物流部管理制度及操作流程(共23页)

操作流程（软件系统管理）一、 采购流程 采购流程遇促销等特殊原因采购人员手工创建采购订单系统根据安全库存自动生成采购订单采购负责人审批，订单生效采购人员打印订单，传真至供应商供应商签字确认，回传采购人员定期查看未完成订单情况，敦促供应商在订单有效期内完成送货如系统功能允许，可由电脑直接传至供应商，并电话确认流程说明：1 采购订单应包括如下信息：供应商编号/名称、订单有效期、商品编号/名称、规格、数量、单价、交货日期。2 采购订单在系统中有3种状态：未完成 ；完成 ；取消为防止缺货情况发生，采购人员须定期查看未完成订单的情况，敦促供应商在交货日期前送货。供应商的供货是否及时，应作为对其考核的一项重要指标。完成状态：说明供应商在有效期内送货，DC完成入库。取消状态：说明供应商未在有效期内送货，订单失效。二、 收货流程 收货流程采购以书面形式确认实际收货数量/价格 价格不符或送货数量大于采购数量白联每周收货单篮联及供应商送货单底联粉联收货员在外包装箱上贴好货品信息标签，填好相关信息，将商品放入指定仓位收货员仔细清点商品，在预检单上填写实际收货数量及生产日期。对于超过保质期1/5的商品拒绝收货系统操作员录入实际收货数量及批号（生产日期），打印收货单一式3联，供应商签字确认后，在粉联盖收货章商品到达，系统操作员调出相应采购订单，与供应商送货单核对商品品名、价格财务供应商系统操作员将收货单白联、预检单及供应商送货单底联存档通知采购，确认价格/数量订单上没有的商品拒收流程说明：1 收货单的单号必须连续，且按顺序整理归档。物流部负责人每月检查文件归档情况；2 操作员应留存供应商的送货单两联，一联交给财务，一联存档；3 操作员做入库操作时要注意核对价格，如供应商送货单价格与系统采购订单价格不符，应及时联系采购人员；4 货品信息标签包括：商品编号/名称、规格、起始数量、生产日期，请见附件2；5 当订单是取消状态时，无法完成入库操作，须通知采购补订单，或拒收货品；6 关于系统入库数量错误需修改的情况：系统操作员每日需核对当日收货单据，发现错误及时更改，并让采购通知供应商。每周与财务交接完单据后，收货数量将无法修改。入库数量少于实收数量，通知采购补订单；入库数量大于实收数量，系统内做退回供应商处理。三、 发货流程 发货流程 经销商通过网络或电话订货数量不符数量无误差异统计表、白联、运单白、蓝联每周将粉联数据传输至DC系统操作员调出销售订单并打印，交予发货人员发货人员按照订单上的批号拣选商品，并放至待发货区。备货完毕后签字确认，交予操作员备货人员打好包装，并确保外包装箱的安全性操作员按实际发货数量打印销售单，一式三联业务部录入销售订单。部门负责人审批，订单生效财务经销商/门店收到货时，首先检查外包装情况，并与送货司机当场共同清点商品数量填写差异统计表，与送货司机双方签字在销售单、运单上签收，留存蓝联操作员销售单白联与对应的销售订单归档，运单统一归档，并对送货差异进行统计北京市内送货与司机共同清点货物件数，填制运单，双方签字，装车、发运白、蓝联交给司机对于预付货款业务，需再经过财务审批，订单生效白联经销商/门店收到货时，仔细清点货物件数、检查外包装是否完好外地送货按照收货须知中的步骤处理与对应的销售订单一起归档与司机共同清点货物件数，填制运单，双方签字，装车、发运，蓝联放入包装箱中流程说明：1销售单单号须连续、按顺序归档；2操作员要注意核对销售单与销售订单实际发货的金额，订单完成后将不能修改；3备货人员打包装时要确保包装安全，准确抄写收货人的姓名、地址、电话及货品件数；4备货时要先拣取散箱中的商品；5运输专员要及时完成运输统计表及运输差异统计表；6收货须知 附件1运输差异统计表 附件3运输统计表 附件4四、退货流程 退货流程 经销商退货送货上门检查外包装白、蓝联破损/污染白、蓝联每周蓝联有差异无差异完好破损/污染完好检查外包装财务通知业务部与经销商联系拒收，退回客户物流公司出具破损证明库管将商品放入相应仓位，并签字操作员物流部填写退货验收单清点货物签收业务部受理经销商退货申请，创建销售退货单部门负责人审批，订单生效物流部退货验收单与销售退货单一并归档QC检查产品质量系统操作员打印销售退货单，交予库管客户认可经销商不认可提货流程说明：1 销售退货单的单号必须连续，并按顺序归档；2 对于无法正常销售的商品，在系统中要退入残次品仓库，物理库存库管上也要分开，留待退回供应商，再加工或报废。退回供应商采购员联系供应商处理退货事宜。在系统中创建采购退货单供应商到达仓库，操作员打印采购退货单，交予库管库管取出需退货商品，与供应商共同清点，无误，库管签字，交予操作员操作员录入实际退货数量，完成采购退货单并打印，一式三联，供应商签字供应商财务采购退货单按单号归档粉联蓝联白联流程说明：1采购退货单单号须连续，并按顺序归档；2操作员需仔细核对退货数量后再做出库，否则，完成操作后将不能修改。五、 移库流程 北京分公司系统根据安全库存自动生成移库单北京分公司业务部根据促销等特殊原因手工创建移库单业务部负责人审批，移库单生效操作员打印移库单，交予库管库管备货，签字操作员完成系统操作，打印出库单，一式三联装车，发运财务粉联白联与移库单一起存档分公司人员接收货品，按北京市内经销商的收货步骤执行蓝联分公司在系统中调出出库单，完成收货入库。出库单归档保留移库流程流程说明：1 所有出库单须单号连续，顺序归档，完成操作后将无法修改；2 北京分公司在收货时，不管实际数量是否有差异，系统中一律先按出库单的数量做入库。实际数量差异在查明原因后做相应的处理。六、 生产发料及成品入库 生产发料及成品入库 生产部门根据生产订单创建领料单生产部门负责人审批，领料单生效生产部打印领料单，到库房领料库管备料，与生产部员工共同清点，双方签字确认操作员调出相应领料单，按实际数量打印领料发货单一联。与领料单一起归档生产完成，库管与生产部缴库人员按照生产订单共同清点成品的规格、数量，库管签字操作员在系统中完成收货操作，打印生产收货单一联，缴库人员签字确认生产收货单与生产订单一同归档流程说明：1仓储收货员可将实际缴库商品型号与生产订单商品型号不符的商品或是超出生产订单数量的商品退回生产部。七、 内部领用 内部领用 申请人填写领用申请表总监或以上人员签字到物流部领取用品操作员打印领用单，与领用申请单一起归档流程说明：1领用申请单 附件5八、 报损 报 损 物流部提交报损表，注明详细原因总监或以上人员签字批准物流部对商品进行销毁。操作员在系统中完成操作。QC签字确认九、 盘点流程 盘点流程 操作员打印盘点差异报告盘点前理清商品，区分出不应计入盘点数量的商品操作员录入实际盘点数量，打印复盘点单库房人员进行盘点，并签字操作员打印盘点单库房人员复盘，直至最终确认盘点数量财务部物流部负责人签字确认财务人员监督执行注意事项：1 由物流部每月出具DC、分公司及直营店的盘点计划，并组织实施，财务部人员进行监督；2 DC每周进行一次循环盘点，调整库存；每月进行一次物理盘点，与财务库存核对。第三章 操作流程（手工管理）一、 收货流程 收货流程 到货后供应商出示采购订单的传真件系统操作员完成入库统计表，要注意生产日期的填写收货员对照采购订单及供应商送货单完成收货，并签字确认在供应商送货单上盖收货专用章，留存2联，1联存档，1联至财务流程说明：1系统操作员需将每日的收货情况汇总，完成库存统计表1入库统计表 附件62库存统计表 附件7二、 发货流程 发货流程 销售部填写销售订单部门负责人签字预收货款业务，须财务签字传真至物流部，备货人员按照销售订单备货，参照软件系统管理的流程操作系统操作员填写出库单一式四联财务出库单一联随货走，一联存档系统操作员完成出库统计表及库存统计表出库单两联流程说明：1销售订单 附件8 出库统计表 附件9 库存统计表 附件 7第四章 运输管理 公司必须与所有的物流服务商签订合同，每月对其考核，考核标准如下：考核项目计算公式达标标准满分得分备注价格评估(25%)合同价格该公司价格/所有物流服务商平均价格1.110价格优惠措施/5返回货款及时率规定时间内返款次数/当月应返款总次数7510通常情况5-7天返一次款运输时效评估 （35%）准时提货率当月准时提货票数/当月所有发货票数98.010准时送达率当月准时送达票数/当月总发货票数98.015货损货差率当月货损货差金额/当月总发货金额0.210服务水平评估 （40）在途查询效率/8客户投诉率客户投诉次数/当月发货总次数112 应急事件处理效率/8索赔处理情况/12总计得分说明：1 达标标准一栏内有分值的项目为硬性指标，没达到该标准的物流服务商将停止合作；2 无硬性指标的考核项目为物流部主观打分项目；3 A级 90分 可继续合作B级 8089分 可继续合作C级 7079分 暂停合作，限期整改D级 70分 终止合作第五章 部门内部绩效考核物流部经理每月对本部门员工的工作绩效进行考核，主要考核指标包括物流工作的效率、准确率等，其他指标请参见人力资源部的考核内容。考核标准如下：说明：1 满分100分2 优秀 90分良好 8089分及格 7079分不及格 70分附件1：经销商收货须知经销商收货须知一 收货须知1 收到货时，须仔细清点货物件（箱）数，包装箱及封箱带是否完好，方可在运单上签收。2 若包装箱有破损、内部液体渗露、变形的情况，应与送货人员共同按照销售单清点货品明细。并让其出具破损证明，24小时内传真至总部。证明应包括以下内容：包装箱损坏情况；产品名称、数量、丢失/损坏情况。注意：证明人应为当地物流公司正式员工。二 验货须知1 签收后，及时对商品进行清点，如有差异，须在48小时内向总部书面提出缺损商品的明细单，否则即视为完好收到货品。2 经总部审核认可的缺损货品，须尽快将损坏的货品返回，总部收到后将补发新品。三附件2：货物信息标签货物信息标签编 号批 号名 称收货日期起始数量拣货日期拣货数量注：须贴在商品外包装箱的同一方向、同一位置，以方便日常查看。附件3：运输差异统计表运输差异统计表发货日期到货 日期到货 地点商品编号商品名称规格差异 数量备货人员经销商 名称承运人原因说明附件4：运输统计表运输统计表订单日期省份城市客户名称销售金额代收货款金额发货件数运 费发货日期到货日期承运人查询电话运单号备货 人员运单回收备注长途保险包装提货送货合计附件5：领用申请单领用申请单部 门日 期申 请 人领用事由序号商品编号名 称规格数量备 注123456789101112批准人:领用人:发货人:附件6：入库统计表入库统计表入库 日期供应商 编号供应商商品编号名称规格数量批号单价总价备注合计附件7：库存统计表库存统计表附件8：销售订单销售订单客户名称 订单编号地 址 订购日期电 话 付款方式序号商品编号名 称规 格数 量单 价折扣率折后价总金额备注123456789101112合 计制单人：销售经理：财务部：发货人：附件9：出库统计表出库统计表出库日期收货人商品编号名称规格数量批号售价总金额备注合计