优秀的行政秘书技能培训月日

行政秘书技能培训 陈默 Essential Skills for Executive Secretary 行政秘书技能培训 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 秘书写作与文档管理 沟通与协调 秘书时间管理 秘书商务礼仪 秘书的角色 工作 自信 成长 行政秘书技能培训 陈默 The Role of the Executive Secretary 第一章 : 行政秘书的角色 Chapter 1: 行政秘书技能培训 陈默 1 秘书的类别 2 秘书的职业特征 3 秘书工作的性质与特点 4 秘书的作用 第一章 : 秘书的角色 行政秘书技能培训 陈默 秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。 如服务于政府机关的统称为 “ 机关秘书 ” ，眼务于工 矿企业的统称为 “ 企业秘书 ” ，服务于私人的则统称 为 “ 私人秘书 ” ，此外，还有 “ 商业秘书 ” 、 “ 涉外 秘书 ” 等等。 同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工 作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关 中主要从事日常行政工作的被称为 “ 行政秘书 ” ，主 要管理机密文件的被称为 “ 机要秘书 ” ，主要从事撰 文拟稿的被称为 “ 文字秘书 ” ，高等院校的院、系则 有 “ 教学秘书 ” “ 科研秘书 ” 和 “ 行政秘书 ” 之分。 1 秘书的类别 行政秘书技能培训 陈默 1 秘书的类别 A 行政秘书 他们在机关或企事业单位内处理函件， 收集资料，管理档案，接待来访，办 理会务，编制工作程序表；管理办公 室设备、器材、用品和小额现金，购 置办公物品；办理上司交办事项，安 排上司的会晤差旅事宜等等。 行政秘书技能培训 陈默 B 公司秘书 又称 “ 董事会秘书 ” 、 “ 执行秘书 ” 。 他们执行董事会决议或董事会指示，监 督并管理公司财务人事对外联络事 务；与公司总经理及各部门经理保持公 务联系，做好协调工作；组织董事会， 向董事会汇报公司财务、人事等情况， 答复董事质询等。 1 秘书的类别 行政秘书技能培训 陈默 C 通讯秘书 他们普遍服务于政府机关、社会团体 和大中型企业。其职责是负责办公室电 话电报、电传、信件等通讯事务；文 件的起草打字、誊印编排、校对； 记录上司口述或会议情况，整理录音， 传递上司口头指示和书面指令等等。 1 秘书的类别 行政秘书技能培训 陈默 d 技术秘书 这类秘书人员服务于政府技术部门 或工程技术公司。他们从事记录 编写技术资料、文件、科技合同， 绘制图表，编制技术项目预算；保 管技术性文稿、图纸表格等。 1 秘书的类别 行政秘书技能培训 陈默 E 医学秘书 这类秘书人员服务于医院或私人诊 疗所。他们负责与病人约定诊疗时 间、挂号、收费，办理住院手续； 打印病史资料和医疗护理记录；帮 助配药、送药；负责订购药品、医 疗器材和办公用品等。 1 秘书的类别 行政秘书技能培训 陈默 f 法律秘书 这是指服务于法院、企业及社团律师 或私人律师事务所的秘书人员。他 们负责接待或随同律师访问当事人， 记录、整理当事人口述，起草、打 印法律文件；安排法律事务处理程 序；保管法律文件或证明材料；执 行律师交办的其他事务等。 1 秘书的类别 行政秘书技能培训 陈默 服务的直接性 A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导 做什么秘书也做什么； B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安排 的，秘书也是直接向领导请示、汇报的； C 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果成 败与领导直接有关。 2 秘书的职业特征 行政秘书技能培训 陈默 服务的稳定性 很多职业的服务都有其 “ 业缘性 ” 和 “ 偶然 性 ” 。比如营业员与顾客之间，一次商品交易 完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病 人治愈或不 治身亡，其关系也就随之断绝。 而秘书与其服务对象之间却有相对的固定 性。 可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十 年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。 2 秘书的职业特征 行政秘书技能培训 陈默 知识化 秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办 公室或称 “ 写字间 ” 为主要工作地点，以笔墨 打印机、复印机、电话电脑等现代工具 设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上 文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子， 属于办公人员，属于 “ 白领 ” 阶层。中高级 秘书还被称为 参谋 、 顾问 ， 属 于 智囊型 人物。 2 秘书的职业特征 行政秘书技能培训 陈默 年轻化 从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均年 龄为 26岁左右，一般为 20岁至 35岁。 客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求 都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等， 这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年 龄比较短， “ 新陈代谢 ” 也较快。但少数高级 秘书秘书官员或私人秘书除外。 2 秘书的职业特征 行政秘书技能培训 陈默 女性化 从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝 对优势。这是由女性的心理素质决定的。 西方国家的中、初级秘书女性达到 90 , 而高级秘书侧重于调查研究出谋划策， 侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变 动和挑战性，因此男性较多。欧美国家 大多数女性秘书是初级秘书，是 “ 文 员 ” ，被称为 “ Office girl”。 2 秘书的职业特征 行政秘书技能培训 陈默 无论是政府机关、企事业单 位或是私人秘书，也无论秘 书人员的类别或层次，其工 作性质与特征是大体相同的， 具有某些共性，或可以说是 职业特点 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 辅助性 “辅助 ” 是相对于 “ 主导 ” 而言的。辅 助，既非主导的，又是与主导密切相关， 相对于主导而存在的。辅助，是指在主 导的领导、指挥控制之下，又是从旁 帮助主导完成共同的目标。秘书人员就 是处于助手的地位，它的工作就是帮助 上司或雇主完成其规定的任务，实现其 预定的目标。 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 综合性 所谓综合，就是指不同类型不同性 质的事物聚合在一起。秘书工作就明显 地具有综合的性质。秘书既有日常的、 程序性较强的例行性工作，又有临时的、 突发性工作；既有操作简易的工作，又 有操作复杂的工作。门类众多、内容复 杂。 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 机密性 秘书，最初是 “ 秘藏图书 ” 和 “ 秘密文书 ” ， 是指物，后来发展为指人，即 “ 秘密文书工作 者 ” 。到了近代，秘书才有了更为丰富更为 确切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书， 姓 “ 秘 ” 名 “ 书 ” ，一离不开秘密，二离不开 文书。不管是机关企业私人的秘书，其工 作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者 是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘 书人员的首要职业道德。 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 服务性 a 1文书撰写 (上司口述或会议记录、整理，文件起草 修改、润色等 )； 2文书制作 (打字、复印、编排、装订等 )； 3文书处理 (收发、传递、办理飞保管立卷等 )； 4档案管理 (归档、鉴定、管理、提供等 )； 5会议组织 (准备、记录、文件、善后等 )； 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 服务性 b 6调查研究 (计划、实施、分析、研究等 )； 7信息资料工作 (收集、整理、提供、储存等 )； 8信访工作 (群众来信来访或顾客投诉处理等 )； 9，接待工作 (日常来访与计划来访接待安排、服务等 )； 10协调工作 (政策工作、地区、部门、人际关系等 )； 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 服务性 c 11督查工作 (政策推行或决议实施的督促、检查等 )； 12日程安排 (为上司安排工作日程、会晤及差旅事 宜等 )； 13日常事务 (通讯联络、值班、生活、管理等 )； 14办公室管理 (环境、设备、经费等 )； 15其他临时交办事项。 3 秘书工作的性质与特点 行政秘书技能培训 陈默 助手作用 秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的 助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘 书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关， 接听电话的把关，发出文件信函的把关，接 待会议以及办公室费用开支的把关等等。董 事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公 司和下属人员还有着 监理 作用。 4 秘书的作用 行政秘书技能培训 陈默 参谋作用 中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调 查研究收集和提供信息、提供咨询，他们辅 助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或 组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能 充当领导人的 “ 顾问 ” 和 “ 智囊 ” ，解决领导 的疑难问题，为领导主动出谋划策。 4 秘书的作用 行政秘书技能培训 陈默 协调作用 秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地 位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传 达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其 他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛 盾，需要及时协商、沟通、调解。 秘书的地 位又往往是在 “ 一人之下，众人之上 ” ，又处 于工作网络的 “ 结点 ” ，上下左右的工作与人 际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统 一。 4 秘书的作用 行政秘书技能培训 陈默 信息、枢纽作用 以往的秘书最主要的工作就是处理书面信 息。现代秘书则又从接待、联络调研 电话等工作中接触大量的口头信息。 秘书的办公室可以说是机关公司的信 息集散地。秘书为上司和整个机关公 司起着信息的提供反馈传递等枢纽 作用。 4 秘书的作用 行政秘书技能培训 陈默 公共关系作用 秘书工作中有 “ 对外联络内部协调 ” 等 内容，理应起着 “ 内求团结，外求发展 ” 的公共关系作用。企业秘书人员应帮助 上司密切和融洽与股东、职工顾客 社区公众新闻媒介乃至政府部门等内 外各方面的关系，树立并维护单位和上 司的良好的知名度与美誉度 4 秘书的作用 行政秘书技能培训 陈默 1 交际距离 2 肢体语言 3 倾听及赞美 4 自我保护 5 穿衣味道 6 说话境界 秘书商务礼仪 行政秘书技能培训 陈默 1 人与人之间都有一段距离 ， 以线来表示距离的话 ， (1)0.5公尺 WB 亲密领域 (亲近朋友 的领域 ) (2)0.5米 1.5米 DW 个人领域 (个人隐 私的领域 ) (3)1.5米 3米 DW 社会活动领域 (商业 空间的领域 ) (4)3米 7米 DW 公共活动领导 (演讲 、 会议的领域 ) 秘书商务礼仪 行政秘书技能培训 陈默 秘书自我保护意识 言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻 对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵； 不接受分外的报酬和贵重的礼物； 不参与同事关于男女情事的谈话； 不在上司办公室作非工作性的逗留； 不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉； 不让对方误解你的关心和帮助是爱情； 尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节； 及时表明你已婚或已有男友； 不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠； 必要时依靠法律，寻求保护 秘书商务礼仪 行政秘书技能培训 陈默 缓解压力 大部分压力毫无必要： 40%的担忧永远不会发生； 30%的忧虑涉及过去的决定 ， 是无法改变的； 12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评； 10%的忧虑与健康有关 ， 而越担忧问题就越严重； 8%的忧虑可以列如 “ 合理 ” 范围 。 秘书商务礼仪 行政秘书技能培训 陈默 6 说话境界 A 想说 B 敢说 C 能说 D 会说 秘书商务礼仪 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 让别人看看你的 肢体语言 形象礼仪 还有 有声语言 流利的表达 和蔼可亲 而且 很难忘的 ！ :) 我很难忘的一件事情 行政秘书技能培训 陈默 一、秘书写作概述 秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所 侧重。大致如下 1公文类 国务院所规定的行政公文共有 13类 14种： 命令 (令 )；决定；公告；通告；通知； 通报；议案；报告；请示；批复；意见； 函；会议纪要。 2法规类 主要有：规定、条例、办法细则等。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 3经济类 主要有：经济合同协议书、市场预测报告、经济活动 分析报告等。 4事务类 主要有：信函、计划、总结、讲话稿简报、调查报告 声明、启事、条据等。 5礼仪类 主要有：贺词、祝词请柬、讣告、悼词等。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 二 秘书写作的特点 1代单位立言，非个人意愿 秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个 最大 的特点就是非个人意愿，而是代机关、 单位立言。代笔立言，这是秘书的职业特征所 决定的。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 2 集体成果，非个人创作 秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封 简单的信，也要有上司授意 卡秘书拟 稿 上司审核三个程序。较大单位较重 要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、 反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发 打印、校对、缮印才能成为正式文件。一 份 文件；往往要集中多人的智慧，要经过好几个 人的手笔和努力才能完成。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 3内容真实实用客观，符合政策 秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允 许文艺创作的虚构；要求实用有针对性，能解决 实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染 或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和 抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符 合党和国家的方针政策法律法规，不允许随心所 欲。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 4语言要求流畅、平实、简洁、规范 。 要求明明白白，通俗流畅，不要求像文艺语 言的含蓄、独特或科技语言的深邃理性和 抽象；要求平铺直叙、不要求曲折华丽； 要求规范的词语和句法，不允许用方言或作 家所谓的语言风格，不用夸张拟人等修辞 手法。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 5讲究文体格式 凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式， 既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。如： 文件名称、文号、编号、密级缓急标志横 隔线标题、受文机关正文、附件发文机 关发文日期、主题词等等。其他应用文也有 约定俗成的格式 ，讲究的是统一规范，不 存在百花齐放。因而，秘书写作不可标新立异。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 三 文书处理的内容与要求 通常所说的文书工作，是指在使用文书， 处理日常公务的活动中，围绕着文书 的拟制、办理管理以及立卷归档所 进行的一系列衔接有序的工作。文书 处理工作具有政治性时限性机要 性和规范性等特点。其内容和基本任 务包括： 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 1发文：从文书起草修改审核签发到印制、 发出的一系列处理环节。 2收文：从来文的签收、登记、分办、传阅拟办、 批办到承办催办以及答复的一系列处理环节。 3管理：平时管理、发挥公文的效用，公文保密的 一系列管理环节。 4立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 5基本任务主要是： (1)文件的收发、登记和分送； (2)文件的拟办、批办、承办和催办； (3)文件的拟写校核、签发、缮印、校对和用印； (4)会议汇报、电话的记录和整理； (5)文件材料的平时归卷，提供借阅与保管； (6)文件材料的系统整理、编目和归档工作； (7)处理群众来信； (8)为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的 其他文书工作的任务。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 四 公文立卷 1 公文立卷的概念 公文立卷，是指机关文书部门将已经办 理完毕的、具有一定查考利用价值的文 件材料，按照它们在形成过程中的联系 和一定的规律组成案卷。 案卷，也称卷 宗，指有关某一问题或某一工作活动的 系统的具有密切联系的文件材料的组 合体。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 2 公文立卷的意义是： a公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的 查找利用。 b公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的 保管。 c公文立卷，为档案工作打下了基础。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 3 公文立卷的原则与要求 公文立卷的原则是：保存文件之间的历史联系， 区分保存价值，便于保管和利用。 秘书和文 书管理人员必须对卷内文件的数量有一定的限 制，卷内文件的数量是 50张到 200张之间，国 标文件规定案卷的厚度为 10毫米、 15毫米、 20毫米三种。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 4公文立卷的基本方法 主要有三种方法： (1)根据文件的特征组卷，问题特征、时间特征、文种特 征、作者特征、地区特征和通讯者特征。 a 按问题特征立卷，即将有关同一事件同一人物 同一事物、同一问题或同一工作性质等所形成的文件 材料，组合在一起进行立卷。按问题特征立卷，是一 种自然的分门别类的方法。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 b 按时间特征立卷，形成于同一时间的文件或内 容针对同一时间的文件组合在一起立卷。 c 按名称特征立卷，指公文文种的名称，如决定 报告请示会议记录等。 d文件按名称特征立卷，就是把相同文种名称的 文件组合在一起进行立卷。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 E 按作者特征立卷，作者特征是指制发文件的 机关单位或个人。按作者特征立卷就是将反 映同一作者制发的文件组合在一起立卷。 f 按地区特征立：卷，就是将内容涉及同一地区 的文：件组合在一起进行立卷。 G 按通讯者特征立卷，即针对一个或几个问题双 方机关的回复往来的文件，组合在一起进行立 卷。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 (5)文件的保存价值组卷 划分文件的保管期限，分为永久保存的 长期保存的 (保管期限为 16 50年 )、短 期保存的 (15年以下 )三种形式 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 五 公文立卷的准备 1立卷类目的编制 立卷类目是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本 机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和 方 法，事先拟制出来的归卷条目。 立卷类目主要由类名和条款两部分组成： (1)类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名 称，如组织类、宣传类、工交类城建类、财贸类、 文教类综合类等等。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 (2)条款。 即条目，是类名之下按照立卷要求和方法 概括出来的一组文件的总标题。 条款顺 序排定以后，依次编上顺序号。如第一 类第一条为 “ 1一 1第二 类第二条为 “ 2 2”等等。 立卷类目的类 别和条款的排列呈表格式，是平时文件 归卷的 “ 索引表 ” ，指导文件 “ 对号入 座 ” “ 定点归宿 ” 。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 2平时归卷工作 指公文立卷人员依据已经编好的立卷类目，将已经处 理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内。 要做到： (1)注意做好文件材料的收集工作； (2)对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整； (3)事先预编的立卷类目，要注意调整修改； (4)可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订。 (5)千些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明 “ 待归文件。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 六、案卷的组合 案卷的组合，简称组卷，指年终或第二年上 半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整 立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题 等一系列工作。 1调整立卷 是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款 中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且 最后确定组合案卷的一项工作。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 2卷内文件排列和编号 (1)卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按 照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按 时间、问题、重要程度、文号、作者地区 通讯者文种名称人名的姓氏笔画或拼音字 母等顺序进行排列。 (2)卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷 内文件编页号，以固定它们的排列顺序。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 3拟写案卷标题 案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名， 一般的案卷标题不需标明时间，只有计 划、报告、总结预决算和重要文件以 及跨年度文件组成的案卷才需要标明时 间。标明卷内文件针对的时间要准确， 不可随意简化。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 七 编目成卷 编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷 内文件进行编目装订，以及案卷的排 列、编号等一系列工作。 1案卷的编目 指在卷内文件排列编号的基础上，填写 卷内文件目录备考表和案卷封皮等工 作。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 2案卷的装订与装盒 案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵 的手稿照片、图纸在不便于进行装订 时，也可以采用卷盒卷袋进行保管。 案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影 响阅读。在装订之前，要去掉文件上的 金属物，以防年久锈蚀文件。注意不要 有倒置、脱漏的页张。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 3案卷排列与编号 指案卷经过编目装订以后，将一个年度、 一个组织机构的案卷进行系统化排列 编号，以固定其顺序。 (1)案卷的排列。案卷先按保管期限分 开，即按永久长期、短期分别排列。 也可按重要程度作者名称、时间、 地区等体现条理化和一定的规律。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 (2)案卷的编号。 编号的顺序如：永久卷 l一 50乙；长 期卷 5l一 100短期卷 10l 150、 副卷 151 200。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 八、案卷归档 1 案卷目录的编制 案卷目录的项目有 “ 案卷号、立卷类目号案 卷题名卷内文件起止日期卷内文件份数、 页数、保管期限备注 ” 等等。 编制案卷 目录一般有两种方法：一种由各部门的公文立 卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排 卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案 室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一 分类，编排卷号，直接编制案卷目录。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 2文件检索工具的编制 文件检索工具指用来查找利用文件材料 的目录卡片等等。其编制内容主要有： (1)文号索引。又叫文件作者目录。目 录设置的项目一般有：文件作者 (加标 题 )、文号、文件日期、所在卷页号。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 (2)文件分类目录，又叫文件综合分类 目录。设置的项目一般有：类 别顺序号、文件作者 (加标题 )文 号文件日期、卷页号，并加封面 和底页。一年编制一本，编制号后 付印装订成册 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 3案卷的归档 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机 关档案室集中保管，称为 归档 。 (1)归档范围也即文书立卷的范围， 指机关在工作活动中形成和使用 的文件以及其他有关的材料 (包括照片图 表印模录音带录像带等 )。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 (2)归档时限。 一般应在第二年上半年向档案部门移 交档案。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 (3)归档要求： 应归档的文件材料必须齐全、完整。 归档 的文件材料，要保持它们之间的历史联 系，区分保存价值、分类整理立卷， 案卷标题应简明确切。 机关档案室在 接收案卷时，应按照以上要求对案卷检 查验收。 移交目录一式二至三份，一 份经签字后留公文处理部门使用，另外 一至二份交机关档案室保存。 秘书写作与文档管理 行政秘书技能培训 陈默 秘书时间管理 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 1 沟通的特点 (1)社会性。秘书工作的沟通往往以代表 组织的个人为对象，而不是秘书个人的 亲友间的沟通，也不仅是组织直接关系 的上下左右的沟通，而是有着社会性、 普遍性广泛性。既有与合作伙伴或潜 在合作伙伴的沟通，又有为寻求理解和 支持的沟通；既有为收集信息的沟通， 又有为听取反馈意见 沟通与协调 行政秘书技能培训 陈默 (2)选择性。 与社会性相矛盾的是沟通又有选择性， 或说目的性。秘书的沟通对象只能 选择与本组织生存、发展有密切关 联的组织或个人，选择领导授意或 批准的；沟通的内容和方式也必须 选择自己的职责范围内的，不违反 方针、政策、法律、法规和组织纪 律的。 沟通与协调 行政秘书技能培训 陈默 (3)互助性。 沟通的对象和内容必须以互助性为目 的，以有助于双方的经济效益和社 会效益为目的，而不能只是一厢情 愿，有去无还，应该是互通有无、 礼尚往来飞互助互利。 沟通与协调 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 行政秘书技能培训 陈默 工作 自信 成长 行政秘书技能培训 陈默 在我们不断塑造自我的过程中 ， 影响最大 的莫过于是选择乐观的态度还是悲观的态 度 。 我们思想上的这种抉择可能给我们带 来激励 ， 也有可能阻滞我们前进 。 花与刺 。 相信就能看见它 。 永远积极 行政秘书技能培训 陈默 要有一个你每天早 晨醒来为之奋斗的目 标 ， 它应是你人生的目标 。 远景必须即 刻着手建立 ， 而不要往后拖 。 你随时可 以按自己的想法做些改变 ， 但不能一刻 没有远景 。 三个石匠的远景 。 树立远景 行政秘书技能培训 陈默 不断寻求挑战激励自己 。 提防自己 ， 不 要躺倒在舒适区 。 舒适区只是避风港 ， 不是安乐窝 。 它只是你心中准备迎接下 次挑战之前刻意放松自己和恢复元气的 地方 。 煮青蛙的故事 。 离开舒适区 行政秘书技能培训 陈默 自以为长命百岁无益于你享受人生 。 然而 ， 大 多数人对此视而不见 ， 假装自己的生命会绵延 无绝 。 惟有心血来潮的那天 ， 我们才会筹划大 事业 ， 将我们的目标和梦想寄托在 “ 虚幻岛 ” 的汪洋大海之中 。 其实 ， 直面死亡未必要等到 生命耗尽时的临终一刻 。 事实上 ， 如果能逼真 地想象我们的弥留之际 ， 会物极必反产生一种 再生的感觉 ， 这是成功的第一步 。 不穷了 ， 习惯了的故事 。 加强紧迫感 行政秘书技能培训 陈默 世上最秘而不宣的秘密是 ， 战胜恐惧后 迎来的是某种安全有益的东西 。 哪怕克 服的是小小的恐惧 ， 也会增强你对创造 自己生活能力的信心 。 如果一味想避开 恐惧 ， 它们会象疯狗一样对我们穷追不 舍 。 此时 ， 最可怕的莫过于双眼一闭假 装它们不存在 。 鲨鱼吃小鱼的故事 。 迎接恐惧 行政秘书技能培训 陈默 创造自我 ， 如绘巨幅画一样 ， 不要怕精工细笔 。 如果 把自己当作一幅正在描绘中杰作 ， 你就会乐于从细微 处做改变 。 一件小事做得与众不同 ， 也会令你兴奋不 已 。 总之 ， 无论你有多么小的变化 ， 点点都于你很重 要 。 有一天晚上 ， 徐斌在广场上散步 ， 一个醉汉朝他走来 。 醉汉向徐斌要一毛钱 ， 徐斌感到惊愕 ， 并问他是否只 要一文钱 ， 醉汉重复说只要一毛钱 。 徐斌给了他一毛 钱 ， 同时说： “ 人生能得多少 ， 就看你要求多少 。 ” 醉汉听了不禁一楞 。 石头 、 瓦与别墅 。 精工细笔 行政秘书技能培训 陈默 多数人认为 ， 一旦达到某个目标 ， 人们就会感 到身心舒畅 。 但问题是你可能永远达不到目标 。 把快乐建立在还不曾拥有的事情上 ， 无异于剥 夺自己创造快乐的权力 。 记住 ， 快乐是天赋权 利 。 首先就要有良好的感觉 ， 让它使自己在塑 造自我的整个旅途中充满快乐 ， 而不要再等到 成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐 。 一切为最好作准备的故事 。 首先要感觉好