面料分销系统操作手册现货面料分销系统软件下单流程使用说明.doc

现货面料分销系统软件下单流程使用说明变更记录目录一、 引言二、 客户的建立与维护 2.1新增客户的建立2.2客户信息的维护2.2.1欠款上限和结算时间的申请与维护2.2.2价格折扣的申请与维护 2.2.3佣金属性的申请与维护三、 库存及销售价格查询 3.1库存及翻单查询3.2 查询在库花型的翻单批次及各批次色光 （品牌剪布）3.3 报价单打印 （查询价格和库存）四、样卡/样册领用 五、订单下达 5.1 订单预留、编辑和确认 5.1.1内销在库订单（分预留、编辑、取消和确认订单） 5.1.2内销再生产订单（分预留、编辑、取消和延长预留） 5.1.3外销在库订单（分预留、编辑、取消和确认订单） 5.1.4外销在生产订单（预留、编辑、取消及延长预留）5.2 拆分订单 5.3 成件要求下达 六、出库及物流信息查询 6.1查询出库码单6.2查询成件明细6.3查询物流信息6.4 面料销售明细查询七、订单放行 7.1单价放行7.2货款放行7.3延长预留期限放行7.4运费放行八、订单查询 8.1正常订单查询8.2异常订单查询九、提交开票 9.1内销发票9.2外销发票9.3 开票过期订单查询9.4 开票抬头删除功能十、退货订单 10.1 退货订单的下达与审核十一、订单流失及客户投诉/反馈登记 11.1 订单流失登记11.2 客户投诉/反馈登记一、引言 为方便各位同事更容易地学会现货面料分销系统操作，现编写面料下单主要流程供大家参考。二、客户的建立与维护 2.1新增客户的建立 各跟单员按附件新客户备档申请表的表格内容登记信息后，交系统维护人员登记统计分析人员在分销系统中建立客户信息，具体步骤：登录分销系统，双击打开“客户属性维护”，如下图：点击新增按钮，将跟单员提供的信息导入系统，如下图：信息导入完毕，核对无误后，点击保存按钮即可，如下图：新客户的建立完成 2.2客户信息的维护2.2.1欠款上限和结算时间的申请与维护按附件客户欠款上限及结算时间申请表的表格填写内容，联发纺织业务部交于总签字确认，占姆士交面料部销售部经理和事业部总经理签字确认后，交系统维护人员登记维护，具体步骤：登录分销系统，双击打开“客户属性维护”，如下图：在查询对话框中输入查询条件，点击查询按钮，如下图：选中需维护的客户，点击编辑按钮，如下图：在欠款上限和结算期限一栏输入相应的信息，如下图：保存，如下图：2.2.2价格折扣的申请与维护按附件价格折扣申请表的表格填写内容，联发纺织业务部交于总签字确认，占姆士交面料销售部经理和事业部总经理签字确认后，交系统维护人员登记，具体步骤略（同2.2.1）2.2.3佣金折扣的申请与维护按附件佣金申请表的表格填写内容，业务部交于总签字确认，占姆士交面料销售部经理和事业部总经理签字确认后，交系统维护人员登记，具体步骤略（同2.2.1）三、库存及销售价格查询3.1库存及翻单查询双击面料订单中“网页查询”，如图：在采购单号窗口输入需要查询库存及翻单的信息的花号，点击查询，如图：点击查询出来的采购单编号，可以查看此花号的翻单信息，如下截图：3.2 查询在库花型的翻单批次及各批次色光 （品牌剪布）双击面料剪布中“品牌剪布”，打开如下窗口：在查询条件中输入需要查询的花号，仓库选择“60”，点击“查询”，出现如下窗口：点击新花号右上角的“”会出现些花号的翻单批次，如图：同样，点击色光右上角的“”会出现此花号的色光，如图：3.3 报价单打印 （查询价格和库存）双击面料订单中“报价单打印”，打开如下窗口:选择客户，如下图： 点击生成报价单号，如下图：选择币种，如下图：选择贸易方式如下图：选择语种，如下图：右击采购清单生成采购栏，如下图：输入采购单号，系统会自动生成单价，有2种方法可以查询1）跟单员将花号逐个输入，系统生成价格，如下图：2）当要查询的花号数量较多时，可将预查询的花号批量导入以方便查询，导入的格式必须是EXCEL的，具体如下图： 单击“导入”，从电脑中选择要导入的EXCEL格式的文件，单击弹出窗口中的“打开”，如下图：自动导入完成，系统自动显示价格，如下图：点击“保存”按钮，然后点击“预览1”，其中表中可查到各阶段的价格及库存数量。如下图：点击菜单栏中的导出标志；格式选择；目标选择，点击确定，保存到桌面或指定的文件夹中，将此报价单以书面形式发给客户。（注：报价单必须以PDF格式发送给客户）四、样卡/样册领用点击面料订单中“样卡/样册领用”如下图：点击生成人“领用编号”，如下图：选择“客户名称”，如下图：在“样卡/样册编号”一栏中输入想要领用样卡/样册的花号，可看到库存量，再输入领用数量，点确认，如下图：此时取卡信息已流转至仓库，可书面通知仓库人员是直接寄出还是带回办公室由跟单员自己寄出。五、订单下达5.1 订单预留、编辑、取消和确认5.1.1内销在库订单（分预留、编辑、取消和确认订单）预留在库订单在面料订单中选择在库订单，如下图：选择客户，贸易方式选择内销, 如下图： 选择订单类型：预留，如下图：点击生成单据编号系统默认成件方式为普通成件，如需独卷成件或纸箱成件，需从下拉菜单中选择相应方式，如下图。（注：独卷成件和纸箱成件系统会自动加价） 右击采购清单，生成采购栏，如下图：在采购栏输入花号，采购数量及单价，和泉花型需要选择批号，如下图：直接点结算，订单预留成功。如下图： b:编辑在库订单在面料订单中选择编辑在库订单，如下图： 选择需要编辑的购物车，进行编辑，如下图：可以编辑采购数量、销售价格，如需更改贸易方式为外销则需点“清空”按钮，所有采购单号要重新输入，如重新输入的采购单号与原购物车不符或数量有所减少，系统将会记录为取消订单。c. 取消预留订单如需取消订单，步骤同编辑订单，选中要取消的购物车，从下拉菜单中选择取消原因，点击“取消预留”，所预留的订单即被取消。如是特殊原因，系统中未列出，可从下拉菜单中选择“其他原因”，填写取消原因后点击“取消预留”按钮，订单即被取消。见下图。d 确认订单步骤同预留订单，但要将定单类型选择为“确认订单”，如下图 点击送货资料，输入客户信息、成件方式、运输方式等，如下图： 送货资料如有重复或错误，可选中联系人，右击出现“删除“按钮，点击即可删除。 如需将面料送至部门由跟单员自己寄送，则选择“业务部签收”并选择相应部门及快递方式后保存。点结算，订单生成成功。如下图： 5.1.2 内销在生产订单（分预留、编辑、取消和延长预留）a.预留在生产订单点击面料订单中的在生产订单，如下图： 下单方式同在库订单，出货仓库系统将显示601， 如下图。但一个购物车只可以预留一个花号。 直接点结算，订单预留成功。如下图： b.编辑在生产订单点击面料订单中的编辑在生产订单，查看预留在生产订单信息，如下图：编辑方法同在库订单c. 取消在生产订单方法同取消在库订单相同，编辑在生产订单中选择需取消的购物车，从下拉菜单中选择取消原因类别, 点击“取消预留”，订单被取消。 如是特殊原因，系统中未列出，可从下拉菜单中选择“其他原因”，填写取消原因后点击“取消预留”按钮，订单即被取消 c.延长预留在生产订单在面料订单里面选择编辑在生产订单，如下图：选择需要延期预留的在生产订单采购单号，如下图：直接点结算，订单将自动被延期。如下图： 5.1.3外销在库订单（预留、编辑、取消及确认订单）5.1.4外销在生产订单（预留、编辑、取消及延长预留）注：外销订单的预留、编辑及确认订单跟内销的步骤一样，只是外销多了贸易方式、币种、价格条款及货代的选择，跟单员可根据客户的具体情况来选择，如下图：价格条款如选择CNF或CIF，需选择“整箱”或“拼箱”，运费有所不同，如下图：如需更改贸易方式、价格条款或货代，选择“清空”按钮，所有采购单号要重新输入，如重新输入的采购单号与原购物车不符或数量有所减少，系统将会记录为取消订单。5.2 拆分订单双击面料分销系统-后台管理- 拆分订单 在文本框输入要拆分的购物车号码，1）单击查询 2）单击预留订单里出现的购物车 在分出数量处输入计划后出货的数量，按回车键，结余数量自动显示（结余数量会留在老购物车里，出货时要先出；分出数量是新购物车里的数量） 要将该购物车中的所有花型都拆分完成。 单击拆分 会出现拆分成功的信息提示，单击确定 双击 面料分销系统-面料订单-编辑在库订单，从中找出拆分后形成的新购物车。如果“编辑在库订单”窗口是打开的，刷新之后可以看到新购物车。 注：如果拆分后的新老购物车不含数量为0的花型，就不需要进行删除。但是均需要重新单击结算，使得拆分后新老购物车的数量和金额正确，相加等于拆分前的总数量和总金额如部分花型拆分后的数量为0，需进行如下操作。 找到老购物车后，单击，订单的详细资料会出现。将采购数量为0的花号删掉，再单击结算， 如果订单类型 是 预留，单击结算后 就会出现 订单预留成功 的信息提示 新购物车操作同上 重新结算后的购物车金额如下 注：拆分后的新购物车仍然可以进行拆分，前提是老购物车已经出货。 5.3 成件要求下达在面料分销系统里，面料订单-成件要求单击客户选择，选择需要下达购物车的客户 出现对应购物车 具体要求的下达(1) 成件要求（2）唛头要求 外销订单，语种选择英文，其余操作相同（3）吊牌要求的下达，下达完毕后单击确认即可。 六、出库及物流信息查询6.1查询出库码单双击面料订单中的面料销售出库码单，出现如下窗口:跟单员将需要查询的购物车输入到“销售单号”栏中，点击查询按钮，可以查到码单明细并导出。6.2查询成件明细与查询出库码单操作相同，但面料出库并成件完毕才可看到成件单号及件号。 6.3查询物流信息双击后台管理中的查询物流信息，如下图:跟单员将需要查询的购物车输入到“采购单号”一栏中，然后选择起始时间和结束时间（出库时间），点击查询按钮，出现如下窗口：单击预览按钮可以查询运费预付实际金额明细（未含税），单击无运费按钮可以查询无运费明细：6.4面料销售明细双击“报表中心”中的报表-面料销售明细，出现如下窗口，跟单员根据各自的需求选择开始时间和结束时间（出库时间为准），单击查询按钮，出现如下信息，七、订单放行7.1单价放行当给客户的价格小于系统规定的最低销售价格时，需要单价审核a）跟单员按附件单价审核放行申请表的表格填写内容，发给销售部经理审核，放行操作步骤：点击面料订单中的订单查询，如下图： 在异常订单里面，选择单价审核，点击查询按钮，如下图：选中需要放行的购物车，如下图：系统中有放行原因选项，从下拉菜单中选择原因，如下图：然后选择放行日期，可输入具体放行说明，如从预留大货中取样让价的大货购物车号码，然后点击审核按钮，如下图：放行完毕b）联发纺织业务部跟单员提交申请交于总审批，于总审批后把签字确认后的申请表提交给系统维护人员 7.2货款放行当客户有未回款货款或欠款上限已到而货款未及时回笼时，需要货款审核：a）跟单员按附件货款审核放行申请表的表格填写内容，发给销售部经理审批，具体步骤略（同7.1）b）联发纺织业务部的订单货款放行由各部门业务经理执行 7.3延长预留时间放行 在库订单系统默认的预留时间常年品种为10天，周期品种为1天，超过时间系统将自动取消订单，所以，当客户确认要货，因某些客观原因导致暂时不能发货的，需要申请延长预留时间：a）跟单员按附件预留期限延长申请表的表格填写内容，发给销售部经理在系统中预留，具体步骤如下：点击面料订单中的订单查询，如下图： 在异常订单里面，选择预留列表，点击查询按钮，如下图： 选中需要延期的购物车，如下图：选择预留截止日期，输入延长预留时间的原因，点击预留按钮，如下图：b）联发纺织业务部的订单，部门经理可以继续预留常30天，超过30天如需继续预留需要填写申请表给于总审批，于总审批后提交给系统维护人员在系统中进行预留 7.4运费放行有时工厂可能会为客户承担部分运费，此时就需要申请运费放行a）跟单员按照运费审核放行申请表填写后向销售部申请放行，放行具体步骤如下：点击面料订单中的订单查询，如下图： 在异常订单里面，选择运费审核，点击查询按钮，如下图： 选中需要放行的购物车，如下图：选择放行日期，点击审核按钮，如下图：运费放行完毕b）联发纺织业务部由各部门经理放行。 八、订单查询8.1正常订单查询双击面料订单中的订单查询，出现如下窗口，选择正常订单查询，输入下单时间，可以查看已下订单信息，如下图： 8.2异常订单查询双击面料订单中的订单查询，选择异常订单查询，根据自己需要查询的信息选择查询条件，如下图： 九、提交开票9.1内销发票在面料订单里面选择提交开票通知单，如下图： 选择客户，点查询，如下图： 选择需要开票的购物车，单击生成开票单号，如下图： 选择开票人员，品牌内销订单一般客户提交给叶海霞，代理提交给刘晓庆。联发纺织业务部内销订单提交给叶海霞如下图： 跟单员根据自己客户的实际情况填写开票要求备注，如开票名称等，如下图： 填写发票资料，如下图： 如客户不需开票，则直接点确认销售。如下图： 填写完开票资料后，点击确认，财务人员将根据各跟单员提交的开票通知单开票或确认销售。9.2外销发票在面料订单里面选择提交开票通知单，如下图： 选择客户，点查询，如下图： 选择需要开票的购物车，单击生成开票单号,如下图：选择开票人员，品牌外销订单提交给陈海燕，联发纺织业务部外销订单提交给各部门相应单证员，如下图： 选择出口发票资料，填写时注意选择发票类型，不报关的选择出口商业发票，报关的选择出口专业发票，如下图： 填写完开票资料后，点击保存确认，单证员将根据各跟单员提交的开票通知单开票。9.3 开票过期订单查询在面料订单里面选择开票过期订单查询，如下图：点击查询，可以查询到超过规定时间还未提交的订单，如下图：9.4 开票抬头删除开票抬头系统中有重复或错误的，可以删除，选中发票抬头，右击出现“删除”，点击即可，如下图。十、退货订单 10.1 退货订单的下达与审核首先要按公司退货规定要求进行退货，具体规定请见订单预留期限及退货管理规定，其次跟客户确认当时发货的购物车，要确保是退货跟发货是同一购物车。点击后台管理中“退货订单”，如下图：填写退货原因，如图：若是客户原因，请在选择退货类型时选择“客户退货”，若因面料质量因素，请选择“质量退货”，如下图：选择需要退货的客户，如图：生成退货的单据编号，如图：选择贸易方式，如图选择币种，如图：选择付款方式，如图：在退货订单中填写正确的购物车号（即已发货需退回的购物车号），如图：点击“验证”，出现如下窗口：右击采购清单生成采购栏，如下图：选择开票资料，如图：填写需要退货的采购单号，采购数量（采购数量必须为负），系统会自动生成单价及总金额，如图：点击结算，此时订单已流转至商品部，填写退货申请交销售部经理签字，然后交商品部及仓库审核。11、 订单流失及客户投诉/反馈登记 11.1 订单流失登记双击 面料分销系统-后台管理-客户投诉/反馈，单击 订单流失登记 客户意向性采购数量、采购单号、翻单号、在生产可销售数量、系统显示交期、客户期望交期，根据实际情况来填写全部填写完整后，如果需要重新写，单击 清空，如果确认，单击 添加11.2 客户投诉/反馈登记双击 面料分销系统-后台管理-客户投诉/反馈 1.选择 日期 2.选择对应的客户 3.根据客户投诉填写花号、投诉类型、该客户全年累计最新销售数量、投诉具体描述及处理结果。 填写完整后，单击添加，如需重新填写，单击 清空。