公文处理办法

公文处理办法一、总 则1、公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请示和答复问 题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验，传递信息的一种重要工具。 各级领导和机关人员都必须重视公文处理，正确有效地发挥公文的作用， 使其更好地为太原高速公路管理工作服务。2、各部门应当发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作 作风，克服官僚主义、形式主义、文牍主义，努力提高公文处理效率和公 文质量。3、公文处理必须做到：准确、及时、安全、保密。公文由文书处理部 门负责收发、分办、传递、催办、核稿把关、呈批、缮印、用印、立卷和 归档。4、公文要合逻辑，合文法，合体法，讲修辞，实事求是，观点明确， 简明扼要，条理清晰，通顺易懂。5、公文管理和经办人员，都有责任保守党和国家机密，保护文件不受 损失。在变动工作或出差前，必须将所有的文件移交清楚，特别是对正在 处理中的文件，必须移交他人继续办理，不得积压或延时误事。二、公文种类1、决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措 施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执 行的事项，批转、转发公文。9、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的 询问。11、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12、批复：适用于答复下级机关请示事项。13、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或 者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求 批准和答复审批事项。15、纪要：适用于记载会议情况和议定事项。三、行文关系1、公司可直接对所属基层单位发指示性的文件，批复请示事项，通知 有关事项；对上级请示报告工作；对平级或不相隶属的基层单位行文联系 工作，商洽问题。2、公文一般只主送基层单位，不主送个人。请示的公文，一般只主送 一个上级机关，不得多头主送；向下级指示工作的公文，凡需两个以上基 层单位共同办理的，应指定一个主办基层单位。向受双重领导的基层单位 行文时，凡文件内容需要的，应当抄送其另一个上级机关。向所属基层单 位的重要行文，应抄报直接上级机关。3、公文抄送，应以主要有关基层单位为限，严格控制抄送范围。向上 级请示事项的公文，不应同时抄送下级 ；主送某一机关的公文，不同时抄 送其内部隶属部门。对行文中的问题，涉及到某基层单位的职责，必须取 得其协作时或批复某一基层单位而要求其他基层单位参照办理时，需要抄 送。4、无论对上对下，以不越级行文为原则。必须越级对上行文时，应抄 报越过的机关。5、公司行政行文，不得对党的组织作指示、交任务。6、公司机关各部门之间，有事应当面商洽，一般不要相互行文。四、公文划分 公司行政发文划分为：山西省太原高速公路有限公司文件、山西省太 原高速公路有限公司（便函）文件；公司党务发文划分为：中共山西省太 原高速公路有限公司委员会文件、中共山西省太原高速公路有限公司纪律 检查委员会文件等。1、山西省太原高速公路有限公司文件（一）、向省交通厅、省高管局的请示、报告。（二）、有关方针政策、体制变动、机构设置和运营管理等重要问题的 行文。（三）、向公司各部门、所属各基层单位下达表彰、批评、奖惩等通报 事项。（四）、下达或调整公司长远规划、中长期计划、年度计划及有关财务 决算事项。（五）、报送有关工程建设项目等。（六）、转发上级有关文件。（七）、公司机关各部门有关业务和政务工作的行文。（八）、以公司名义召开重要会议的通知。（九）、其他重要事项的行文。2、山西省太原高速公路有限公司（便函文件）（一）、向省有关部门函送预算、决算、统计报表、建设项目的可行性 研究报告等。（二）、对公司所属各基层单位上报的一般性请示、报告事项的回复。（三）、向有关基层单位、部门联系商洽工作的行文。（四）、其他需发公司便函的事项。五、公文处理程序1、收文（一）、公司所有行政来文一律经办公室收启、登记、编号，经办公室 主任审核，根据文件内容和性质，送有关领导批示后交有关部门办理。紧 急公文由办公室提出办理时限。对于“亲收”“亲启”的文件，须由收件人 或其指定的人员收启。凡公司所属基层单位上报公司的重要请示、报告， 需先送公司主管领导或分管领导批阅后，再行处理。（二）、公司各部门、各基层单位必须指定专人负责文件管理，建立登 记簿，履行交接手续及负责本部门、本单位文件的催办。（三）、公司各部门、各基层单位对办公室转办的文件、需履行签字手 续。对需阅知的文件，文到一日内送回办公室；对需承办的文件，要按以 下原则办理：（1）、属于本部门职权范围内的问题，自行处理；涉及其他部门的业 务问题，同有关部门协商处理。（2）、需以公司名义处理的问题，由承办部门提出处理意见，代拟文 稿，报公司领导审批。呈报前，承办部门负责人要对拟稿审核签字。需会 签的，要经有关部门负责人会签。承办部门对需承办的文件最迟要于五日 内办理后退回办公室。（3）、对于突发性需紧急处理的公文，机关各部门要随到随办，及时 答复，如需延长时间，及时与办公室联系。（四）、文件传阅要根据文件性质采取以下传阅方式，并按顺序要求传 阅。（1）、对只需机关各部门阅知的文件，采取接力式传阅。由最后阅文 部门退交办公室。（2）、对需承办的文件及机密以上文件，采取轮幅式传阅。（五）、凡借阅文件必须严格履行借阅手续。（六）、年末前，机关各部门要将当年各类文件全部交回办公室，由办 公室于次年六月底前立卷归档。（七）、送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责检查催办， 防止漏办和延误。文书人员定期向办公室主任汇报公文处理情况。2、发文（一）、凡发文拟稿必须使用发文专用纸，原稿一律使用电脑打印版。（二）、发文要经部门负责人阅审、签署意见后，连同拟文依据、参考 资料报分管领导进行审核。（三）、文稿经分管领导审核，呈公司总经理签发。（四）、文稿经公司总经理签署意见后，由办公室主任进行审核是否需 要行文，检查内容是否准确、完整。（五）、公司发文经办公室主任签发后，由办公室统一编号、统一印发， 并严格执行公司发文格式。需铅板印刷的，经办公室同意后，由拟文部门 安排印刷。凡经公司领导签发后的文件，原则上不得随意更改，确需改动 时，应经办公室请示公司领导同意后方可更改。（六）、各类文件印发后，要将原稿及一份复印件交办公室文书人员存 档。发送公司领导和有关基层单位与部门的文件，由发文部门负责发送。（七）、各部门发文应遵循精简原则，严格控制发文数量和范围。（1）、以公司名义发文，必须是关系公司重大问题及必须由公司行文 的事项。（2）、凡不需提出具体贯彻意见的上级机关的来文，需转发时，一律 原件翻印下发。（3）、公司领导在各种会议上的讲话，会上已印发的，不再以公司名 义另印文件。确需另印的，经办公室同意后，由会议主办部门承办。（4）、凡属部门职权范围内的事，由部门自行发文或几个部门联合发 文。（5）、各部门之间需协商的问题，能直接对话解决的，不再行文。六、附件1、公文格式2、收文处理工作程序3、发文处理工作程序七、记录1、公文批办卡2、发文卡片3、领导班子办公例会会议纪要卡4、会议纪要卡5、发文登记簿公文格式一、公文用纸主要技术指标1、公文用纸一般是使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或 复印纸。纸张白度为80%90%，横向耐折度$15次，不透明度$85%, pH 值为 7.59.5。2、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm X 297mm。3、公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm土 1mm 公文用纸订口（左白边）为： 28mm1mm版心尺寸为：156mm X 225mm （不含页码）二、排版规格与印刷装订要求1 、排版规格正文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用3 号小标宋体字或黑体字， 一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调 整。2、制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。3、印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所 标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字 面不花、不白、无断划。未做特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订 眼距书芯上下各1/4处，允许误差土4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm 5mm ；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品 尺寸误差土 1 mm，四角成90度，无毛茬或缺损。三、公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公 文首页红色反线（宽度同版心，即156mm ）以上的各要素统称眉首；置于红 色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题 词以下的各要素统称版记。1、眉首（一）、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2 行， 用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全 称，用六角括“”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第” 字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。（二）、签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 字，签发人姓名居右空1 字；签发人用3 号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3 号楷体字标识签发人姓名。2、主体（一）、公文标题红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（二）、主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最 后一个主送机关红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%.印品着墨实、 均匀；字面不花、不白、无断划。（三）、公文正文主送机关名称下 1 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不 能回行。（四）、附件 公文如有附件，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起 装订。“附件”二字及附件顺序号用3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件 说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文 的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（五）、印发机关与印发日期 印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上， 印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全， 年份应标全称，月、日不编虚位（即1 不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔 线隔开。（六）、加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发 文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关 署名和成文日期居中印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件 说明）一行之内。（七）、成文日期的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称、月、日不编虚位（即 1 不编为 01 ）.（八）、特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时， 可以采取调整行距、字距的措施解决。3、版记（一）、版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐 高度为0.35mm）,中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔 线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘 重合。（二）、抄送机关 公文如有抄送机关，一般用 4 号防宋体字，在印发机关和印发日期之 上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称， 回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标名号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排 方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄 送机关之上一行，之间不加分隔线。（三）、印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号 仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印 的日期为准，用阿拉伯数码标识。4、页码用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右 各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双面码 居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、公文的特定格式1、信函式格式 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离 为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最 下方。2、纪要格式纪要标志由“xxxxxx纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上 边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用 3 号黑体字，在正文或附件说明下空一行 左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用 3 号仿宋体字标注 出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单 ，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请 假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。收文处理工作程序序号工作内容及责任人工作要求1签收（内务秘书）对属于公司业务范围内的公文进行 登记、分类、编号，不属于公司业务范 围内的公文，按程序退回发文单位（人）。 严把收文关，做到数量准确，手续齐备。2拟办（主任）意见明确，处理得当。3呈报（内务秘书）安全、迅速、准确。4阅示签批（公司领导）按分工负责的原则办理，阅批意见 明确。5承办（相关部门）相关部门按照领导批示及时办理， 并根据要求提供相关资料。在公文批办 卡上注明办理情况后三日内送办公室。6分类归档（内务秘书）按规定进行分类归档。发文处理工作程序序号工作内容及责任人工作要求1拟稿（部门承办人）正确反映工作实际；提出的措施切 实可行；观点明确、条理清晰，文风端 正；行文符合文件种类和格式规范。2核稿（部门负责人）内容是否准确、完整；需会签的文 件是否经有关领导同意会签。并签批“请 （公司领导）签发”字样。3会签（公司分管领导）明确签署意见，姓名和日期。4签发（公司总经理）明确签署意见，姓名和日期。5审核（办公室主任）审核是否需要行文；内容是否准确、 完整。6编发（内务秘书）检查发文卡内容是否齐全；是否符 合发文格式规定。7打印（部门承办人）文件内容校对无误，格式、印刷、 装订符合公司公文处理要求。8用印（内务秘书）审核盖章。9分发（部门承办人）负责分发文件。来文单位文件编号收文编号收文日期文件名称领 导 批 示拟办 意见分管领导意见-传阅人、传阅时间办 理 结 果签发：（批示）会签：拟稿单位：拟稿人：核稿人：年 月 日办公室审核及意见：事由：主送：抄送：附件：秘密等级：校对：监印：共印份晋太原号二O年月日封发山西省太原高速公路有限公司领导班子办公例会会议纪要卡签发：（批示）核稿：主办单位 和拟稿人：批印：时间：地点：主持人：参加人：列席人：会议内容及议定事项：发：秘密等级：校对：监印：共印份第号二O年月日封发签发：（批示）核稿：主办单位 和拟稿人：批印：时间：地点：主持人：参加人：列席人：会议内容及议定事项：发：秘密等级：校对：监印：共印份第号二O年月日封发发文登记簿