会议管理办法

某集团会议管理办法（暂行）第一章 总 则第一条为规范某集团（以下简称集团）会议管理工作，提高会议质量和效率，严肃会议纪律，制定本办法。第二条纳入集团会议管理的会议分为外部会议和内部会议。外部会议主要是北京市委、市政府及各委办局、中关村管委会及相关单位召集的会议；内部会议主要是股东大会、董事会、监事会、党委会、总经理办公会、集团专题会、经济运行分析会和集团年度工作会等。第三条 办公室是会议管理的职能部（室），负责会议安排、会议室的调配使用、会议服务协调等相关工作。第二章 外部会议管理第四条 外部会议类别（一）北京市委、市政府主要领导召集的会议：关于北京市政策研讨和文件传达、中关村科技园区发展和规划、党群工作、宣传工作的会议，由集团董事长出席或安排人员参会；关于北京市相关产业研究、重大科技成果转化及产业化、投融资、资本运营工作的会议，由集团总经理出席或安排人员参会。市领导有明确指示，或有其他特殊事项的，视具体情况由董事长和总经理协商出席。（二）中关村管委会主要领导召集的会议：关于北京市政策研讨和文件传达、中关村科技园区发展和规划、党群工作、宣传工作的会议，由集团董事长出席或安排人员参会；关于北京市相关产业研究、重大科技成果转化及产业化、投融资、资本运营工作的会议，由集团总经理出席或安排人员参会。特殊事项视具体情况由董事长和总经理协商出席。（三）北京市各委办局、中关村管委会副主任及各处室召集的工作会议，视会议内容，由集团总经理安排副总经理、总经理助理或相关人员参会。（四）其他级别的会议，视会议内容，安排集团相关部（室）负责人参会。（五）特殊会议由办公室根据会议要求和内容，提出参会意见报总经理批准后，安排相关领导或部（室）负责人参会。第五条 参会要求（一） 办公室要提前了解会议内容，及时通知需参会人员。有会议材料的，提前复印交参会人员阅研。（二） 参会人员应当严格遵守会议要求，按时参会，认真记录，妥善保管会议材料。会后，参会人员需按照会议精神，及时向集团相关领导、部（室）汇报、传达参会事项和会议内容。会议形成议定事项，涉及集团业务和工作的，需向会议组织部（室）领取会议纪要、记录，同时形成书面报告，一并报集团领导。会议材料应于当日或次日交办公室按公文流程处理。（三） 参会领导视会议内容，可安排相关业务部（室）工作人员一同参会。第六条 根据工作安排，由集团负责召集、安排的外部会议，由办公室统一协调安排。第三章 内部会议管理第七条 内部会议类别（一）股东大会、董事会和监事会（以下简称“三会”）是根据公司章程依法召开的会议。股东大会由董事会召集，董事会由董事长召集，监事会由监事会主席召集。集团董事会秘书协调安排。（二）党委会是根据国有企业党建工作要求，应由党委委员出席，讨论和决定相关事项的会议。会议由党委书记召集，党委委员出席，党委办公室、党群工作部负责人列席。召开党委扩大会时，党委认为需参加会议的人员应列席会议。党委会根据工作需要适时召开。（三）总经理办公会是根据集团整体工作需要，由总经理召集，集团高管参加，各部（室）负责人列席，讨论和决定重大经营活动及部署安排重点工作的会议。根据工作需要召开扩大会时，总经理认为需参加会议的人员应列席会议。总经理办公会原则上每半月召开一次。（四）集团专题会是根据公司工作需要，由集团高管、部（室）研究决定专题事项的会议。会议由总经理或其他集团高管召集，参会人员由召集人根据会议内容确定。专题会可根据工作需要适时召开。（五）经济运行分析会是根据经营工作需要，应由集团高管、各部（室）负责人和各控股子公司高管参加，听取各控股子公司上一阶段工作总结和下一阶段工作计划的会议。会议由总经理召集，集团高管、各部（室）负责人和各控股子公司的董事长、总经理及负责经营工作的高管出席。经济运行分析会原则上每季度召开一次。（六）集团年度工作会是根据集团年度工作计划安排，按工作年度召开，进行年度（阶段）工作总结，部署安排下一年度（阶段）工作的会议。会议由总经理召集，公司高管、中层及总部全体员工和各控股子公司高管参加。年度工作会原则上分为半年会和全年会。第八条 会议职责（一）“三会”的会议职责是执行公司法和公司章程。（二）党委会的会议职责是：贯彻实施上级党组织的指示、工作部署；对集团党的建设、基层组织建设等方面工作中的重要问题做出决定，对基层党组织的设立、变更、基层党组织上报的发展新党员计划及新党员审查做出决定；对党委年度工作计划、总结做出决定；对以党委名义向上级党组织的请示、报告做出决定；按照干部管理权限和规定的程序，负责党务干部的推荐提名和考察，对总经理提名任免的干部提出考察意见；听取涉及“三重一大”事项的经营工作汇报，并提出意见；负责党的廉政建设工作；负责集团纪检监察工作；负责群众来信来访工作；对工会、团委年度工作计划、总结做出决定；负责党、工、团先进人员的评比推荐提名。（三）总经理办公会的会议职责是：制定执行董事会决定的公司年度经营计划、发展规划、资金投资、重大技改项目、财务预算、财务决算、利润分配、弥补亏损等实施方案，以及董事会决议需要落实解决的有关问题；研究决定公司日常经营管理工作重大事项；制定公司内部管理机构设置方案；拟定公司基本管理制度；制定具体规章制度；拟定公司年度经营和投资计划、财务预决算方案、利润分配方案、弥补亏损方案；聘任和解聘中级管理人员；决定提交董事会审议的总经理工作报告；拟定提交董事会讨论的增加或减少注册资本的建议方案；审议批准公司下属各职能部（室）、控股子公司提交的重大经营（工作）计划、财务费用预算和其他重大经营事项；拟定公司员工的工资分配和奖惩方案；在董事会授权额度内，研究决定公司重大财务支出款项，研究审批日常经营管理中的重大费用开支；研究决定董事会授予的其他职权范围内的有关事项；总经理认为有必要召开办公会研究的其他事项。（四）集团专题会的会议职责是：研究集团产业政策、工作计划具体部署工作；决定重大项目的立项及投资决策；决定拟投资高成长性企业的立项及投资决策；研究集团规划、运营、风控、财务、人力资源等专项工作；研究集团领导提出的需由专题会研究确定事项。（五）经济运行分析会的会议职责是：各控股子公司汇报经济经营工作；根据集团整体运行计划实施日常运营调度；贯彻总经理办公会有关经济运营的决议、决定；需要由经济运行分析会研究协调的其他问题。（六）集团年度工作会的会议职责是：听取审议年度（阶段）工作报告，部署下一年度（阶段）工作计划。第九条 会议准备（一）确定会议议题及议程，明确会议召集人，确定会议组织部（室），准备会议文件。提请“三会”研究的议题，须经总经理办公会研究通过后，按照公司章程规定程序上会；提请总经理办公会研究的议题，须经主管领导审核，报总经理批准后方可上会；集团专题会研究的议题，须经主管领导批准后上会；提请年度工作会议审查的工作总结及计划，须提前经总经理办公会通过，涉及“三重一大”事项的，须经党委会研究通过。（二）需要会议议决事项，需将会议材料至少提前一天发给参会人员，参会人员要认真研阅。“三会”的议题提交时间按公司法规定办理。（三）会议组织部（室）每周五上午向办公室提出下周会议需求，办公室统筹安排会议时间、参会人员及会议地点，报有关领导批准后于下周一下班前在集团公布。已安排的会议因故取消，会议组织部（室）应及时告知办公室。第十条会议组织（一）集团大型综合性会议由办公室负责组织；“三会”由集团董事会秘书组织，相关部（室）配合；经济运行分析会由资本运营部负责组织；各业务系统的工作会议由业务部（室）组织；多个部（室）组织的会议由牵头部（室）组织，相关部（室）配合。（二）会议组织部（室）安排专人负责签到。（三）举行大型会议，各部（室）、各公司集体签到，指定专人负责会议联络工作。（四）会议召集人要掌握会议的节奏，控制会议时间。（五）会议组织部（室）应指定专人记录。“三会”会议记录由集团董事会秘书负责，党委会会议记录由党委办公室负责，总经理办公会会议记录由办公室负责，集团专题会会议记录由会议牵头组织部（室）负责，经济运行分析会会议记录由资本运营部负责，集团年度工作会会议记录由办公室负责。会议记录应如实反映发言者的真实意图，不得自己添加内容。会议记录应妥善保管，避免遗失泄密，会议纪要由会议组织部门起草，办公室负责校核印发，重要会议记录按档案管理规定存档。第十一条会议纪律（一）与会人员准时进入会场。（二）因故不能到会的人员需提前向召集人请假。（三）将手机关闭或设置到振动档，会场严禁拨打或接听电话。会议中不得交头接耳，中途不得无故长时间离席，因故离开需经主持人同意。（四）参会人员应积极发言，但不可偏离主题，长篇大论。（五）会议发言应就事论事，不可进行人身攻击。（六）会议研究、讨论的内容，未经允许，不得私自传达、传播。第十二条会议服务（一）服务人员负责保持会议室的整洁及设施完好。（二）服务人员按照会议要求布置会场，在会前半小时做好各项准备工作。（三）服务人员对在会议服务过程中获悉的会议信息，要注意保密，不得向外扩散。第十三条 会议议定事项需要办理的，有关部（室）应及时办理，并向有关领导报告办理情况。会议组织部（室）负责会议议定事项的催办，确保会议议定事项的落实。第四章 其 他第十四条本办法由集团办公室负责解释。第十五条本办法自印发之日起试行。8