活动项目的组织与管理

会议活动的策划与组织 从平凡到优秀我们的目标n认识并掌握活动项目管理的系统知识n使组织和管理活动更专业、更高效，更成功。故事两则n袋鼠与笼子n小事做精品我们如何达到目标n掌握有效的活动管理流程n学会使用活动项目管理工具n模拟活动项目筹划管理我们将会听到什么n第一部分：活动会议项目管理的流程 1.活动项目筹划 2.活动项目实施 3.活动项目评估我们将会听到什么n第二部分-活动会议管理指南 1.新品上市会 2.新闻发布会 3.开幕典礼 4.招待酒会 5.研讨会 6.展览会 7.年会 我们将会听到什么n第三部分-案例模拟与分析 活动项目管理的要旨n(1,2)n以项目中心 n整合人力、物力资源优势活动项目管理的要旨n完善项目管理，提高效率 n明确目标n规范分工，减少内耗活动项目管理的要素n“PC”要素n什么是“PC”，P-person，C-cost活动项目管理的要素n对经费的管理n对时间的管理n对团队的管理n对场地等的管理 一项活动的成功与否取决于该项目的组织管理是否有序，是否合理。第一部分 活动会议项目管理的流程n前期：活动项目筹划n中期：活动项目实施n后期：活动项目评估一、项目的筹划一份完整的项目筹划书应涵盖以下几个方面：n活动_、_、_、_、_n_观众n活动_ _安排n_宣传n活动执行_表、_费用n(备选 _)实例-活动项目计划书（年产600吨葡醛内酯开工典礼）筹划项目注意事项n明确目标n确保时间 、地点 的不冲突性 n留出充裕的时间（有足够的时间选择场地、人员、供应商、合作伙伴）筹划项目注意事项n如有合作伙伴或单位，应签注项目备忘录，明确各自n告之同事，获得更多创意和n筹划书应有附录：项目预算表、项目进程表、项目任务表二、项目的实施 从项目筹划到项目实施是一个由梦想变成现实的过程，这一过程在实施并不断完善所筹划的活动项目。以下为项目实施过程中重点把握掌控的几个环节：n经费管理、n时间管理n项目组团队管理n场地安排n媒体n支持1、项目经费的管理 项目的经费管理有两个重要的环节：n经费预算n经费经费预算表经费预算表 项目名称：项目日期：项目经理：制表日期：总项细项明列预估单价数量预估费用备注 抄送：经费支出表经费支出表 项目名称：项目日期：项目经理：年 月 日 总项细项明列实际支出支付对象支付日期备注2、项目时间的管理n项目的时间管理主要手段是设立，在该项目实施过程中紧扣时限。项目进度表项目进度表 项目名称：项目日期：项目经理：制表日期：列项说明完成时限负责人监督人黄完成状况备注场地租赁合同6月20日顾完成3、项目组团队管理 项目团队的管理主要采用以下三阶段三种形式：n前期项目介绍会n定期召开项目碰头会n活动前召开项目执行会A.前期项目介绍会 向所有参与项目者详细介绍项目并分配任务：n项目名称n项目目的n项目时间n活动地点及路线（踩点）n参与对象n参与人数n执行计划表B.定期项目碰头会n核对进程n发现n解决（修改方案）C.活动前执行会n活动详细流程n嘉宾 名录n备选方案n预排4、场地安排A、场地选择 场地的选择应体现活动本身的目的，选择场地时应考虑：n符合项目（地理位置、淡旺季等）n交通n有充足可用n可提供所需n周边重大活动应检查：n通道n（消防/搭建/收发货等）n间n等设备n嘉宾B.场地预定n在预定场地前一定要先获得有关方面批准n预定场地前建议两家、至少两次n查看场地时有的人员在场n确保该场地能提供活动所需的相关n将联络过的情况、人列表备案n索取（餐饮、会议厅、住房等），确保所有报价n了解条款,初步n确认并其他预定的场地n活动项目开始前逐项仔细确定内容及C.场地布置n场地方要求n活动项目的应在场地的醒目处n指示牌应从入口处一直摆放至现场5、媒体宣传 媒体宣传需要准备和设计，一般至少提前进行，即在项目计划批准后就可开始媒体宣传的工作了。媒体的宣传主要通过两种渠道：线上广告传播（ATL-广告公司执行）：n报刊、杂志、海报（平面）n电视、广播、网络（流动）线下媒体传播（BTL-活动公关公司执行）：n媒体n媒体n准备n沟通（与、与）n现场接待n媒体报道6、后勤支持 后勤是活动项目容易疏忽却不可或缺的一个环节，后勤支持应考虑：n物品、资料（采购、运输）n供水n员工n清理n司机三、项目的评估n项目评估是展示项目成效展示项目成效的机会，通过总结与评估可以看到项目组织的成功与不足，使下一个项目能管理得更完善，有助于项目计划及管理。项目评估应根据不同的项目适时进行，以究其效。三、项目的评估项目的评估主要通过以下途径：A、活动者的反馈nnB、活动者的报告C、评价及覆盖率（、）评估报告的撰写格式:报头-n 报告名称n 项目内容n 作者及其职务n 撰写日期评估报告的撰写格式:n开篇：介绍项目（时间、地点、人物）n中段：项目过程 n结尾：结论，建议 n附：媒体统计 1.新品上市会n要旨及注意环节n蒂清（替莫唑胺）上市会案例新品上市会要旨:n请经理、经理等共同参与筹办n确定的目标和计划n确定、参与n确定诉求要点和发布会n确定名单和新闻n准备和等待n产品和准备方式新品上市会注意环节:n相关宣传资料n各种正常运作n休息室n上市会和控制节点n蒂清（替莫唑胺）上市会案例2.新闻发布会n要旨n注意环节新闻发布会要旨:n新闻发布会应请筹办n确定有明确的计划和发布n确定时间、地点、人数、人数n确定邀请哪些重要人物发言n准备套件n准备包及n确定到会记者和n邀请的记者应是负责所举办的项目这一领域的新闻发布会注意环节:n签到与签到分开n背景板/指示牌（文字，颜色，LOGO等）n如用事先向其完整详细介绍项目n向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求3.开幕典礼n要旨及注意环节n案例（葡醛内酯开工典礼）开幕典礼要旨:n确定程序n确定VIP的邀请（官员、行业等）n发邀请函给/及n备好礼品（实用为主）n安排好的和开幕典礼注意环节:n背景板/指示牌（颜色、文字、LOGO）n如用翻译事先向其完整详细介绍项目n休息室n向摄影师交待清楚活动内容顺序及摄影要求n仪式后的招待酒会（晚宴）n年产600吨葡醛内酯技改项目开工典礼4.招待酒会n要旨n注意环节招待酒会要旨:n招待酒会一般采用（）的形式，因为这种形式便于n确定酒会时间、地点及形式n招待酒会应选择一家、信得过的酒店n尽量不使用餐具n菜系应符合来宾习俗和活动内容n如场地选择，应考虑、因素（冬夏、晴雨、早晚），以防万一n布置。（搭建及灯光-户外）招待酒会注意环节:n入门处有n场内有明显n由专人接待VIPn主宾到达后由主人陪同进入休息厅于其他VIP见面n主人陪同主宾进入酒会场地n主办方介绍主宾并致欢迎词n主人宣布酒会开始n（主宾告辞，主人送至门口上车）5.研讨会n要旨n注意环节研讨会要旨:n如有伙伴，应在筹划阶段与其签订项目备忘录n确定研讨会的n确定并邀请n如有，应尽早发邀请信以帮助他们申请n（安排和）n请提供对方发言人及与会者名单n发邀请函、记录回复客人名单n如外方有随行，需考虑其及研讨会注意环节:n研讨会资料（、等）n背景区域n（机场、会场与酒店之间等）n所有需用设备（笔记本、投影、镭射笔等）n场地布置形式：、n发言的安排、卡安放位置n会议相关（如同传）n会议用、等n茶歇6.展览会n要旨n注意环节展览会要旨:n选择确定n确定区域n选择标滩、特装n安排n培训（礼仪、自愿者）n评估展览效果展览会注意环节:n展览接待台布置（、鲜花等）n展览用n洽谈n饮用n展览用电n展览搭建n用车辆安排市科技洽谈成果展示会7.年会n要旨及注意环节n案例（2005年度总结表彰大会）年会通常分为两大类：n年会（直接客户/经销商）n年会 年会要旨:n与合作进行n确定n确定、和n确定演出安排（）n安排n发放n、的安排n晚宴的到场祝贺及发言安排年会注意环节:n晚宴n和发处n人员的n的控制n和（储藏和领取）n案例（2005年度总结表彰大会）几点提示:n项目活动应有具体的明确目标，确保活动形式能达到该目标n活动开始前应安排“彩排”n宣传资料工作最好在活动前两个月就开始n事先应设想周全如何应对紧急情况n用餐人数须提前48小时确认n事先弄清取消预定的条款几点提示:n邀请信应提前十天至二周寄出，并要求回复n参加活动的工作人员佩戴胸卡，胸卡设计应与活动标识一致n有可能的话现场准备对讲机供活动使用n所有参加活动的工作人员应了解项目活动的每个细节认真体现于细节 细节决定成败谢谢各位！谢谢各位！