银行档案管理制度汇编

【档案目标管理指导文本第二批：档案管理制度（2-3）】中国农业银行东安市分行档案管理制度汇编中国农业银行东安市分行综合档案室二六年十二月二十八日目 录一、档案综合管理实施细则2二、各度类档案立卷归档制4（一）文书档案归档制度4 (二) 基建档案立卷归档制度7（三）设备仪器档案立卷归档制度8（四）会计档案的立卷归档制度9（五）已故人员档案的立卷归档制度9（六）声像档案的立卷归档制度10（七）信贷档案立卷归档制度11（八）实物档案的立卷归档制度12三、各类档案的保管期限表13（一）文书档案的保管期限表13（二）基建档案保管期限表17（三）仪器、设备档案保管期限表18（四）会计档案保管期限表18（五）已故人员档案保管期限表18（六）声像档案保管期限表19（七）信贷档案保管期限表19（八）实物档案保管期限表19四、档案管理制度20（一）综合档案室职责20（二）档案的保管制度20（三）档案的利用制度21（四）档案的鉴定和销毁制度22（五）档案的保密制度23（六）档案资料统计与检查制度23（七）档案员的岗位职责和考核办法24五、档案分类编号方案25六、图书资料的分类办法31七、档案管理机构32（一）档案工作领导小组32（二）档案鉴定工作小组32（三）综合档案室组成人员33一、档案综合管理实施细则（一）总 则第一条 为了加强本行档案工作的科学管理，充分发挥档案在农村金融工作中的作用，根据档案法和中国农业银行档案管理办法，特制定本实施细则。第二条 本行的档案是指在农村金融工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和不同门类的文件材料。它是农村金融工作的历史记录，是国家的宝贵财富。档案工作是维护农村金融工作历史真实面貌的重要事业，必须加强对档案工作的领导，坚持以法治档，不断增强全行干部、职工的档案意识，提高管理水平，有效地为社会主义现代化建设服务。第三条 本行的档案工作实行统一领导、统一管理的原则，全部档案集中综合档案室保管，提供利用。第四条 本行的档案工作，接受上级农业银行和市档案行政管理部门的检查、监督和指导。（二）档案工作的机构和任务第五条 机构设置1、本行成立档案工作领导小组，加强对档案工作的领导，分工一名副行长主管档案工作，并兼任领导小组的组长，副组长由办公室主任兼任，小组成员由有关科室人员组成（3-5人）。 2、本行成立综合档案室，隶属办公室领导，配备正副主任各一名，专职档案员1-2人。档案室与档案员享受与本行内设机构、人员的同级待遇。3、建立档案鉴定小组。配备正副组长各一名，组员人，鉴定小组负责对本行各类档案的鉴定工作。4、综合档案室，设有办公室、阅览室、专用库房，实行办公、阅览、库房三分开，档案专用库房集中统一保管本行的各种门类档案。5、建立健全档案管理网络。各科室指定一名文化程度高，业务熟悉的人员为兼职档案员，负责做好本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。第六条 综合档案室的任务1、档案工作人员必须认真学习政治理论，科学技术和档案专业知识，立足本职，安心工作，忠于职守，遵守保密纪律，贯彻执行有关档案工作的法律、法规，实行依法治档。2、监督和指导本行各科室做好文件材料的立卷归档工作。3、统一收集、整理、保管、统计本行全部档案，并积极有效地搞好档案的编研和利用工作，为本行领导决策、储蓄、信贷和机关工作服务。4、综合档案室结合档案工作实际建立健全档案工作的各项规章制度，制定年度和长远的档案工作计划，召开档案工作会议，总结经验，对兼职档案员进行业务培训，提高工作水平。5、做好领导交办的其他档案工作任务。第七条 本行领导应当选调政治可靠，责任心强，身体健康，具有高中以上文化程度的人员做档案工作。档案干部队伍应保持相对稳定。第八条 本行领导对忠于职守，遵纪守法，努力钻研业务的档案工作人员，在档案的收集整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，应当给予表彰、奖励。（三）档案的接收和整理第九条 本行综合档案室要按照规定，做好档案的接收检查工作，应当确保案卷的质量，对不符合要求的不得接收归档。第十条 归档后的档案，应根据各种不同的门类及时排列上架，并编制好档案检索目录。第十一条 信贷档案，应由信贷科指定专人按照借款的程序分年度、分种类进行组卷后，交综合档案室保管。（四）档案的利用、保管、鉴定和移交第十二条 档案的利用、保管、鉴定和移交，必须按照综合档案室制订的有关制度执行。（五）附则第十三条 本行在必要时可以根据本细则的规定制订补充条文。二、各度类档案立卷归档制 为了加强本行各类档案的标准化、规范化，统一立卷归档方法，不断提高科学管理水平，有效地为储蓄、信贷工作和其他各项工作服务，根据档案法及其实施办法、机关档案业务建设规范等有关规定，结合本行档案工作实际，制定本制度。（一）文书档案归档制度1、归档范围凡是反映本行工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 1.1 中共中央、国务院和各级党政部门关于银行工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等。 1.2 中共中央、国务院和各级党政部门颁发的非银行主管业务范围，但需要贯彻执行的指示、决定、命令、通知等。 1.3 上级行颁发的制度、办法、指示、通知等。 1.4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。1.5 本级行制定的工作条例、章程、制度等。1.6 本级行与有关单位联合下达的指示、规定、办法、通知以及联合向上级的报告请示以及上级机关领导的批复、批示。1.7 本级行向上级行或党政机关的请示、报告、及上级行或党政机关的批复、批示。1.8 上级行和各级党政部门领导视察、检查工作时的重要指示、讲话等材料。1.9 上级行、党政机关转发的需要本行贯彻执行的文件（转发的同一文件，一般情况下保存上级行转发的文件材料。如有补充说明，应视其保存价值确定）。1.10 本级行党组会议、行务会议、行长办公会议记录、纪要。1.11 本级行大事记、年报、重要的值班日记、 记录和业务活动形成的重要电报、电传、信件等。1.12 本级行召开的金融工作会议通知、名单、议程、记录、报告、总结、纪要、会议简报、典型材料、讨论材料、参阅材料等。1.13 本级行各部门召开的专业会议通知、名单、议程报告、总结、纪要、会议简报、典型材料等。1.14 本级行参加有关会议带回来的具有参考利用价值的文件材料。1.15 本级行内部机构合并、撤销、成立、更名、改变领导关系的报告、批复、启用印章的通知。1.16 本级行各部门形成的年度工作计划、年度总结、重要的综合性报告、专题报告和经验材料。1.17 本级行的长远规划、年度工作计划、总结等文件材料。1.18 本级行在信托投资、房地产和咨询等业务中形成的各种文件材料。1.19 本级行编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。1.20 本级行有关重大问题的调查研究和派出的各种工作组所形成的重要文件。1.21本级行关于干部任免定职、调动、晋级、离休、退体、退职、劳动工资、奖惩、名册、组织简则和评审专业技术职务的文件材料等。1.22 本级行办理的干部、工人的转移工资、党、团、工会组织介绍信及存根。1.23 本级行与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和本级行外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。1.24 本级行与有关部门、有关单位或个人签订的各种合同、协议书、聘书等文件材料。1.25 本级行党组、团委、工会组织等机构在工作活动中形成的重要文件材料。1.26 内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本级行处理人民来信、来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等。1.27其它具有参考、凭证作用、有保存价值的文件材料。2、不归档文书材料的范围2.1本级行的重份文件材料。2.2本级行内部相互抄送的文件材料。2.3未经签发的文电草稿，一般性文电的历次修改稿、校对稿（本级行主要领导人亲笔修改稿和领导人签字的最后定稿除外）。2.4 无查考利用价值的一般事务性、临时性的文件材料。2.5 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议和意见的人民来信。2.6 为参考目的从各方面搜集的文件材料。2.7 本级行工作人员兼任外单位职务形成的文件材料。2.8 非本级行形成的无查考利用价值的简报及参阅性文件材料。2.9 参加非主管部门召开的会议带回不需要贯彻执行和无查考利用价值的文件材料。2.10 非隶属部门抄送一般性的、不需要办理的文件材料。2.11 上级行、党政机关及有关部门任免、奖惩非本级行工作人员的文件材料。2.12 各营业所不应抄报或不必备案的文件材料。2.13 本级行没有采用的稿件。2.14 本级行收到的征求意见的文件材料和文件未定稿。2.15 本级行收到的一般性没有保存价值的宣传材料。3、归档时间翌年3月开始至6月底结束，完成上年文书材料立卷归档任务，其他档案按有关规定办理。4、归档份数原则上归档一份（归档原件），编制有文号的文件归档二份，其中一份立卷，另一份按照文号的顺序装钉成文件汇集（文件汇编），以方便查找利用和保护档案原件。5、归档手续本行各科室必须指定兼职人员做好文件的收集、整理、立卷、归档工作。6、归档要求6.1 立卷方法6.1.1 文书材料的整理立卷方法，按照本行档案分类方案进行。采取“年度组织机构问题”的结构形式，按照分类方案对号入座，分类立卷。在组卷时应“遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用的原则”。正确运用“六个特征”，合理组卷。6.1.2 在整理立卷时，应分清文件的种类，点清份数，每份文件的页数均齐全、完整。6.1.3 在整理立卷时，将文件材料放在针对年度立卷，不同年度的文件材料应分开立卷。6.1.4 在整理立卷时， 按照本行与文件制发机关的关系，分为上级、本级、同级、下级，不同级别的文件，应分开立卷，但与本行有密切联系的文件材料要放在本行（本级）立卷。6.1.5 不同保管期限的文件材料，应分开立卷。6.2 文件排列。卷内文件材料，必须依其形成的规律和特点进行系统排列。6.3 编页码6.4 案卷编目6.5 案卷装钉6.6 卷内文件目录的编制与归档 (二)基建档案立卷归档制度1、归档范围凡是本行以及各网点的基建项目形成的文字、图表材料都属归档范围。1.1 本行及各网点的办公楼。1.2 本行及各网点的干部职工宿舍。2、归档时间在工程竣工验收后3个月归档。3、归档份数各种文件材料（含图纸）原则上归档一份，特别重要的归档两份，另一份作重份文件材料使用。4、归档手续由负责施工的干部收集归档。5、归档要求5.1 立卷方法5.1.1 按工程项目组织保管单位。5.1.2 工程项目之中又分为办公楼、分支机构、干部职工宿舍分别组织保管单位。5.1.3 在工程项目之中又分基础部分、供电部分、供水部分、主体建筑部分分别组织保管单位。在一个项目或一个部分文件材料多时应分若干保管单位。5.1.4 负责管理施工的人员，应要把基建项目的建档工作与项目建设同步进行。项目申请立项时，应即开始文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。 5.2 文件材料排列。先排文字材料，再排图表材料，排列要遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。文件材料的归档，有请示要有批文；有概算表要有结算表；图纸要有设计图、施工图、更改图、竣工验收图。5.3 保管单位编目5.3.1 要编制保管单位的卷内目录；5.3.2 要编制保管单位的分类目录和总目录；5.4 案卷装钉。保管单位内的文件材料原则不需要装钉，但文字材料若有需要可按文书档案的要求装钉，然后放入科技档案盒保存。5.5 归档。在工程项目竣工验收后3个月内，由负责施工人员向本行档案室移交归档。（三）设备仪器档案立卷归档制度1、归档范围凡是本行及各营业所购置的电子计算机、空调机、录音机、摄像机、电视机、各种汽车等设备的说明书、电路图、开箱验收清单等均属归档范围。2、归档时间在设备购进安装调试后归档。3、归档份数归档一份，必须是原件。为了方便检查维修，科室可保存复印件。4、归档手续在购进设备开箱验收或安装调试时，必须邀请本行专职档案员参加材料的清点验收。5、归档要求在设备开箱验收时或安装调试后，负责购置设备的人员或安装调试人员，档案员分别按照自已的职责做好设备档案的移交归档。（四）会计档案的立卷归档制度1、归档范围凡是本行及各网点的会计凭证（传票）、会计帐簿、会计报表、干部工资表均属归档范围。2、归档时间在翌年3月底前完成上年会计档案的立卷归档任务。 3、归档份数原则上归档一份，重要的报表可归档两份，一份作重份提供日常查找利用。4、归档手续由会计工作人员在翌年3月底前按照归档要求完成立卷归档工作。5、归档要求 立卷方法 先按报表、帐簿、凭证、工资表进行分类。 报表可组成一卷或若干卷； 帐簿可分总帐、日记帐、辅助帐等；凭证可分按日分为一册或若干册。 文件材料排列。报表按时间先后排列；凭证每册按时间先后排列。 案卷编目 案卷装钉除帐簿外，其余都要装钉。 归档由会计工作人员按照归档时间完成立卷归档后，放在会计档案室保存12年方便查找利用，以后向综合档案室移交。（五）已故人员档案的立卷归档制度1、归档范围凡是本行（各科室、营业所）的已故干部职工的档案均属归档范围。2、归档时间在已故干部职工丧事办完后，半年内向档案室移交归档。3、归档份数归档一份。4、归档手续由本行人事科分管干部工作的同志向档案室办理移交归档。5、归档要求各种材料要归档齐全、完整。（六）声像档案的立卷归档制度1、归档范围 上级领导对本行的工作进行视察或检查时形成声像材料； 本行召开的重要工作会议和重大活动中形成的声像材料； 本行外事活动中形成声像材料； 其它有保存价值、查考价值的声像材料；2、归档时间在每项活动，每件事办完后一个月内归档。3、归档范围原则上归档一份，重大活动的照片可归档两份，其中一份立卷，一份作重份，以方便查找利用。4、归档手续主管科室或经办人员要把声像材料与文书材料一起整理，单独组卷、统一编号、移交本行综合档案室保存。5、归档要求5.1 整理5 声像档案的整理必须保持声像材料之间的有机联系，以一张（盒、盘）或一组密不可分的材料为一个保管单位。并按不同的载体形成分类整理，分为照片、录音带、录像带等。 照片与底片各自编号。一张或一组密不可分的照片只有一个顺序号，若是一组照片，则在顺序号后加编分号。底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方注明底片号，再按底片号顺序插入底片册，彩照的底片需翻拍成黑白底片。 照片正片要与说明一起固定在芯页的正面，若是一组（若干张）正片，最前面要加总说明，每张再分别编写简要的分说明。 照片根据分类将同类的正片与说明组成卷宗，卷宗内的芯页以三十页左右为宜。 录音带、录像带如同一内容分录了数盒（或盘）、应统一编号，每盒（或盘）再编分号；若一盒（或盘）内录制了若干项，则编一个号，再按顺序详细注明每一内容，并在每一项内容上注明带长（起迄时间）每一项内容都要分类单独登记。 录音带、录像带的盒套外要贴上标签，写明编号、题目、讲话人、录制日期、录制内容、录制人、盒数、参见号、带片、型号、保管期限等。 归档要求 归档的材料必须是原版、原件。 归档的材料，必须图像清晰，声音清楚，并加以必要的说明。 归档的照片必须由底片、照片、文字说明三部分构成，说明部分包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。 归档的录音带、录像带注明录制时间、内容、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。 文字说明必须用毛笔或碳素、蓝黑墨水的钢笔写。（七）信贷档案立卷归档制度1、归档范围贷款通知、可行性报告、主管机关批准担保书、人民币贷款申请书、实物抵押、 展期书、合同、借据、贷款使用情况表、各种信贷报表等。投资申请报告、批文、可行性报告、效益预测、评估、担保书、审核报告、合同书等。2、归档时间在翌年三月至五月底前归档结束.3、归档份数归档一份。4、归档手续 由信贷科兼职档案员负责收集整理、编目归档交综合档案室保存。5、归档要求 归档材料齐全完整。 案卷标题要简明确切。 编目文字要工整、文件目录填写准确，要反映文件真实内容。（八）实物档案的立卷归档制度1、归档范围凡是本行及各科室受到上级行或党政领导机关颁发的的各种锦旗、奖状、奖牌、奖杯、证书、字画及兄弟单位赠送的有保存价值的纪念品等都属归档范围。2、归档时间在收到实物奖品一个月内归档。3、归档手续各科室指定专人向档案室移交，由档案室统一编号，保管。4、归档要求 收到所有奖品全部移交档案室归档。 为方便保管和查找利用，档案室还可将各种实物奖品拍成照片，按照片档案要求归档。 各种不同的实物档案，应按其形状和性质的不同，特制各种包装物进行存放，以利于保管和保护。 各种实物档案应在包装物上附贴标签，填写分类号、类别、题名，并编制实物档案目录。 实物档案向档案室移交归档后，如有需要悬挂、展示的，应办理手续，并在实物档案目录“备注”栏注明悬挂、展示地点。三、各类档案的保管期限表（一）文书档案的保管期限表序号归 档 文 件保管期限1本级行召开的金融工作会议、重要的专业会议及其它大型重要会议的文件材料。通知、名单、日程、报告、领导人讲话、决议一、决定、总结、纪要。永久典型材料、代表发言、简报长期2本级行党组会议、行政办公会议及机关党委、团组织、工会重要会议的决定、决议、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的重要文件材料。永久3本级行召开的一般专业会议、小型座谈会、汇报会等文件材料。通知、名单、日程、报告、领导人讲话、总结、纪要、重要的声像材料。长期典型材料、代表发言、简报短期4上级行、党政机关召开会议的文件材料本级行领导人在会议上的重要发言及为会议提供的重要文件材料永久主要文件材料长期其它文件材料短期5上级行、党政机关颁发的属于本级行主管业务并要执行的决议、决定、规定、条例、规章、制度、办法、领导人批示等文件材料长期6上级行、党政机关领导对本级行进行工作检查时形成的题词、讲话、重要的声像材料永久7本级行代上级行、党政机关草拟并被采用的文件最后草稿长期8本级行制发（包括与其它部门联合制发）的文件材料方针、政策、条例、规章、制度、办法、反映本级行主要业务职能活动的（本行主办的）永久一般性业务问题的（本部门主办的）长期一般事务性有参考价值的短期9本级行工作计划、安排年度以上的永久季度的、月份的短期10本级行及内部组织机构的工作总结、报告年度以上的、重要专题的永久半年的、季度的、一般专题的长期11有关科室，营业所向本级行报送的年度以上的工作报告、总结、计划、专题调查研究报告等文件材料长期12本级行向上级行、党政机关上报的各种综合性或专题性报告重要的永久一般性长期13本级行的请示与上级行、党政机关及有关部门的批复、本级行各科室的请示与批复。重要的方针政策问题永久主要业务工作问题长期一般性事务性问题短期14上级行、党政机关及有关部门下达和编制的工作计划长远和年度的长期季度的、月份的短期15本级行汇总的统计报表、统计资料年度以上的、典型的、专题的永久季度和月份的短期16各基层营业所向本级行报送的统计报表、统计资料及财务会计预算、决算报表年度和年度以上的长期季度和月份的短期17本级行或本级行汇总的年度财务会计预算、决算报表及说明永久18本级行信托投资业务中形成的文件材料重要的信托投资项目、合同、契约、拆借、租赁等业务材料永久信托担保或咨询服务的文件材料长期其它一般性的文件材料短期19本级行党组及共青团、工会等组织形成的文件材料党、团员名册永久工作报告、计划、，总结、重要的请示、批复、重要的统计材料、思想政治工作中形成的重要材料等永久一般事务性材料短期20本级行调查研究形成的文件材料重要的永久一般的短期21本级行和上级行印发的简报本级行印发的长期上级行印发的短期22本级行编辑反映本级行主要职能活动的各种出版物的定稿和样本样本永久党和国家领导人及上级党政机关主要领导人为本报、本刊（以下简称本单位）审批修改的稿件、改样、题词、指示本单位转载各报刊文章的原件和为本单位撰写文章的手稿。永久本单位主要领导人撰写和修改的重要稿件原稿永久本单位定稿发表的阐明党和国家方针、政策的社论、评论、编辑部文章、评论员文章、观察家文章、述评的原稿及改样重要的永久一般的长期著名专家学者、各界名人为本单位撰写文章的手稿、题词和书写字画的原件重要的永久一般的长期一般稿件的原稿短期23上级行或本级行印发的信息资料本级行编发的、重要的永久上级行编发的、重要的长期一般的短期24本行级编发的业务宣传材料重要的长期一般的短期25本级行组织沿革、大事记及反映本级行重要活动的剪报、照片、录像带、录音带、影片等永久26本级行关于组织机构的设置、撤销、合并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信等文件材料永久27本级行关于干部任免的文件材料本级行领导人任免的文件材料永久本级行内部机构人员任免的文件材料长期28本级行干部和工人录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复转、死亡、抚恤等文件材料长期29本级行关于干部评定职称、职务聘任的文件材料长期30干部职工名册材料永久31本级行先进单位、先进个人、劳动模范等的文件材料省级以上的永久地、县级以下的长期32本级行关于对有关人员处分的文件材料有重大问题的永久一般问题的长期33本级行对重大案件、事故的调查、处理的文件材料永久34本级行干部职工转移工资、行政关系及党团组织关系的介绍信和存根长期35本级行与有关国家签订的合同、协议、协议书及意向书、备忘录等文件材料有历史意义和长远价值的永久重要的长期一般的短期36本级行关于出国考察、友好往来参加会议等外事活动形成的文件材料重大活动的主要文件永久一般活动的审批手续、考察报告长期其它文件材料短期37本级行与有关部门、有关单位或个人签订的各种合同、协议书、聘书等文件材料重要的永久一般的短期38人民代表大会和政协委员会交由本级行办理（包括与其它部门会同办理）的提案及其办理情况的有关文件材料重要的永久一般的短期39本级行处理人民来信来访中形成的有关文件材料有省以上领导人重要批示和处理结果的永久有上级行、党政机关或本级行领导人重要批示和处理结果的长期没有处理结果的短期40本级行财产、设备、物资的购置、建设、租赁、管理、使用、移交、报废、出卖等有关文件材料长期41本级行移交档案、销毁档案的清册及有关凭证等文件材料永久42本级行文电收发登记簿、登记卡片和销毁不归档文书材料的登记簿及有关凭证长期43本级行主办的各种业务、技术及文化、体育等竞赛活动的文件材料通知、日程、领导人讲话及其它重要的材料永久事务性文件材料短期44本级行与有关部门、有关单位协商工作的来往文书短期45同级机关颁发的非本级行主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件材料短期46有关部门、有关单位或有关人士对本级行工作的重要意见和建议长期47中外知名人士给本级行的信函、为本级行的题词及被采用的有关人士为本级行题写的行名、设计的行徽等长期（二）基建档案保管期限表重大的建设项目按国家档案局、国家计委国档发(1988)4号关于印发基本建设项目档案资料管理暂行规定的通知的有关规定执行。一般的工程项目可按此表执行。序号归 档 文 件保管期限1可行性研究、任务书文件材料1.1立项报告、上级机关批复、批示永久1.2项目评估、环境预测、设计任务书永久2设计基础文件材料2.1地质、水文勘察化验、试验报告永久2.2地形、地貌、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录等文件材料永久3设计文件材料3.1初步设计、技术设计、总体规划设计永久3.2设计任务书永久4工程管理文件材料4.1征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久4.2施工合同、协议书永久5土建施工文件材料开工报告、原材料出厂质量鉴定长期建筑材料试验报告、设计变更、施工记录、隐蔽工程验收记录永久工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久分项、分部、单位工程质量检查、评定长期竣工验收记录长期竣工报告、竣工验收报告永久6设备、电器、仪表安装施工文件材料长期/短期（三）仪器、设备档案保管期限表序号归 档 文 件保管期限1购置设备、仪器的请示、批复、订货合同、协议书长期2设备仪器到货验收记录、随货同行的说明书、装箱单、合格证、保修卡、线路图、部件及安装图长期3设备仪器安装调试、维修记录长期（四）会计档案保管期限表序号归档文件保管期限1会计报表类会计综合年度报表、报表分析、说明永久会计季报、月报等短期2会计账簿类现金账、总账25年日记账、明细账等15年银行对账单25年3会计凭证类（传票类）3.1原始凭证15年3.2记账凭证15年3.3汇总凭证15年银行传票凭证15年4会计其他类会计移交清册15年4.2会计档案保管清册永久4.3会计档案销毁清册永久4.4银行余额调节表5年 (五)已故人员档案保管期限表序号归档文件保管期限1已故人员档案长期（六）声像档案保管期限表序号归档文件保管期限1照片档案含正片、底片长期2录音带长期3录像带长期4光盘、VCD、DVD、磁盘、移动硬盘等机读材料长期5电子文档长期（七）信贷档案保管期限表序号归档文件保管期限1有关贷款通知、可行性报告、担保书、申请书、实物抵押、展期书、合同、借据等文件材料短期（八）实物档案保管期限表序号归档文件保管期限1上级机关颁发的锦旗、奖杯、证书、赠送的纪念品、字画等重要的永久一般的短期2开展各项业务活动和宣传活动所形成的实物档案长期3其他单位或个人赠送本行的锦旗、字画等重要的长期一般的短期 四、档案管理制度（一）综合档案室职责1、结合本级行实际，组织实施党和国家有关档案工作的方针、政策、法规以及上级行和档案行政管理部门制定的有关规定、2、制定本级行的档案工作计划；3、对本级行各部门文件材料（包括文字、图表、声像等）的平时积累、收集、立卷、归档工作进行检查、监督和指导；4、对本级行的全部档案及有关资料实行综合管理，认真做好本级行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，并积极提供利用，为本级行各项工作服务；5、严格执行国家保密法和有关的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全；6、为党和国家积累档案史料，并按规定向当地国家综合档案馆移交具有长久保存价值的档案；7、收集、整理、保管与本级行档案有关的资料，配合档案提供利用；8、完成本级行领导交办的其它有关工作。（二）档案的保管制度1、本行领导要积极采取措施改善档案保管条件，安排可容纳全部档案的专用库房，购置必要的档案箱柜和其他防护设备，库房不得存放与档案无关的其他物品。库房周围不得存放危害档案安全的物品。要经常检查库房的消防器材及其他的安全设施、确保其功能完好。2、文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、已故人员档案、声像档案、信贷档案、实物档案应按有关规定保管。3、档案应按年度、类别、档案号的顺序由左到右，由上到下装柜保管，并在柜上标明档案的起止号，以便于查找利用。绝密档案应指定专人保管。4、声像档案入库前要进行检查，对不合格的声像材料，需要经技术处理后方可入库，并加注说明。（1）入库后的底片、录音带、录像带均放于木柜架上（不准放在铁柜铁箱内保管），不能挤压。录音带、录像带、每隔六至十二个月要放像重绕一次，以释放内部压力，避免产生粘连或复印现象。如发现录音带、录像带发黄、霉变等现象，要及时采取措施加以补救。（2）声像档案的库房要密封，设有专用库房，用木柜保管的也要放在有窗帘布遮光的库房，做到防火、防光、防盗、防尘、防磁、防热、防潮湿和防低温等。保持温度在1824、相对湿度在4060之间。5、归档保存的案卷必须做到材料齐全、排列顺序符合立卷归档规定，装钉整齐美观，移交手续完备。对不符合立卷归档制度要求的案卷，档案室有权不予接收归档。6、综合档案室每年应对档案进行认真的检查、清点，发现案卷丢失、损失、褪变等情况要及时报告主管领导，并采取相应措施进行抢救、追回，以确保档案的完整与安全。7、档案库房必须建立安全保卫制度，认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防有害气体等“八防”措施。每季度要进行认真的安全检查。非档案工作人员不得随意进入库房或翻阅档案材料。8、档案室要认真做好档案统计年报工作。数据要准确，内容要完整，上报要及时。档案员要对档案资料的入库、借阅或移出都要严格按有关规定办理好登记手续。9、加强库房门窗管理，平时对库房门窗不得随便打开，以免灰尘或其他有害气体进入库房，影响档案的寿命。库房内要保持整齐、清洁、美观。10、档案干部（职工）调动工作时，应要办好交接手续，才能调离岗位。 （三）档案的利用制度 1、本行工作人员因工作需要借档案，须持所在科室、领导签字的借卷单，借出的档案应按规定期限退还。该工作人员调动工作时，应经本行档案室办理清结手续。2、外单位需要查阅本行档案的，应持有有效介绍信，并经本行领导批准后方能提供档案利用。3、声像档案的利用需经有关主管领导批准，任何部门或个人不得擅自借出、复制、消磁和涂改。4、档案利用人对借出、查阅的档案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损，违反者应追究责任。5、本行综合档案室设立有阅卷室、供查档案者使用，以利于保密和监督。6、档案工作人员要认真办理好档案的借阅登记、归还注销手续，并做好档案利用的反馈效果登记。7、档案工作人员必须遵守纪律，保守国家机密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。 （四）档案的鉴定和销毁制度档案是党和国家的宝贵财富，为了做好档案的鉴定销毁工作，防止人为销毁有保存价值的档案，根据本行档案工作情况，制定本制度。1、加强档案的鉴定和销毁工作，本行成立档案鉴定小组。组长由分管档案的领导兼任，副组长由办公室主任兼任，小组成员由档案员、保密员及有关科室人员组成。负责对本行的各门类档案的鉴定和销毁工作。2、文件级的鉴定工作，在每年立卷归档时，应按照各门类档案保管期限的规定对每个案卷划定保管期。3、档案工作人员应对所保管的全部档案，按照各门类档案保管期的规定，对已超过保管期的，应作出鉴定，已失去保存价值的档案应编制出销毁清册，提交档案鉴定小组进行鉴定，再报领导批准后才能销毁。不经批准，任何人不得销毁档案。4、销毁档案时，对有的档案虽然超过保管期限，但在一段时间内还有一定利用价值的，可延长保管期限。5、销毁档案时，应由鉴定小组派出两人以上的成员负责监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁时间、地点和销毁方式，并要等到档案完全销毁后才能离开现场。6、对未到满保管期的档案，任何单位和个人不得以任何借口随意销毁档案，违反本制度造成损失的要追究责任。 （五）档案的保密制度为加强档案的保密工作，根据国家保密法和档案法的规定，结合本行档案工作实际，制定本制度。1、档案工作人员要认真学习国家保密法和档案法，熟悉保密业务知识，遵守保密规定，严守国家机密，确保档案的安全。2、档案库房应有保密安全设施，安装有铁窗、铁门。3、档案室保存秘密级以上的档案，不准向外提供利用；本行及各科室工作人员，因工作需要借阅秘密级以上的档案，必须经领导批准，才能利用。4、对秘密以上的档案材料，不准擅自翻印、复印，如确因工作需要必须报市保密局批准后才能翻印、复印，并在使用完毕后及时收回档案室销毁。5、档案工作人员不得在档案室接待亲戚、朋友，不准向亲友谈论档案材料的秘密内容。6、利用者要自觉遵守保密制度，对违反制度的要给予批评，造成失泄密事故的，要追究失密者责任。 （六）档案资料统计与检查制度档案资料统计是档案工作的一项重要的基础性工作，是了解和掌握档案资料的形成、管理、利用情况的重要手段。因此档案人员应做好工作记录、登记和统计工作，为各项工作服务，制定本制度。1、对档案资料的收进、移出情况，每一年统计一次并向领导汇报；2、对档案案卷数量、资料数量、整理、利用、复印、计算机著录、编目、消毒、修复、声像档案等情况，每次都要登记记录，每年综合统计一次，有关情况向领导汇报；3、对库房内温湿情况，每日要有记录，每一年统计一次并向领导汇报；4、对档案管理技术设备：微机、打印机、复印机、温湿度记录仪、装订机、空调机、去湿机等做好保养维护、使用的登记工作，每一年进行一次综合统计检查，报本单位领导。5、对于各门类档案在历年的整理、借阅、利用方面都需要进行统计。6、各门类档案在各自统计的基础上还需要进行汇总。7、统计表所填的数字必须真实、实事求是。（七）档案员的岗位职责和考核办法1、档案员岗位职责（1）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规，以及上级银行和本市档案局制订的有关档案管理的规定、办法、细则。（2）制订实施本行档案事业的长远发展规划和年度工作计划。做好档案材料的收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。编制检索工具，逐步使用电子计算机管理档案，提高档案工作效率。（3）对接收的档案材料要严格把好质量关，不符合案卷质量的要退回原部门重做，直至达标才能接收；要认真做好接收登记，及时整理和分类排架。并按照规范化、标准化的要求，指导各兼职档案员做好材料的收集、整理和装钉工作。（4）要作好档案的统计鉴定工作，及时准确地按要求做好档案的统计年报工作。对已达到保管期限和超过保管期限的档案，应及时提请分管档案的领导组织鉴定小组进行鉴定，并按规定做好档案的销毁工作。（5）要积极做好档案的开发利用工作。为本行的各项工作提供服务；要结合本行工作实际，积极做好档案资料的汇编工作，编纂一些利用价值高的档案资料为领导决策提供依据，充分发挥档案的作用。（6）切实做好档案的保护工作，认真做好“八防”工作（防尘、防光、防潮、防火、防盗、防高温、防虫鼠、防有害气体），保持库房清洁和整齐，确保档案材料的完整与安全。（7）严格执行党和国家有关保密工作规定，执行本行档案的保密制度，维护档案的完整与安全。（8）要加强政治和业务学习，不断提高自身的政治和业务素质，提高工作水平。2、档案员的考核办法（1）档案员的岗位职责考核工作以岗位职责为依据，纳入本行工作人员年度考核进行，考核的内容包括政治素质、业务水平、工作质量、服务态度、工作实绩等几个方面。（2）对档案员进行考核时，应对各方面的具体内容，参照完成岗位职责的总量和质量进行全面的考核。（3）考核的办法按照本行工作年度的考试做法统一进行。（4）档案员的岗位职责考核工作，由办公室负责，采用先由档案员进行自我总结，写出鉴定、自报等次。然后由干部职工评定，再由办公室提出考核意见，交考评小组审定，再报行领导确定考评等次。 五、档案分类编号方案为了搞好我行档案的综合管理工作，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进我行档案业务管理水平的提高，充分发挥档案为银行工作服务。根据国家档案局印发的机关档案工作业务建设规范和中国农业银行档案管理办法及广东省机关档案分类办法的有关规定，结合我行的实际情况，制定本方案。（一）分类原则1、档案的分类原则，是以我行形成的全部档案为对象，依据我行的工作职能，结合档案的不同内容和档案载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序排列编大类代字。3、本分类方案适宜我行全部档案实体分类组卷和排列，档案的分类按有类设类，无类空类的办法设置。（二）类别设置1、我行档案原则上分设八大类，即：党政工团文书档案（代字A）；基建档案（代字B）；设备、仪器档案（代字C）；会计档案（代字D）；已故人员档案（代字E）；声像档案（代字F）；信贷档案（代字G）；实物档案（代字H）。2、大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次为一级属类，二级属类。（三）分类方法A、党政工团文书档案（其属类按内设机构结合问题设置）1、党务工作类1.1 党务综合1.2 组织工作1.3 纪检工作1.4 宣传教育1.5 其它2、行务工作类2.1 行务工作会议2.2 行务工作综合2.3 规章、制度2.4 秘书信访、保密、档案2.5 编研、简报2.6 机关事务3、人事劳资类3.1 人事劳资工作综合3.2 机构设置、人员编制3.3 干部职工管理3.4 专业技术职称管理3.5 工资晋升、调资、工资关系转移3.6 干部职工福利3.7 计划生育工作4、稽核审计类4.1 稽核工作综合 4.2 专项稽核工作4.3 审计工作综合4.4 专项审计工作5、保卫工作类5.1 安全保卫工作综合5.2 案件调查5.3 枪械配备管理5.4 其他6、财务会计工作类6.1 财务会计综合6.2 帐务票汇管理6.3 财产物资管理6.4 其他7、计划工作类7.1 计划工作综合7.2 信贷现金计划管理7.3 社会调查7.4 统计7.5 其他8、储蓄工作类8.1 储蓄工作综合8.2 货币储蓄管理8.3 储蓄利率8.4 债券、证券发行、兑付9、信贷工作类9.1 信贷工作综合9.2 信贷调查9.3 信贷发放回收9.4 其他10、群团工作类10.1 工会工作(职代会)10.2 妇女工作10.3 共青团工作B、基建档案1、办公楼2、营业所3、干部职工宿舍C、设备、仪器档案设备、仪器档案数量较少，因此不再分属类，只按购置时间的先后整理排列、编号。D、会计档案1、报表2、帐簿3、凭证、4、其他会计移交、保管、销毁清册E、已故人员档案考虑这部分档案不多，不设属类，可按1人1卷，并按死亡时间的先后编号排列。F、声像档案一级属类，按照片、录音带、录像带、机读材料、电子文档设置。1、照片2、底片3、录音带4、录像带5、机读材料6、电子文档G、信贷档案信贷档案，不再设属类，其整理方法，按年度、按系统和贷款时间的先后整理。H、实物档案实物档案，不再设属类，按时间形成顺序排列。包括本行获得的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖章、证书、牌匾、字画、纪念品等荣誉和实物的照片。（四）编号方法1、党政工团文书档案的编号，（1）立卷方法（1999年及1999年以前实行立卷归档）其结构模式为：大类代字保管期限代号目录顺序号案卷顺序号组成。保管期限代号：永久1、长期2、短期3；永久、长期合编为12、长期、短期合编为23；永久、长期、短期合编为0。本行党政工团文书档案的编号采用永久，长期合编保管期限代号，以年度立卷编制目录号。例：.（2、） 案卷顺序号（第、2、号卷） 目录顺序号（第1本目录，1994年为1、1995年为2、1996年为3、） 保管期限代号（永久、长期） 大类代字（党政工团文书档案）（2）立件方法（从2000年开始立卷改革，实行单件归档）排列编号方法：分年度、按保管期限（永久、长期/30年、短期/10年）分别排列编件号，不编目录号。档号由全宗号、年度、保管期限、件号组成，用“-”连接。其中，2006年及2006年以前保管期限为永久、长期、短期，2007年及2007年之后保管期限为永久、30年、10年。例如：- 2000永久 - 001（002、）件号（第001、002、件）保管期限（永久）年度（2000）全宗号（市农行）2、基建档案的编号，其结构模式为：大类代字属类代号案卷顺序号组成。 .（2、） 案卷顺序号（第、2、号卷） 属类代号（1办公楼、2营业所、3干部职工宿舍） 大类代字（基建档案） 3、设备、仪器档案的编号，其结构模式为；大类代字目录顺序号案卷顺序号组成。 . （2、） 案卷顺序号（第、2、号卷） 目录顺序号（第号目录） 大类代字（设备、仪器档案）4、会计档案的编号，其结构模式为：大类代字属类代号目录顺序号案卷顺序号组成。 .（2、） 案卷顺序号（第、2、号卷） 目录顺序号（第号目录） 属类代号（1报表、2帐簿、3凭证、4其它） 大类代字（会计档案） 5、已故人员档案的编号，其结构模式为：大类代字目录顺序号案卷顺序号组成。