮104定制快速访问工具栏关注关键数据105报表的数据量太大要经常拖动滚动条来回寻找关键数据无法把关键数据集中在屏幕的显示范围内进行分析问题导入106对数据清单排序数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行【操作操作】选定数据清单区域选定数据清单区域-“开始开始”选项卡选项卡-“编辑编辑”组组-“排序和筛选排序和筛选”按钮，或选定数据清单区域按钮，或选定数据清单区域-“数据数据”选项选项卡卡-“排序和筛选排序和筛选”组组单列排序单列排序点击点击“升序升序”或或“降序降序”，默认用数据清单第一行的数值，默认用数据清单第一行的数值排序排序多列复合排序和高级排序多列复合排序和高级排序打开排序对话框打开排序对话框107自动筛选要从数据中查找和分析具备特定条件的记录，筛选就是一种用要从数据中查找和分析具备特定条件的记录，筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法于查找数据清单中数据的快速方法经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析户浏览、分析【操作操作】选定数据清单区域选定数据清单区域-“数据数据”选项卡选项卡-“排序和筛选排序和筛选”组组-“筛选筛选”按钮按钮使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表使用自动筛选功能筛选记录时，字段名称将变成一个下拉列表框的框名框的框名108自定义筛选用于定义复杂的筛选条件用于定义复杂的筛选条件【操作操作】点击字段的下拉列表点击字段的下拉列表-“文本筛选文本筛选”或或“数字筛选数字筛选”-“自定义筛选自定义筛选”109隐藏行列 当隐藏工作簿的一部分时，可以将数据从视图中移走，但并不从当隐藏工作簿的一部分时，可以将数据从视图中移走，但并不从工作簿中删除工作簿中删除保存并关闭工作簿后，再次打开它时，隐藏的数据仍然会是隐藏保存并关闭工作簿后，再次打开它时，隐藏的数据仍然会是隐藏隐藏可以简化视图，只显示重点关心的数据隐藏可以简化视图，只显示重点关心的数据隐藏隐藏【操作操作】选定一行（列）选定一行（列）-右击右击-“隐藏隐藏”取消隐藏取消隐藏【操作操作】选定已隐藏行（列）相邻两行（列）选定已隐藏行（列）相邻两行（列）-右击右击-“取取消隐藏消隐藏”110冻结首行如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过冻结窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域冻结窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域【操作操作】选定要冻结的行或列选定要冻结的行或列-“视图视图”选项卡选项卡-“窗口窗口”组组-“冻结窗格冻结窗格”按钮按钮111可视化数据112“文不如表，表不如图”与“一图抵千言”用较小的空间，承载较多的信息如何从纷繁复杂的数据中寻找规律和趋势如何直观、有效地表达数据背后的意义，促进沟通问题导入113图表的基本组成图表标题数据系列坐标轴标题纵坐标轴数据表横坐标轴坐标轴标题图例图表区绘图区数据标签网格线114两种图表嵌入式图表嵌入式图表嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行保存的一部分进行保存图表工作表图表工作表图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表在需要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省在需要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏幕空间时，就可以使用图表工作表工作表上的屏幕空间时，就可以使用图表工作表115创建嵌入式图表【操作操作】选定数据源选定数据源-“插入插入”选项卡选项卡-“图表图表”组组-选择目选择目标图表类型标图表类型116创建图表工作表【操作操作】右击工作表标签右击工作表标签-“插入插入”-打开打开“插入插入”对话框对话框-“常用常用”选项卡选项卡-“图表图表”按钮按钮117创建图表工作表（续）【操作操作】进入图表工作表进入图表工作表-“设计设计”选项卡选项卡-“数据数据”组组-“选择数据选择数据”按钮按钮-到其他工作表选定数据源到其他工作表选定数据源118修改图表设计【操作操作】选定图表选定图表-“设计设计”选项卡选项卡“设计设计”选项卡内各组主要用来修改图表类型和样式选项卡内各组主要用来修改图表类型和样式更改图表的类型，例如把柱状图改为折线图套用图表样式套用图表布局，即各元素的开关与位置119修改图表元素【操作操作】选定图表选定图表-“布局布局”选项卡，或选定图表元素后右击选项卡，或选定图表元素后右击120图表类型选择指南121专业的商务图表专业的外观专业的外观简洁的类型简洁的类型明确的观点明确的观点完美的细节完美的细节122加速数据录入123当有大量数据录入的时候很难保证不忙中有错有一定规律的数据，还得逐个录入如何快速复制或者移动数据问题导入124定制输入数据类型在数据输入的过程中，可以控制单元格可接受数据的类型，以便有效地减少和避免输入错误【操作】选定单元格-“数据”选项卡-“数据工具”组-“数据有效性”按钮例子:限定输入数据为“日期”限定输入数据为“序列”，例如“男”与“女”（注意：值之间用逗号隔开）125使用拖动法复制与移动数据可以使用鼠标拖动法来移动或者复制单元格内容拖动法移动【操作】点击选定单元格-将光标移至单元格的边缘-当光标变为十字箭头形状后，拖动光标到目标位置并释放鼠标拖动法复制【操作】点击选定单元格并按住Ctrl键-将光标移至单元格的边缘-当光标变为小十字形状后，拖动光标到目标位置并释放鼠标126自动填充当要复制/粘贴多个单元格到相邻的区域，使用自动填充功能可以节省大量时间使用自动填充功能不仅可以复制数据，还可以按需要自动生成序列比如在第一个单元格中输入了“一月”，那么使用自动填充功能，可以将其后的单元格自动填充为“二月”、“三月”、“四月”等。【操作】选中包含填充数据的单元格-用鼠标拖动填充柄-经过需要填充数据的单元格后释放鼠标127手动控制创建序列使用序列填充序列对话框可以满足更加高级的序列填充需求【操作】选定一个有初始值的单元格及要填充的区域-“开始”选项卡-“编辑”组-“填充”按钮-“序列”-输入相关参数128美化数据表示129有了原始数据，如何制作精美的表格如何把一个表格制作成模板，以供重复使用并与他人分享标准化数据表示问题导入130设置单元格格式工作表中的不同单元格数据，可以根据需要设置不同的格式，如设置单元格数据类型、文本的对齐方式和字体、单元格的边框和图案等对于简单的格式化操作，可以直接通过“开始”选项卡中的按钮来进行，如设置字体、对齐方式、数字格式等。其操作比较简单，选定要设置格式的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡中的相应按钮即可【操作】选定一个或多个单元格-“开始”选项卡-“字体”、“对齐方式”、“数字”、“样式”等组对于比较复杂的格式化操作，则需要在“设置单元格格式”对话框中来完成【操作】选定一个或多个单元格-右击-“设置单元格格式”131格式刷格式刷是一个快速、批量复制格式设置的命令，能节省大量时间【操作】选定一个源单元格-“开始”选项卡-“剪贴板”组-“格式刷”按钮-光标变为小刷子图案，然后选定一个或多个目标单元格132设置数字格式默认情况下，数字以常规格式显示。当用户在工作表中输入数字时，数字以整数、小数方式显示Excel还提供了多种数字显示格式，如数值、货币、会计专用、日期格式以及科学记数等【操作】选定单元格-“开始”-“数字”-相应按钮，或在设置单元格格式对话框中完成更复杂的设置133样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储Excel内置多种单元格样式【操作】选中需要设置样式的单元格或单元格区域-“开始”选项卡-“样式”组-“单元格样式”按钮套用单元格样式134Excel内置多种工作表样式【操作】选中需要设置样式的单元格区域-“开始”选项卡-“样式”组-“套用表格格式”按钮套用工作表样式135制作好模板之后，可以将其保存起来使用【操作】Office按钮-“另存为”-“其他格式”-打开“另存为”对话框-保存类型选择“Excel模板(*.xltx)”-输入模板名称-点击确定注意：保存路径为系统自动指定，不需要更改保存模板136新建Excel文档的时候，可以套用模板【操作】Office按钮-“新建”-“我的模板”-选择已保存过的模板使用模板137让数据“动”起来138需要从多个角度去分析复杂的数据自动、快速的分类汇总功能交互式的动态改变图表的布局问题导入139一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格功能功能转换行和列以查看源数据的不同汇总结果转换行和列以查看源数据的不同汇总结果显示不同页面以筛选数据显示不同页面以筛选数据根据需要显示区域中的细节数据根据需要显示区域中的细节数据数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据原始数据发生更改，则可以更新数据透视表原始数据发生更改，则可以更新数据透视表数据透视表140【操作】“插入”选项卡-“表”组-“数据透视表”按钮-“数据透视表”选项-选择数据源（包括数据标题）创建数据透视表141【操作】点击数据透视表区域任何一个位置-边右方会出现“数据透视表字段列表”子窗口数据透视表会根据设置发生实时的变化选择需要分析的字段选择需要筛选的字段（从上方字段列表处拖放至此）在行或列显示的字段（从上方字段列表处拖放至此）选择需要汇总的字段，又名值字段（从上方字段列表处拖放至此）交互操作142字段操作字段操作【操作操作】单击字段单击字段-出现字出现字段操作菜单段操作菜单可删除字段或进一步设置字可删除字段或进一步设置字段段值字段操作值字段操作【操作操作】单击值字段单击值字段-出现出现字段操作菜单字段操作菜单可删除值字段或设置值字段可删除值字段或设置值字段的汇总函数的汇总函数交互操作（续）143数据透视图的功能与数据透视表类似，只不过以可视化的图表方式展现分析结果数据透视图144【操作】“插入”选项卡-“表”组-“数据透视表”按钮-“数据透视图”选项-选择数据源（包括数据标题）创建数据透视图145充分利用“左手”146如果所有操作都用鼠标点击，右手很累而且效率不高但快捷键太多，记不住有些快捷键太复杂，只用左手很难完成问题导入147快捷键的取舍只用左手就可以胜任的快捷键，不必右手配合只用左手就可以胜任的快捷键，不必右手配合即用到键盘左边或左下方的键即用到键盘左边或左下方的键多用两键组合，尽量少用三键组合多用两键组合，尽量少用三键组合多用多用OfficeOffice系列软件通用的快捷键系列软件通用的快捷键例如：例如：Ctrl+SCtrl+S，Ctrl+CCtrl+C，CtrlCtrl+X+X，Ctrl+VCtrl+V 贵精不贵多贵精不贵多频繁使用的操作尽量用快捷键完成以提高效率频繁使用的操作尽量用快捷键完成以提高效率148常用快捷键一览Ctrl+S保存当前文件Ctrl+A按一下：选择当前工作表的数据域；再按一下：选择整个工作表Ctrl+C复制选定单元格Ctrl+X剪切选定单元格Ctrl+V在插入点出粘贴Ctrl+Z后退，即撤销上一个命令Ctrl+F打开查找对话框Ctrl+H打开替换对话框F4重复上一个命令或操作Delete删除一个选定元素Ctrl+多次鼠标点击同时选定多个目标Shift+两次鼠标点击同时选定两次鼠标点击之间的目标Tab选定行中下一个单元格Enter选定列中下一个单元格Alt+Enter单元格内换行Ctrl+鼠标滚轮平滑缩放149作业150作业制作一模板并使用该模板生成一个报表制作一模板并使用该模板生成一个报表151作业（续一）模板要求模板要求有一个数据工作表和一个图表工作表有一个数据工作表和一个图表工作表图表工作表留空图表工作表留空数据工作表数据工作表标题为标题为“XXXX年度销售统计表年度销售统计表”数据项有数据项有“业务员业务员”，即姓名，即姓名“员工号员工号”，6 6位数字，需数据有效性检查位数字，需数据有效性检查“月份月份”，例如，例如“一月一月”、“二月二月”，需数据有效性检查，需数据有效性检查“货物货物”，即货物名称，即货物名称“物料号物料号”，4 4位数字，需数据有效性检查位数字，需数据有效性检查“销售额销售额”，格式必须为，格式必须为“1,234.041,234.04”设定对数据项进行筛选设定对数据项进行筛选冻结前两行冻结前两行有一定样式有一定样式152作业（续二）用模板生成一个报表用模板生成一个报表录入数据，原始数据请查看附件录入数据，原始数据请查看附件对数据工作表进行排序对数据工作表进行排序主数据：业务员主数据：业务员次数据：月份、货物次数据：月份、货物对数据进行分析对数据进行分析本次分析只关心本次分析只关心“业务员业务员”、”月份月份”、“货物货物”与与“销售销售额额”四个字段四个字段筛选出筛选出“李刚李刚”在一月份的销售情况在一月份的销售情况筛选出产品筛选出产品“X500jX500j”在七月份的销售情况在七月份的销售情况在图表工作表制作在图表工作表制作20102010年度总销售额的柱状图年度总销售额的柱状图制作数据透视表与数据透视图制作数据透视表与数据透视图153Word文字处理154界面元素快览定制工作环境使用公司VI模板制作表格的技巧编辑短文档的技巧阅读长文档的技巧其他155内容界面元素快览156Word界面功能区文档编辑区157功能区的主要控件标题显示帮助关闭按钮标题栏选项卡快速访问工具栏Office按钮组158文档编辑区的主要对象状态栏滚动条159定制工作环境160定制工作环境【操作】单击Office按钮-“Word选项”-弹出Word选项对话框通过此对话框可以定义Word的工作环境，例如：定制快速访问工具栏显示的界面元素拼写校对规则设置文档的保存位置、自动保存时间161【操作】Word选项对话框-“保存”应确保系统的自动保存功能开启，并设置合适的时间间隔注意：自动保存的时间间隔并不是越短越好。在默认状态下自动保存时间间隔为10分钟，一般515分钟较为合适，这需要根据计算机的性能及运行程序的稳定性来定。如果时间太长，发生意外时就会造成重大损失；而时间间隔太短，Word频繁地自动保存又会干扰正常的工作。162数据保存规则快速访问工具栏相当于以前Word版本中的工具栏它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮【操作】Word选项对话框-“自定义”-“从下列位置选择命令”-“所有命令”-选中需要添加的命令-然后单击对话框中的“添加”按钮163定制快速访问工具栏使用公司VI模板164从OA下载Word版本的VI模板165下载VI模板将VI模板保存在本地【操作】“另存为”-“Word模板”166保存模板【操作】保存路径为“MicrosoftTemplates”，文件名为“NCM-WORD模板（X版）”167保存模板（续）使用模板新建Word文档的时候，可以套用VI模板【操作】“新建”-“我的模板”-选择“NCM-WORD模板（X版）”168制作表格的技巧169问题导入公司很多表格或单据都是用Word制作如何改善表格的细节，增强用户体验越来越多人直接在电脑上填写表格单据，而不是打印出来手写170设置表格的行宽与列高当用Word编辑表格时，经常涉及到更改表格行高与列宽的问题用鼠标拖动单元格线是更改列宽和行高最快速且最直接的方法【操作】将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上-光标会变成两条靠近的平行线-按住鼠标拖动网格线至目标位置当使用网格线来更改列宽时，表格的总宽度保持不变Word会相应地增大或减小相邻列的宽度如果按下Shift键的同时拖动，则整个表格的宽度会更改，而此时其他列宽将保持不变171设置表格的行宽与列高（续）如果在按下Alt键的同时将该列向右或左拖动，则在移动网格线时，会在标尺上看到精确的列宽，行的调整也类似Shift和Alt键可以同时使用172绘制斜线表头【操作】“布局”选项卡-“表”组-“绘制斜线表头”按钮-打开“插入斜线表头对话框”-输入式样和标题等信息173防止跨页断行通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果防止表格跨页断行的方法【操作】选定表格-“布局”选项卡-“表”组-“属性”按钮-打开“表格属性”对话框-“行”选项卡-去掉“允许跨页断行”174勾选复选框一般Word文档的复选框是通过插入符号“”完成的如何在表格中勾选复选框删除原复选框符号输入大写字母“R”，设置字体为“Wingdings2”，获得带打勾的复选框R输入大写字母“S”，设置字体为“Wingdings2”，获得带打叉的复选框S175制作交互式的复选框插入符号“”实现的复选框，其缺点是操作复杂，用户很难在电脑上填写交互式的复选框则可以改善用户体验步骤1：调出“开发工具”选项卡【操作】Office按钮-“Word选项”-“常用”-勾选“在功能区显示开发工具选项卡”-功能区出现“开发工具选项卡”176制作交互式的复选框（续）步骤2：打开设计模式【操作】“开发工具”选项卡-“控件”组-“设计模式”按钮步骤3：插入交互式复选框【操作】“开发工具”选项卡-“控件”组-“旧式工具”按钮-“旧式窗体”-复选框图标若复选框有灰色底纹，可点击“显示域底纹”图标去除步骤4：关闭设计模式【操作】“开发工具”选项卡-“控件”组-“设计模式”按钮177勾选与去勾选【操作】双击复选框-打开复选框对话框-选择“选中”或“未选中”178编辑短文档的技巧179问题导入处理简单的短文档，例如工作报告，通常包含以下元素标题、段落、编号、项目符号、图/表等如何快速格式化文档正确设置编号图文混排180对标题多级编号【操作】“开始”选项卡-“段落”组-“多级列表”按钮-“定义新的多级列表”181套用样式快速格式化套用Word自带的样式可以快速格式化文档，并能满足大部分需要【操作】选定文字-“开始”选项卡-“样式”组182格式刷格式刷是一个快速、批量复制格式设置的命令，能节省大量时间【操作】选定一个文字块或者段落-“开始”选项卡-“剪贴板”组-“格式刷”按钮-光标变为小刷子图案，然后选定目标文字块或段落183利用制表符对齐文字在排版中经常遇到若干行对应的文字要对齐例如图中的第一行的“汇报”要与第二行“抄送”对齐可以通过插入制表符的方式解决【操作】按Tab键184使用标尺设置段落缩进段落缩进是指文本与页边距之间的距离使用水平标尺是进行段落缩进最方便的方法水平标尺上有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进四个滑块【操作操作】选定要缩进的一个或多个段落-用鼠标拖动这些滑块即可改变当前段落的缩进位置185首行缩进186悬挂缩进187左缩进188右缩进189处理编号跨段使用编号的时候，往往系统会接着递增上一段使用过的编号，这未必是用户想要的结果这时用户可以根据需要继续编号或重新开始编号【操作】选定编号-右击菜单-“重新编号”或“继续编号”190设置图片环绕方式设置图片的环绕方式，可以使图片的周围环绕文字，实现Word的图文混排功能【操作】选中图片-“格式”选项卡-“排列”组-“文字环绕”按钮191排版最佳实践风格、样式应一致字体、色彩不要过于丰富整体布局张弛有道例如段落内要紧凑，段落之间要留有适当空间细节决定专业192阅读长文档的技巧193问题导入文档太长，无法迅速定位到要看的部分文档太长，无法迅速定位到要看的部分文档关闭后重新打开，无法记住上一次阅读文档关闭后重新打开，无法记住上一次阅读过的位置过的位置194通过目录跳转通过点击目录上的页码，可以快速跳转到文档中相应的位置【操作】按下Ctrl键并把鼠标放在目录的页码上-光标变成手指图案-点击鼠标195快速定位如果一个文档太长，或者知道将要定位的位置，可使用“定位”命令直接定位到所需的特定位置，该功能在长文档的编辑中非常有用【操作】“开始”选项卡-“编辑”组-“查找”-“转到”，或者用Ctrl+F打开“查找和替换”对话框-“定位”选项卡可根据已知的页、节、行、书签等信息快速在文档中定位196文档结构图文档结构图在一个单独的窗格中显示文档标题，用户可以通过文档结构图在整个文档中快速浏览并定位特定的文档内容默认文档结构图窗口在Word窗口的左侧【操作】“视图”选项卡-“显示/隐藏”组-“文档结构图”197书签可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容插入书签【操作】在文档中选定插入书签的位置-“插入”选项卡-“链接”组-“书签”按钮-打开“书签”对话框-输入书签名然后点击添加定位书签【操作】参考上述步骤打开“书签”对话框-选定书签然后点击定位198其他199压缩图片由于图片的存储空间都很大，所以插入到Word文档中，使得文档体积也相应变大压缩图片可减小图片存储空间，缩小文档体积，并可提高文档的打开速度【操作】选定图片-“格式”选项卡-“调整”组-“调整”按钮200输出成PDF格式PDF格式的优点有许多安全权限选择，可锁定PDF文件内容，或者禁止打印跨平台，与设备无关，高度所见即所得采用工业标准的压缩算法，数据量小直接从Word输出为PDF格式前提：安装了Office2007SP2补丁【操作】Office按钮-“另存为”-”PDF或XPS”201常用快捷键一览Ctrl+S保存当前文件Ctrl+A选择文档所有内容Ctrl+C复制选定内容Ctrl+V在插入点出粘贴Ctrl+Z后退，即撤销上一个命令Ctrl+F打开查找对话框Ctrl+H打开替换对话框Ctrl+G打开定位对话框F4重复上一个命令或操作Shift+两次鼠标点击同时选定两次鼠标点击之间的目标Tab插入制表符Ctrl+鼠标滚轮平滑缩放202鼠标选定文本使用鼠标选定文本是最直接、最基本的选定方法，有以下几便捷的种方法：在所选或者在所选内容的开始处单击鼠标左键，然后按“Shift”键，并在所选内容结尾处单击鼠标左键，可选定任意数量的文本双击鼠标左键，可选定一个单词或词组将鼠标指针移到某行的左侧，直到鼠标变为形状时，单击鼠标左键，即可选定该行文本将鼠标指针移到某行的左侧，直到鼠标变为形状时，然后向上或向下拖动鼠标到需要的位置，可选定多行文本按住“Alt”键，然后拖动鼠标到需要位置，可选定垂直的一块文本将鼠标指针移到段落的左侧，直到鼠标变为形状时，双击鼠标左键，或者三击该段落的任意位置，即可选定该段落203键盘选定文本在使用键盘进行文本选定之前，必须将光标定位在将要选定区域的起始位置，然后才能进行键盘选定的操作204快捷键选择范围Shift+End从光标到行尾Shift+Home从光标到行首Ctrl+Shift+从光标到段首Ctrl+Shift+从光标到段尾Ctrl+Shift+End从光标到文档开始处Ctrl+Shift+Home从光标到文档结束处Ctrl+A整个文档