领导座次安排和企业常用公文写作培训资料.ppt

XXXX集团 现代商务基本礼仪培训 -领导座次安排和企业常用公文写作,主讲人：行政部 王XX,目 录,一、会议主席台座次排列： 二、宴席座次 三、会见、签约仪式的座次 四、乘车的座次 五、合影座次 六、会议室座次安排 七、企业商务公文写作,领导座次安排,如果你负责接待工作，那就经常遇到会议时领导座次问题。如何安排领导座次？,一、会议主席台座次排列： 领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；例证：中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图 。领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置,二、宴席座次,宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。有讲台时临台为上。2、3、4等其它桌的位置，以离主桌位置远近而定，近高远低，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。,人较少时,人数较多时排定座次： 1、正式宴会座位的排列：通常安排每桌10人，来宾的位置以离主人座位的远近而定。我国习惯按各人本身职务排列，以便于谈话。当只有一位主人时，1号来宾坐在主人右手的一侧，2号来宾坐主人左手的一侧，3、4、5、6、7、8、9号等来宾依次分别坐在两侧。2、当有两位主人时，即有第一主人和第二主人时，1号来宾坐在第一主人右手的一侧，2号来宾坐在第一主人左手的一侧，3号来宾坐在第二主人右手的一侧，4号来宾坐在第二主人左手的一侧，5、6号来宾分别坐在1、2号来宾的两侧，7、8号来宾分别坐在3、4号来宾的两侧，其他来宾依此排座。,三、会见、签约仪式的座次,会见或签约时，主人在左边，客人在主人的右边。 座位前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，如是与外方签字，桌子中间还要摆一旗架，分别悬挂签字国的国旗。 会见仪式 签约仪式,四、乘车的座次,客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢？ 乘坐轿车时，通常有两种情况： 1、当有专职司机开车时，小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。 2、如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，也就是副驾驶的位置，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席 。 主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边（副驾驶位置）。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。,五、合影座次安排与主席台安排相同。 1、一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。 2、如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推。,六、会议室座次安排,（一）会议桌与正门垂直,（A为客方，B为主方）,（二）会议桌与正门平行,（左边为客方，右边主方，排序情况参照一）,七、企业商务公文写作,公文是党政机关、企事业单位和社会团体处理日常工作的重要工具。它在一定的范围内使用。了解和熟悉公文写作的相关知识，对于提高各单位工作人员的公文写作水平，进而提高办事效率和办事能力，都具有重要意义。 公务文书简称公文。一般来说，在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为通知 、请示、报告 、函、通讯稿 、会议纪要 、公告 、电子公文、总结等。 上行文：请示、报告、意见等。（下级对上级） 平行文：主要是函。（平级之间） 下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复、意见、会议纪要等。下行文占公文种类的80%。（上级对下级） 。,常用公文的写作技巧,1、通知 2、请示 3、报告 4、函 5、会议纪要 6、公告 7、电子公文 8、总结,公文基本格式,按照行政公文的格式，公文包括眉首、主体、版记三部分：,13,眉首,发文机关、文号 、签发人、份号、 密级、急度,主体,公文标题、主送机关、正文、附件、 成文日期、附注,版记,主题词、抄送单位、印发单位、印发日期 印刷份数,2020/9/6,14,1、通知,通知的作用： 批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员，用通知。 包括转发性、指示性、知照性通知三类 通知的写作要领：着重点是一个“知”字：要简短明了、通俗易懂。,15,“轻骑兵”,2020/9/6,16,17,2、请示,请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 请示的特点： 针对性，呈批性，单一性，时效性,18,根据内容、性质的不同，请示分为以下三种： 一、请求指示性请示； 二、请求批准性请示； 三、请求批转性请示； 请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、 内容和写法如下： 一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。,二、正文，一般由开头、主体、结语构成。 结语的习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。 三、尾部，主要为落款与成文时间两部分。 四、应注意的问题 ： 1、一文一事的原则。 2、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。 3、理由充分，请示事项明明确4、语气平实、恳切，以引起上级的重视。,3、报告,下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。 “下情上达”是制发报告的目的。,21,报告的特点： 一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。 二、报告中一般不提建议或意见。 三、报告在内容上可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。 四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。,22,报告的种类 从种类与内容上分主要有： 汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。 汇报性报告 工作报告主要用于汇报工作的进展 答复性报告 答复报告用于答复上级询问 呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。 例行工作报告 例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如财务报告、费用支出报告等。 忌用：“以上报告当否，请指示”、“以上报告如有不当，请指正”,呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。案例如下：,县党风廉政建设责任制领导小组： 现随文报来我办贯彻落实党风廉政建设责任制措施，请审示。 特此报告。 中共XX县委办公室 2005年6月15日,中共XX县委办公室关于报送贯彻落实党风廉政建设责任制措施的报告,汇报性报告,汇报性报告 工作报告主要用于汇报工作的进展,4、函,作用： 不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用函。 函属于知照性公文。 函的分类： 从内容上分：商洽性函、询问性函、答复性函、请求性函 从行文方向的不同分：发函和复函。,26,函的体例格式： 函的正文结构，由函请（复）缘由、函请（复）事项与尾语组成。 1、函请（复）缘由：即正文开头，要写明发函的原由和目的。 （复函一般为“X年X月X日来函（文号）收悉”） 2、函请（复）事项：即正文主项。 3、尾语：即正文结尾。 发函用“即请函复”、“专项函达”等； 复函用“特此函复”、“此复”等。 函的写作要领： 函的行文要求简洁明快，语言质朴，直述直陈；此外还要注意： 1、用语讲究分寸 2、简明扼要,27,发 函,复 函,5、会议纪要,会议纪要： 是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。 会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。各部分的写作要求如下：,29,注意事项,撰写会议纪要应当注意的两个问题： 一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。 二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。只有这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,2020/9/6,30,6、公告,用于对企业内、外宣布重要事项的公文。 写法： 公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。,32,标题之下，有时可依公告单独编号,二、正文 （主旨+说明） 主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。 说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用特此公告作为结语。 三、落款及日期 公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。 重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。 举例： 中华人民共和国全国人民代表大会公告 第一号 第十届全国人民代表大会第三次会议于2005年3月13日选举胡锦涛为中华人民共和国中央军事委员会主席。 现予公告（特此公告）。 中华人民共和国第十届全国人民代表大会 第三次会议主席团 二00五年三月十三日,2020/9/6,33,7、电子公文,电子公文的写法： 主要由主题、事项或附件落款组成。 一、收件单位/人 二、抄送单位/人 三、主题：相当与公文的标题，如关于*请示、 关于*报告。 四、事项：公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与 日常公文写作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。 五、落款：署名及成文时间。,2020/9/6,35,电子公文文本格式： 1、邮件开头的称谓顶格写； 2、问候语段首缩进两个字体； 3、主题必须简洁、全面、准确； 4、正文部分另起一行，段首缩进两个字体，全文行间距统一为1.5倍行距； 5、字体统一使用宋体，小四号，黑色，如需着重标记的内容请使用红色字体，加粗；,2020/9/6,36,2020/9/6,37,9、总结,(1)标题：分为单标题和双标题两种。 单标题又可分为公文式标题和文章式标题 公文式标题：单位名称+时限+总结内容。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。 文章式标题：一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。 (2)基本情况。应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。 (3)工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。 (4)经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼出来。 (5)结语部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。 (6)总结正文写完以后，应该在正文的右下方，写上总结单位的名称和总结的年月日,2020/9/6,38,范例：2010年度公司总结报告 时光荏苒，白驹过隙。在过去的一年中，公司在董事会的正确领导下，在工会的大力支持下，在全体员工的共同努力下，紧紧围绕公司年初制定的发展目标，顽强进取，砥砺前进，取得了卓尔不凡的成绩。一年里，公司全体员工坚定遵循了“市场为导向，科技当先行，质量是生命，管理是基础，效益是根本,安全是保证。”的企业宗旨，超额完成了年度生产计划、年度销售计划、年度经营计划，各项指标均达历史最好水平。公司全年产量1.8万吨，比上年同期增长20%；完成销售收入1.95亿元，比上年同期增长30%；利税突破千万元，比上年同期增长45%；员工人均年收入达2.4万元。 2010年，对我们公司来说是不平凡的一年。首先，持续了十个月的厂区整体搬迁扩建工程取得了极大的成功。 其次，令我们可喜的的是，在厂区整体搬迁扩建工程进行的同时，公司的正常生产、销售没有收到丝毫影响，不仅完成了年初我们制定的生产量、销售额的目标，而且分别超出任务量的20%和30%。在此，我代表公司董事会对生产部和销售部提出表扬，幷且已经初步拟定了部门和个人的奖励方案，待董事会批准后实施。 最后，公司上半年提出的招聘一批具备高学历化学背景专业人才的工作也取得了显著的成绩。这项工作是董事会反复讨论研究后决定的，包括对人才引入的途径，引入后的管理办法、薪酬待遇、研发项目的选择，都做出了缜密的安排。,下面，结合2010年的工作，公司对2011年度工作有以下展望： 1、以安全生产为前提，高度重视环境保护 安全生产和环保工作是公司赖以生存和发展的前提，我们要始终以“安全第一、预防为主、综合治理”的安全方针为指导，坚持加强现场安全管理。 2、节能减耗降成本，狠抓质量上台阶 2010年，公司面对生产原材料不断上涨的挑战，特别是环氧乙烷价格连续六个月持续走高，着力节能减耗，从节约一滴水、一度电做起，加大监管力度，严格管理，严禁浪费。 3、完善制度建设，加大执行力度 呼吁广大员工对公司的制度提出修改意见和建议，充分发挥集体的智慧，使公司制度建设更具合理性和可行性。 2010年我们虽然做了大量的工作，取得了可喜的成绩，但是离我们的工作预期仍存在一部分差距。其一，部分员工主观能动性较差，工作主动性不强，积极性不够，缺乏进取精神。其二，个别员工综合素质有待提高，公司专业技术人才面临陷入青黄不接的局面。希望公司全体员工正视上述差距，有待于我们在工作中不断总结、改进和完善。 邢台市蓝天精细化工有限公司 董事长 腰增运 2010-12-21,谢谢,