山东某四星级酒店行政办公室工作手册

山东某四星级酒店行政办公室 工作手册发放编号:QB总经理办公室工作手册(CR/ZB-01-2004A)编 制：日 期：审核：日期:批准：日期:聊城昌润大酒店有限责任公司发布实施第一部分部门部分1.0总经理办公室概述(CR/ZBGS)1.2 0总经理办公室组织机构图(CR/ZBJG)1.3 0总经理办公室岗位职责(CR/ZBGZ)3.1 总经理办公室主任岗位职责3.2 办公室主管岗位职责3.3 办公室秘书岗位职责3.4 办公室司机岗位职责3.5 人事管理员岗位职责3.6 质检主管岗位职责3.7 质检领班岗位职责3.8 质检员岗位职责4.0工作规程1.4 1行政管理规程(CR/ZBGC 01)4.2酒店用工招聘规程(CR/ZBGC 02)4.3 档案管理规程(CR/ZBGC 03)4.4 员工入职离职操作规程(CR/ZBGC 04)4.5 酒店总值班规程(CR/ZBGC 05)4.6 汽车使用管理规程(CR/ZBGC 06)4.7 总经理办公室会议组织规程(CR/ZBGC 07)4.84.94. 1010)5.05. 15.2劳动工资操作规程(CR/ZBGC 08)劳动保险操作规程(CR/ZBGC 09)总经理办公室质量目标管理规程(CR/ZBGC操作细则部门经理晨会操作细则(CR/ZBXZ 01)总经理办公室工作日志签阅的操作细则(CR/ZBXZ 02)5.3总经理办公室后台效益工资分配操作细则(CR/ZBXZ 03)第二部分公共部分1.1 公共工作规程1.1 昌润大酒店会议管理规定(CR/GGGC 01)1.2 培训管理规程(CR/GGGC 02)1.3 质检管理规程(CR/GGGC 03)1.4 班前、班后会的管理规定(CR/GGGC04)1.5 书写工作日志的管理规定(CR/GGGC05)1.6 员工绩效考核办法 (CR/GGGC 06)1.7 固、液体废弃物管理规程(CR/GGGC 07)1.8 昌润大酒店VIP 接待操作规程(CR/GGGC08)1.2 公共操作细则2.1 干部检查操作细则(CR/GGXZ01)2.2 处罚操作细则 (CR/GGXZ 02)2.3 加分奖励操作细则(CR/GGXZ03)2.4 各奖项评选操作细则 (CR/GGXZ 04)2.5 年终奖励操作细则(CR/GGXZ05)2.6 优秀服务案例评选操作细则(CR/GGXZ 06)2.7 废纸分类处置管理细则(CR/GGXZ 07)2.8 可回收办公用品管理细则(CR/GGXZ 08)第一部分1.0 总经理办公室概述（CR/ZBGS）编 制张丽03.11.20审 核李奇04.01.06批 准张耀武04.01.15总经理办公室是酒店人力资源、质量检查和 进行经营活动及现代科学管理过程中的重要综 合办事机构，由总经理直接领导，负责酒店的行 政事务、人事管理和质量管理工作。主要具有三 方面的职能：（一）行政事务管理职能：完成总经理交办 的各项工作任务；负责了解、收集、综合整理各类信息；和其它企事业单位、机关团体搞好外联 工作；完成各类文件的撰拟、收发和存档；负责 对国家政策、酒店制度的宣传和对外宣传的部分 文字工作。（二）人事管理职能：通过招聘、录用、培 训、选拔、调整、流动、考核、奖惩、工资福利、 劳动保险、劳动争议的处理等项管理活动，谋求 人与事的科学结合和人与人之间的紧密配合，实现因事择人、事得其人、人适其事、人尽其才、 事竞其功的目标。达到最大限度地调动员工的积 极性、创造性，最大可能地提高员工的工作效率 的目的。（三）质量管理职能：健全酒店质量管理体 系，制订酒店全面质量管理方针、目标，并组织 实施；负责制定、完善酒店质量标准，组织策划 开展酒店全面质量管理的宣传教育， 提高全员的 质量意识；对酒店日常生产经营服务工作进行质 量检查，对存在的质量问题进行分析，纠偏并监 督整改；对各部门服务质量进行评估，并代表酒 店进行相应的奖惩。2.0 总经理办公室组织机构图（CR/ZBJG）编 制张丽03.11.20审 核李奇04.01.06批 准张耀武04.01.15总经理办3.0 总经理办公室岗位职责（CR/ZBGZ）编 制张丽03.11.22审 核李奇04.01.08批 准张耀武04.01.153.1 总经理办公室主任岗位职责报告上级：总经理督导下级：办公室主管、人事管理员、质检主管3.1.1 内容：3.1.1.1 服从总经理领导，协助总经理建立质量环境管理体系、 制定质量环境方针和目标，健全各项规章制度，监督、检查方针、政策、法律法规、上级指示、重要决定和质量环境管理体系及各项规章制度的运行执行情况， 并通过管理评审来使体系得以持续改进。3.1.1.2 对办公室主管起草的质量环境管理体系内审及管理评审计划、 工作规划、 报告、总结、请示、通知等函件负责把关修改。3.1.1.3 协调、平衡各部门的关系，发生矛盾时应及时给予疏导、 调解； 部门间发生争议时，要负责调查核实，提出修改意见，并协调部门间划清责任， 必要时上报总经理， 以使工作顺利开展。3.1.1.4 安排总经理办公会议，并负责检查会议决定事项的执行情况。3.1.1.5 依据国家人事劳动的方针、政策、法律法规，组织搞好人力资源开发，合理调配劳力， 制定和监督人力需求计划的落实， 以满足各部门岗位人员需要， 直接参与酒店有关人员的聘任工作； 负责对全体员工有关质量环境方针内容的宣传和培训。3.1.1.6 组织制定劳动工资管理办法及分配方案， 搞好员工福利及劳动保护工作， 改善员工工作环境和条件。3.1.1.7 按照质量与环境管理体系要求，带领工作人员实现本部门的质量与环境目标。3.1.1.8 全面负责质量与环境管理体系在酒店的实施、保持和持续改进。3.1.1.9 按照与本部门有关的控制程序及部门工作手册对下属员工进行培训，提高“以宾客为关注焦点” 的意识和以节约能源为主的环境保护意识。 并随时以工作实践为标准对质量与环境体系的适宜性进行检测，适时进行修订。3.1.1.10 负责质量与环境管理体系的对内协调和对外联络工作； 检查督导有关部门对油烟净化设备、 降噪音设备、 节能设备等定期检查、维修、保养、保证正常运转；对分布实施的环境目标， 要督导按计划实施， 确保目标的实现。3.1.1.11 做好酒店用车的管理工作，安排定期对车辆进行尾气监测， 督促本部门工作人员对固体废弃物分类处理，减少对环境的污染。3.1.1.12 认真完成总经理临时交办的各项工作任务。3.1.1.13 在质量、环境管理体系贯彻实施过程中，负部门总责。3.1.1.14 贯彻实施酒店质量方针、 环境方针。3.1.1.15 遵守法律法规、酒店规章制度。3.1.1.16 组织本部门贯彻、实施质量、环境管理体系，努力完成本部门质量目标、环境目标。3.1.2 总经理办公室主任的职业素质要求：3.1.2.1 文化程度：具有大专或相当大专以上的学历；3.1.2.2 任职经验：曾任机关、企业办公室主任三年以上， 或在三星级以上宾馆任办公室负责人；3.1.2.3 专业知识：掌握政府有关政策法规，具备行政管理、人事管理、劳动工资、劳动保险、 福利、 劳动保护与教育培训等专业知识；3.1.2.4 业务知识：具备必须的业务实施能力、 理解判断能力、 语言文字能力及社会活动能力；3.1.2.5 仪表：有良好风度；3.1.2.6 健康要求：精力充沛，能经常超时工作；3.1.2.7 特殊要求：具有良好的政治素质， 对工作有较强的事业心和责任心； 工作态度诚恳、 踏实、 任劳任怨、 主动积极、 实事求是；善于协调各部门和各层级关系， 能保证上传下达任务顺利完成。3.2 办公室主管的岗位职责：报告上级：总经理办公室主任督导下级：办公室秘书、司机3.2.1 内容：3.2.1.1 服从总经理办公室主任的领导， 协助总经理办公室主任监督、 检查酒店各项方针政策。3.2.1.2 协助总经理办公室主任组织安排总经理办公会议和行政、 业务会议， 并及时了解和反馈各个部门出现的问题及贯彻执行情况。3.2.1.3 负责撰写、审核酒店内审及评审计划、工作规划、报告、总结、请示、通知等各类公文函件。3.2.1.4 协助总经理办公室主任做好酒店新进员工的基础知识培训工作， 及督导检查部门的内部培训情况。3.2.1.5 协助总经理办公室主任协调好各领导成员的关系。3.2.1.6 协助总经理办公室主任做好接待来信来访等工作。3.2.1.7 负责对员工餐厅、员工宿舍及员工俱乐部的管理工作。3.2.1.8 做好对上岗前及上岗后员工的培训工作。3.2.1.9 做好车辆的管理工作。3.2.1.10 完成总经理办公室主任临时交办的各项工作任务。3.2.2 办公室主管的职业素质要求：3.2.2.1 文化程度：具有大专或相当大专以上学历；3.2.2.2 任职经验：有两年以上相关工作经历；3.2.2.3 能力要求：会讲流利的普通话， 并有较强的语言表达能力及扎实的文字表达能力；3.2.2.4 仪表：有良好的风度；3.2.2.5 健康要求：精力充沛，能经常超时工作；3.2.2.6 特殊要求：具有较强的交际能力及业务实施能力；3.3 办公室秘书岗位责任制报告上级：办公室主管3.3.1 内容：3.3.1.1 按照总经理、总经理办公室主任和办公室主管的要求， 起草并转发酒店各类公文及函件。3.3.1.2 参加酒店例会和其它会议，并认真做好记录，以便总经理和办公室主任查询。3.3.1.3 协助总经理办公室主任和办公室主管做好日常来电、来信及来访事宜。3.3.1.4 协助办公室主管搞好部门文秘工作，做好上传下达的联络工作。3.3.1.5 协助本部门人事管理员搞好文件和其它部门上交文件的档案管理工作。3.3.1.6 做好新员工入职前有关酒店质量环境方针基础知识的培训。3.3.1.7 做好试用期员工的转正考试工作。3.3.1.8 组织好酒店举办的各项活动。3.3.1.9 负责文件资料的打印、 复印、存档、传阅工作。3.3.1.10 按照质量环境管理体系要求，积极配合实现本部门质量与环境目标。3.3.1.11 对于可分类处理的固体废弃物进行分类处理，以减少对环境的污染。3.3.1.12 督促各部门对质量环境方针内容的培训工作。3.3.1.13 完成上级领导临时交办的各项工作任务。3.3.2 办公室秘书的职业素质要求：3.3.2.1 文化程度：具有大专或相当大专以上学历；3.3.2.2 任职经验：有一定的办公室工作经验；3.3.2.3 语言能力：会讲流利的普通话，并有较强的语言表达能力；3.3.2.4 仪表：端庄大方，有较好的气质；3.3.2.5 健康要求：精力充沛，有青春活力；3.3.2.6 特殊要求：具有相应的理解判断能力、 语言文字能力、 社会交际能力及良好的政治素质，能和领导、同事保持良好的关系，能保证上传下达任务的顺利完成；3.4 总经理办公室司机岗位职责报告上级：办公室主管3.4.1 内容：3.4.1.1 服从上级领导安排，随时听候上级领导调度。3.4.1.2 保证领导用车和乘车的安全。3.4.1.3 做好车的维修保养、清洁卫生和交接工作；对汽车及汽车尾气定期进行检测，使尾气排放达到国家排放标准。3.4.1.4 坚持使用 93 号以上无铅汽油， 减轻对空气及人体伤害； 做好汽车润滑油及废电池的回收，以便保护环境。3.4.1.5 出车行驶中，避免开车窗，乱丢垃圾杂物。3.4.1.6 做好部门办公废纸的回收工作。3.4.1.7 和领导单独出发时，为领导提供秘书性服务。3.4.1.8 遵守“保密”原则。3.4.1.9 完成领导交办的其他各项工作。3.4.2 司机的职业素质标准：3.4.2.1 文化程度：初中以上；3.4.2.2 任职经验：有五年以上的汽车驾驶经验；3.4.2.3 仪表：端庄大方；3.4.2.4 健康要求：精力充沛，身体健康，能经常超时工作；3.4.2.5 特殊要求：具有良好的政治素质和品质，和总经理外出时能充当秘书角色，能坚持“保密”原则。3.5 人事管理员的岗位职责报告上级： 总经理办公室主任3.5.1 内容：3.5.1.1 做好人事日常事物性工作。3.5.1.2 认真学习，掌握和执行国家有关劳动工资、 劳动保护、 劳动保险、 职工福利、行为奖惩等有关政策规定， 做好劳动工资、 保险等项工作。3.5.1.3 负责全酒店考勤管理工作，督促各部文员的考勤统计、 核实和确认， 准确记录员工加班、假期、工作时间等，并按规定建档立卷。3.5.1.4 承办员工转正、定级、工资调整、 工资福利发放、 处罚通知、 劳保用品发放，劳动保险及具体人事调动关系。3.5.1.5 管理酒店集体户口，协助办理员工调动。3.5.1.6 协助办公室主管完成员工培训、 员工手册考试与检查工作。3.5.1.7 建立人事各类文档管理工作，负责文件打印、收发、催办、负责办公用品领取、保管诸事宜。3.5.1.8 负责制作月工资报表，负责员工签定 （签证） 合同及工作证、 出入证、 名牌。3.5.1.9 协助办办公用品公室主管做好员工生活方面的建档立制工作。3.5.1.10 做好对办公室废纸进行分类处理的工作。3.5.1.11 按规定对办公室的废旧办公用品进行处理。3.5.1.12 节约使用办公用纸，降低资源使用。3.5.1.13 完成总经理办公室主任交办的其它工作任务。3.5.2 资历要求：3.5.2.1 文化程度：中专毕业文化程度。3.5.2.2 专业知识：了解秘书学、文书学、档案学的基础知识，以及行政管理、应用写作、公共关系等方面的专业知识。3.5.2.3 具备相应的理解判断能力、语言文字能力、社会交际能力及业务实践能力。3.6 质检主管岗位职责报告上级：总经理办公室主任督导下级：质检领班3.6.1 内容：3.6.1.1 在总经理办公室主任的领导下，发现酒店工作中的不足，及时建立、健全酒店的各项规章制度， 制定各项操作标准、 规范与程序。在监督落实酒店各项规章制度及质量环境管理体系运行的过程中， 发现不健全、 不完善的地方，应及时提出修改意见并以书面形式上报上级领导；3.6.1.2 参与日常的检查工作，特别是对酒店有重大环境影响的环境因素和环境设施设备的检查， 并对餐饮、 客房的垃圾分类和工程危险物品的存放等问题进行检查， 并对每月的质量与环境检查情况，进行统计分析；3.6.1.3 针对出现频率较高的质量与环境问题，要研究解决办法，拿出培训计划；3.6.1.4 负责各部门上报的好人好事、优质服务案例等奖励的审核工作；3.6.1.5 做好大型会议和VIP 客人到来前的各部门准备情况的检查及督导工作；交办的其他工作。3.6.2 质检主管职业素质要求3.6.2.1 文化程度：具有大专或相当大专以上的学历；3.6.2.2 任职经验：曾任机关、企业质量检查工作三年以上， 或在三星级以上宾馆从事质检工作两年以上；3.6.2.3 语言能力：会讲流利的普通话，有较强的语言表达能力；3.6.2.4 仪表：有良好风度；3.6.2.5 健康要求：精力充沛，能经常超时工作；3.6.2.6 特殊要求：具有良好的政治素质， 原则性强， 善于协调各部门和各层级关系，能保证对上级领导的指示精神全面贯彻。3.7 质检领班岗位职责报告上级：质检主管督导下级：质检员3.7.1 内容：3.7.1.1 负责每日的正常检查及会议的检查； 并对影响酒店的重大环境因素， 特别是餐饮、 客房的垃圾分类及泔水的处理和工程危险品的存放等问题进行检查；3.7.1.2 监督落实酒店的各项规章制度及质量与环境管理体系的运行， 并在检查过程中，发现不健全、不完善的地方，应及时提出修改意见并以书面形式上报上级领导；3.7.1.3 整理当月专查扣分和奖分情况，做出初步分析表；3.7.1.4 负责日常会议提出的不确定问题的调查落实和核实奖励加分事例的真实性；3.7.1.5 负责月底核对各部门专查扣分和奖分的统计是否无误；3.7.1.6 负责做好对员工的解释工作；3.7.1.7 完成上级领导交办的其它各项工作任务。3.7.2 质检领班的职业素质要求：3.7.2.1 文化程度：具有中专以上学历；3.7.2.2 任职经验：有一定的酒店质量检查经验，懂得各部门的工作流程；3.7.2.3 语言能力：会讲流利的普通话，并有较强的语言表达能力；3.7.2.4 仪表：端庄大方，有较好的风度；3.7.2.5 健康要求：精力充沛，有青春活力；3.7.2.6 特殊要求：具有良好的政治素质和处事能力， 能以身作则和坚持原则， 敢于 大胆开展工作，照章办事，对事不对人。3.8 质检员的岗位职责报告上级：质检领班3.8.1 内容：3.8.1.1 负责每日的日常检查及会议的检查； 并对影响酒店的重大环境因素， 特别是餐饮、 客房的垃圾分类及泔水的处理和工程危险品的存放等问题进行检查；3.8.1.2 监督落实酒店的各项规章制度及质量与环境管理体系的运行； 并在检查过程中，发现不健全、不完善的地方，应及时提出修改意见并以书面形式上报上级领导；3.8.1.3 负责日常会议提出的不确定问题的调查落实和核实奖励加分事例的真实性；3.8.1.4 负责做好对员工的解释工作；3.8.1.5 对酒店总体卫生状况进行随时检查，发现问题进行处理；3.8.1.6 完成上级领导交办的其它各项工作任务。3.8.2 质检员的职业素质要求:3.8.2.1历；3.8.2.2 作流程；3.8.2.3话；3.8.2.43.8.2.5 春活力；3.8.2.6 素质和处事能力,文化程度：具有中专以上学任职经验：懂得各部门的工语言能力：会讲流利的普通仪表：有较好的风度；健康要求：精力充沛，有青特殊要求：具有良好的政治 能以身做则和坚持原则，敢于大胆开展工作，照章办事，对事不对人。4.0 工作规程4.1 行政管理规程（CR/ZBGC 01编 制张丽03.11.22审 核李奇04.01.08批 准张耀武04.01.151 目的促使酒店行政管理有序、科学地发展，提高酒店信息沟通的灵敏度。2 适用范围酒店行政管理、汽车使用与维护、行政办公室文件处理、行政性事务处理全过程。3 引用文件职责、权限和沟通4 术语或定义4.1 信息 有意义的资料。5 职责5.1 总经理负责办公室的运行和控制。5.2 总经理办公室主任全面负责行政办公室的运行管理和车辆管理工作。5.3 人事管理员负责人事、 档案管理工作。5.4 总经理办公室秘书负责信息收集、反馈和文书处理、会议组织工作。6 管理规程6.1 管理目标信息沟通及时有效、 文书处理准确及时、 车辆安全无事故。6.2 行政管理的内容6.2.1 信息管理。6.2.2 文书处理。6.2.3 日常行政事务工作。6.3 信息管理6.3.1 信息的收集、整理总经理办公室全面负责酒店信息的收集、整理、传递、反馈工作，执行信息交流管理程序 。6.4 文书处理总经理办公室秘书负责文件的收取、登记、拟办、撰写、打印、复制下发和回收。人事管理员负责对归存文件进行归档， 实施档案管理， 执行文件控制程序 。6.5 日常行政事务工作6.5.1 会议组织会议组织包括会前筹备、准备会议资料、通知会议、布置会场、会议召开组织过程、会议记录、会后文件归存等全过程，执行总经理办公室会议组织规程 。6.5.2 经理值班管理为及时解决各类突发性事件，保障酒店 24小时运营的畅通、 高效， 酒店部门经理实行值班制度，并归口总经理办公室统一安排，执行酒店总值班规程 。6.5.3 车辆管理酒店车辆管理工作归口总经理办公室负责。汽车的使用管理和车辆的维护保养等工作，执行汽车使用管理规程 。6.5.4 酒店印章使用管理1 ) 印章包括公章、专用章两种，各类印章必须专人统一保管， 酒店及各部门的印章保管人应统一造册、登记，交总经理办公室备案。2 ) 印章保管人必须严守职权， 一丝不苟。印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，不得擅自将印章携带出办公室； 不得自行委托他人代管、使用。如有特殊情况，为临时应急，须由本部门经理批准办理应急手续。3 ) 业务专用章只使用于规定范围内，不得移作专用以外的其他用途。 凡使用各种业务专用章(如：总经理办公室专用章等) ，必须由总经理办公室主任批准； 重大事项应请示执行总经理批准并办理登记手续。4 )使用酒店公章，须经酒店总经理同意后，交领导签字认可，然后盖章。凡使用酒店行政公章及合同章开展正常业务的， 均由法人代表签字， 若法人代表因故不能签字， 可由法人代表书面授权人员代行签字； 非正常业务的 (含各类报表) ，要经执行总经理批准，一般不出具空白介绍信，确因特殊原因，须经总经理签认；员工因出国探亲、证明身份等私人事务需盖公章，申请人应先写书面申请， 并交部门经理签字， 由执行总经理审批； 凡属酒店对外日常行文、 发文的， 须由签发人和经办人签字， 加盖酒店公章后发出，原稿和文件一并存档。5 ) 各级印章若有损坏或丢失， 应立即书面上报总经理办公室， 由总经理办公室负责补办。 各部门需严格履行印章交旧领新制， 交回的旧印章由总经理办公室主任监督当场销毁， 总经理办公室做好销毁记录， 由使用部门人员证明签字。6.5.5 证件管理1 ) 酒店营业执照、 卫生许可证由总经理办公室负责办理、审验换证。2 ) 一切证件正本留总经理办公室， 副本或复印件存经营部门。 由总经理办公室具体负责证照的登记、存放、借用管理工作。部门因业 务需要有关证件，向总经理办公室借用，并办理 登记手续，注明借用时间、归还时间，用完后及 时归还。6.5.6 电话接听及处理 接听各类电话，及时进行信息沟通，对重要电话做好记录。6.5.7 其他日常事务，如领发办公用品，保证总经理办公需要；为各部门外出联系工作开 具介绍信；处理日常其他不可预料的事件和事 务，完成总经理交办的其他事项。7相关文件7.1 信息交流管理程序7.2 文件控制程序7.3 总经理办公室会议组织规程7.4 酒店总值班规程7.5 车辆使用管理规程8记录编号名 称形 式保存 部门保存 期限索 引JL CHX25-01，夜间值班经,理巡查情况 记录表表 格总经理 办公室1年日 期JL-ZBGC车辆使用情表总经理1日01-02况登记表格办公室年期4.2 酒店用工招聘规程(CR/ZBGC 02编制陆晶03.11.21审 核李奇04.01.07批 准张耀武04.01.151目的为了保持酒店的服务质量和经营效益，根据 各部门定岗定员编制和经营情况，或各部门人员 增减情况的需求，进行招聘。2范围酒店各部门全体员工。3引用文件人力资源管理程序(CR/CHX 07-2004)4操作规程4.1 招聘条件：4.1.1 文化水平：根据各部门，各岗位的不同要求，按不同条件进行招聘a) 销售部、前台、总机或其他一线人员，须具有中专以上学历并具有一定的英语水平。b) 服务员， 须具有初中毕业以上文化水平。c )勤杂工，清洁工，可放宽至小学文化水平。4.1.2 年龄：a) 一般员工要求 17-22 周岁。b) 管理人员、技术人员、驾驶员的年龄可放宽。c )清洁工可放宽至 45 岁左右。4.1.3 身体健康， 五官端正、 反应灵敏、口齿伶俐、无不良习惯，双眼视力 1.0 以上。4.1.4 身高：男1.72 米以上；女 1.62米以上。4.1.5 无犯罪记录。4.2 员工招聘程序：4.2.1 面试：a） 面试前由应聘者填写求职申请表(含面试考评表) 并贴一寸相片一张。b） 由总经理办公室主任对应聘者进行面试，并在求职申请表（含面试考评表） 上填上意见，可考虑的人员再交用人部门面试。c） 用人部门对应聘者进行口试，必要时进行笔试。d） 如需复试的，由总经理办公室另行通知。4.2.2 批准：经考核合格者，由用人部 门在求职申请表（含面试考评表）上签署意 见，特殊岗位人员，如：前厅、收银、管理人员 等必须经总经理面试。4.2.3 上岗前的准备：考核合格者须到 聊城市防疫站进行体检，领取健康证；聊城 五个办事处以外的人员须办理暂住证，18-49 岁的妇女还须办理计生卡。4.2.4 由总经理办公室到劳动局办理有 关手续。5 记录编号名称形 式保存部 门保存 期限索 引JL-ZBGC02-01求职申请 表（含面试 考评表）表 格总经理 办公室1年日 期JL-ZBGC02-02健康证表 格总经理 办公室在店 日日 期JL-ZBGC02-03暂住证表 格总经理 办公室在店 日日 期4.3 档案管理规程（CR/ZBGC 03编 制陆晶03.11.22审 核李奇04.01.08批 准张耀武04.01.151目的规范酒店档案文件的归类、存放、查询、借 阅、定时报废等系列管理，保证酒店文件档案齐 全、查阅迅捷、时效性强。2范围管理体系文件、酒店外来文件和资料、酒店 内部文件。3引用文件文件控制程序（CR心HX 01-2004）4职责4.1 总经理办公室负责酒店行政文件和人 事档案的管理工作。5管理规程5.1 酒店档案分类行政文件档案（酒店内部文件含管理体系文件、酒店外来文件和资料）及人事档案。5.2 行政文件档案管理5.2.1 总经理办公室人事管理员负责酒店档案管理工作， 各部门文件档案管理由各部门文员负责。5.2.2 行政文件档案的分类按文件的来源分为外来文件和酒店内部文件。 外来文件包括市政府及各行政部门文件、 投资公司文件； 酒店内部文件包括本酒店和总经理办公室发的文件、备忘录、管理体系文件、工作指令、上行报告及各种资料。5.2.3 人事管理员根据存文目录建立相应存放文件盒（柜） ，贴上相应标签，同时建立卷内文件目录 ，方便查找。5.2.4 日常文件归档程序1） 传阅文件阅完、 拟办文件办完以后，统一将文件原件存档。2） 管理员要认真阅读文件内容， 根据文件发文单位或文件形式正确区分文件种类， 分别存放。3）文件存入之前，认真填写卷内文件目录 ，按来文的先后顺序编定卷内文件目录号， 同时在文件右侧贴上对应目录号标签， 然后依次存入， 卷内文件目录放于首页。4）各种存放文件盒整齐、集中、规范陈放，卷内文件目录与文件一一对应。5）待发文件一经发放生效，即归入相应目录文件档案。6）每年元月底对所有文件进行集中整理。 对所存全部文件按存文类别进行分类， 并运 用档案文件夹文件分别装订成册， 贴上标签 （包 括年代、文件类型） ，集中存放。5.2.5 文件档案管理要求1）酒店文件档案属企业机密，由人事管理员实施管理， 未经授权， 其他任何人不得随便翻阅文件档案。2）人事管理员必须熟悉存文范围、类别、时限，熟悉所存文件大体内容，能够快速区分、识别并找出任一文件。3）保证文件档案归存的及时性、存文的完整性， 不允许任何文件丢失、 遗漏现象发生。5.2.6 档案文件内部借阅规范1）凡因工作需要，需借阅机要档案文件的， 先报请本部门经理 （或办公室主任） 批准，对借阅人资格、要求借阅文件密级进行审定。2）经审定，能够借阅的，由借阅人到管理员处登记， 填写文件借阅登记， 注明借阅时间、归还时间，并签字后方可借阅。3）管理员将借阅文件备份，将复印件借给借阅人。4） 借阅文件在事先商定的时间内归还。没有按时归还的，按一般过失处罚。文件遗失，对遗失人按严重过失处罚。5.2.7 过期文件处理档案文件达到或超过保存期限以后， 成为过期文件， 可以报废。 由人事管理员根据报废文件管理要求进行正确处理。 各类档案文件保存期限见“附表一” 。5.3 人事档案管理5.3.1 人事档案包括：1）由员工本人填写的员工登记表 ，内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、 政治面貌、 文化程度、 婚姻状况、 家庭情况、联系电话、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长、专业技能、奖惩记录等项目。2） 有关员工人事调动表、 劳动合同书、身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件资料的复印件。3）有关员工求职申请表（含面试考评表） 、 试用期员工表现评定表等有关考评记录。4）员工在酒店服务工作中的各种岗位调动、职位变动、级别变动等人事调整资料。如员工内部工作调动申请表 、部门内部调动资料、晋升和晋级相关资料等。5）员工日常工作中的各种处罚记录，如 昌润大酒店违章违纪通知单 及有关处罚通报等。6）员工日常工作中的各种奖励记录，如昌润大酒店奖励通知单 ，酒店内部“最佳员工”、 “加分优胜奖”、 “超时工作奖” 、 “优质服务奖”、 “技能高手奖”等。5.3.2 各类人事资料由人事管理员负责收集、审查核对、分类、整理立卷或装订成册，并进行维护管理。1） 归档时， 以部门为大单位统一分类，以岗位为小单位按照级别排序归档存放； 各岗位 员工档案册前，按照员工姓名登记台帐；个人档 案按照材料性质、时间顺序装订；装订纸张统一 为16K大小，要求材料字迹清晰，无破损。2）由人事管理员负责，以月为单位， 针对档案内容变动或增减统一进行档案调整。3）所有档案统一存放于总经理办公室， 每年进行一次通风、除虫等保护处理。5.3.3 由人事管理员对员工人事档案实 行严格保密控制，材料内容不得删除、销毁或随 意更改。酒店外来人员需查询时，必须出示由政 府或企业单位总经理办公室开具的介绍信，并经 总经理办公室主任同意后方可查阅；属酒店内部 查阅的，必须书面申请并经总经理办公室主任同 意方可查阅。5.3.4 除离职员工档案及时转出外，各 类人事档案应长期保存。6记录编号名称形 式保存部 门保存 期限索 引JL CHX01-05:文件借阅、复制 记录表 格总经理 办公室3年日 期JL-ZBGC卷内文件目录表各部门永久类03-02格型JL-ZBGC员工登记表表总经理在店部03-03格办公室日门JL-ZBGC求职申请表（含表总经理1年日02-01面试考评表）格办公室期JL-ZBGC试用期员工表表总经理 办公室1年部03-05现评定表格;门JL-ZBGC员工内部工作表总经理1年部03-06调动申请表格办公室门JL-GGGC;昌润大酒店违表各部门1年日03-02章违纪通知单格期JL-GGGC;昌润大酒店奖表总经理1年日03-04励通知单格办公室期附表一：行政档案保管期限序 号档案名称保管 期限备注、管理体系文 件1管理体系文件永久包括管理手册、程 序文件、作业指导书等一、外来文件2市委、市政府各 行政机关文件3年3投资公司文件3年4市级以上外来 文件3年专指国家旅游局、 中国旅游饭店业协 会、中国饭店协会、 省政府、省旅游局、 省统计局等省级及 以上文件二、酒店内部文 件6酒店下发的“昌 润大酒店文 件”、总经理办 公室下发的文 件永久7备忘录永久8工作计划2年包括周工作计划、 月度工作计划、年 度工作计划上行报告3年文字资料1年包括各种文字资料9104.4 员工入职离职操作规程（CR/ZBGC 04编 制陆晶03.11.23审 核李奇04.01.08批 准张耀武04.01.151目的为了保证酒店人员接收和离职规范有序地 进行，保证为酒店提供合格的员工。2范围适用于酒店所有部门人员招收和离职的操作。3 引用文件人力资源管理程序 （CR/CHX 07-2004）4 操作规程4.1 员工招收入职程序4.1.1 根据酒店人员需求，酒店可通过社会招聘、人才市场招聘、校园招聘、内部推荐招聘及网上招聘的形式进行人员招聘。4.1.2 需申请在酒店工作的人员，应到总经理办公室或总经理办公室指定地点应聘， 并提供相应的证明材料 （毕业证、身份证、 户口本、职业资格证书等） ，由人事管理员对求职申请表（含面试考评表）及相关证件进行审核，同时测量身高， 并在 求职申请表 （含面试考评表） 上予以记录。4.1.3 人事管理员根据酒店岗位任职标准，对照求职申请表（含面试考评表） 对申请人进行初审和简单的目测，以确定申请人学历、身高、外形、语言、行为是否符合酒店基本用人要求。目测通过后，填写面试考评表 ，经总经理办公室主任同意后， 到相关部门参加面试。4.1.4 由部门经理对申请人基本情况及专业基础等方面进行面试， 必要时，对技术岗位和关键岗位人员进行考试，最后填写部门面试意见（不接受、可以考虑）报总经理办公室，由总经理办公室经理同意后办理相关手续 （前厅、 财务及领班级以上管理人员由总经理批准） 。4.1.5 总经理办公室人事管理员根据部门面试意见通知申请人， 不合格人员委婉告知并对其来酒店应聘表示感谢， 并保留资料。 合格人员告知在规定时间内到指定相关卫生防疫部门、派出所、居委会取得以下证件： 健康证 、 暂住证 、 流动人员计划生育证明等。4.1.6 被录用人员在规定时间内按要求取得必须的相关证件后， 在规定的时间内， 到总经理办公室办理入职手续，具体程序如下：1）总经理办公室开具入职通知书给新录用人员，并予以登记。2）被录用人员属本地户口或家住本市的，则不予以办理住宿；若属外地员工则可申请住宿，由总经理办公室开具员工住宿安排通知单 。3）被录用人员持以上通知书到财务部交纳工装保证金。4）被录用人员将个人有效证件（户口本、身份证、毕业证、失业证/ 就业证 / 下岗证、流动人口计划生育证、 职业资格证书等） 交由总经理办公室查验后留存一份复印件， 连同原有档案一并存档。5）被录用人员且与酒店签定劳动合同人员持计划生育工作转移证明 类证件到酒店计划生育委员会办理转移手续。6）凡录用人员符合酒店签订劳动合同条件的， 由总经理办公室代表酒店与其签订 劳动合同 。7）总经理办公室有关人员为新员工发员工手册 消防手册 ， 负责新员工的岗前培训工作，考核合格后，为其制作考勤卡，发放员工工号牌、更衣箱、 员工工服领取通知书 、 员工入职报到通知书等并予以登记。8）总经理办公室告之其考勤卡用于证明员工个人身份及酒店内考勤和就餐使用， 告之酒店相关规章制度。4.2 员工离职程序4.2.1 员工离职根据离职的原因可分为以下两种形式，并适应相应的离职程序：1）因个人原因提出离职，即自动离职a. 转正员工自动离职需提前一个月（试用期员工需提前五天） 写辞职申请报所在部门的部门经理批准，同意后报总经理办公室主任审批，部门主管级、经理级管理人员应经总经理批准。b. 离职员工所在部门的部门经理应在 辞职申请书 上注明批准时间， 若本人要求将最后工作日提前， 部门经理可以根据部门经营情况予以批准， 同时必须告知该员工未达到一个月工作日要向酒店赔偿一个月工资的规定。c. 辞职申请书 必须经相关人员批准后方可生效，未被批准的辞职申请书无效。d. 员工辞职申请生效后，需在最后工作日结束第一天到总经理办公室办理离店手续 （节假日顺延）并在一周内办理完离职手续。2）辞退，即因员工达不到岗位素质要求或有违纪情况构成辞退的e. 因以上原因需辞退的员工由总经理办公室提前一个月通知该员工及其所在部门 （违纪除名的立即执行，不必提前告之） ，并要求该员工在规定时间内到总经理办公室办理离职手续。b.非违纪情况辞退的，酒店应按员工工作 年限支付赔偿金，赔偿标准为员工在本单位辞退 前3个月平均工资，最高限额为12个月。4.2.2 员工离职生效后，应在规定的时间 内到总经理办公室办理离店手续。1）员工到总经理办公室领取辞职（退） 员工调离手续表和辞职申请书，并按离店 清点单列举的顺序清退物品，清退物品包括部门 工作物品，如工装、工号牌、员工手册、消防手 册、考勤卡，员工宿舍的各种钥匙等。2）清点完毕后，凭辞职（退）员工调离 手续表和辞职申请书到总经理办公室领取 付款通知书，由人事管理员计算工资，经总经理 办公室主任、财务部经理、总经理签字后，转财 务部领取最后工资及工装保证金。5 记录编号名称形 式保存部 门保存期 限索 引JL-ZBGC02-01求职申请表 （含面试考评 表）表 格总经理 办公室1年日 期JL-ZBGC入职通知书表总经理1年日