建设工程材料(设备)采购管理制度及流程

工程项目材料采购流程和有关规定为加强工程材料程序化管理，有效的控制资金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各项目材料用款，对外欠款。结合公司实际情况，特制定相关材料采购流程，望各项目部严格按照此制度执行。一预算部预算，项目部统计，审核采购材料的数量工程中标后，预算部对本工程所需的各种材料进行预算，为工程的资金投入提供依据( 注：提供详细的材料使用节点计划，此计划作为项目收款计划主要支撑依据)。项目部根据中标书（中标合同清单）和施工图纸认真严格计算本项目的材料需求，填报材料采购总计划表交公司相关领导审批。同时此材料需求总表要一式三份，工程部，采购部，项目部各一份。二项目部申请材料采购计划1在进场前，项目部要提前做出由工程部认可的材料总需求计划，如果部分材料是甲方指定的，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数量，到场时间，联系方式等。有加工图纸的材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期，给采购部合理的采购时间）。2. 材料采购申请单一一式三份，采购部，项目部，工程部各一份。为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料采购申请表上面必须有材料申请人，项目工程部负责人，项目经理签字，缺一不可（详见样表）。否则公司采购部有权拒绝接收材料采购申请表。公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求，如果有特殊情况，一定要有公司领导批准同意，由公司领导通知公司采购部负责人，公司采购部负责人在接收到公司领导批准同意采购，方可安排公司采购部相关人员进行采购。在公司采购部进行材料采购的同时，项目部相关人员必须及时的补交材料采购申请表，并且按正常的审批程序进行审批，然后将审批通过的材料采购申请表交至公司采购部。3. 项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。项目部及时将甲方书面通知或签证发公司预算部备案，同时，项目部按材料采购流程申请材料采购。预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司工程部、公司采购部、公司领导审批（特殊情况除外）。三、公司采购部在接收到批准后的材料采购申请表，应该按照工程施工流程和请购材料的缓急。由公司采购部负责人安排采购人员去进行采购。1采购人员在接到采购部负责人安排的材料采购申请表后，采购人员要参考市场行情以及以前采购记录和供应商报价。优先选择供货准时，材料质量好，价格优惠，实力强的供应商，进行采购。主要材料或是采购量大的材料，采购人员要选择三家以上的供应商进行报价比价，并把供应商的材料样品，交货时间和报价上报给公司采购部负责人和公司领导进行审批，采购人员在接收到审批后的供应商名单后，进行相对应的材料采购。如果是采购量或者是采购金额比较大的材料采购时，为了保护供需双方的合法权益和避免以后的采购纠纷，公司采购部一定要和供应商签订材料采购合同。少量的辅助材料采购人员可以从和公司长期固定合作的供应商进行优先选择采购。四、采购下单和送货的时间安排采购人员和供应商确定了采购意向，采购人员要严格按照材料采购申请表上面的数量给供应商下单，采购人员一定要向供应商确定材料的送（提）货时间和付款方式。为了不影响工程正常施工，采购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排。尽量让供应商送货到我们工程的项目，如果是因为材料采购量少或者是供应商离我们的项目比较远。供应商不送货，采购人员可以和供应商协商，由我们出运费，让供应商送货到我们项目，并同时告诉公司采购部相关领导。五、无法及时供货的汇报说明因市场和行业缺货因素，或供材商的原因，无法按期进行采购到位的材料。采购部相关人员应该立即通知材料请购部门，并且要说明原因。六、供应商送货事项1.供应商在准备送货前，一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理，施工员，仓管），项目现场人员好安排材料的存放地点。供应商送货到项目现场，原则上是由采购人员和项目材料采购申请人一起了验收供应商送的材料。如果项目工地在外地，采购人员无法到现场参加材料验收，由项目经理和相关人员组织验收。2.供应商在送货时，要严格按照采购人员下给供应商的材料采购清单上面的数量送货。送货单上面要有，送货项目的名称，材料采购申请单的编号，以及供应商所送的材料名称，数量，价格，规格型号。送货单上面要盖供应商的公章。现场收货人员要拿项目下给公司采购部的材料采购申请表和供应商的送货单进行确认，看供应商所送材料是否是本项目所下的材料。如果供应商所送材料和项目材料采购申请单一致，项目现场人员可以进行供应商所送材料验收。在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料的合格检测报告，有效产品合格证，质量保证书。现场验收人员确认了供应商所送材料符合相关质量标准。现场验收人员可以进行对供应商所送材料的验收入库工作。现场验收人员和项目经理要在供应商的送货单上面签字确认。供应商的送货单必须一份三联，一份供应商自己留底，一份给工地现场验收人员，一份给公司采购人员。3.现场验收人员在验收供应商材料时，一定要仔细，如果供应商的送货单和所送的实物材料名称，数量，品牌，规格型号不符。现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记录。如果是材料质量不合格，现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司采购人员协调）。并且及时通知公司采购部相关人员。七、供应商的结算严格按合同的付款条款所定的时间节点执行。原则上供应商所有的材料结算以整月为周期，本月结算上个月的材料款（130号）。结算时间是每个月 1-5号，由供应商提供上个月的结算相关材料到公司采购部，每个月5-10是公司相关部门对供应商结算材料的审核时间。每个月1520由公司财务为供应商打材料款。供应商要带有项目经理，采购人员和现场验收人员签字的送货单和合同约定的发票，到公司采购部统一办理结算。供应商的材料数量，价格，是以供应商所提供的有公司，项目相关人员签字的送货单为标准。（此结算方式是少量的辅材料，结算标准）。对于有采购合同的供应商，供应商在结算时，要以有签字的送货单和采购合同一起，到公司采购部办理结算。八、工程材料采购合同管理工作流程根据公司的工程项目和合同管理办法招标管理办法，制作本流程 项目论证决策签订施工合同预算部下发计划材料单，财务部列入预算采购部组织市场调研合同履行部门组织市场调研进行选用或招标采购部门草拟合同文本确定项目负责人，办理合同履行单合同会签、会审批准修改公司业务分管领导审签合同管理部门对合同的合法性、合规性进行审核合同管理部门领导签字合同登记归档合同签订（加盖合同专用章）合同履行完毕，相关部门在履行单上签字字财务见履行单后付款合同登记归档九、货物采购流程（一）先款后货的货物采购首批货物的采购：1、 公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。2、 公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供货方下发正式订单。3、 公司采购部采购员凭合同、有效材料申请计划单填写请款单并经财务部经理签字核准；获财务核准的请款单送至总经理核批后返至财务部予以付款。4、 付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向材料供应商获取购货发票送至总经理签字后交至财务入帐。5、 经采购部负责人核实签字后发票由采购部送至总经理签字交于财务入帐。后期货物的补货：1、 项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采购申请计划。2、 材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商。3、 由采购部采购员根据下发至材料供应商的有效材料采购申请计划订单填写请款单，经财务部经理签字核准、总经理核批后返至财务部予以付款。4、 付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向材料供应商获取购货发票送至总经理签字后交至财务入帐。（二）先货后款的货物采购首批货物的采购：1、 公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。2、 公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供货方下发正式订单。3、 下发正式订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向供货方索要购货发票并转交至物资部。4、 采购部采购员材料采购部负责人和预算部负责人核实签字后的购货发票至财务部填写请款单，经财务部经理签字核准、总经理在对请款单、发票予以核批后返至财务部予以付款和入帐。后期货物的补货：1、 项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采购申请计划。2、 材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商。3、 下发正式材料采购订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向供货方索要购货发票。4、 采购部采购员根据工程项目材料采购流程和有关规定办理材料结算十、采购相关样表附件一 ：供货通知书（适用于未签署供货合同）供货通知书 公司：我司根据实际需要，考虑到 项目急需要首先进行施工建设，该部位的材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合。请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。项目名称： 交货日期：201 年 月 日 交货地点： 序号材料(设备)名称品牌型 号 （编号）规 格单 位数量部位12345678注：1.具体单价按今后双方所签定的合同及附件产品及价格清单。2自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。 购货单位： 供货单位：公司名称： 公司名称： 经 办 人： 确 认 人： 联系电话： 联系电话： 负 责 人： 传真号码： 传真号码： 日 期： 日 期： 附件二 ：供货通知书（适用于已签署供货合同）供货通知书 公司：我司根据实际需要，以 年 月 日签订的 工程材料(设备)供货合同为依据，请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。项目名称： 交货日期：201 年 月 日 交货地点： 序号材料(设备)名称品牌型 号 （编号）规 格单 位数量部位12345678备注注：1.具体结算单价按双方所签定的合同附件产品及价格清单。2自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。 购货单位： 供货单位：公司名称： 公司名称： 经 办 人： 确 认 人： 联系电话： 联系电话： 负 责 人： 传真号码： 传真号码： 日 期： 日 期： 附件三： 材料(设备)收料单项目名称：交货日期： 交货地点：序号材料(设备)名称品牌型 号 （编号）规 格单 位数量12345678说明：购货单位委派的收料员，仅限于对材料的数量进行如实收货。以上材料(设备)已供货至购货单位交货地点；具体结算价格按双方所签定的合同附件产品及价格清单。购货单位： 供货单位： 经办人： 确认人： 负责人： 联系电话： 联系电话： 确认日期： 日期： 注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；附表四：月度材料（设备）款汇总表月度材料（设备）款汇总表项目名称： 时间： 序号材料名称收款单位金额（元）备注12345合计说明：各类材料的 材料（设备）收料单原件作为本表的附件附后。附件共 份。购货单位：（公章） 供货单位：（公章）公司名称： 公司名称： 经办人： 经办人： 负责人： 负责人： 联系电话： 联系电话： 日期： 日期： 注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；材料/用品申购单项目名称： 申请人： 申购日期：201 年 月 日序号材料/用品名称规格数量到位时间用途项目经理 ： 日期：年月日总经理： 日期：年月日说明：收 料 单项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日送货单位： 送货单号：合 同 号： 仓库类别：编号货物名称规格单位送货数量实收数量单价金 额万千百十元角分金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥送货人： 仓库： 收料员： 质检员（专业人员）： 备注：一式三联单；第一联 项目部留存；第二联 会计记账；第三联 供货单位留存；领 料 单领料项目： 日期： 年 月 日领料单位： 编号货物名称规格单位数量单价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥项目经理： 主管施工： 仓库发料员： 领料班组： 领料人：备注：一式三联单；第一联 仓库留存；第二联 会计记账；第三联施工单位。入 库 单 科目： 日期： 年 月 日货 号品 名单位数 量单 价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥ 材料员： 会计： 保管员： 经手人： 备注：一式四联单；第一联仓库留存统计；第二联项目会计记账；第三联仓库统计员；第四联送货单位结账。 退 料 单 项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日退料单位： 收料单位：合 同 号： 仓库类别：编号货物名称规格单位申退数量实退数量单价金 额万千百十元角分合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整小写 ￥ 送货人： 仓库员： 材料员： 质检员（专业人员）： 备注：一式四联单；第一联仓库主管；第二联会计记账；第三联材料员；第四联退货或送货单位。货 品 调 拨 单 调入项目： 日期： 年 月 日 编号品 名数量单位进货时价格调 拨 时 价 值描述调拨意义单价金额数量金额调出仓库员： 调出材料员： 调入仓库员： 调入材料员： 材料部经理：备注：一式四联单；第一联调出仓库员；第二联公司会计记账；第三联调入仓库统计员；第四联调入材料员； 工程有限公司材料付款审批表 NO： 项目 单位工程： 申请时间： 年 月 日合同编号：合同名称：签订日期： 年 月 日收款单位：付款方式： 现金 支票 电汇应付款总额：￥ 元已付款总额：￥ 元本次应付款： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分￥： 元 付款依据：申请部门： 申请人： 供应商联系人： 联系电话：公司审批意见材料部签名：财务部签名： 总经理 签名： 备注备注：一式三联单；第一联（会计）记账、第二联（材料部）留存、第三联（审核部）留存。