《秘书管理》PPT课件

秘书文档管理,陈祖芬 中国人民大学出版社,21世纪高等院校秘书学专业系列教材,第一章 文档与文档工作概述,第一章 文档与文档工作概述,第三节 关系辨析：文档与文档工作,3,第一章 文档与文档工作概述,第一节 文书与文书工作,二、文书的作用,三、文书的种类,四、文书的稿本,Add Your Text,一、文书的概念,五、文书工作概述,六、文书工作的组织与管理,第一章 文档与文档工作概述,一、文书的概念,（一）“文书”一词的由来与演化 文书的产生与“文书”一词的产生孰先孰后？ 古代“文书”一词的四种含义？ （诗书古籍 ，公文案卷，契约形式 ，文章与书法的合称 ） “公文”、“文件”等词语的出现 现代，“文书”一词的两种含义,物,人,第一节 文书与文书工作,公文：国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料，是贯彻政策、发布法规、商洽工作、汇报情况、交流经验的重要工具。,第一章 文档与文档工作概述,一、文书的概念,（二）文书、公文、文件含义的联系与区别,第一节 文书与文书工作,经常交错使用,文件（广义）文书（广义）,纸质文件（狭义文书）,非纸质文件,公务文书,私人文书,声像文件,电子文件,哪种适合集合概念，哪种适合个体概念？,第一章 文档与文档工作概述,想一想,这些称谓哪些符合人们使用惯例，哪些不符合？ “历史文书” “中央文书” “省委文书” “中央一号文件” “上报公文” “信函”、“会议记录”称“文件”吗？,第一节 文书与文书工作,第一章 文档与文档工作概述,二、文书的作用,指导 规范 联系 记载凭证等,第一节 文书与文书工作,想一想：这些文件有何用？,三、文书的种类,按照文件载体的不同；纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等； 按照内容性质的不同：规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等； 按照文件内容涉密程度的不同：绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开等不同等级； 按照行文方向的不同：上行文、平行文和下行文； 按照文件处理时限的不同：平件、急件和特急件； 按照文件来源的不同：收文、发文和内部文件； 按照文件处理方式的不同：阅知件（阅件）和阅办件(办件)； 按照文件形成者和使用范围：公务文书和私人文书。,第一节 文书与文书工作,第一章 文档与文档工作概述,三、文书的种类,公私文书的界限有时候并不明确。,第一节 文书与文书工作,第一章 文档与文档工作概述,四、文书的稿本（重点掌握）,草稿 定稿 正本 副本 存本 试行本 修订本 各种文字文本,第一节 文书与文书工作,想一想： 正本、副本与存本的主要区别在哪里？,五、文书工作概述,文书工作机关形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。 三个环节,形成,办理,管理,第一节 文书与文书工作,第一章 文档与文档工作概述,六、文书工作的组织与管理,（一）文书工作的组织形式,第一节 文书与文书工作,集中处理形式,分散处理形式,职权范围不大 内部组织机构简单 驻地集中 公文往来不多,基层、小型机关和企事业单位,职权范围大 内部组织机构多层次 两级或两级以上或驻地分散 公文往来数量多,县级以下的党政机关及其直属机关 大中型企事业单位,第一章 文档与文档工作概述,六、文书工作的组织与管理,（二）文书工作领导体制 各单位的文书工作？,第一节 文书与文书工作,Text,领导？,指导？,第一章 文档与文档工作概述,六、文书工作的组织与管理,（三）文书工作的原则与要求 各类规定？ 原则：实事求是，准确、及时高效、安全、简便、集中统一。 要求：准确、及时、安全。,第一节 文书与文书工作,第一章 文档与文档工作概述,第二节 档案与档案工作,二、档案的价值,三、档案的作用,四、档案的种类,Add Your Text,一、档案的概念,五、档案工作概述,六、档案工作的组织与管理,第一章 文档与文档工作概述,一、档案的概念,（一）“档案”一词的由来与演化 “典册”、“中”、“典籍”、“图籍”、“文献”、“文书”、“文案”、“案卷”、“案牍”、“簿牍 国外,第二节 档案与档案工作,起居注,写在羊皮纸上的独立宣言,第一章 文档与文档工作概述,一、档案的概念,（二）对档案的定义理解 档案工作基本术语中对档案的定义： 国家机构、社会组织或个人 在社会活动中 直接形成的有价值的 各种形式的 历史记录。,第二节 档案与档案工作,因此，可以从六个角度理解档案的定义：来源、内容、本质属性、 价值、形式、历史记录。,第一章 文档与文档工作概述,二、档案的价值,档案的价值是指档案对于形成单位和社会的意义与作用。 档案价值是由档案本身的各种因素和社会对档案利用需求二者的结合所决定的。 档案具有凭证价值和情报价值。 档案价值的实现的规律性：档案价值扩展律，档案机密性递减律，档案的科学文化作用递增律。 档案价值的实现，档案作用发挥的程度如何，取决于四个条件：档案利用实践、社会发展水平、社会制度和档案管理政策，社会档案意识、档案管理水平。,第二节 档案与档案工作,第一章 文档与文档工作概述,三、档案的作用,（一）档案是行政管理的凭据 （二）档案是生产活动的依据 （三）政治斗争的工具 （四）科学研究的条件 （五）宣传教育的素材 （六）维护权益的法律书证,第二节 档案与档案工作,辛亥革命浙江光复纪实 手稿,第一章 文档与文档工作概述,四、档案的种类,按照档案形成者的不同 按照档案内容性质的不同 按照档案所属时期的不同 按照档案所有权形式的不同 按照档案来源的存在形式的不同 按照档案内容所反映的社会实践活动性质的不同 按照档案的产生领域的不同,第二节 档案与档案工作,五、档案工作概述,广义:档案工作是指整个档案事业的工作，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传与出版工作等； 狭义:档案工作主要指档案管理的各项业务工作，主要指档案室和档案馆的档案业务工作，即档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的统计、档案的检索、档案的编研和档案的利用，一般也将其称为档案工作的八个环节。,第二节 档案与档案工作,六、档案工作的组织与管理,（一）档案工作的基本原则 中华人民共和国档案法规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各个方面的利用。” （二）档案事业管理体制：分散式和集中式,第二节 档案与档案工作,六、档案工作的组织与管理,（三）我国档案工作机构 1.公共档案馆 （1）国家档案馆: 历史档案馆（第一历史档案馆，第二历史档案馆） 综合性档案馆 中央级（中央档案馆） 地区级 （2）专业档案馆 特殊载体档案馆：照片档案馆、地质资料馆、电影资料馆等特殊载体档案馆； 城市建设档案馆 部门档案馆,第二节 档案与档案工作,六、档案工作的组织与管理,（三）我国档案工作机构 2.内部档案机构 （1）企事业档案馆 （2）档案室 3.档案行政管理机构 4.新型档案机构 （1）文件中心：政府，商业 （2）档案寄存中心 （3）档案事务所,我国档案工作机构在当今世界各国中是最为完整和系统的。,第三节 关系辨析：文档与文档工作,文书,档案,档案的来源是文书的一部分。 经过整理归档的文书，已经不再是文书，而成为了档案。 档案必须存放在特定场所,TIPS,第三节 关系辨析：文档与文档工作,文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。 文书工作与档案工作在工作步骤上有联系。,文书工作与档案工作的物质对象实质上是同一件事物，但就因为它们所处的阶段不同，工作目的、任务也是不同的。,二、文书工作与档案工作的关系,第二章 文书处理,第二章 文书处理,第三节 文书管理,3,第二章 文书处理,第一节 行文制度,二、行文方式与行文规则,一、行文关系与行文方向,第二章 文书处理,A,B,一、行文关系与行文方向,行文关系是收、发文机关之间因文件往来而形成的某种关系，它是根据每个机关单位之间所属的组织关系及其职权范围来确定的。行文关系包括：,隶属关系,非隶属关系,第一节 行文制度,第二章 文书处理,行文关系,同一系统 的上下级 机关之间 构成的领 导与被领 导的关系,隶属关系,同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系,领导关系,指导关系,A,C,D,B,A,B,C,D,第二章 文书处理,第一节 行文制度,非隶属关系,平等协商关系,同一系统或不同系统的同级机关、部门之间,不同系统（跨系统）的 非同级机关、部门之间,A,B,C,D,A,A,A,B,B,B,C,C,C,D,D,D,第二章 文书处理,第一节 行文制度,外部流通,内部文件（内部流通）,自制文件,收来文件（收文）,外发文件 （发文）,行文方向指由于机关单位或部门之间具有不同的行文关系而使文件在各机关单位和部门之间出现的不同走向。 行文方向既有机关单位或部门外部之间的文件来往方向，也有机关单位内部之间的文件传递方向。,第二章 文书处理,第一节 行文制度,行文方向,上级机关（部门）发文给下级机关（部门）,下行方向,上行方向,下级机关（部门)送文给上级机关(部门）,平行方向,无隶属关系的机关（部门)之间的文件往来,第二章 文书处理,第一节 行文制度,想一想,哪些文种只能下行？ 哪些文种只能上行？ 哪些文种只能平行？ 哪些文种可以下行和平行？ 哪些文种可以下行、上行和平行？ 哪些文种无行文方向？,第二章 文书处理,第一节 行文制度,行文方式即根据行文目的、行文权限和行 文关系而行用的某种行文形式。,二、行文方式及行文规则,行文的具体表现形式即文件的“主送机关”和“抄送机关”。,这份文件抄送单位,这份文件 主送 单位,第二章 文书处理,第一节 行文制度,指上级向直接下级主送文件，下级收文后根据要求再向其直接下级主送文件；或是下级向直接上级主送文件，上级收文后根据需要再向其直接上级主送文件的行文方式，即逐级下达或逐级上传文件。 逐级行文是最基本的行文方式,B,C,A,逐级行文,表示向上主送,表示向下主送,第二章 文书处理,第一节 行文制度,指越过直接上级向间接上级或更高级别的上级主送文件；或是越过直接下级向间接下级或更低级别的下级主送文件的行文方式。,B,C,A,越级行文,表示向上抄送,表示向下抄送,越级行文一般应将文件抄送被越过的直接上级,第二章 文书处理,第一节 行文制度,突发性紧急情况，如自然灾害、重大事故、社会事件等 向直接上级多次请示但始终未得到答复或解决 与直接上级有争议，久拖不决而又务必解决 对直接上级的举报、揭发 不涉及直接上级的职权范围而与间接上级的职能有关的事项 间接上级领导直接向基层单位了解情况，下级直接向间接上级汇报工作、答复询问等。,想一想：哪些情况下可以越级行文？,第二章 文书处理,第一节 行文制度,指将文件同时主送直接下级和间接下级，或是下级同时主送直接上级和间接上级的行文方式。,B,C,A,多级行文,同时,向下多级行文,同时,第二章 文书处理,第一节 行文制度,直接下级排在前，间接下级排在后； 同级机关之间用“、”分开；不同级机关之间用 “，”分开； 【例】各区、县人民政府，市政府各委、办、局： 主送机关如包括所有各级别单位，则用概括性的写法。 【例】局属各单位： 市属各高校：,主送机关的排列,第二章 文书处理,第一节 行文制度,向上多级行文 不同于越级行文，须将两个上级机关并列主送，且将直接上级排在前，间接上级排在后，中间用“并报”连接。 【例】上海市人民政府并报国务院：,第二章 文书处理,第一节 行文制度,又称为“直达基层组织和群众的行文” 。一般借助媒体或以宣讲、登报、张贴等形式广为传达。 经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等的效力”,媒体,A,D,E,F,C,B,普发行文,第二章 文书处理,第一节 行文制度,即两个或两个以上的机关或部门对涉及各自职权范围的事务以共同的名义联合向下或向上发文的行文方式。 联合行文必须是同级机关或部门共同行文。联合行文时主办机关排列在前。联合上报文件 由主办机关盖印章；联合下发的文件，发文机关均须盖印章。,甲,A,C,丙,乙,B,联合行文,第二章 文书处理,第一节 行文制度,即没有隶属关系的机关之间用平行文种直接收、发文件的行文方式。,A,D,B,C,直接行文,第二章 文书处理,第一节 行文制度,行文规则即行文时必须遵守的规定与准则。 正确理解并执行行文规则的意义： 可以保证各级各类机关单位和部门、社会组织职能、职权的独立性。 可以充分发挥党政机关、社会组织各自的组织功能。 可以更好地开展文书处理工作。 可以加强社会监督，完善行政管理体制。,第二章 文书处理,第一节 行文制度,第二章 文书处理,第一节 行文制度,想一想：以下情况该遵循哪些行文规则？,这份文件 需要发吗？,部门有权 发文件吗？,这份文件 该抄送吗?,这份文件能直接报送给领导吗？,第二节 文书办理,二、文书办理的方法和要求,一、文书办理流程,第二章 文书处理,A,B,第二章 文书处理,第二节 文书办理,一、文书办理流程,文书办理流程即对制发和收到的文件以衔接有序的程序进行办理的过程。,相对独立,相互衔接,环环相扣,排列有序,内容特定,各具功能,特点：,签收,承办,整理、立卷、归档或销毁,平时归卷,分发,登记,用印,校对,复核,编号,签发或会签,审核,草拟,拆封,登记,分办,拟办,审核,批办,传阅,缮印,传递,催办,查办,留注,会稿,收文办理流程,发文办理流程,文书办理流程图,第二章 文书处理,第二节 文书办理,由办公室内收发（文秘） 人员对外收发送来的文件 启封并做进一步检查清点,二、文书办理的方法和要求（重点掌握）,收文办理,签收,对收到的文件进行初步分类、检查清点并签名确认,拆封,第二章 文书处理,第二节 文书办理,收、发文登 记的形式和 方法依单位 规模的不同 而有所不同。 从形式上说 通常有簿册 式、联单式 和卡片式三 种。,登记,对文件基本要素项目和内容作一定形式的记录,收文登记,发文登记,第二章 文书处理,第二节 文书办理,簿册式,簿册式形式简单，适用于文件数量不多的小型单位,收文登记簿,第二章 文书处理,第二节 文书办理,联单式,文 件 登 记 单,No.,第一联：装订为总收文簿,联单式有“两联单”、“三联单”、“四联单”，每一联各有用处，适用于文件数量较多的大型单位,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文 件 分 送 单,No.,第二联：随文分送运转,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文 件 处 理 单,No.,卡片式,卡片式为单张表格，适用于文件数量不多不少的单位,第三联：随文运转处理,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文秘人员根据来文内 容和要求将文件分别 送达各个办文对象,分办,分办过程也体现了文秘人员工作性质和地位的特殊,第二章 文书处理,第二节 文书办理,即按照文件办理要求对文件从内容到形式进行审查核对,审核,收文审核,发文审核,发文复核,第二章 文书处理,第二节 文书办理,传阅,有关人员在工作职责范围内传递阅读文件,传阅文件须填写“文件传阅单”并有一定传阅范围,第二章 文书处理,第二节 文书办理,对文件办理提出 最终意见和要求,拟办,批办,对文件办理提出 初步的处理意见,体现了文秘部门的参谋职能,体现了领导人的最终决策权,第二章 文书处理,第二节 文书办理,贯彻落实文件精神和 要求，按领导批示执 行具体工作任务，办 理有关事宜等。,承办,秘书人员,领导人员,业务人员,第二章 文书处理,第二节 文书办理,联合行文时，发文的 主办单位与协办单位 就文稿草拟、修改等 进行会商。,发文办理,草拟,文件的起草拟稿,会稿,第二章 文书处理,第二节 文书办理,是单一发文时由 单位主要负责人 对需要发出的文 件在发文稿纸的 签发栏中签署意 见、职务、姓名 和日期，以批准 文件印制发出。,签发或会签,是联合行文时由 协办单位主要负 责人对需要发出 的文件在发文稿 纸的会签栏中签 署意见、职务、 姓名和日期，以 同意文件发出。,第二章 文书处理,第二节 文书办理,编号,编发文字号、份号等号码,缮印,将印制的文本清样与定稿从 内容到形式做全面对照检查,校对,根据文件定稿誊清或印制文件,第二章 文书处理,第二节 文书办理,用印,在文件正本落款处盖发文单 位公章，以示文件正式生效,即发文登记。是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理,登记,发文登记的形式主要为簿册式。又分内收发使用的发文登记簿、内收发对外收发使用的送文登记簿、外收发使用的发文登记簿三种,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文件分发由文秘部门承担，包 括书写封面、装入文件、封套 封口、发送文件等一系列工作。,分发,对印制完毕需要发出的文件按分发的范围做分封和发送,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文件正确有效的传递方向应当 是“纵向”传递而非“横向”传递,辅助程序,传递,文件在各个办理流程之间的交接,文件内部传递方式,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文件的外部传递,邮政,机要,电子,传递普通邮件,传递机要文件,文件交换站,机要通讯员,电传,网络,传真,文件需复制方能存档,传递机密文件须加密且不可传递绝密文件,传递方式,第二章 文书处理,第二节 文书办理,催 办,文件办理过程中如有拖延、迟滞等非正常情况，文秘部门即以一定方式催促有关部门或人员在规定时限内按时完成文件办理工作。,询 复,清 退,针对文件办理 结果进行催询,对留散于非文秘 部门的文件催缴， 以利文件的归卷,书面催办,电话催办,口头催办,会议催办,第二章 文书处理,第二节 文书办理,对收文和发文办理的情况和结果在 “文件处理簿（单）”上作简要说明,查办,多次催办无果，经向领导汇报后 由领导责成文秘部门核查办理， 以确认问题症结并做必要处理。,留注,注办,注发,第二章 文书处理,第二节 文书办理,文件的日常归卷管理及后续的 整理（立卷）归档或销毁工作,终结程序,第二章 文书处理,第二节 文书办理,第三节 文书管理,二、文书管理原则,一、文书管理职责,第二章 文书处理,A,三、文书管理制度,四、文书管理方法,一、文书管理职责,各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 各级行政机关的办公厅（室）应当设立秘书部门或者配备专职人员负责公文处理工作。 公文应当由秘书部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁；秘书部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。,第二章 文书处理,第三节 文书管理,统一管理原则 有序管理原则 安全管理原则 高效管理原则,二、文书管理原则,第二章 文书处理,第三节 文书管理,想一想：以下工作有何要求？,使用 文书,保管 文书,销毁 文书,第二章 文书处理,三、文书管理制度,第三节 文书管理,第二章 文书处理,第三节 文书管理,内部文件办理 内部文件保管 内部文件利用,四、文书管理方法,内部文件管理,文件清退 文件归卷 文件利用 文件复制 文件销毁,日常文件管理,发文办理：草拟、审核、签发、复核、编号、 缮印、校对、盖印、分发 收文办理：签收、登记、传阅、承办,第二章 文书处理,内部文件办理,想一想：内部文件的办理与外部文件的办理有何不同？,第三节 文书管理,办理完毕及时归卷，与外部文件分别存放。 按照文件分类方法，放入各文件夹暂存，待文件归档时再统一整理（立卷）。 日常工作中使用的不重要、重复性、没有保存价值的应及时清理、销毁。,内部文件保管,第二章 文书处理,第三节 文书管理,内部文件利用,秘书部门利用,提供领导,提供部门,编发资料,第二章 文书处理,第三节 文书管理,想一想： 不同文件如何分别清退？ 文件归卷该怎么做？ 文件利用有哪些方式？ 文件复制有啥规定？ 文件销毁有何要求？,Text,第二章 文书处理,第一节 行文制度,第三章 文件与档案的整理,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,3,第三章 文件与档案的整理,3,第一节 文件与档案整理工作概述,二、整理工作的范围,三、整理工作的意义,四、整理工作的原则,一、整理工作的概念和内容,第三章 文件与档案的整理,一、整理工作的概念和内容,人,第一节 文件与档案整理工作概述,文件与档案整理工作，就是将处于零乱状态的文件和档案材料，经过分类、组合、排列、编目等，组成有序体系的工作过程。,第三章 文件与档案的整理,（一）概念,一、整理工作的概念和内容,（二）内容,整理工作的内容,整理的对象,整理工作性质,文件整理,系统化工作,基本编目,第三章 文件与档案的整理,整理的环节和程序,档案整理,第一节 文件与档案整理工作概述,二、文件与档案整理工作的范围,想一想： 在小型单位，文档管理工作由办公室统一承担，你如何开展此项工作？,第三章 文件与档案的整理,第一节 文件与档案整理工作概述,二、文件与档案整理工作的范围,（一）文书部门或业务部门文件的系统整理 文书部门和业务部门需要对本部门形成的文件进行系统整理 （二）档案机构对接收与征集档案的整理 系统排列和编目 局部调整； 全过程整理,第三章 文件与档案的整理,第一节 文件与档案整理工作概述,三、文件与档案整理工作的意义,（一）文件与档案整理工作是档案实体管理的核心 文件与档案整理工作是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设 （二）文件与档案整理工作是档案内容管理的重要基础 开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。,第三章 文件与档案的整理,第一节 文件与档案整理工作概述,四、文件与档案整理工作原则,(一）充分利用原有基础,（二）保持文件之间的 历史联系,（三）便于保管和利用,充分尊重和沿用已有的整理基础 充分研究和利用原来整理的成果,来源方面的联系 时间方面的联系 内容方面的联系 形式方面的联系,是文档整理工作的基本出发点和最终要求,第三章 文件与档案的整理,第一节 文件与档案整理工作概述,第二节 文件与档案的分类,区分全宗是档案整理工作的第一步，接下来各项整理工作都是在同一个全宗的基础上进行的。 区分全宗以后，就需要对全宗内的文件和档案进行分类。,第三章 文件与档案的整理,一、 全宗,（二）为什么要按全宗整理档案,（三）立档单位及其构成条件,（四）立档单位的变化和全宗划分,Add Your Text,（一）全宗的含义及类型,（五）人物全宗,（六）全宗的补充形式,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（一）全宗的含义及类型,1.全宗的含义 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。,（1）全宗是一个有机整体 （2）全宗是在一定历史活动中形成的 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的,想一想： 一般情况下，单位档案室保存多少个全宗？档案馆呢？,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（一）全宗的含义及类型,2.全宗的类型,形成全宗单位和 全宗内容的性质,按全宗的范围 和构成分,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（二）为什么要按全宗整理档案？,1.按全宗整理档案的方法符合档案的形成规律和特点 2.全宗是组成国家全部档案的基本单位 3.区分全宗是档案整理工作的第一步 4.全宗为档案提供利用，奠定了科学基础 5.全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（三）立档单位及其构成条件,全宗构成者称为立档单位，应该是一个在工作上、 财务上和人事上具有独立性的单位。,可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；,设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；,设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）立档单位的变化和全宗划分,1.政权的变化与立档单位的划分 2.生产关系的改变与全宗的划分 3.基本职能的变化与全宗的划分 （1）凡是新成立的并具有一定独立性的机关，它的档案构成新的全宗。 （2）非机关基本职能的根本变化不需另立全宗 （3）临时机构一般不单独建立全宗 （4）如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案应该分别构成全宗。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）立档单位的变化和全宗划分,4.组织全宗的划分 （1）省级机关 中共省委（包括各部、委）的档案，通常应划分为一个全宗，其中纪律检查委员会的档案应单独构成全宗。 省直机关党委（包括团委）的档案单独构成全宗。 省级政协、工业、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。 省人大常委会、省人民政府（包括办公厅及省人民政府各办公室）各为一个全宗 省级各委、厅、院、行、社等的档案各为一个全宗。 省级各厅、局所属院、校、所、工厂、公司等下属机构的档案可单独构成全宗。 省级各厅、局派驻外的临时机构，一般不单独购成全宗。 （2）地、市、县机关 与省级对应的机关、单位都各自为一个全宗。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（五）人物全宗,人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。 人物全宗的收集关系到个人全宗与组织全宗的关系问题，收集时应注意两点： 1.不得收入官方档案原件。 2.一个人一生无论身份、政治立场如何变化，只构成一个全宗。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（六）全宗的补充形式,联合全宗,联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单 位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。,全宗汇集,全宗汇集是按照一定的特征组成的、 档案数量很少的若干全宗的集合体。,档案汇集,由不同的立档单位形成的， 按照一定特征集中起来的混合体。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（六）全宗的补充形式,联合全宗和全宗汇集的区别,（1）构成不同。联合全宗的档案之间有着密切的联系， 档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定 有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管 和统计，人为性相对较大。 （2）性质不同。联合全宗是永久性的单位，整理之后再 变动，而全宗汇集是暂时性的，其中某个全宗增加了大量 的档案，就可从中分出去，另立全宗。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,(七)判定档案所属全宗,1.对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”；对收文，“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。2.判定的对象是案卷时，要注意卷皮上往往都标明了立档单位。 3.没有标明作者或收文者的，要分析和考证。 4.经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,二、全宗内文件和档案的分类,（一）分类的概念,（六）分类方案的编制,（二）分类的意义,（三）分类的基本要求,（四）分类的一般方法,（五）复式分类法的选择,（七）人物全宗内档案的分类,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（一）分类的概念,文件与档案的分类，就是把立档单位所形成的文件与档案，按照来源、时间、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（二）分类的意义,1.分类是保持文件档案有机联系的重要举措。,2.分类是后续整理环节有序开展的基本前提。,3.分类的优化可为档案的全面管理创造有利条件。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（三）分类的基本要求,1.分类方法要从文件的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。 2.分类应当具有思想性、客观性、科学性、逻辑性、实用性要求。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,.时间分类法,.来源分类法,3.内容分类法,4.形式分类法,5.保管期限分类法,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,1.时间分类法 按文件的产生时间分类。分年度分类法和时期分类法。 采用年度分类法简便易行，成为最常见、运用最广泛的一种分类方法。 采用年度分类法，关键是要将文件所属年度准确归入相应的类内。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,（1）跨年度文件的处理 第一，跨年度收发文和内部文件的处理。如果是收文则以收到的年度为准；发文则以文件签发的年度为准；内部文件以定稿时间为准。 第二，跨年度的来往文件，放入关系最密切的年度。如跨年度的请示与批复、来文与复文，放在批复和复文年度；没有复文的，放在请示年度。 第三，文件的形成年度与文件内容涉及的年度不一致，则以文件内容针对的年度为准。例如：跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般放在会议开幕年度；跨年度处理的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。 第四，几份文件作为一件时, “件”的年度归属以排在最前面的文件的日期为准。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,（2）专门年度文件的处理 有些专业单位根据自身工作的特点，不按自然年度来计算，而是另有起止日期，称为专业年度。 进行文件整理时，立档单位可将这两种年度的文件有规律地结合起来。,如，教育部门在教学活动中形成的教学计划、 教学大纲、课程表等文件都是按学年计算， 从每年9月1日至次年的8月31日为一个教学 年度，按专门年度进行分类；而其他一些 管理活动中形成的文件，仍按一般年度分类。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,试分析判断以下归档文件所属的年度,（1）2005年形成的单位20062010年工作规划 （2）2011年形成的2010年机关工作总结 （3）2004年8月28日通过，2005年4月1日起实行的 电子签名法定稿、存本 （4）某单位一个房地产纠纷案件材料（20082010年） （5）某公司召开2010年度职工代表大会材料， 2010年 12月28日开幕，2011年1月3日闭幕,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,.来源分类法 即按档案文件形成、产生的组织机构或个人的界限来分类。 （1）组织机构分类法 （2）作者分类法。 （3）通讯者分类法。,根据立档单位的内部机构设类和归类， 一个机构设置一个类，机构名称就是类名。,即签署、制发文件的组织或个人来分类。,按立档单位有来往通讯关系的机构或个人 分类，其中收文按作者分类，发文存本和 原稿按收件者分类。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,3.内容分类法 （1）问题分类法 （2）实物分类法。 （3）地理分类法。,按照文件内容所说明的问题对档案文件 划分类别。,如石油、煤炭、粮食、木材等。,如华北、西南、山东、江西、牡丹江等。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,4形式分类法 （1）按文件种类分类。 （2）按载体形态分类。 （3）按形状规格分类。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（四）分类的一般方法,5.保管期限分类法 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。,传统立卷方法中，没有专门提出按保管期限来分类，但在立卷实践中，不同保管期限的文件不得整理在同一个案卷中。 文书档案根据国家档案局2006年8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）两种不同的保管期限分开。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（五）复式分类法的选择,1.立卷复式分类法 （1）年度组织机构分类法 （2）年度问题分类法 （3）组织机构年度分类法 （4）问题年度分类法,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（五）复式分类法的选择,2.按“件”整理的档案复式分类法 （1）保管期限年度分类法。 （2）保管期限年度问题分类法。 （3）保管期限年度机构分类法。 （4）问题年度保管期限分类法。 （5）年度保管期限分类法。 与此类似还有机构年度保管期限分类法，机构保管期限年度分类法等等。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,想一想：,某局使用“年度机构保管期限”进行文件分类，但同时又单独设计了“统计报表类”，将本局编报的各类人员、工资等基本数据报表等归档文件归入其中，这种做法是否正确？,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（六）分类方案的编制,分类方案亦称立卷类目、归卷条目、案卷条目，是根据本单位工作的职能活动以及一些辅助性活动的情况，预先编制的整个单位文件分类归类的条目体系，主要为立卷组卷提供指导。 立卷类目结构一般由类别、条款和条款顺序号组成。 （1）类。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。 （2）目。即条目、条款，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。 （3）号。即类和条目的顺序编号或简称条款号，给一类、一个条目编一个号。,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,（七）人物全宗内档案的分类,1生平传记材料 2创作材料 3公务活动材料 4个人书信 5经济材料 6亲属材料 7评价材料 8音像材料 9. 其他材料,第三章 文件与档案的整理,第二节 文件与档案的分类,第三节 文书部门文件的整理,一、文件整理归档的范围 二、案卷级整理：立卷 三、文件级整理：归档文件整理,无论采取哪种整理方式，文书部门或文件形成部门首先必须了解哪些文件材料具有保存价值而必须整理归档，哪些文件需要暂存，哪些文件可以直接销毁处理。,第三章 文件与档案的整理,一、文件整理归档的范围,根据有关规定，凡是本单位工作活动中办理完毕具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团及人事、保卫、财务等工作中形成的各种形式和载体的文件，均应整理归档； 当然，也并非每文必“档”，一些没有保存价值的文件不用纳入整理的范围，因此明确需要整理归档的文件范围就非常重要。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,一、文件整理归档的范围,1.本机关的文件 2.上级机关的文件 3.下级机关的文件 4.同级或不相隶属机关来文,本机关形成的文件是归档的重点。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,二、案卷级整理：立卷,（一）立卷工作概述 1.立卷的含义 文件立卷，是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的过程。,（1）立卷的对象办理完毕的文件； （2）立卷文件的标准具有参考和保存价值； （3）立卷的结果案卷，卷内文件之间具有一定的联系,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（一）立卷工作概述,2.立卷的意义 （1）对文件进行立卷归档，可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。 （2）对文件进行立卷归档，可以维护文件的完整与安全，便于管理。 （3）进行文件立卷归档工作，可以保持文书工作的连续性。 （4）文件立卷归档工作，不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（一）立卷工作概述,3.文书处理部门立卷的优越性 （1）可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率； （2）可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密； （3）可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（一）立卷工作概述,4.文件立卷的原则,（1）联系原则。,（2）完整原则。,（3）保管原则。,（4）利用原则。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）立卷方法,我国文书和档案工作已有悠久的历史，立卷素有传统，长期以来，形成了多种立卷方法，如：“门、类、纲、目”法、 “十进分类”法、“一案一卷”法、文件“六特征”立卷法、“一竿子插到底”法、“以问题为主立卷”法、“分清价值立卷”法、 “一事一卷”法、“简单立卷”法、“立纯卷”法、“分类组合”法、“文件处理、立卷、著录三位一体立卷”法等。其中文件“六特征”立卷法已成为当今全国运用比较普遍的一种文书立卷方法，其立卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,在一年终后（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。,立卷工作一般都是在次年初集中进行， 为提高案卷质量和提高立卷效率， 各单位文书部门要做好平时的归卷工作。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,（1）归档的文件材料保持它们之间的历史联系 （2）区分保存价值，分类整理立卷 （3）单位内党和行政机构的文件材料分别立卷 （4）不同年度的文件一般不得一起立卷 （5）秘密文件与非秘密文件分开立卷 （6）特殊载体的文件的处理,1.组卷,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,思考： 跨年度的请示与批复，放在年立卷？ 跨年度的规划放在针对的年立卷？ 跨年度的总结放在针对的年立卷？ 跨年度的会议文件放在年立卷？ 非诉讼案件放在年立卷？,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,2.卷内文件的排列 卷内文件排列是指按一定的方法排列出卷内文件的先后顺序，以使卷内文件系统化、固定化。卷内文件的排列可以按照时间、问题、地区、作者、收发文机关、文种以及文件的重要程度、涉及人物的姓氏笔画等方法排列。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,3.卷内文件编号 卷内文件系统排列之后，为了固定排列次序，接着就要依次编写页号。需要装订的案卷，应统一在有文字的每页材料填写页号。页号一般编于文件的右上角（正面）和左上角（反面）。卷内文件应按排列次序，从阿拉伯数字“1”开始流水编页（张）号。一个号代表了一件或一页（张）文件，所以不应有空号出现。编页号时，凡是有文字的页面都必须编页号。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,4.填写卷内文件目录和备考表 （1）填写卷内文件目录,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,4.填写卷内文件目录和备考表 （2）填写卷内备考表,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,5.装订案卷 永久和长期保管的案卷，一般应装订成册，以固定和保护卷内文件避免散失或损坏。在装订前应把原文件中的金属物拆除，对破损的文件材料要修裱。案卷装订通常按“三孔一线”的方法进行。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（三）文件立卷的步骤,6.案卷封面编目 卷内文件整理完毕后，接下来要以案卷为单位在封面上编目，包括案卷封面和案卷脊背。案卷封面填写全宗名称、类目名称、案卷题名（标题）、卷内文件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号和档号等内容。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,三、文件级整理：归档文件整理,（一）归档文件整理规则的特点 1.简化 （1）取消组卷。（2）简化“件”。 （3）分类简化。（4）目录简化。 （5）装订简化。（6）封面简化。 2.兼容 （1) 兼顾计算机和手工两种管理方式。 （2）简化机关档案室操作的同时，也兼顾了档案馆管理的需要。 （3）规则适用范围的界定同样体现了兼容性。 3.灵活 （1）条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 （2）规则作为推荐性行业标准，放宽对实施规则过渡期的要求，在一段时期内允许规则与文书立卷两种整理方法并存。 （ 3）在处理规则与原有法规标准之间关系方面，各级档案行政管理部门也可以灵活掌握。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,1.整理单位与装订,（1）整理单位：一般以每份文件为一件。为了简化流程， 把密切相关的两个或数个文件以“一件”文件来处理。 （2）文件修整：修裱破损文件，复制字迹模糊或易退变的文件， 超大纸张折叠， 去除易锈蚀的金属物 （3）文件排序。 （4）文件装订与编号：每一件归档文件应有完整连贯的总页 号。常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式、穿孔式、 变形材料、铆接式。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,2.归档文件的分类 可采用归档文件可以采用年度机构（问题）保管期限，保管期限年度机构（问题），年度保管期限，保管期限年度等方法。不管采取何种方案，同一全宗内的文件和档案应保持分类方案的稳定。具体方法见文件与档案的分类章节。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,3.归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。一般按事由，结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,4.归档文件盖章编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,5归档文件编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。项目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,6.盒内备考表填写 备考表的项目具体包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,7归档文件的装盒和档案盒填写 （1）装盒要求,一是不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 二是不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 三是分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形 成的归档文件不应放入同一档案盒。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,（二）文件级整理的步骤与方法,7归档文件的装盒和档案盒填写 封面只有“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项。增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。 档案盒格式为长310mm，宽220mm，厚度为20mm、30mm、40mm。,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,案例,某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，在文件整理过程中，把文件处理单全部清理出去，把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列，还把文件后的附件一一分离出来，单独装订，在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。 请问：肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处？,第三章 文件与档案的整理,第三节 文书部门文件的整理,第四节 档案部门档案的整理,2案卷排列的方法 （1）按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列 （2）按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列 （3）按照案卷形成时间先后顺序排列 （4）按照案卷所属的组织机构或问题的重要程度排列 （5）按照案卷所属的保管期限进行排列,1案卷排列的概念 就是将各类已经组合好的案卷，按照系统整理的 要求，采用一定的方法，确定其先后排列次序， 并按此顺序编上号码的工作,第三章 文件与档案的整理,二、案卷目录编制,（一）案卷目录的作用 1.它可以固定全宗内档案的分类体系和案卷的排列顺序，体现了档案整理工作的成果； 2.它是档案馆（室）必备的检索工具，案卷目录上概括介绍了档案的内容和成分，是人们了解和查找馆（室）藏档案的基本工具； 3.它还是档案登记的基本形式，是对案卷进行统计和检查的重要依据。,第三章 文件与档案的整理,第四节 档案部门档案的整理,二、案卷目录编制,1.以年度为一级类目编制 以年度为单位编制案卷目录，即根据形成档案的数量多少，决定一年编一本或几年合编一本目录，案卷编号也是以年度为单位，每年从一号目录开始编号。,年度 保管期限 案卷编号 一号目录 1995年： 永久 1-30 长期 31-60 短期 61-90 二号目录 1996年 永久 1-30 长期 31-60 短期 61-90 三号目录 1997年 （依次类推） ,第三章 文件与档案的整理,第四节 档案部门档案的整理,二、案卷目录编制,（2）以组织机构或问题为一级类目编制 以机构或问题为单位编制案卷目录，有多少个内部机构或问题，就编制几本案卷目录。案卷的编号是以机构或年度为单位，每个机构或每个问题都必须从一号目录开始编号。 （3）以保管期限为一级类目编制 即将所有案卷按照所划定的永久、长期和短期三种保管期限，分别编制三本案卷目录。同样，案卷的编号是以三种保管期限为单位，分别从一号目录开始编号。,第三章 文件与档案的整理,第四节 档案部门档案的整理,例：案卷目录编号,某企业内设总经理办公室、计划科、技术科、劳动工资科四个内部机构，其档案采用年度组织机构分类法。假设每个机构每年形成永久、长期、短期档案各10卷，以保管期限为一级类目编制案卷目录，那么如何对该企业1999年、2000年形成的档案进行分类排列并为每一本案卷目录内的案卷编上号码？,第三章 文件与档案的整理,第四节 档案部门档案的整理,（三）案卷目录的结构,1.封面和扉页。主要项目有全宗号、档案馆（室）编的案卷目录号、目录名称、保管期限、编制单位和编制年月等。,第三章 文件与档案的整理,第四节 档案部门档案的整理,（三）案卷目录的结构,2.目次。一般应写明目录内案卷分类排列顺序、类目的名称及起止页码，也可包括案卷的起止号。 3.案卷目录表。这是案卷目录的主体，主要是将案卷封面上的主要内容以表格形式逐个登记。,第三章 文件与档案的整理,第四节 档案部门档案的整理,思考题,1.文书档案整理的范围