第三节会计信息系统概要

第三节会计信息系统概要一、会计信息系统的基本概念（一）系统与信息系统系统是由一系列彼此相关、相互联系的若干部分为实现某种特定目的而建立起来的一个整体。相互联系的若干部分称为系统的子系统，它们是系统内能完成某种的单元。例如，一个企业可视为一个经营系统，企业中的各职能部门可视为这一系统的子系统。系统内部同时存在着物资流和信息流。例如，某公司为完成一项生产经营任务，要组织一定的人力，配备相应的资金、设备、材料 等物资条件。在公司的供、产、销经营活动中，这些物资因素各自按照本身特有的规律，并 且是相互联系地不断运动着，形成一个物质流。与此同时，反映这些客观事物的数量、质量、 速度、形态、结构、特征等方面的信息，按照一定的规律运动，形成一个信息流。在一个系统中，物流是活动的主体，物流的数量、质量等特征通过信 息流反映出来，人们通过信息流了解、掌握物流的情况，实现物流控 制，保证物流的畅通。信息系统由一组完成信息收集、处理、存储和传播的相互关联的部件 组成，是用来在组织中支持事务处理、分析、控制与决策的系统。信 息系统具有信息收集、信息处理、信息存储、信息传递及信息输出等 功能。（二）会计信息信息是对客观世界中各种事物特征和变化的反映，是数据加工的结 果。对信息使用者来说，信息是一种经过加工处理后有用的数据。数据与 信息都可以用数字、符号、文字、图表、声音和影像等形式来表示。数据是对客观事物属性的描述，它是反映客观事物的性质、形态、结 构和特征的符号。在会计工作中记录下来的会计事实称为会计数据，一般包括数字数据 和非数字数据，如各种原始资料、原始单据、记账凭证等都属于会计、人 nt数据。会计信息是指按要求经过加工处理后的会计数据。只有将会计数据通过加工生成会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。（三）会计信息系统会计的各项活动都体现为对信息的某种作用：取得原始凭证是信息的获取，原始凭证的审核 是信息特征的提取和确认，设置会计账户是信息的分类，记账凭证和登记账簿是信息的传递 和存储，成本计算是对成本信息的进一步变换和处理，会计管理与决策是对会计信息的进一 步应用。会计工作过程构成一个有秩序的信息输入、处理、存储和信息输出的过程。这一过程可分为 若干部分，每一部分都有自的任务，所有部分互相联系、互相配合、服从于一个统一的目标， 形成有机整体，这个有机整体就构成了会计信息系统。会计信息系统是一种面向价值信息和基于会计管理活动的系统，是在 计算机硬件和网络环境下，采用现代信息处理技术，对会计信息进行 采集、存储、处理及传送，完成会计核算、监督、管理和辅助决策任 务的系统。会计信息系统的主要目标是向企业内部和外部的管理者提供需要的 会计信息，以及对会计信息利用有重要影响的非会计信息，以便不断 地提高经济效益。从理论上讲，完全靠手工方式，对会计信息进行采集、存储、处理及 传送，完成会计任务的系统称为手工会计信息系统。而采用计算机和 网络信息处理技术的会计信息系统通常称为计算机会计信息系统或 电算化会计信息系统，即会计电算化。后者强调利用计算机及互联网 等现代信息技术的手段和方法发行传统会计，创建新的会计分支体 系。会计信息系统是企业信息系统中的一个重要的子系统，而会计信息系 统本身，又可以分解为若干子系统。按管理职能可分为三部分：核算 子系统、管理子系统和决策子系统。这三部分既分别自成系统，又互 相联系，缺一不可，共同组成一个完整的会计信息系统。其中，核算子系统用于会计工作中的事后核算，主要是记录、核算的 变动过程及其结果，以便反映企业的经营活动情况，监督企业的经营 活动；管理子系统用于会计工作中的事中控制，主要是对购、销、存 各环节发生的业务进行追踪管理；决策子系统用于事中控制和事前决 策，主要是对会计核算产生的数据，再加以分析，进行相应的财务预 测、管理和控制活动，侧重于财务计划、控制、分析和预测。（四）会计信息系统与企业信息系统的关系企业信息系统是按照先进的管理理念，结合计算机和网络等信息技术 建立起来的，在企业所有部门内以集成和协调方式，执行从数据处理 到生成管理信息全部任务的人机系统。它强调了基于整个企业范围的 应用模式，是针对企业全部业务的信息系统。系统集中了来自销售、 采购、制造、人力资源各种经营活动的全部业务信息。在企业信息系统中，通过多部门一体化的应用模式，企业采购、销售、 生产制造、库存系统等业务系统处理后的数据会自动传递到会计信息 系统，并进行进一步的财务核算，保证了财务和业务数据的完整性和 及时性，便于对企业经营活动过程的全程监督和控制，全面实现财务、 业务一体化。会计信息系统是企业信息系统中的一个重要的子系统。会计信息系统 与企业信息系统有紧密联系。企业信息系统将企业的供产销每个环 节，以及每个部门和员工个人等全部价值信息传递给会计信息系统， 会计信息系统全面地反映企业各个环节的信息；会计信息系统将处理 结果提供给有关系统，企业管理者和决策者通过会计信息系统收集、 存储、加工和传输会计信息，实现对企业经济活动的全面控制。因此， 会计信息系统在企业信息系统中处于中心和主导地位。二、会计信息系统的特点（一）会计信息系统的基本特点1. 会计信息系统以解决企业会计核算和管理所面临的问题为主要目 标。2. 会计信息系统能充分利用现代信息处理技术，自动或非自动地采 集、存储、处理、分析、传递和反馈会计信息。3. 确保会计信息的真实、全面、及时、安全和可靠。会计信息系统对 会计信息的采集、存储、处理、加工等操作提供的控制和保护等措施。4. 数据处理方式集中化和自动化。数据处理集中化是指在实现计算机 处理后，原由各个业务分别进行的核算工作都统一由计算机处理。数 据处理自动化，是指在数据处理过程中，人工干预明显减少，将由程 序统一调度管理。5. 会计信息载体无纸化。在会计信息系统中，会计证、账、表信息的 存储介质采用看不见、摸不着的光、电、磁等介质。计算机采用的光、 电、磁等介质不同于纸张介质，人不能直接识读，但是存放在光、电、 磁介质上的信息量大，查询速度快，易于复制和删除。6. 会计信息系统的开放性。会计信息系统与企业信息系统和企业的外 部环境，如银行、税收、审计、财政、客户等，可以很方便地进行信 息的交换。（二）企业信息系统中的会计信息系统的特点企业信息系统的会计信息系统产生了许多新特点，主要体现在以下几 个方面：1. 采用了国际先进的财务管理方法。会计信息系统吸收并内嵌了国际 先进的企业财务管理理念，改善了企业会计核算和财务管理的业务流 程，使得财务管理的效率得到了提高。2. 会计信息的收集、处理及使用动态化和实时化。互联网环境下各种 会计信息的收集是实时的，无论是企业外部的数据，还是企业内部的 数据，一旦发生都将及时存入到相应的服务器，并主动及时地传送到 会计信息系统中进行实时处理。这样，可以随时得出会计账簿和报表， 将其改善到企业的主页上或传送到有关管理决策部门。3. 财务和业务的协同处理。一是财务和企业内部业务的协同。企业内 部的业务流程很多，如以供应链为主的物流，以生产管理为主的生产 流等。在这些业务流程中，产生的信息需要和资金流管理相协调，一 旦产生财务信息， 要并行送入会计信息系统进行加工、存储和处理， 会计信息系统同样应及时将产生的有关数据送给业务系统，从而保证 财务与业务步调一致，向供应商的询价、采购等业务，银行的结算业 务等。在企业经营的供应链上，每一个业务活动的产生如果伴随着财 务信息都必须及时处理，并将处理结果反馈给外部业务流程，实现与 外部业务的协同。4. 会计信息系统更全面地提供财务管理信息，为包括战略决策和业务 操作等各层次的管理需要服务。除了提供必需的财务报表外 ，能提 供多种管理性报表和查询功能，并提供易于最终用户使用的财务建模 和分析功能。在企业信息系统环境下，如企业资源计划（ERP）系统，财务系统和 传统的财务软件的最大区别在于，前者体现了业务和财务的无缝联接 和处理。对于业务系统，如采购、销售、生产制造、库存等系统处理 后的数据自动传递到财务系统，并进行进一步的核算和分析，保证了 财务及业务数据的完整性和及时性，全面实现财务、业务一体化，物 流、资金流、信息流统一化的管理模式。三、会计信息系统的功能结构(一)会计信息系统的构成要素会计信息系统的构成要素有硬件、软件、人员、数据和规程，它们是会计信息系统的实体，是系统的物理组成。1. 硬件硬件的作用是实现数据的输入、处理、输出等一系列的根本性的操作。 一般地，硬件设备包括数据采集设备、处理设备、存储设备、输出设 备和网络通信设备。例如，输入设备：键盘、光电扫描仪、条形码扫 描仪等；数据处理设备：计算机主机等；存储设备：磁盘机、光盘等； 输出设备：打印机、显示器等。计算机硬件设备的不同组合方式构成了不同的硬件体系结构，也决定了具有不同的计算机工作方式。(1)单机结构。整修系统只有一台计算机和相应的外部设备，所用的计算机一般为微型计算机，属于单用户、 单任务工作方式。其优点是开发周期短，价格低廉，操作简便，数据共享程度高。其缺点是 输入速度慢，输入/输出成为数据处理的瓶颈。(2) 多用户结构。整修系统配置一台主机和多个终端，通过通信线路连接而成。允许多个用户同时在不同的终 端上分散输入数据，由主机集中处理，处理结果又可直接返回各个终端用户。其优点是分散 输入/输出，解决了输入/输出“瓶颈”问题，集中处理实现数据库共享，提高了系统效率。 其缺点是一旦主机发生故障会造成整修系统中断工作。(3) 计算机网络结构。将地理上分散的具有独立功能的多个计算机通过通信设备和线路连接起来，由功能完善的网 络软件实现资源共享，组成一个功能更强的计算机网络系统。特点是系统的软件、硬件和数 据资源可以共享；实现分布式处理，即可以将一项复杂任务分解，在网内各个计算机上独立 进行数据输入和处理，系统的功能和性增加，更加安全可靠。2.软件会计信息系统的软件包括：系统软件、通用应用软件和财务软件。在 会计信息系统中财务软件是最重要的部分，没有财务软件，现代会计 信息系统就无法实施。(1) 财务软件的含义财务软件是指专门用于完成会计工作的计算机应用软件，包括采用各 种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和 有关的文档技术资料。财务软件用于配合计算机完成记账、算账、报 账，以及部分的会计管理和会计辅助决策，例如，日常核算工作、量 本利分析、投资决策等工作。因此，学好、用好财务软件是进行会计 电算化工作的重要前提。(2) 财务软件的分类财务软件分为不同的类型。按适用范围可分为：通用财务软件和定点 开发财务软件；按提供信息的层次可划分为：核算型财务软件和管理 型与决策型财务软件硬件结构可分为：单用户财务软件和多用户财务 软件。单用户财务软件是指将财务软件安装在一台或几台计算机上，每台计 算机中的财务软件单独运行，生成的数据只存储在本台计算机中，各 计算机之间不能直接进行数据交换和共享。多用户财务软件是指将财 务软件安装在一个多用户系统的主机(服务器)上，系统中各终端(工作 站)可以同时运行，不同终端上的会计人员能够共享会计信息。(3) 通用财务软件的特点通用财务软件是指在一定范围内适用的财务软件。通用财务软件的特 点是不含或含有较少的会计核算规则与管理方法。其优点是通用财务 软件实质上是一个工具，由用户自己输入会计核算规则，使财务软件 突破空间上和时间上的局限性，具有真正的通用性。其缺点是：一方 面软件越通用，初始化工作量越大；另一方面软件越通用，个别用户 的会计核算工作的细节就越难被兼顾。(4) 定点开发财务软件的特点定点开发财务软件也称为专用财务软件，是指仅适用于个别单位会计 业务的财务软件，如某企业针对自身的会计核算和管理的特点而开发 研制的软件。定点开发财务软件的特点是把适用本单位特点的会计核 算规则与管理方法编入财务软件，如将报表格式、工资项目、计算方 法等在程序中固定。其优点是比较适合使用单位的具体情况，使用方 便。其缺点是受空间和时间上的限制，只有在个别单位、一定时期内 使用。3.人员会计电算化的人员是指从事研制开发、使用和维护的人员。这些人员一般可分为两类：一类称为系统开发人员，包括系统分析员、系统设 计员、系统编程人员和测试人员；另一类称为系统的使用和维护人员。在手工方式下，会计人员所需掌握和运用的工具是算盘和计算器。会计电算化后，一般会计 人员不仅要会计知识和一定的计算机及网络方面的知识，而且应该能够熟练地运用计算机完 成会计业务工作。同时，还应初步具备排除系统运行中的一般性故障的能力。实现会计电算化的过程中，参与系统开发和使用的人员，不仅有财会 人员，还有计算机专业人员和操作员等。计算机专业人员应掌握一定 程度的财会理论知识，对会计工作有比较全面和细致地了解，熟悉基 本工作流程、方法和基本要求。操作使用人员要熟悉软件的基本功能， 能熟练地操作计算机并运用软件完成各项工作。会计电算化要求系统 人员是复合型人才，同时具备计算机专业和财务专业两方面的知识。4.规程规程指各种法令、条例、规章制度，主要包括两大类：一类是政府的 法令、条例；另一类是基层单位在会计电算化工作中的各项具体规定， 如岗位责任制度、软件操作管理制度、会计档案管理制度等。我国财政部于 1994年 6月 30日发布了全国性会计电算化管理规章 会计电算化管理办法、商品化会计核算软件评审规则、会计核 算软件基本功能规范3个规章制度。为指导基层单位开展会计电算 化工作，1996年发布了会计电算化工作规范。为了进一步促进财 务及企业管理软件开发的规范化，1998年 6月，由财务软件分会发 起，在国内多家著名厂商的大力支持下，出台了“中国财务软件数据 接口标准”。这些是目前指导我国会计电算化工作的最重要的文件。5.数据处理经济业务数据是财会部门的传统职责，也是会计信息系统处理的 对象。在会计信息系统中，数据量大、面广、数据载体无纸化。尽管一个质量可靠的会计信息系统为生成真实、完整的会计信息提供了前提条件，但由于技 术上、设备上、操作人员水平等方面的原因，容易导致会计资料失真。因此，法律上要求， 实行会计电算化的单位，用计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资 料在格式、内容以及会计资料的真实性和完整性等方面，都必须符合国家统一的会计制度的 规定。（二）会计信息系统的功能结构会计信息系统为企业的财务管理提供了一个灵活的、综合性的管理平台。按其职能，主要包括总账系统、应收款系统、应付款系统、工资核算系统、固定资产核算系统、成本管理系统、资金管理系统、财务报表系统、财务分析系统等几大模块。一般的会计信息系统结构如图1-1 所示。会计信怠系统11 1 1 1I1 1 11.总账系统为了适应计算机管理的需要，可以把设置账户、复式记账、填制和审 核凭证、登记账簿等统称为账务处理。完成账务处理工作的系统称为 总账系统。总账系统在整个财务系统中，处于最基础和最核心的地位， 能接收其他子系统传递过来的凭证，并进行进上不账务处理，实现同 其他子系统的无缝联接，这样既可减少数据的重复录入，又可自动地 收集数据，提高财务工作的效率。总账系统除具有最基本的凭证处理、 账簿管理等核算职能外，还提供诸如支票控制、预算控制、出纳管理、 部门收支分析等管理职能。2. 应收应付管理系统。该系统主要处理销售、采购发票、应收及应付款项，对应收和应付款 情况及相关单据进行全面监控，旨在提高企业的资金周转速度及培养 良好的客户和供应商关系。应收和应付系统是联接销售（采购）系统和 总账系统的桥梁，是实现财务和业务一体化的纽带。这两个系统均可 以处理多币种，适应多国税制以及多种收付款方式，使得应收、应付 款的管理能适应企业全球化经营的需要。3. 固定资产管理系统。该系统与采购、存货、总账等系统能相互传递有关资产和设置库存的 信息，能支付各种资产的折旧、重估、清理的会计处理和编制报表， 为企业确定有利的资产管理策略提供服务。4. 存货核算系统。该系统主要核算各种出入库物料的成本，对出入库情况进行实时监控 和统计。接收采购、销售等系统的数据，核算并确定其成本，并依据 数据生成相关的记账凭证。5. 工资核算系统。不仅应提供简单、方便的工资核算和发放功能，而且应提供强大的工 资分析和管理功能，如单位工资增长情况分析、部门工资构成分析、 考勤管理、人员档案管理等。6. 成本管理系统。该系统具备成本预测、成本计划、成本计算、成本核算、成本分析等功能，与总账、工资、固定资产、存货等系统间有数据接口。7. 资金管理系统。企业的资金管理涉及财务的各个方面，资金管理系统与应收款、应付 款和总账系统是集成的，并提供与银行的数据接口，从而实现对每笔 资金的管理，并支付对整个集团的资金进行统一规划和运用。8. 报表系统。该系统是将计算机技术与会计报表的编制方法相结合而设计的，专门 用于报表数据处理的系统。它既能编制对外报表，又能编制各种对内 报表。报表系统从总账系统和其他系统中取得相关会计信息，自动编 制各种会计报表，并对该报表进行审核、汇总，生成各种分析图，并 按预定格式进行输出。能支付企业集团、跨国公司内不同类型企业的 财务报表合并，能对多账套、多币种和多会计日的报表进行合并，并 可以同其他系统实现信息共享，同其他公司的报表软件进行文件转 换。为各级管理者提供强大的数据搜集和输出功能，是企业信息系统 重要的数据输出口。9. 财务分析系统。该系统与总账系统联接，可以做到公司级和部门级的预算和预测，并 且能支付自上而下、自下而上和分布式的预算生成。利用财务分析系 统，企业各层次员工及外部有关人员在得到授权的前提下，可以对财 务数据进行建模分析。更复杂的财务可以利用联机数据分析处理工具 (OLAP)进行多种角度的数据建模。例如，可以将销售数据分别按照 地区、产品类、销售员进行比较，并对影响销售的各因素进行敏感性 分析，从而实现决策的科学化。10. 其他管理子系统。该子系统包括财务预算管理子系统、领导查询子系统、决策支持子系统等。随着企业管理科学化的要求，会计管理的会不断完善。（三）会计信息系统的信息联系财务系统不仅仅是对传统财务软件在功能上的延伸和加强，而是涉及对整修业务流程包括组织结构的重新组合，是一次企业管理理念上的全面更新。而企业信息系统本身的集成性决定了它的财务系统也完全 地带入到企业整体的流程中去，财务中有业务，业务中也有财务，使 财务和业务成为一个水乳交融的整体。传统的财务软件，财务处理和业务处理是分开的，它们之间是通过单据在企业财务部门和内 部其他部门之间的传递和核对来完成的，业务部门处理完业务后将有关单据传递给财务部 门，财务人员需要利用专业知识分析业务和编制分录。除了最基本的借贷科目和金额以外 财务人员还需要手工录入一些附加信息，便于以后做一些简单的财务分析。由于这种财务和 业务分割处理的现象，千百万大量的信息和数据无法共享，各部门手工处理工作量大，数据 难以核对，沟通协调困难，业务处理前后无法跟踪和追溯，财务和业务无法相互实施有效的 监督和控制等后果。这样也造成管理阶层查询和分析信息的困难，无法看到一个业务从发起 到授权，从执行到结束，从作账到报表输出的前后贯通的全貌。企业信息系统中的会计信息系统是集成的财务处理系统。它集成了采 购管理、原材料管理，因而，它比单一的计算机财务系统具有集成度 高，信息处理及时等优点。在企业信息系统中，如果信息集成度处理 得好，企业财务 70%以上的凭证可以自动生成，能极大地减轻财务 人员的劳动强度。在企业信息系统中，总账系统是财务处理的核心， 所有业务模块的财务数据和其他财务子系统的数据都传递给总账集 中进行处理。在这种模式下，即体现了业务对财务处理的参与和渗透， 同时也体现了财务对业务的集中控制，使财务和业务形成一个不可分 割的整体。某笔经济业务在发生和处理过程的各个阶段，管理阶层均 能对这笔业务的来龙去脉进行跟踪和追溯，使人们的管理触延伸的更 远更长，管理视野也更为开阔。综上所述，财务系统的数据处理过程，是以业务处理为基础，以总账 系统为核算，最后得到用于分析、决策的信息。采购系统分别生成采购发票和采购入库单，应付款系统根据采购发票 确认应付款项，并进行制单处理；存货系统根据入库情况确认并结转 入库成本，并进行制单。在应付款系统中根据付款情况录入付款单， 付款单和原应付款项进行核对，并进行制单。在销售系统分别生成销售发票和销售出库单，应收款系统根据销售发 票确认应收款项，并进行制单处理；存货系统根据出库情况确认并结 转出库成本，并进行制单。在应收款系统中根据收款情况录入收款单， 收款单和原应收款项进行核对，并进行制单。在工资系统中输入工资变动原始资料，进行工资计算，并自动生成工 资分配、费用计提等凭证传递到总账系统，还为成本系统提供人工费 资料。在固定资产系统中输入固定资产增、减和变动原始资料，对固定资产 进行管理，并自动计提每月的固定资产折旧，同时自动生成固定资产 变动核算凭证、折旧核算凭证等传递到总账系统，还为成本核算模块 提供折旧费资料。生产管理系统根据物料需要计划系统下达的生产订单组织领料和生 产。领料造成库存系统的材料出库，生产完工以后，形成产成品入库。 库存系统根据材料出库单核算生产成本，根据生产入库情况核算结转 入库成本，并将这两类单据制单。成本系统接收工资系统提供的人工费资料，固定资产系统提供的折旧 费资料，存货核算系统提供的原材料领料单。在成本系统中计算成本， 自动生成凭证并传递到总账系统，同时为存货核算系统提供入库产成 品成本。总账系统接收应收应付款、工资、固定资产和存货核算系统生成的转 账凭证，直接输入一般业务凭证，审核确认后记账，可随时查询或打 印总账、明细账、日记账，月末进行银行对账、总账系统内部转账和 结账。财务报表系统从总账系统和其他业务系统中取数自动编制各种会计 报表，并进行报表管理。财务分析系统从总账系统中取数进行财务指标分析，还可以在财务分 析系统中制订各项支出费用等预算，在总账系统中进行控制。