设备材料供应商选择管理流

设备材料供应商选择管理流程内部资料（留意保密，不得外传） 南京仁恒流程管理体系文件设备材料供应商选择管理流程签发人： 签发日期：1. 目的选择优秀的材料/设备供应商, 保证选购的材料/设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效掌握建设工程的成本。2. 适用范围适用于公司开发建设项目的甲购及甲指乙购材料/设备管理。 3. 术语和定义3.1招标小组： 公司设立招标机构，主要包括招标领导小组和各专业工作小组。工作小组组长依据领导小组的决策意见，详细组织实施相关招标工作。招标小组决策方式：招标领导小组中半数以上成员同意，且招标领导小组组长同意。 3.2项目分判方式的确定： A. 对于一次选购材料/设备价格在50万以上的项目，原则上必需进行招标（公开招标或邀请招标），照实在不具备招标条件的项目在经过招标小组争论同意后可进行比价选购或直接托付。 B. 对于一次选购材料/设备价格在3万50万（含50万）的项目，可以比价选购，由物资部从合格供应商一览表中选择二到三家供应商报价，物资主管负责编制比价表，参照设计部专业工程师的意见，确定选择供应商的依据，提交预算部审核，物资主管负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续，苗木选购及金额在三万元之内的甲供物资选购可以不签订合同，但价格必需以甲供物资价格审批表的形式报批。C. 对于一次选购材料/设备价格在3万（含3万元）以下的项目，由物资部从合格供应商一览表选择一家供应商报价或从市场直接选购。4. 职责4.1公司招标小组： 负责50万元以上的项目招标的决策工作。招标小组组长负责签发定标会议纪要。4.2公司领导: 负责审核、审批项目材料/设备招标方案和项目材料/设备招标调整方案；负责审核、审批3万-50万元比价选购及直接托付项目的定标（托付）方案。4.3物资部： 负责编制项目材料/设备招标方案和项目材料/设备招标调整方案；负责组织编制招标项目的招标文件；负责拟定合同条款及签订选购合同；负责组织相关部门专业人员对备选单位进行考察； 负责招投标过程的组织工作； 负责过程资料的整理、保密、存档和入库工作；组织进行供应商年度评价。4.4预算部提出选购材料、设备成本限额要求；负责供应材料、设备选购数量；参与招标过程，审核商务条款，提出经济标变更的要求。4.5项目部： 负责编制项目材料/设备进场方案和项目材料/设备进场调整方案；负责下发非招标项目的甲指乙购材料（设备）选购通知单给总包方；货到工地后组织验收和移交。参与供应商年度评价。4.6设计部：负责供应设计要求并完成建筑类选型定板工作；负责编制招标、议标项目的技术标书；参与物资部组织的发标、答疑及开标工作；参与供应商年度评价。 5.流程说明序号流程名称责任人流程说明(输入、输出、流程说明)支持文件及记录1选购方案及产品技术要求确认物资部输入：项目施工总体进度方案输出：招标选购方案、招标要点确认表流程说明：1.1项目部依据项目施工总体进度方案，编制项目材料/设备进场方案，经工程主管领导审批后作为项目招标方案的编制依据。1.2设计部供应所需产品标准、技术要求，预算部供应经济限额、选购数量等经济性资料。1.3物资部依据项目材料/设备进场方案编制项目材料/设备招标方案，方案的编制要遵循整体招标的原则，方案中应注明设备材料标段的划分及选购方式的初步建议，提交主管副总审核，总经理审批后作为招标工作组织实施的依据。1.4如项目的施工总体进度方案和项目材料/设备进场方案发生变化，项目部应准时编制项目材料/设备进场调整方案，主管工程领导审批后，提交给物资部。其中关键线路的方案变更须按总体方案变更审批程序执行。1.5物资部依据调整方案编制相应的项目材料/设备招标调整方案，报主管领导审批。1.6 每个月28日前，由物资部组织编制下个月的项目材料/设备招标方案（含比价及直接托付项目），经主管领导审批后正式生效，并纳入下个月的部门工作方案中。年（月）度招标方案2招标程序物资部/招标小组输入：年（月）度招标方案输出：中标结果流程说明：2.1 50万元以上的选购项目应进行招标。2.2招标项目程序 2.2.1物资部负责按方案进行招标的技术预备工作，详细包括： .1组织对备选的供应商进行考察，且备选单位不少于3家。在考察时设计部、项目部、预算部、物管技术部依据专业需要派代表参与。 .2对备选单位进行资格预审工作。 .3依据考察状况和资格预审状况编写考察报告。 .4设计部依据设备材料选型定板管理流程完成材料的选型定板工作，并依据招标项目的技术要点供应相关技术要求的文件，物资部负责组织招标文件的编制。.5招标文件的审批流程：物资部经办人相关主管副总工程师、工程师物资部经理预算部经理财务部经理主管副总财务副总总经理，招标文件的内容可包括：a) 招标人名称、项目名称及范围；b) 项目主要设备、材料的名称、品牌、数量，主要技术规格及相关资信材料和服务项目要求；c) 交货、竣工或供应服务的时间、期限；d) 递交投标文件的方式、开标日期、地点和有效投标期限；e) 投标人资格条件、投标文件的基本要求；f) 评标依据和标准、定标原则，主要评标方法、评标程序、确定废标的主要因素；g) 投标保证金、履约保证金要求；h) 投标价格的要求及其计算方法；i) 图纸名目、格式附录等；j) 主要合同条款和内容。.6物资部将考察报告（包括初步询价状况）、招标文件（包括设计图纸、选型定板单等）以传签单的形式报相关人员审批。 物资部负责按方案进行招标的商务预备工作，详细包括：.1供应招标项目的商务条件。.2组织对备选单位进行标前询价。 标前预备会 .1物资部负责组织招标小组召开招标项目的标前预备会。 招标小组组长、设计部经理、预算部经理必需参与，如招标小组组长有事不能参与，可托付其他小组成员行使其职能。.2招标小组在标前预备会上争论确定入围单位（入围单位应不少于3家）、评审招标文件并确定评标原则作为中标条件写入招标文件。 .3 物资部负责整理标前预备会议纪要，并发送给招标小组成员。 2.2.3.4 物资部负责依据标前预备会议纪要修改招标文件，履行招标文件审批程序，招标文件正式生效。 发标、答疑 .1物资部负责支配发标、截标、答疑会，并通知招标小组成员和入围单位。 .2物资部负责整理答疑会的会议纪要，并发送给招标小组或招标小组成员。 开标、评标和定标 .1开标：开标工作由招标工作小组组长组织支配。开标参与人员：物资部、预算部相关人员。涉及土建材料开标，工程管理部必需支配相关人员参与。水电材料开标，设计部主管副总工程师须参与。景观材料开标，设计部必需支配相关人员参与。物资部负责做好记录和报价比较分析，记录上报招标领导小组。.2 评标和定标：领导小组组长负责组织召集领导小组成员和工作小组参与评标专题会议，评标会议分技术评议和商务评议两个议题。首先是技术评议，由工作小组成员解答领导小组的询问，并依据招标文件和投标文件对各家投标单位进行综合评议，工作小组向领导小组推举一家或几家意向中标单位或对投标单位进行技术等级的排序。完成后，工作小组相关技术评标人员退场。其次，工作小组相关成员就标书的相关商务报价结果进行分析说明，并解答领导小组的询问。领导小组随之评议工作小组推举的意向中标单位或评比意见，并以投票的方式正式确定中标单位。投票表决遵循“一人一票、少数听从多数”的原则。领导小组投票表决后，应就表决结果对工作小组作批复说明。工作小组组长指定一名工作人员列席评标会议，负责工作小组的评分统计和领导小组的表决统计，并作会议记录。领导小组随之评议工作小组推举的意向中标单位或评比意见，并以投票的方式正式确定中标单位。物资部负责整个评标会议的会议记录。 2.2.5.3属于甲购材料/设备的，由物资部依据开标结果依据商务谈判的条件与中标单位签订材料及设备选购合同，由预算部与中标单位签订设备安装合同，并按合同审批程序进行审批工作。.4属于甲指乙购材料/设备的，由物资部依据开标结果依据商务谈判的条件，填写甲指乙购材料（设备）选购通知单与中标通知书和核价书一起传至乙方，并抄送项目部和预算部。材料设备供方资格管理流程材料、设备招（邀）标文件审批表3比价选购项目程序物资部输入：年（月）度招标方案输出：议标结果流程说明：3.1设备材料选购额度在3万-50万的项目可以进行比价选购。3.2比价选购项目工作程序：3.2.1物资部负责按方案进行比价选购的预备工作，详细包括： 3.2.1.1物资部应从合格供应商一览表中选择二到三家供应商报价，必要时组织对备选的供应商进行考察，确定入围的单位（入围单位不得少于三家）并报主管副总审批。3.2.1.2物资主管负责编制比价表，参照设计部专业副总工程师及项目部工程师的意见，确定选择供应商的依据。 3.2.1.3物资部将比价表提交预算部审核，物资主管负责洽谈并拟订合同条款，办理合同审批手续，苗木选购及金额在三万元之内的甲供物资选购可以不签订合同，但价格必需以甲供物资价格审批表的形式报批。3.2.2. 价格审批流程：物资主管物资部经理预算部经理财务部经理主管副总财务副总总经理。3.2.3物资部依据审批的结果，依据合同审批程序签订选购合同，物资部负责对合同的履行状况进行跟踪并组织设计部和项目部一起对合同状况进行沟通。 甲供物资价格审批表4直接选购项目程序 物资部输入：选购方案输出：直接托付结果 流程说明：4.1一次选购材料/设备价格在3万元以下的项目，按以下程序处理：由物资部从合格材料/设备供应商库中选取其产品符合设计要求的供应商（若供应商库中其产品不能满意设计要求则由设计部、项目部共同考察市场并确定一家供应商）并提出直接选购建议，且材料/设备价格不高于一年内公司以任何方式确定的材料/设备价格。4.1.2属于甲购材料/设备的，由物资部签订选购合同，并按合同管理程序进行传签和审批工作并即刻组织选购。4.1.3 属于甲指乙购材料/设备的，由物资部填写甲指乙购材料（设备）选购通知单，交总承包方或者施工方执行。 4.1.4物资部负责对合同的履行状况进行跟踪并组织设计部及项目部一起对合同状况进行沟通。 5选购资料管理物资部输入：选购资料输出：供应商资料库流程说明：5.1物资部负责以上分判项目的过程资料的整理、存档和入库工作。招标投标文件包括考察报告、确定入围投标单位的会议纪要、招标文件原件、招标文件审批记录、中标单位投标书、开标记录、定标会议纪要等。招标文件存档时，考察报告和确定入围投标单位会议纪要必需作为招标文件的附件一并存档。合同存档时，开标记录和评标会议纪要必需作为合同的附件一并存档。招标文件原件、招标文件审批记录、中标单位投标书、开标记录和定标会议纪要书面文件由预算部、物资部负责整理、归档。总办负责招标文件及其附件的电子文件存档。合同及其相关附件的电子文件和书面文件由总办存档。5.2供应商的评定物资部负责组织每年对备选的材料/设备供应商进行评定。评定内容包括：备选单位投入的人力、物力、经济实力、工期、施工协作、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满意我方的要求，并记入年度材料/设备供应商评定一览表。 评定合格的单位在取得招标小组同意后，于每年3月1日前将合格的供应商清单进入供应商资料库。6招标工作总结物资部/人力资源部输入：已完成的招标项目输出：招标工作总结报告、检查记录6.1物资部每月结合工作总结，将招标工作开展状况进行总结分析，对存在的不足提出改进或完善的措施，形成招标工作总结报告。公司人力资源部结合每年流程管理体系的内部审核，对公司招标工作的开展状况进行监督检查，形成检查记录，对存在的问题提出改进要求，并监督整改。招标工作总结报告6. 支持性文件 NJY-CG-LC004合同管理流程7. 相关记录7.1 NJY-CG-LC002-JL001年（月）度招标方案7.2 NJY-CG-LC002-JL002材料、设备招（邀）标文件审批表7.3 NJY-CG-LC002-JL003甲指乙购材料（设备）选购通知单 7.4 NJY-CG-LC002-JL004年度材料/设备供应商评定一览表7.5 NJY-CG-LC002-JL005合格供应商资料库7.6 NJY-CG-LC002-JL006中标通知书7.7 NJY-CG-LC002-JL007甲供物资价格审批表7.8 NJY-CG-LC002-JL008招标工作总结报告南京仁恒流程管理体系文件