工程档案管理办法

工程资料管理办法第一章 总则一、为进一步加强公司工程资料的管理工作，确保工程资料的完整、准确、安全并充分发挥工程资料在工程规划、勘测、设计、施工、管理等工作中的作用，根据工程建设和工程资料的管理工作的实际情况，特制定本管理办法。二、本工程资料涵盖项目实施过程中所有前期研究、项目审批、设计规划、工程管理、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、等资料全部原始和正式的档案资料，以及记载工程建设主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件资料。三、公司工程管理部门在整个工程项目建设期间要依据本管理办法的具体规定进行工程资料的接受、建档、使用、保存等相关管理工作，并应根据相关要求规范完善工程资料管理工作。第二章 工程资料管理的机构及职责一、管理机构1、公司工程部为项目工程资料的日常管理机构，具体负责工程资料的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同时对项目工程资料管理的完整性、安全性、规范性负责； 2、每位专业工程师对经手的原始文案资料都有收集、汇总、整理和保管的责任。入库归档前工程资料的收集、汇总、整理和保管工作由工程管理资料员负责。整理立册后向公司办公室移交。二、工作职责1、了解部门的工作业务开展情况，掌握部门文件材料的归档范围，收集部门的文件材料；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2、认真执行平时归档制度，对部门承办工作所产生的文件材料应及时收集，每周进行分类登记，归档，部门资料员应自行编制档案目录。3、移交档案时，如有电子文档应同时移交相关文件，对于具有重要保存价值的电子文件，应备份内容相同的纸质文件同时归档。对于部门业务工作中仍需使用的文件和资料，应在归档前自行制作复印件，并在本部门内妥善保管。4、部门负责人对本部门工程资料的真实性、完整性及归档的及时性负总责。第三章 工程档案的分类一、工程档案的保存期限按照工程档案资料保存和使用价值的重要性，将工程档案分为永久、长期、短期等三类。期限判定标准根据甘肃省建筑工程资料管理规程执行。二、工程档案基本项目类别工程资料依据性质与内容的不同，大致可分为以下几类。1、工程准备阶段文件具体包括立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，预算类文件，建设、施工、监理机构及负责人信息等。2、监理单位资料具体包括监理大纲、规划和细则，监理月报，监理会议纪，监理对进度控制、质量控制、造价控制的有关资料，分包资质，监理通知，合同与其他事项管理，监理工作总结等。3、施工单位资料具体包括建筑安装工程所有施工图纸与施工文件（涵盖土建、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程），工程所有竣工图（涵盖综合竣工图与专业竣工图、工程竣工总结，竣工验收记录，以及相关声像、电子档案等）。6、其它文件具体包括对外往来函件，工作联系单，物业管理资料，工程保修资料等。工程资料的详细分类按甘肃省建筑工程资料管理规程执行。第四章 工程图纸管理制度一、工程图纸的分类与接收 1、工程图纸按专业性质一般可分为图纸目录、设计总说明、建筑施工图、结构施工图、电气施工图、给排水施工图、建筑装修图、设备施工图等。2、设计单位提交工程图纸时，工程管理部应严格按照设计合同及设计任务书的具体规定逐项核对工程图纸，核对无误后，方可进行签收。二、工程图纸的登记1、工程管理部全面负责所有工程图纸的收取、编号、登记、技术受控、发放、变更与回收等管理工作，并对图纸的完整性、准确性、规范性负责；2、工程管理部签收图纸或设计变更单后，应及时按图纸目录对图纸的套数、页数、种类进行分类整理、登记；2、所有签收的图纸，均应进行登录，详见图纸目录及信息登记表（附件一）。三、工程图纸的发放1、工程管理部应对图纸整理、登记并加盖技术受控章后，应按公司要求的分配办法进行图纸的分发与存档。所有图纸发放与领取时，均应按如下规定办理相关手续：（1）图纸（设计变更通知）发放给使用人时，应经公司总工程师及工程管理部负责人签字确认，同时填写图纸发放登记表，并具体注明图纸（设计变更通知）类别、名称、编号、份数、日期、接收部门（或单位）等，且必须要求接收人签字确认（见附件二图纸发放及回收登记表）。（2）施工单位的图纸接收人应为施工单位资料员、技术负责人或项目经理，施工单位相关人员领取图纸时，必须在图纸发放及回收登记表（附件二）上确认签收。（3）图纸管理过程中，均应建立图纸登记信息与收发台帐；台帐必须包括的内容有：名称、编号、图纸来源、收发日期、份数、标识、图纸原件和复印件份数、发送或领取单位及领取份数、图纸变更情况等。2、所有图纸或设计变更单必须在加盖了技术受控章后方可发放，工程图纸一般应按施工合同具体份数发放与监理及施工单位；四、工程图纸的查阅与外借1、公司各相关部门查阅或借用图纸时，办理借阅手续（见附件三图纸借阅登记表）。2、图纸使用过程中，若出现图纸份数不足，可由工程管理部另行安排补印或补晒。补印或补晒图纸需要经部门负责人及公司领导批准，申请、领用的相关手续按本规定的程序执行。五、图纸的变更与作废回收1、由于洽商、图纸会审和技术交底或工程类、技术类设计变更引起的图纸修改和变更，由工程管理部负责统一办理图纸的变更。2、修改、变更后的图纸或设计变更单，工程管理部应按照本办法的相关规定，重新办理接收、分类、登记、技术受控手续。 3、发放修改、变更后的图纸时，工程管理部应首先下发原图变更、收回及新图发放的相关通知，并办理变更后图纸的发放领用手续。发放变更后的图纸时，要同时收回原图，并将原图加盖“作废”图章。4、图纸变更后，成本部、工程管理部等图纸使用与保管部门均要在图纸目录及信息登记表及时进行图纸信息变更登记。5、所有回收的作废图纸，工程管理部均应在图纸发放及回收登记表上进行登记，并应将图纸隔离存放，或报经公司批准后做销毁处置。第五章 工程资料报送管理一、工程管理部应严格执行甘肃省建筑工程资料管理规程，并按照相关要求及时对监理及施工单位报送的相关监理资料进行审核、处理、整理与归档。二、对于监理及施工单位报送、保存的相关工作资料，涉及工程质量、进度、成本、安全管理等工作控制事项的，工程管理部应对相应事项的具体落实情况进行跟踪检查；涉及今后政府备案要求的，工程管理部应及时汇总、存档。三、所有报送公司的监理及施工单位工作资料，均应由工程管理部统一接收、归档与妥善保管。 四、所有关于工程资料的报送程序：由施工单位报送监理单位，监理单位审查完毕后再由监理单位报送工程管理部接收。第六章 工程资料检查实施办法一、工程管理部应对监理及施工单位工作的检查采取定期检查与日常抽查相结合的办法进行，检查前应先制定相应的检查表单，（见附件四现场检查记录表）并就重点检查事项与评定标准逐一列举，尽量做到可操作性强与量化检查； 二、以下监理及施工单位工程资料事项每月至少要一次定期检查：1、各月监理及施工单位对工程资料按施工进度填写的资料是否建立与存档；2、监理工作日志及施工单位施工日志、混凝土施工日志的建立与完善情况等；3、审核工程资料的真实、齐全、准确度；4、审核工程资料的时间为每月一次。三、工程管理部对所有的监理及施工单位工作检查情况均应当场由被检查人签字确认，相关检查情况也应及时向公司领导汇报和通报监理及施工单位。五、对于检查过程中发现的相关问题，工程管理部应签发书面通知，要求监理及施工单位迅速进行工作整改，（见附件五问题整改通知书）。六、工程资料填写及归档质量要求1、严格根据甘肃省建筑工程资料管理规程执行。七、本办法未明确或涵盖的其他管理内容与程序，根据甘肃省建筑工程资料管理规程执行。第七章 其他一、本管理办法自下发之日起施行；二、本办法由公司工程管理部负责解释。附件一 图纸目录及信息登记表附件二 图纸发放及回收登记表附件三 图纸借阅登记表附件四 现场检查记录表附件一 问题整改通知单白银银沪置业有限责任公司工程部二一一年三月附件一图纸发放登记表序号编号图纸名称图纸受控情况套数每套页数接受单位接收日期接收人备注附件二图纸（设计变更单）发放及回收登记表序号编号图纸名称受控图章类别套数每套页数发放日期领用单位领用人签字回收时间回收套数交回人签字备注附件三借 阅 复 制 文 件 登 记 薄序号案卷或文件名称卷号或文号份 数单 位日 期签 名借阅归还日期备 注附件四现 场 检 查 记 录 表 施工单位工程名称检查时间受检工程负责人检查方面检查内容及存在问题处 理意 见参加检查人 员审 核记 录附件五问 题 整 改 通 知 单 项目部工程名称项目经理问题方面 月 日经我部检查，发现如下问题，限期于 月 日前 按贯标程序整改完毕，并于 月 日前及时反馈处理情况。签发部门签发部门负责人签发日期注：本通知单一式两份，检查签发部门存一份，项目部存一份。