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文秘知识/秘书基础 关于办公室的人才结构 办公室有各种各样，不同行业、不同层次的办公室的人才结构，自然要求不尽相同。这里主要针对县一级的党政机关，以及一般事业单位如学校、医院、科研部门的办公室而言。在人员配备上应当考虑七个问题。一、年龄结构，也就是老中青的结构。任何单位都应当老中青相结合，这既是中央的方针，也是实际的需要。一般说来老中青以2:：4：4的比例为宜。老年秘书经验丰富，办事老练，代表领导出面或讲话时易为接受。中年秘书是骨干，经验也较丰富，又正精力方刚，办公室事务繁多，急需他们顶杠。青年一般指二十来岁的新秘书，则是未来的希望，保持着办公室业务与传统的连续性，也是未来的接班人。关于老中青结合的道理，大家都懂，这里也就无需多谈。二、性别结构。这是比较无定数的问题。办公室究竟男女比例多少才算合适呢？需要视具体情况决定。以我自己的经验，我做大学办公室主任时，女同志秘书不少，因为学校的女教师、女职工和女学生都很多，女性的工作细致，待人接物和蔼等优点，有利于工作；但是当时党政两办合一，管着保卫、汽车等科室，就尽量不安排女同志。之前在某工业领导机关工作时，办公室也尽量少用女性，因为下属厂矿几乎都在郊区，那时文革刚结束，机关汽车很少，而郊区又存在安全问题，曾有女职工受害。今天情况不同了，应当实事求是地根据部门特点，决定女性秘书的比例。并注意哪些部门如野外工作部门、以及某些特殊部门，女性宜少。三、知识结构。这里需要注意的是两个方面的问题：一是注意学历，学历是反映知识的一个标志。一般而言，高学历应当比低学历的知识较高，特别是有些部门必须高学历的人从事，比如计算机与信息部门，还有如金融、科研、教育部门的办公室，都需要较高学历的秘书。但是另一方面，也不要“唯学历论”，我国自学成才的专家学者都不少，秘书部门办事、办会，首要的是能力与经验，而不是学历。这也是老生常谈，人所皆知的道理。四、能力结构。前已提及，秘书部门办事办会都需要秘书具有熟练的能力，而办事办会乃是办公室最大量的也是最繁杂的工作任务。另外还有几种能力十分重要，一是使用各种工具（包括多种工具书、报刊等）研究问题辅助决策的能力；二是处理上下左右复杂关系搞好公关的能力；三是外语能力，如今世界越来越小，许多单位都有涉外事务；四是精通电脑包括简单设计和修理的能力。此外，文字能力、信息处理能力，自不待言。五、“型”的结构。按照秘书“型”的原理，秘书有文字型、技术型、参谋型、财经型、办事型、公关型、法律型、涉外型等八九种型，办公室在配备人员时，应当考虑到各型人才的比例。一般二三十人的县级办公室，文字任务不会很重，文字型的秘书通常有两三个即可；办公室主任应为参谋型或多型兼具；现在的领导都得管理经济事务，办公室有一两位财经型秘书十分必要；然而最大量的应是事务型秘书，协助领导人处理机关的行政事务与后勤事务。当然，也要从具体的实际出发。六、专业结构。在地质部门，就需要懂得地质方面的专业知识；在医院就必须具备医学知识，否则写*、处理医患纠纷都没有发言权。