加快晋煤集团企业财务信息化建设探讨.doc

加快晋煤集团企业财务信息化建设探讨 晋城金驹集团办公室 马晋东摘 要 本文在解释企业财务信息化涵义的基础上，对晋煤集团加快企业财务信息化建设要达到的目的进行了描述，并据此对晋煤集团进一步加快企业财务信息化建设工作提出了建议。关键词 企业 财务信息化 建设 探讨晋城无烟煤矿业集团有限责任公司（以下简称晋煤集团）作为主要进行煤炭生产的传统制造企业，在新世纪确立了“煤、气、电、化”综合发展，建设环保型绿色矿山的发展方向。为了适应这个发展方向，晋煤集团在确立发展战略、深化企业改革等方面采取许多积极措施的同时，必须大力加快企业财务信息化建设。1 什么是企业财务信息化通俗地讲，企业财务信息化就是通过信息化手段实现对企业财务的运作、管理和控制。具体地讲，企业财务信息化主要有以下三个层面：1.1 第一个层面财务数据的信息化。即把库存信息、销售凭证、费用凭证、采购凭证等都以一定的数据格式录入到计算机里，以数字的形式保存起来，以备随时查询。因此，它也可以被称作为“数字化”的过程。1.2 第二个层面财务流程的信息化。即把企业已经规范的一些财务运作和管理流程以软件程序的方式固化下来，使得流程所涉及岗位员工的工作更加规范高效，以减少财务管理中的人为控制和“拍脑袋”的管理行为。1.3 第三个层面财务决策的信息化。即通过对那些电子化的原始数据进行科学的加工处理，运用一定的计算机模型，分析财务数据，从中发现问题，找到原因，提出解决办法，从而加强对整个企业的管理和控制。2 晋煤集团加快企业财务信息化建设要达到的目的勿庸讳言，晋煤集团作为国有独资企业，其内部管理仍很粗放，在成本、资金、采购、生产、销售和库存等重要生产经营领域还存在许多薄弱环节，还有许多管理上的漏洞，与国际水平还有很大差距。加快企业财务信息化建设正是为了帮助我们通过采用现代信息技术手段，加强管理和控制，弥补管理不足，减少管理漏洞，提升管理水平，降低管理成本，提高企业效率，增强企业竞争能力。具体地讲，就是要通过加快企业财务信息化建设，在晋煤集团中使财务管理真正成为企业管理的核心。我们说财务管理是企业管理的核心，是因为它最能体现现代企业管理精准、实效的要求。企业运作过程中所有环节的人财物变化都可以通过财务绩效体现出来。但要达此要求，必须满足以下三个条件，即：一是企业运作的所有环节必须与财务是紧密联系的；二是企业运作的所有过程状态必须实时反映到财务上；三是财务结果必须尽快反馈到企业各级管理者，使其能够迅速反应，改善业务或管理，提高绩效。要满足这样的条件，必须有信息化手段的支撑，否则是不可想象的。晋煤集团有许多下属单位，将来会改造成不同级别的分公司、子公司，如果没有一个统一的财务管理信息系统，那就仍会象现在一样，各个单位的情况只能靠层层的数据上报，然后汇总，最后才能形成整个晋煤集团的合并报表。在这样的企业系统中，产、供、销等各个环节都和财务是隔离的，他们的各种作业都是先在自己的部门内流转，最后才反映到财务的帐目上，财务只起记帐、核算的作用，是个“事后诸葛亮”，不仅没有相应的适时财务分析监督，而且核算时间长，且准确度差，远远不能满足晋煤集团的发展要求。加快企业财务信息化建设，会给晋煤集团的财务管理带来重大的变化，主要表现在：2.1 准确的成本核算准确的成本核算是财务管理的基础和重中之重。晋煤集团现行财务管理系统中的成本核算是模糊的、事后的，是先有销售、再有成本。成本只能在每个月的月末结帐时才能算清楚，而且是混在一起的大成本，难以细分。这样从整体和长远看没问题，但却使得业务决策者完全是凭感觉在决断，得不到准确、实时的财务数据支持。实行企业信息化后，通过信息技术手段，不仅能够了解生产、库存、销售等全部过程，而且能伴随着它们的每一项作业，都有相应的反应，同时可以监控。这种信息的通畅、透明，能真正保障成本的准确和实时核算，也才能真正杜绝“客观造假”的隐患。2.2 有效的风险防范实施信息化后的财务管理，要能够对产品售价和成本的变化做出实时的监控，对市场的反映迅速及时，可以有效地避免库存积压、决策失误。2.3 严格的资金管理实施企业信息化后的财务，要能够实施严格的资金管理。这包括两个方面：2.3.1 要能够加强对采购的监控采购在提交采购订单后，系统要自动进行同种同类商品价目对比，对超出允许变动界限的订单及时发出警告；货物入库后，系统要自动产生应付，以后财务按订单的付款条件直接付款给供应商，避免中间环节。这样不仅可以大大简化现行采购、财务流程，极大地提高效率，而且由于采购和财务之间“墙”的消失，使得财务能够掌握采购计划的全部信息，不仅能够做好资金和付款计划，而且能够有效地减少漏洞。2.3.2 能够加强对销售的监控将客户情况和历史表现全部上网，使财务能够准确、实时地知道每一个客户当前的帐目情况、历史信誉记录，而且系统能够自动执行能否发货的资金审核，以减少人为控制的难度和随意度。2.4 精确的预算管理利用信息化提供的必要手段，财务能够在历史数据的基础上，准确地做好各类产品、各个地区、各个部门、各费用科目的预算工作，并且能够做到按月分解和及时调整。这样就将经营压力传递到每一块的负责人，而且使财务对企业的业务起到事前预算、事中控制、事后准确核算的作用。2.5 快速的财务报表实施企业信息化后，在强大的信息系统支持下，既然能够做到事中的实时监控，自然很容易做到事后的准确快速核算。2.6 集中财务控制实施企业信息化后，有效地进行监控，避免分、子公司主观或是客观上存在的造假行为。因为在一体化的信息系统中，下级对上级是透明的，无论哪一个地方发生的业务或开支，不进入系统就无法实现，而一进入系统就能被总部财务所跟踪；各地方分支或核算单位可以在自己的权限范围内形成自己的报表，同样的报表则在总部也会同步生成，这样除了在原始凭证上做手脚外，在其他帐目环节上弄虚作假的可能性大大减少；且原始数据一旦录入就不便更改，更改就会留下记录，而且容易上溯。这样在企业管理中就可以最大限度地减低作假帐的可能性，可以大大减低企业的经营风险。2.7 财务信息化应该具有的特点一是集成，即财务和企业的产、供、销各环节应是完全集成的，并能产生互动，即整个晋煤集团应是一体的，不管你有多少个分支机构；二是共享，即所有的数据都应只有惟一的一次输入，然后就能为有权限的人共享，各部门之间的“墙”被拆除；三是实时，即每一个作业都应实时地反映，每一项控制都应实时地得到结果，每一份报表都应实时地产生；四是精准，即每一次作业都应是准确和可量化的，流程定了就不能随意改，同样的数据就应产生完全一样的报表。3 加快晋煤集团企业财务信息化建设的建议当今时代，信息技术与管理的融合已成为企业参与市场竞争的“入场券”和“通行证”，因此我们必须从战略高度出发充分认识加强企业财务信息化建设的重要性和紧迫性。3.1 有利条件可喜的是，在新世纪之初，晋煤集团就被国家有关部门确定为煤炭行业中的两个信息化建设示范点之一，这对推动晋煤集团加快企业财务信息化建设提供了一个难得的机遇。与此同时，晋煤集团于2002年2月18日邀请煤炭工业通讯信息中心负责人为企业董事、监事和高级管理人员做了“企业信息化带动工业现代化”的专题技术讲座，表明晋煤集团领导层对加快企业信息化建设的高度重视和坚定决心。这些都是我们加快企业财务信息化建设的有利条件。3.2 不利条件我们也应看到，尽管晋煤集团的企业财务信息化工作已经起步，部分下属单位搞了财会电算化（如金驹集团等单位），但规模太小，进程太慢，远远不能适应企业发展需要。另外，煤炭工业作为我国传统产业中信息化程度相对较低、信息发展与应用相对落后、信息资源开发明显不适应现代经济发展的产业，其企业财务信息化建设没有先例可循。目前，晋煤集团的信息化人才严重缺乏。这些都是我们加快企业财务信息化建设的不利之处。3.3 对加快企业财务信息化建设的建议综合考虑有利和不利条件，我个人对于加快晋煤集团的企业信息化建设工作，有如下建议：3.3.1 统筹规划、循序渐进、量力而行面对企业资金和开发能力等有限资源的限制，要合理布局，分步实施。一方面要先打基础后搞信息化，管理基础不形成，信息化就是空谈；另一方面要注意企业的资源不要重复浪费，要统一规划，分步实施，即要高起点地进行系统布局，根据资源状况和工作重心选择分步实施的方案。总之，既不能不顾企业的实际需要和条件，一味贪大求全、急于求成，甚至花大钱图虚名，把企业财务信息化作为展示企业实力和身份的“标签”；也不能知难而退、裹足不前，不敢大胆触动传统的管理体制和某些人的既得利益。3.3.2 要为加快企业财务信息化建设创造必要的物质技术条件要有资源保障，即要保证给钱、给人。一方面搞企业财务信息化建设必然要有资金投入，虽然国家有关部门计划给晋煤集团加快信息化建设提供近2亿元的贴息贷款，这相当于为我公司无偿提供贴息2450多万元 ，但我们还是要从企业自身出发，在发扬艰苦奋斗、勤俭节约精神、争取少花钱多办事的同时，从多渠道挤出资金，用于企业财务信息化的建设；另一方面搞企业财务信息化建设，无疑要有专业的咨询公司和系统集成商来主打，但企业自己人的参与、参与配合也十分重要。因为只有本企业的人才能够对晋煤集团究竟需要什么样的财务信息化给出清晰的描述。只有培养出企业自己的人才，企业才能在以后用好、维护好信息化系统。3.3.3 要结合实际加快企业财务信息化建设要紧密结合晋煤集团的实际情况，着力解决制约企业竞争力的关键问题和薄弱环节。同时，晋煤集团的财务信息化工作已经有了一定的基础，当前加快企业财务信息化建设，不应再走从单项应用到网络集成的老路，而应搞基于网络环境的财务信息化。参考文献：1、杨元庆，实施信息化 提高竞争力，经济日报2001年12月发表；2、赵建军，联想信息化建设的启示，经济日报2002年1月发表；3、苏民，信息化就是生产力，经济日报2001年11月发表。作者简介： 马晋东，男，山东齐河人，1970年7月出生，经济师，现在晋城金驹集团办公室从事企业管理工作。