04山东高速股份收费站内业资料管理办法

文件名称：山东高速股份收费站内业资料管理办法 版本号/修改状态：D/0文件编号：SDECL/SF/MD/04山东高速公路股份有限公司企业制度 文件编号：SDECL/SF/MD/04 版本号/修改状态：D/0实施日期：2010年9月1日 山东高速股份收费站内业资料管理办法编制：收费管理部 审核：马 骏 批准：王化冰山东高速公路股份有限公司 发布第 15 页 共15页山东高速股份收费站内业资料管理办法（试行）一、目的与要求为规范收费站内业资料管理和图表上墙管理，统一记录、分类、存放、上墙格式，实现收费站内业资料和图表上墙管理的规范化、制度化，全面提高收费站管理水平，制定本办法。二、范围本办法适用于山东高速公路股份有限公司所属各收费站。三、收费站内业资料分类及管理要求（一） 收费业务管理1、计划及总结资料：收费计划资料应包括年度、季度、月度通行费征收计划和工作计划，收费计划（当年收费情况预测）应输入微机收费系统进行计划管理，确保各类微机报表的生成和保存;总结材料应包括年度、半年、月度工作总结。2、收费分析资料:通行费、车流量、各类车比例、车流量变化情况等分析资料.分析资料表格(收费站微机系统输出报表)分类：（1）月报表类：A1、收费站收费员出口收费收卡月报表（SFYW/SFSKYB/02-03）A2、收费站通行费收入月报表（SFYW/SRYB/02-03）、A3、收费站日交通量月报表(分车型SFYW/JTCXYB/02-03)A4、收费站日交通量月报表(分车类SFYW/JTCLYB/02-03)A5、收费站交通量变化情况月报表（SFYW/JTLBHYB/02-03）A6、收费站欠收通行费情况汇总表（SFYW/QSTXFHZ/02-03）A7、收费站汇总拆账结果月报表（SFYW/HZCZYB/02-03）B1、收费情况月汇总表（分人）（SFYW/SFFRYB/10-01）B2、收费情况月汇总表（按日）（SFYW/ARYHZ/10-01）B3、收费员票据领用缴销交还月汇总（SFYW/LYJXYHZ/10-01）B4、月车流量折线图（SFYW/YCLIT/10-01）B5、月通行费折线图（SFYW/YTXFT/10-01）（3）年报表类：A8、收费站通行费收入年报表（SFYW/SRNB/02-03）A9、收费站月交通量年报表(分车型 SFYW/YJTLCXNB/02-03)A10、收费站月交通量年报表(分车类 SFYW/YJTLCLNB/02-03)A11、收费站汇总拆账结果年报表（SFYW/HZCZNB/02-03）A12、收费站月交通量柱状图（SFYW/YJTLT/02-03）A13、收费站历年月累加交通量比较图（SFYW/YJTLBJ/02-03）A14、收费站月通行费柱状图（SFYW/YTXFT/02-03）A15、收费站历年月通行费柱状比较图（SFYW/LNYTXFBJ/02-03）A16、收费站年平均小时交通量曲线图（SFYW/LNYTXFBJ/02-03）B6、通行费收入同期按月比较表（SFYW/TQSRBJ/10-01）B7、年车流量柱状图（SFYW/NCLLT/10-01）B8、年通行费柱状图（SFYW/NTXFT/10-01）以上报表中，前面序号A*是本办法对高速公路各收费站微机输出表格的附件编号，B*是本办法对一路三桥各收费站微机输出表格的附件编号，在内业资料的管理中不要填写。后面的编号如SFYW/LNYTXFBJ/02-03等要按照本办法第四章内业资料编号要求注明编号（后文所列表格编号同上）。3、质量记录:监控记录、票据记录、值班、稽查记录和岗亭记录、配电室记录等。（1）监控质量记录：收费站监控室交接班记录车道特殊情况处理登记表收费车道监控监听记录收费数据备份登记表收费监控设备故障及维修情况记录（2）票据质量记录：各类账簿：票据作业指导书要求建立的各类账簿。各类单据：山东高速公路股份有限公司通行费票据领用单山东高速公路股份有限公司缴款单山东高速公路股份有限公司通行费票据缴销单山东高速公路股份有限公司车辆通行费票据销毁记录单车道通行卡交接单收费员交还凭证中队通行费及票据缴销汇总凭证（一路三桥）非定额票据分配表非定额票据交接台账收费站售票备用金交接登记表各类报表：山东高速公路股份有限公司票据领用结存缴销及收入月报山东高速公路股份有限公司收费情况日报表（一路三桥）通行卡差异登记簿非定额票据汇总表票据销毁清册收费站入口收费员班次汇总表收费站出口收费员班次汇总表库存票据盘点记录通行费票据计划申报表（4）值班、稽查和岗亭质量记录：收费岗亭交接班记录收费稽查记录收费站值班日志中队长工作日记收费速度测试记录收费速度考核统计表以上质量记录格式要按照关于印发的通知（鲁基股份费20035号）的要求规范标准格式，本办法不附标准格式。配电室记录待信息管理系统纳入质量体系后再做具体规定。（二）安全管理安全管理有关资料根据安全管理部门有关要求进行整理和存放，不再另行规定。（三）站务管理站务管理资料分为会议记录、卫生管理、食堂管理等内容。1、会议记录是指收费站定期召开各种例会的文字记录见收费站会议记录（SFZW/HYJL/02-03）,附表C2。2、卫生管理资料是收费站卫生管理工作的记录。3、食堂管理资料由各单位根据实际情况建立,应包括账务公开、出入库等内容，记录表格：收费站食堂经营状况表（SFZW/STJYZKB/02-03,附表C3）、收费站每周食谱（SFZW/ZSP/02-03,附表C4）（四）文明创建文明创建资料根据有关部门的要求进行整理记录存放。（五）文明服务文明服务资料主要包括好人好事记录、投诉情况记录（SDICL/ZH/WI-01/B-01）、文明服务活动记录和其它资料内容。1、好人好事记录是指对本站所涌现的较为突出的好人好事的记录，记录表格为收费站好人好事记录表（SFFW/HRHS/02-03,附表C5）。2、投诉情况记录是指对驾乘人员向本站进行的所有的投诉及处理情况的记录，记录表格见内外部信息沟通和顾客满意调查作业指导书中的顾客投诉处理单（SDICL/ZH/WI-01/B-01）。3、文明服务活动记录是指对本站开展的志愿者活动、咨询服务、及文明服务创新措施等情况的记录，记录表格有收费站活动记录（SFFW/HDJL/02-03,附表C6）等。（六）人员管理人员管理资料分为员工资料、员工考核、员工考勤、员工培训、人员调配变动等内容。1、员工资料是反映收费员工个人基本情况的记录，见收费员工基本情况表（SFRY/YGJBQKB/02-03,附表C8）。2、员工考核资料是指收费站对所属员工综合工作情况的考核，包括年终和季度的星级考核，具体资料由收费站根据实际情况建立,考核应有月、季度、年度情况的汇总记录，记录表格有：业务考试成绩登记（SFRY/YWKHCJ/02-03,附表C7）、收费人员入口操作失误统计表3、员工考勤资料是指收费站对员工出勤情况的统计。收费站应保存员工月度考勤记录（使用考勤表）。4、员工培训资料是指收费站对员工进行的各类培训，如业务培训、思想教育、军事训练等。具体资料根据质量体系文件的要求建立，年终填写人员培训汇总档案（SFRY/PXDA/02-03,附表C8）。（七）设备管理设备管理资料根据设备管理部门的具体要求进行存放整理。（八）文件管理文件管理资料包括：公司收费监控文件、上级其它文件、分公司收费监控文件、分公司其它文件、收费站上报文件、其它文件。1、公司收费监控文件包括：山东高速公路股份有限公司下发及转发的有关收费监控业务的正式文件、通知、便函等。2、分公司收费监控文件主要指本分公司有关收费监控业务的正式文件、通知、便函等。3、收费站上报文件指本收费站上报的各类请示、报告等。四、收费站内业资料编号要求除质量体系文件表格以外的其他收费站内业资料表格进行统一编号，表格编号位置在表格的左上角，文字资料要将编号填写在资料的左上角，编号方法如下：（一）分公司编号以高速公路从西向东、一路三桥先路后桥从西向东的先后顺序进行排列，南线分公司为01，济青高速济南分公司为02，淄博分公司为03,平阴黄河大桥为09。（二）收费站编号分公司编号在前，中间用“”连接，后跟收费站编号，收费站编号以分公司为划分单位从西向东排列，如济南收费站编号为02-01，青岛收费站编号为05-06等。本办法所列表格样式中，高速公路表格编号参照淄博收费站，一路三桥表格编号参照滨州黄河大桥收费站。（三）资料编号采用各管理范畴的汉语拼音第一个大写拼音字母作为资料命名，加收费站编号，字母中间用“/”号连接，字母与数字之间用“/”连接。如济南收费站收费人员管理部分编号为SFRY/*/02-01，其中拼音字母即“收费人员”的汉语拼音第一个字母的大写，02-01为济南收费站编号，其它收费站内业资料的编号方法与此相同。内业资料不能使用微机注明编号的，要手工注明编号。收费站资料编号一级目录规定如下：收费业务管理(SFYW),安全管理(SFAQ),站务管理(SFZW),创建资料(SFCJ),文明服务(SFFW)、人员管理(SFRY)，设备管理(SFSB)，文件管理（SFWJ），其它（SFQT）。五、管理与存放要求（一）收费站要配备专职或兼职内业资料管理人员,负责对内业资料的管理。（二）收费站应设立专门的文件橱、柜，专门存放收费站各类内业资料，对所有内业资料要建立索引，便于查找。（三）正在使用的和本年度使用完毕的质量记录存放于各工作岗位，当年使用完毕的稽查、值班记录、岗亭记录交内业资料管理员存放,上年度的质量记录按要求统一由内业管理员分门别类整理存放,要便于检索查找,防止丢失。（四）实现了办公自动化的收费站,应对照内业资料网络图在微机中建立内业资料管理系统，要逐步实现内业资料无纸化管理。（五）内业资料的存放期限参照有关资料管理规定。六、图表上墙要求收费站上墙图表内容和版面统一,位置因站而异、留有发展空间。（一）收费站上墙图表包括:岗位职责、管理制度、流程图、考核表图表等，党工团、安全管理及创建图表按照有关部门要求制作上墙。（二）收费站各部位上墙图表1、站长室：站长职责、收费站职责。2、票据室：票据员职责、票据室管理制度。3、监控室：监控室值班制度、监控员职责。4、配电室：待监控系统进入质量管理体系后再做具体规定。5、值班室：值班员职责、稽查制度、值班室管理规定等。6、发卡员职责、收费员职责、中队长职责要选择合适位置上墙。（三）上墙图表版式要求:必须带有山东高速公路公司标志,必须与收费站房间的装饰格调相协调统一,版面美观大方。（四）各站应尽量精减上墙图表，除以上明确规定的业务类图表外，原则上对多余图表予以裁撤。七、部分内业资料表格（编号以01-01为例）C1、收费站内业资料网络图C2、收费站会议记录C3、收费站食堂经营状况表C4、收费站每周食谱C5、收费站好人好事记录表C6、收费员工基本情况表C7、业务考核成绩登记C8、人员年度考勤汇总表C9、人员培训汇总档案内业档案管理流程分公司、管理处收费管理部经理内业管理员按要求提交相关档案1按要求提交相关档案1定期搜集档案2定期搜集档案2审查、整理、归类、编号3审查、整理、归类、编号3存档保存期满整理销毁文件清册4保存期满整理销毁文件清册4销毁文件清册审批5审批5销毁6销毁6办公室存档部分档案需要办公室存档，部分档案部门存档SFZW/HYJL/01-01/C1SFZW/HYJL/01-01/C2山东高速股份收费站会议记录时间： 地点： 参加人员：主持人：会议议题：会议记录：记录人： SFZW/WSJCJL/01-01/C3山东高速股份收费站食堂经营状况表单位： 收费站 时间： 年 月 日名 称金 额（元）备 注食堂周转金食堂发行饭票上月现金结余上月饭票结余上月食堂库存上月合计本月现金结余本月饭票结余本月食堂库存本月合计本月盈亏食堂现有状况负责人： 制表人：说明:1。本月盈亏=本月合计-上月合计。正数为盈利，负数为亏损。2食堂现在状况=本月合计-食堂周转金-食堂发行饭票。正数为盈利，负数为亏损。 SFZW/WSJCJL/01-01/C4山东高速股份每周食谱日期早餐午餐晚餐主食副食主食副食主食副食星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日SFZW/ZSP/01-01/C5山东高速股份收费站好人好事记录表事件时间：事件地点：参加人员：有无表扬信等附件：基本情况：收费站意见：负责人：记录人：记录时间：SFZW/ZSP/01-01/C6山东高速股份收费员工基本情况表姓名出生年月照片学历政治面貌岗位星 级身份证编号上岗证编号上岗卡编号服装 帽 鞋号码家庭住址联系电话奖惩记录个人简历家庭主要成员SFFW/HRHS/01-01/C7山东高速股份业务考核成绩登记 收费站 月份姓名理论点钞普通话平均分备注负责人： 考核人： SFFW/HRHS/01-01/C8山东高速股份人员培训汇总档案姓名岗位或职务培训内容评 价备 注本表规格：16*21cm