公司行政部部门及岗位职责.doc

行政部部门及岗位职责一、部门使命负责公司行政人事管理工作，行政方面对内做好各部门日常服务及后勤保障工作，对外做好职能部门招待及协调；人事方面做好员工的职业规划、招聘、培训、考核、薪酬、员工关系等模块工作，监督各部门工作计划执行情况，打造公司企业文化。二、 部门职能描述1、综合服务与协调 1）负责服务、协调总经理办公室工作，检查落实总经理室安排的各项工作。并及时反馈总经理室，保证总经理办公室各项工作的正常运作。2）贯彻执行公司各项方针、政策、指令，负责监督、协调、检查各部门的实施情况。3）负责组织、承办公司有关会议，并形成和发布会议纪要。4）负责制订公司的规章制度、工作程序和管理标准;指导、协调各部门工作。5）负责协调、沟通公司内外关系，来信来访和对外宣传，处理公司办公日常事务，树立公司形象。6）负责工作流程通畅，保证每个工作环节责任落实，并有完善的监督机制。有不符合的地方，及时组织相应的部门沟通协调。 7）定期组织进行员工满意度调查，并负责公司公告管理，切实做到下情上传，上情下达。8）完成公司领导临时交办的各项工作。2. 公文处理1）负责公司相关文件的起草、印制和分发，上级和外部来文的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。做好公司行政类文件的审核、编号、立卷、存档工作。 2）负责完成公司领导交办的文件的起草、制文和发文。 3）负责公司内外文件资料的打英复印。3. 档案管理 1）负责公司各部门上交的档案的管理，做好立卷、归档、分类、保管和保密工作; 2）负责公司执照、印章的管理，严格使用程序和手续。4. 人事管理 1）拟制公司组织架构及人员编制，根据公司不同时期的发展状况，对公司的组织架构及人员编制做出调整，报公司领导审批。 2）根据各部门对人力资源的需求，作好员工的招聘、考核、选拔、调配、离职等工作。3）负责制定公司绩效考核办法，组织各部门对公司员工的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策时参考。 4）调查了解具竞争力企业的薪酬水平，制定具有竞争优势的薪酬制度，报经公司批准。5）根据公司员工的培训需求，负责公司年度培训工作及临时性培训工作的组织、协调、实施。6）负责每年底制定下一年员工业余活动方案，报公司审批后，组织开展各类员工业余活动，丰富员工业余文化生活。 7）体现公平、合法为基准，以业绩导向，取优劣汰，赏罚分明为管理宗旨。8）储备公司发展需要人才库，进行前瞻性人力资源计划。9）保障员工能在安全的环境中工作。关心员工的身体及精神健康。整合员工提出的合理的福利待遇，向总经理办公室提议。5. 后勤服务 1）负责员工就餐的卫生管理工作。定期地询问公司员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安全。 2）负责公司的车辆管理，做到车辆整洁，调度合理。 3）负责公司办公用品的购买、登记和发放。 4）负责公司报刊、资料的征订和信函的发送。 5）负责公司安全、卫生的监督、管理工作。 6）负责公司领导和员工的后勤保障工作。 7）负责公司对外接待工作。三、部门内外关系描述1、内部： 人力资源配置、后勤保障支持、工作计划监督1) 行政部 运管中心 考核数据提报 人力资源配置、后勤保障支持、工作计划监督、工程资料查询2) 行政部 成本合约部 考核数据提报 人力资源配置、后勤保障支持、工作计划监督、工程资料查询3、 行政部 开发部各种许可证、政府手续支持 人力资源配置、后勤保障支持、工作计划监督、档案查询4、 行政部 财务部 销售数据提报 人力资源配置、后勤保障支持、工作计划监督、工程资料查询5、 行政部 工程技术部 考核数据提报 人力资源配置、后勤保障支持、工作计划监督、工程资料查询6、 行政部 物业部 考核数据提报2、外部： 相关资料报备、工作协调1） 行政部 政府相关部门 相关部门要求、监督检查（一）行政总监岗位基本信息岗位名称行政总监岗位编号GW-XZ-01所属部门行政部岗位定编1直接上级总经理下属岗位人事主管、车队队长、行政助理、档案管理员、司机、厨师汇报对象总经理职务级别副总/总监级职责概述负责统筹公司的行政和人力资源管理工作，协调好公司内外部的关系，管理直接所属部门的工作。关键绩效指标1、监督指导各部门工作计划开展；2、提高全员绩效水平、提升公司绩效水平。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2参与制订公司年度管理费用总预算和季度预算调整，制定行政人力资源费用年度预算表（总表）。3负责公司人力资源管理工作，包括人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬管理、绩效管理、劳动关系等工作。4负责公司行政管理工作，创造和保持良好的工作环境，工作中遇到的重大事项适时向总经理汇报。5负责对“公司合理化建议与投诉邮箱”的邮件进行统一处理，定期召集各部门主管对公司员工的合理化建议进行评审，并出具评审报告或会议纪要。6接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。7按照会议管理制度，定期组织召开公司周例会以及月度、年度会议，并按照会后形成的会议纪要的要求，对会议决议的执行进行监督、检查、考核。8监督、指导各部门工作计划完成情况，加强跟踪、落实与考核。9指导、监督、检查公司保密工作的执行情况。10负责监督公司员工遵守公司规章制度情况，定期检查，形成常态化管理。11负责公司与外部机构、单位、上级主管部门的外联工作，为公司创造良好的外部经营环境。12负责公司各类印章管理工作，保证公司印章使用的安全性。13负责公司档案室日常管理，完善档案管理流程。14负责公司员工餐厅服务质量的监督管理工作。15完成总经理临时分配的其他工作任务。任职资格要求教育水平本科及以上学历专业管理专业或人力资源相关专业培训经历接受过人力资源管理、行政知识培训经验8年以上本行业或相近行业管理经验知识具有全面的人力资源、行政管理经验技能技巧掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，具有领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位：可晋升岗位：总经理工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差偶尔短期出差（二）人事主管岗位基本信息岗位名称人事主管岗位编号GW-XZ-02所属部门行政部岗位定编2直接上级行政总监下属岗位汇报对象行政总监职务级别主管职责概述按照绩效管理制度的要求，参与公司绩效管理制度、流程、体系、实施标准及管理细则的制定与调整，依据绩效考核流程，负责公司的绩效考核具体实施工作。关键绩效指标1、全员绩效考核执行情况。2、监督各部门工作计划完成情况。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2按照绩效管理制度、薪酬管理制度（修订版）的要求，参与公司绩效管理与薪酬管理制度、流程、体系、实施标准及管理细则的制定与调整，依据绩效考核流程，负责公司的绩效考核具体实施工作。3参与公司计划管理工作，督促各部门编制相关年度、月度计划及周工作计划，按照会议管理制度（修订版）要求，收集汇总各部门工作周报表，并记录、跟踪，做好会议纪要.4在各部门的配合下，建立绩效考核指标库，并根据实际工作内容的变化适时进行调整。5依据员工招聘及转正管理制度（修订版），按照入职、转正及内部调动程序，办理员工入职、转正、岗位异动手续，并做好相关表格存档。6根据员工离职管理制度（修订版）和离职流程的要求，监督离职人员办理离职申请表和离职工作交接表，并做好员工档案更新及减员手续。7依据档案管理制度及人事档案管理流程及时填写公司在职人员档案表，并及时更新。8按时完成员工劳动合同的签订。9依据考勤管理制度整理德睿东方商业管理有限公司考勤。10按照培训计划，做好培训通知下达、培训场地布置、培训效果反馈等工作。11完成公司临时分配的其他工作任务。任职资格要求教育水平本科及以上学历专业人力资源管理等相关专业培训经历人力资源管理师相关培训经验3年以上绩效岗位工作经验，其中1年以上绩效主管工作经验（房地产公司绩效经验优先）知识1、熟悉人力资源六大模块各项内容2、熟悉各种绩效考核方法，组织完成过可行的绩效考核激励管理方案3、熟练使用各种绩效管理工具技能技巧熟练使用绩效管理工具及Excel公式，对数据敏感，熟练掌握office办公软件，具备基本的网络知识，逻辑思维清晰，保密意识强，有良好的沟通、组织、协调和执行能力，具备团队合作意识。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位：可晋升岗位：行政总监工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差偶尔短期出差（三）档案管理员岗位基本信息岗位名称档案管理员岗位编号GW-XZ-03所属部门行政部岗位定编1直接上级行政总监下属岗位汇报对象行政总监职务级别 管理专员职责概述在公司领导的统一部署下，负责全公司文书、科技、会计、声像、照片、实物等档案及技术资料的管理工作，并主持档案室的全面工作，在业务上接受上级档案主管部门的指导、监督与检查；协助总经办完成日常行政接待工作等。关键绩效指标1、 档案管理工作完备性；2、 总经办日常工作完备性。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2认真贯彻执行中华人民共和国档案法、企业档案管理暂行规定、城市地产法、城建档案管理规定等和上级指示及与本公司有关的规定，组织制定档案建设规划、年度管理计划、档案经济责任制及考核办法；组织和领导档案人员科学管理各类档案。3组织领导全公司档案的收集、整理、保管、统计及提供利用等工作。4负责业务范围内管理标准的制定、修改、补充和组织贯彻实施。5组织档案的鉴定与销毁工作；负责档案分类及保管期限划分的审定工作。6督促、检查、考核各部门执行贯彻档案归档制度、安全保密等方面的情况。7负责拟定、组织部门内档案工作安排，及时向领导汇报工作开展情况。8严格执行公司档案保管有关规定，经常深入了解各部门的业务工作，积极提供档案材料，为各项工作服务。9负责收集、整理、保管和统计本公司的科技、文书和会计、声像、照片、实物等档案。10负责全部归档文件材料的完整、准确，做到分类清楚、组卷合理。11负责对已超过保管期限的档案材料进行鉴定，并提出存毁意见。12做好档案材料的借阅及利用效果的记录工作。13编制适应科学管理的档案检索工具。14参加设备开箱资料验收。15做好库房安全情况，保持整洁卫生、做好温度记录并及时调整和控制。16按照档案管理的“八防”要求，进行档案室日常管理工作。17负责总经办日常来宾接待工作。18做好总经办日常卫生保洁工作。19负责总经理的办公服务工作。20负责总经办所需物品采配计划。21完成总经理交代的其他工作。22配合各部门完成相关临时工作。任职资格要求教育水平本科及以上学历专业档案学、管理类或相关专业培训经历接受专业培训经验1年以上本行业或相近行业经验知识具有全面的档案管理专业知识技能技巧为加强公司档案管理，提高案卷质量，适应档案管理规范化、现代化的需要，便于档案的保管和利用，熟练掌握文书档案、科技档案、实物档案、照片档案、磁性载体的技术规范。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位：可晋升岗位：行政主管工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差否（四）行政助理岗位基本信息岗位名称行政助理 岗位编号GW-XZ-04所属部门行政部岗位定编1直接上级行政总监下属岗位汇报对象行政总监职务级别 普通员工职责概述协助行政人力资源总监完成部门及公司日常行政事务。关键绩效指标1、公司固定资产管理完备率。2、办公用品、烟酒、会议室管理。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2按照固定资产管理制度、办公用品使用管理规定负责固定资产及办公物资管理，依据办公用品采购领用管理流程，汇总办公用品采购申请表，做好入库及领用记录,同时做好酒水的出入库记录.3负责行政部的日常行政工作，负责来访接待、收发传真、文稿打印发送等工作，按照休假考勤管理制度，依据考勤管理流程，进行考勤登记。汇总本部门加班表、请假条及未打卡说明，做好本部门员工考勤表并且每月监督核对公司各部门人员的指纹记录。4按照公文管理制度负责公司公文发布，各类书籍报刊管理，做好收发文记录表。5按照会议管理制度，依据周例会流程，负责会议的筹备工作.6按照印章管理制度，依据印信使用流程，做好公章及各类印鉴的使用登记。7按照办公区安全卫生管理办法，负责办公环境管理。8按照员工餐厅管理制度，负责餐厅人员管理工作。9协助部门领导做好其他服务性工作。任职资格要求教育水平专科及以上学历专业新闻学，经济类或相关专业培训经历接受过办公软件培训经验1年以上本行业或相近行业经验知识具有全面的办公专业知识技能技巧熟练掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，具有判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位：可晋升岗位：行政主管工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差偶尔短期出差（五）司机队长岗位基本信息岗位名称 司机队长岗位编号GW-XZ-05所属部门行政部岗位定编1直接上级行政总监下属岗位司机汇报对象行政总监职务级别主管职责概述主要负责公司车辆调配及使用维护。关键绩效指标1、车辆行驶安全无事故。2、采取节油降耗措施，降低运行成本。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2根据车辆管理制度负责车队的全面、安全管理；根据需要，协调车队的出车班次；按照上级指示，负责与有关业务单位的沟通联系3根据办公用品采购领用管理制度，按照办公用品采购领用管理流程协助行政助理进行公司办公用品的采购工作及食堂用餐物料采购 4根据公司需要，已审批的用车申请表，按照用车管理流程安排驾驶员每次出车的时间、地点，确保驾驶员安全、准确完成任务5监督驾驶员检查各种证件的有效性，保证出车时驾驶员所有证件齐全，配合主管做好车辆年审，填写完整车辆保险年审一览表6掌握在外出车驾驶员的情况，帮助驾驶员处理突发故障7督促驾驶员遵守交通法规，安全行驶，杜绝事故发生8组织交通法规学习，提高驾驶人员综合素质9对违章、违规驾驶员进行批评教育，并做好登记，及时向上级主管汇报10根据用车管理制度组织做好汽车维修与保养工作，确保汽车性能良好；确认车辆的维修项目、维修费用，及时向上级反馈车辆的有关信息，记录有关事项11核定车辆的油耗，据实统计，填写完整车辆油耗统计表按时向上级汇报；掌握汽车配件、油料管理，积极开展节能降耗，控制车队资金使用，节约开支12完成部门主管及总经理临时分配的其他工作任务。任职资格要求教育水平中专及以上学历经验 5年以上本岗位工作经验知识 具有全面的驾驶知识技能技巧具有判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位： 可晋升岗位：行政主管 工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差偶尔短期出差（六）司机岗位基本信息岗位名称 司机岗位编号GW-XZ-06所属部门行政部岗位定编3直接上级司机队长下属岗位汇报对象司机队长职务级别 普通员工职责概述主要负责公司车辆的安全使用及保养维护。关键绩效指标1、车辆行驶安全无事故。2、采取节油降耗措施，降低运行成本。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车。同时遵守本公司其他相关的规章制度3根据车辆管理制度司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶4出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油5发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应报告车队队长，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销6出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。钥匙及行驶证交给管理人员。不准私自用车7司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全8司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人承担，并给予行政处罚9司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。对于旁人包括公司领导的指令，司机认为不能做到的，可以提出异议，请求变更指令。行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的，应采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警待处理，不得逃离现场。如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后果和责任10车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不要直接制止11公司用车时，要准时出车，不得误点。出车后，按要求作好行车记录，详细记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，并由乘坐人签字确认（如仅有公司外客人乘坐，由安排人员签字确认），次日将行车记录交管理人员审核签章。每月末按乘坐人或部门统计当月行车里程总数，做好车辆油耗统计，各部门合计数应与当月总行驶里程一致，不一致则由驾驶员承担多余里程。12完成部门主管临时分配的其他工作任务。任职资格要求教育水平中专及以上学历经验 3年以上本岗位工作经验知识 具有全面的驾驶知识技能技巧具有判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位： 可晋升岗位：车队队长工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差偶尔短期出差（七）厨师长岗位基本信息岗位名称 厨师长岗位编号GW-XZ-07所属部门行政部岗位定编1直接上级行政助理下属岗位2汇报对象行政总监职务级别 普通员工职责概述主要负责公司客户用餐招待及员工餐制作。关键绩效指标1、服务满意度。2、成本控制率。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2负责制定原材料需求计划，对购进的原材料质量、数量认真检查验收，严禁腐烂变质和无有效证件的原料入库和进入加工售环节，杜绝食物中毒事故。3根据总经办、行政部安排，做好公司客户等级不同，制作不同标准的食谱。4负责食堂烹调制作，制定员工餐厅食谱，准确把握高、中、低档菜的比例，负责餐厅成本核算工作。5根据餐厅实际和员工口味需求，研究和提高烹饪技术，改善饭菜质量，以适应不同口味就餐者的需求。6根据季节变化，适时积极组织新品种的开发。不断调剂品种，做到品种丰富、新颖。7完成部门主管临时分配的其他工作任务。任职资格要求教育水平中专及以上学历经验 5年以上本岗位工作经验知识 具有全面烹饪及餐食管理经验技能技巧 具有判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位： 可晋升岗位：工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差不出差（八）厨师岗位基本信息岗位名称 厨师岗位编号GW-XZ-08所属部门行政部岗位定编2直接上级厨师长下属岗位-汇报对象行政助理职务级别 普通员工职责概述主要负责协助厨师长做好公司客户用餐招待及员工餐服务工作。关键绩效指标1、服务满意度。2、成本控制率。具体职责序号职责内容1严格遵守公司基本规章制度汇编 ，无违犯记录。2负责协助厨师长对购进的原材料质量、数量认真检查验收，严禁腐烂变质和无有效证件的原料入库和进入加工售环节，杜绝食物中毒事故。3搞好饮食卫生，定期检查食堂仓库物品质量，防止食物中毒。4协助厨师长做好食堂工作，参与每周菜谱的制定。5保证员工能按时开饭。6做好客户招待餐厅、员工餐厅卫生清洁工作。7做好餐具的清洗、整理、消毒等工作。8严格按操作规程使用机械炊具，避免伤亡事故发生。9完成部门主管临时分配的其他工作任务。任职资格要求教育水平中专及以上学历经验 1年以上本岗位工作经验知识 具有一定的烹饪经验技能技巧 具有人际能力、沟通能力、计划与执行能力、客户服务能力。职业发展通道工资晋级薪资适用等级： 级 至 级职位晋升可轮换岗位： 可晋升岗位：厨师长工作环境工作地点济南环境条件办公室是否出差不出差