文书档案的信息化管理工作探析

文书档案的信息化管理工作探析随着信息化技术的开展，改变了传统档案的管理方式，尤其是文书档案的管理，本文就对当代文书档案管理的构造设计及功能进展分析，并对当前形势下如何实现文书档案的信息化进展讨论。文书档案；信息化；管理；问题；对策前言作为新时期档案管理不可或缺的重要局部，我国文书档案的管理也迎来了新的机遇，从传统的手工方式实现了信息化的管理，本文主要介绍信息化建立的构成与功能，进步信息化管理程度。1.传统文书档案管理工作中存在的问题受到传统思想的影响，很多企事业单位仍然采用传统的方法进展管理，采用传统方法进展档案的搜集、整理与归档，导致管理中的问题颇为突出，除了借阅的实效性较差，还有管理的难度较为复杂，每次都要进展登记，同时，文档非常容易破损，尤其是屡次被借阅的文档，常会导致文档损坏，很多珍贵材料流失。2.实现文书档案信息化管理的优势2.1改善了办公的效率从计算机出现至今，大大改良了信息处理程度，改善了传统手工操作的弊端，强化了资料的完好性与齐全性。运用计算机软件后，文件的资料搜集、储存与分类等工作都更加完好且整齐，工作变得更加简单，大大进步了办公的效率。2.2实现了新信息的共享传统的手工操作无法实现信息共享，导致大量信息被闲置，导致资金浪费，获取信息难度增加。计算机技术运用后，传统的档案管理从案卷级深化到文件级，实现体系化管理。同时，网络技术的快速进步，档案信息与载体被别分开来，与其他信息系统建立合作关系，改良了工作的效率与质量。同时，也改良了信息的查准率，降低了空间的制约。同时，网络平台的建立也可以在第一时间理解到档案部门的工作状况，实现动态化的控制管理。2.3保存文件的稳定性有了明显提升电子文件的优势在于保存寿命长，这是与传统纸质档案最大的区别，受外界环境的影响较小，尤其是近年来科学技术程度不断进步，电子技术程度不断进步，电子载体设备日益完善，可以根据需求选择适宜的载体，便于传递，易于存储，稳定性有了明显的进步。2.4改善了文件传递的便捷性与平安性过去，在传递文件的过程中常会受到不同因素的影响出现破损或丧失的问题，过于依赖传统的邮政速递方式，受到间隔 影响较大。同时，受到环境等因素的影响，也常会导致文件丧失或延误，造成档案人员工作的困扰，而计算机技术的应用那么彻底改变了这一问题，实现了网络传输，进步了传递的速度与平安性。3.文书档案信息化管理中存在的问题3.1降低了文件的保密性受到信息化特征的影响，电子文件的保密性要低于传统文件，形式多变，常会被别有用心的人更改，而且没有痕迹，尽管防伪造的技术在不断进步，但其内容的变动仍要大于纸质文件，应用的人无法理解档案的原貌，对其原始性认识不够，而且无法为每份电子文件盖章、签字处理，无法凭借这一媒介判断文件的真伪，这都给电子文件的保密工作者提出了新的要求。3.2对档案管理人员提出了更高的要求随着电子技术的应用，传统纸质档案的管理方式无法满足需求，因此，在当前形势下要加强档案管理人员对计算机技术或数据通信技术的应用程度。因此，新时期的管理人员要不断地丰富自身的知识程度，不能固步自封。这是当前制约我国档案管理程度提升的首要问题，尤其缺乏复合型的档案管理人员，影响档案管理的信息化技术程度，尽管现代化设备在不断增多，但利用程度低，实现信息化成为一种口号。4.应对文书档案管理信息化问题的对策从上文的分析中我们不难看到，实现文书档案管理的信息化后，利弊共存，从其对现代档案管理工作的影响来说，仍然是利大于弊，下面就针对上文中提到的问题，制定出有效的解决对策。4.1将信息化系统内外网隔离隔离内部的信息化网络与外网，建立物理的隔离层，这是当前保护网络最为直接且有效的方法，同时从经济性的角度来看，也非常可行。在当前形势下，我们主要采取路由器的隔离方法，由路由器滤掉被屏蔽的IP地址与效劳。可以先将所有的IP地址屏蔽，然后将需要的地址允许通过。假如第一层的防护隔离无法到达隔离的目的，可以运用防火墙的隔离方式，当前采用的防火墙多数都有认证机制，不管是哪一种，都具备过滤进、出网络数据的功能；具有管理进、出网络的访问的才能；严禁某些制止的业务进入；记录通过防火墙的信息内容与活动，对网络攻击进展检测并给予警告的功能，方可确保系统的平安。4.2改良档案管理人员的综合素质首先，增加硬件设施的投入力度硬环境是做好档案建立的重要根底，唯有创立良好的硬环境，工作人员才有工作的信心，业务人员的程度才能得到提升。从详细的理论来看，唯有强化管理部门的硬件设施，档案人员方可通过这些设备才能实现管理程度的进步，增强业务程度，进步档案管理的效率。其次，丰富档案管理人员的知识程度在日常的教育中要采取“自学为主、培训为辅的方式进展档案人员的培训，建立终身教育机制，促进档案人员知识才能的进步，与时代开展相适应。在日常工作中不断学习，丰富专业知识，进步自身知识才能，在单位内部建立鼓励约束机制，将档案的专业程度作为业绩考核的一项指标，激发员工的积极性。最后，增加档案部门与区域间的合作要想进步档案管理的程度，必需要加强系统间与区域间的合作，互相学习，扬长避短，运用现有的资源进展知识的更新，同时采用现代化的科技手段促进档案人员专业程度的提升。5.完毕语作为人类理论活动记录的重要组成局部，档案可以复原历史真实，是信息家族的重要组成局部，因此，在新时期强化档案信息化建立迫在眉睫，是社会进步的重要组成局部。