东莞喜来登大酒店采购部管理手册.doc

东莞喜来登大酒店采购部管理手册东莞喜来登大酒店 采购部管理手册 目录 第一章采购管理制度 第二章采购部工作流程 第三章采购部各岗位职责及分工 第四章采购部相关工作表格. 喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 二、 采购部工作基本要求 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单 3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定 4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库. 7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利. 三、 采购审批程序 1.申购单审批程序： 使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办 董事会 申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序: 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行. 各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作进行价格及质量的比较和讨论选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查根椐市场调查的价格与供应商确定固定的一个月的供应价在此确认期间内供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 四、 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督. 五、 供应商管理 1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商. 2. 选用供应商角度采用1+2+N原则所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约 20%的物资一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购部工作流程 一、各类物品采购工作流程 1、 仓库补仓物品的采购工作流程： 仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线在存量接近或低于采购线时即需要补充货仓里的存货仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。 经何董事签批同意后送采购部经理初审采购部经理在采购申请单上签字确认并注明到货时间。采购部经理初审同意后按仓库“采购申请单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商提出采购意见按酒店采购审批程序报批经董事会批准后采购部立即组织实施一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况要向主管领导汇报。 2、 部门新增物品的采购工作流程： 若部门欲 添置新物品部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部采购部经理初审同意后按 “采购申请单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商提出采购意见按酒店采购审批程序报批经董事会批准后采购部立即组织实施. 3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部采购部须在采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称规格； （2）最近一次订货单价； （3）最近一次订货数量； （4）提供本次订货数量建议。 采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续经董事会批准后组织采购。 4、 鲜活食品冻品的采购工作流程： 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜水果等物料的采购申请由各酒吧、各部门总厨或主管根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部采购部当日下午以 电话落单或第二日直接到市场选购。 5、 燃料的采购工作流程： 采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理并组织实施。 6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程： 工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。 大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称规格； （2）库存数量； （3）最近一次订货单价； （4）最近一次订货数量； （5）提供本次订货数量建议。 以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审采购部经理初审同意后按 “采购申请单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商提出采购意见按酒店采购审批程序报批经董事会批准后采购部立即组织实施. 二、采购工作流程中须规范事项: 1、所有的采购申请必须填写一式四联采购申请单经部门经理核签后整份共四联交给资产会计资产会计复核后送董事。 2、采购申请单一共四联在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。 3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。 （1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置核对其是否正确。 （2）数量核对复查存仓数量及每月消耗决定采购申请单上的数量是否正确。 4、邀请供应商报价。 三、货比三家工作流程： 每类物品报价单需要最少三家作出比较目的是防止有关人员从中徇私舞弊保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价然后确定选用那家供应商的物 品具体做法是： 1、采购部按照采购申请单的要求组织进货填制空白报价单 包括：填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商（至少选择3个供应商）要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价。用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名职务等。提出采购部的选择意见和理由连同报价单一起送交评定小组审批。 2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料参考采购部的意见对几个供应商报来的货品价格以及质量信誉等进行评估后确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作 1、采购订单的跟催 当订单发出后采购部需要跟催整个过程直至收货入库。 2、采购订单取消 （1）酒店取消订单： 如因某种原因酒店需要取消己发出之订单供应商可能提出取消的赔偿故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法以便报董事会作出决定。 （2）供应商取消订单： 如因某种原因供应商取消了酒店已发出的订单采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。 3.违反合同： 合同上应载明详细细则如有违反便应依合同上所载处理。 4.档案储存： 所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同 采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库. 5.采购交货延迟检讨 凡未能按时、按量采购所需物品并影响申购部门正常经营活动的需填写采购交货延迟检讨表说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。 6.采购物品的维护保养： 如所购买的物品是需要日后维修保养的选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容以免造成不能配套或无法安装的情况。 第 9 页 共 9 页