Excel使用技巧教程大全巧.ppt

Excel使用技巧教程大全巧 1 快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签 在弹出的菜单中选择 选定全部工作表 命令即可 第6章Excel2003数据处理软件 2 快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左 反向 拖动选定单元格区域的填充柄时 没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键 则将删除选定区域中的部分或全部数据 即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域 在释放了鼠标右键后其内容将被删除 第6章Excel2003数据处理软件 3 给单元格重新命名 Excel给每个单元格都有一个默认的名字 其命名规则是列标加横标 例如D3表示第四列 第三行的单元格 如果要将某单元格重新命名 可以采用下面两种方法 1 只要用鼠标单击某单元格 在表的左上角就会看到它当前的名字 再用鼠标选中名字 就可以输入一个新的名字了 2 选中要命名的单元格 单击 插入 名称 定义 命令 显示 定义名称 对话框 在 在当前工作簿中的名称 框里输入名字 单击 确定 按钮即可 注意 在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字 它最多可包含255个字符 可以包含大 小写字符 但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同 第6章Excel2003数据处理软件 4 在Excel中选择整个单元格范围 在Excel中 如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围 按下 Ctrl Shift 注意 该命令将选择整个列和列标题 而不是该列表周围的空白单元格 你将得到所需的单元格 这一技巧不同于全选命令 全选命令将选择工作表中的全部单元格 包括那些你不打算使用的单元格 第6章Excel2003数据处理软件 5 快速移动 复制单元格 先选定单元格 然后移动鼠标指针到单元格边框上 按下鼠标左键并拖动到新位置 然后释放按键即可移动 若要复制单元格 则在释放鼠标之前按下Ctrl即可 第6章Excel2003数据处理软件 6 快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时 按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序 方法为 选定单元格 按下Shift键 移动鼠标指针至单元格边缘 直至出现拖放指针箭头 然后进行拖放操作 上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平 工 状标志 左右拖拉时会变成垂直 工 状标志 释放鼠标按钮完成操作后 单元格间的次序即发生了变化 第6章Excel2003数据处理软件 7 彻底清除单元格内容 先选定单元格 然后按Delete键 这时仅删除了单元格内容 它的格式和批注还保留着 要彻底清除单元格 可用以下方法 选定想要清除的单元格或单元格范围 单击 编辑 清除 命令 这时显示 清除 菜单 选择 全部 命令即可 当然你也可以选择删除 格式 内容 或 批注 中的任一个 第6章Excel2003数据处理软件 8 选择单元格选择一个单元格 将鼠标指向它单击鼠标左键即可 选择一个单元格区域 可选中左上角的单元格 然后按住鼠标左键向右拖曳 直到需要的位置松开鼠标左键即可 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域 在选择一个单元格区域后 可按住Ctrl键 然后再选另一个区域即可 若要选择整行或整列 只需单击行号或列标 这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮 即可选定整个工作表 第6章Excel2003数据处理软件 9 为工作表命名 为了便于记忆和查找 可以将Excel的sheet1 sheet2 sheet3工作命名为容易记忆的名字 有两种方法 1 选择要改名的工作表 单击 格式 工作表 重命名 命令 这时工作表的标签上名字将被反白显示 然后在标签上输入新的表名即可 2 双击当前工作表下部的名称 如 Sheet1 再输入新的名称 第6章Excel2003数据处理软件 10 快速切换工作簿对于少量的工作簿切换 单击工作簿所在窗口即可 要对多个窗口下的多个工作簿进行切换 可以使用 窗口 菜单 窗口 菜单的底部列出了已打开工作簿的名字 要直接切换到一个工作簿 可以从 窗口 菜单选择它的名字 窗口 菜单最多能列出9个工作簿 若多于9个 窗口 菜单则包含一个名为 其他窗口 的命令 选用该命令 则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框 只需单击其中需要的名字即可 第6章Excel2003数据处理软件 11 快速查找在执行查找操作之前 可以将查找区域确定在某个单元格区域 整个工作表 可选定此工作表内的任意一个单元格 或者工作簿里的多个工作表范围内 在输入查找内容时 可以使用问号 和星号 作为通配符 以方便查找操作 问号 代表一个字符 星号 代表一个或多个字符 需要注意的问题是 既然问号 和星号 作为通配符使用 那么如何查找问号 和星号 呢 只要在这两个字符前加上波浪号 就可以了 Go 第6章Excel2003数据处理软件 12 修改默认文件保存路径 启动Excel2003 单击 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 在 常规 标签中 将 默认文件位置 方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径 以后新建Excel工作簿 进行 保存 操作时 系统打开 另存为 对话框后直接定位到你指定的文件夹中 第6章Excel2003数据处理软件 13 在多个Excel工作簿间快速切换 按下 Ctrl Tab 可在打开的工作簿间切换 第6章Excel2003数据处理软件 14 根据条件选择单元格 单击 编辑 定位 命令 在打开的 定位 对话框中单击 定位条件 按钮 根据你要选中区域的类型 在 定位条件 对话框中选择需要选中的单元格类型 例如 常量 公式 等 此时还可以复选 数字 文本 等项目 单击 确定 按钮后符合条件的所有单元格将被选中 第6章Excel2003数据处理软件 15 复制或移动单元格 把单元格从一个位置复制或移到另一个位置 其方法为 选择源单元格 单击 编辑 菜单中的 剪切 或 复制 命令 选定目标单元格 从 编辑 菜单中选择 粘贴 命令 则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了 第6章Excel2003数据处理软件 16 完全删除Excel中的单元格 想将某单元格 包括该单元格的格式和注释 从工作表中完全删除吗 只要选择需要删除的单元格 然后按下 Ctrl 减号 在弹出的对话框中选择单元格移动的方式 周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间 第6章Excel2003数据处理软件 17 快速删除空行 有时为了删除Excel工作簿中的空行 你可能会将空行一一找出然后删除 这样做非常不方便 你可以利用自动筛选功能来实现 方法是 先在表中插入新的一行 全空 然后选择表中所有的行 单击 数据 筛选 自动筛选 命令 在每一列的顶部 从下拉列表中选择 空白 在所有数据都被选中的情况下 单击 编辑 删除行 然后按 确定 所有的空行将被删去 注意 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 第6章Excel2003数据处理软件 18 回车键的粘贴功能 回车键也有粘贴功能 当复制的区域还有闪动的复制边框标记时 虚线框 按下回车键可以实现粘贴功能 注意 不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换 此时你应该使用Tab键或方向键进行单元格切换 第6章Excel2003数据处理软件 19 快速关闭多个文件 按住Shift键 打开 文件 菜单 单击 全部关闭 命令 可将当前打开的所有文件快速关闭 第6章Excel2003数据处理软件 20 选定多个工作表 若选择一组相邻的工作表 可先选第一个表 按住Shift键 再单击最后一个表的标签 若选不相邻的工作表 要按住Ctrl键 依次单击要选择的每个表的标签 若要选定工作簿中全部的工作表 可从表标签快捷菜单中选择 选定全部工作表 命令 第6章Excel2003数据处理软件 21 工作表的删除 单击 编辑 删除工作表 命令 然后单击 确定 按钮 则这个表将从工作簿中永久删除 注意 删除工作表 命令是不能还原的 删除的工作表将不能被恢复 第6章Excel2003数据处理软件 22 快速选择单元格 在选择单元格 行 列 时 同时按住Shift键可以选中连续的单元格 行 列 在选择单元格 行 列 时 同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格 行 列 第6章Excel2003数据处理软件 23 快速选定Excel区域 微软Office技巧大赛获奖作品 在Excel中 要想在工作簿中快速选定某块区域 只需单击想选定的区域的左上角单元格 同时按住Shift键不放 再单击想选定的区域的右下角单元格即可 另外 按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域 事实上选定区域和顺序无关 只需首先选定矩形区域的一个角的单元格 在按下Shift的同时单击对角单元格 第6章Excel2003数据处理软件 24 备份工件簿 单击 文件 保存 命令 打开 另存为 对话框 按右上角的 工具 旁的下拉按钮 单击 常规选项 在随后弹出的对话框中 选中 生成备份 选项 单击 确定 按钮保存 以后修改该工作簿后再保存 系统会自动生成一份备份工作簿 且能直接打开使用 第6章Excel2003数据处理软件 25 每次选定同一单元格 有时 为了测试某个公式 需要在某个单元格内反复输入多个测试值 但每次输入一个值后按下Enter键查看结果 活动单元格就会默认移到下一个单元格上 必须用鼠标或移箭头重新选定原单元格 极不方便 如果你按 Ctrl Enter 组合键 则问题会立刻迎刃而解 既能查看结果 当前单元格也仍为活动单元格 第6章Excel2003数据处理软件 26 绘制斜线表头 一般情况下在Excel中制作表头 都把表格的第一行作为表头 然后输入文字 不过 这样的表头比较简单 更谈不上斜线表头了 能不能在Excel中可以实现斜线表头 下面就是具体的方法 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大 所以首先将表格中第一个单元大小调整好 然后单击选中单元格 单击 格式 单元格 命令 弹出 单元格格式 窗口 选择 对齐 标签 将垂直对齐的方式选择为 靠上 将 文本控制 下面的 自动换行 复选框选中 再选择 边框 标签 按下 外边框 按钮 使表头外框有线 接着再按下面的 斜线 按钮 为此单元格添加一格对角线 设置好后 单击 确定 按钮 这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线 现在双击第一单元格 进入编辑状态 并输入文字 如 项目 月份 接着将光标放在 项 字前面 连续按空格键 使这4个字向后移动 因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为 自动换行 所以当 月份 两字超过单元格时 将自动换到下一行 现在单击表格中任何一处 退出第一单元格看看 一个漂亮的斜线表头就完成了 第6章Excel2003数据处理软件 27 绘制斜线单元格 利用Excel 边框 选项卡的两个斜线按钮 可以在单元格中画左 右斜线 如果想在单元格中画多条斜线 就必须利用 绘图 工具 方法是 打开Excel的 绘图 工具 单击 直线 按钮 待光标变成小十字后拖动光标 即可画出需要的多条斜线 只要画法正确 斜线可随单元格自动伸长或缩短 至于斜线单元格的其他表格线 仍然按上面介绍的方法添加 当然 斜线单元格的数据输入要麻烦一些 通常的做法是让数据在单元格内换行 按 Alt 回车键 再添加空格即可将数据放到合适位置 第6章Excel2003数据处理软件 28 禁止复制隐藏行或列中的数据 如果你复制了包含隐藏列 或行 的一个数据区域 然后把它粘贴到一个新的工作表 那么Excel把隐藏列也粘贴过来了 要想避免这种情况 可以选取你要复制的数据区域 然后选择 编辑 定位 命令 单击 定位条件 按钮 出现 定位条件 对话框 选中 可见单元格 选项 再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果 第6章Excel2003数据处理软件 29 在一个单元格内输入多个值 我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值 以查看引用此单元格的其他单元格的效果 但每次输入一个值后按回车键 活动单元格均默认下移一个单元格 非常不便 其实可以采用以下方法 单击鼠标选定单元格 然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格 此时 单元格周围将出现实线框 再输入数据 敲回车键就不会移动了 第6章Excel2003数据处理软件 30 增加工作簿的页数 单击 插入 工作表 命令 即可在底部看到一个新名称的工作表 一个工作簿最多可以有255张工作表 第6章Excel2003数据处理软件 31 奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出 那就是F4键 作为 重复 键 F4键可以重复前一次操作 在很多情况下起作用 比如在工作表内加入或删除一行 然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行 根本不需要使用菜单 提示 假如A2存放身份证号 提取年份的做法 RIGHT LEFT A2 10 4 第6章Excel2003数据处理软件 32 快速换行 我们在使用Excel制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况 如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格 而不是换行 有一个简便实用的操作方法可以实现换行 在选定单元格输入第一行内容后 在换行处按 Alt 回车键 即可输入第二行内容 再按 Alt 回车键 输入第三行以此类推 第6章Excel2003数据处理软件 33 巧变文本为数字 工作中 发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的 数字默认是右对齐 而文本是左对齐的 即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事 有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字 在空白的单元格中填人数字1 然后选中这个单元格 执行 复制 命令 然后再选中所要转换的范围 选择 选择性粘贴 中的 乘 你就会发现它们都变为数字了 第6章Excel2003数据处理软件 34 在单元格中输入0值 一般情况下 在Excel表格中输入诸如 05 4 00 之类数字后 只要光标一移出该单元格 格中数字就会自动变成 5 4 Excel默认的这种做法让人使用非常不便 我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况 先选定要输入诸如 05 4 00 之类数字的单元格 鼠标右键单击 在弹出的快捷菜单中单击 设置单元格格式 在接着出现的界面中选 数字 标签页 在列表框中选择 文本 单击 确定 这样 在这些单元格中 我们就可以输入诸如 05 4 00 之类的数字了 第6章Excel2003数据处理软件 35 输入数字 文字 日期或时间 单击需要输入数据的单元格 键入数据并按Enter或Tab键即可 如果是时间 用斜杠或减号分隔日期的年 月 日部分 例如 可以键入9 5 96或Jun 96 如果按12小时制输入时间 请在时间数字后空一格 并键入字母a 上午 或p 下午 例如 9 00p 否则 如果只输入时间数字 Excel将按AM 上午 处理 第6章Excel2003数据处理软件 36 巧妙输入位数较多的数字 大家知道 如果向Excel中输入位数比较多的数值 如身份证号码 则系统会将其转为科学计数的格式 与我们的输入原意不相符 解决的方法是将该单元格中的数值设置成 文本 格式 如果用命令的方法直接去设置 也可以实现 但操作很慢 其实我们在输入这些数值时 只要在数值的前面加上一个小 就可以了 注意 必须是在英文状态下输入 第6章Excel2003数据处理软件 37 插入 首先选择要插入 的单元格 在字体下拉列表中选择 Marlett 字体 输入a或b 即在单元格中插入了 第6章Excel2003数据处理软件 38 按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐 1 选中位数少的单元格 根据需要单击格式工具栏上的 增加小数位数 按钮多次 将不足位数补以0 2 选中位数少的单元格 右键单击选择 设置单元格格式 命令 在弹出的窗口中单击 数字 标签 选中 数值 在右面的 小数位数 中输入需要的 程序就会自动以0补足位数 同样 对于位数多的单元格 如果设置了较少的小数位数 程序会自动去掉后面的数字 第6章Excel2003数据处理软件 39 在Excel中快速插入Word表格 1 打开Word表格所在的文件 2 打开要处理Word表格的Excel文件 并调整好两窗口的位置 以便看见表格和要插入表格的区域 3 选中Word中的表格 4 按住鼠标左键 将表格拖到Excel窗口中 松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可 第6章Excel2003数据处理软件 40 设置单元格字体选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本 单击 格式 单元格 命令 在 字体 框中 单击所需字体 在 字号 框中 单击所需的字体大小即可 另外 如果某一单元格中的少量数据不可见 那么可减小这些数据字体的大小 而不用调整列的宽度 以显示单元格中所有数据 第6章Excel2003数据处理软件 40 在一个单元格中显示多行文字 选定要设置格式的单元格 单击 格式 单元格 命令 在打开的单元格格式对话框中选中 对齐 选项卡下的 自动换行 复选框 即可 第6章Excel2003数据处理软件 41 设置单元格边框 选择要添加边框的所有单元格 单击 格式 单元格 命令 选择 边框 选项卡 然后在 样式 中选中所需的线型样式 同时可以在 颜色 中指定不同的颜色 再单击 外边框 按钮 最后单击 确定 按钮即可 要设置含有旋转文本的选定单元格的样式 单击 格式 单元格 命令 选择 边框 选项卡 然后使用 预置 下的 外边框 和 内部 按钮 边框应用于单元格的边界 它会和文本旋转同样的角度 第6章Excel2003数据处理软件 43 设置单元格文本对齐方式 选择要设置文本对齐的单元格 单击 格式 单元格 命令 单击 对齐 标签 然后根据需要设置文本对齐方式即可 第6章Excel2003数据处理软件 44 恢复隐藏列 通常 选择隐藏列两边列上的单元格 然后选择 格式 列 取消隐藏 菜单项可以恢复隐藏的列 其实恢复隐藏列还有一种快捷方法 将鼠标指针放置在列标的分割线上 例如 若隐藏B列 则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上 轻轻地向右移动鼠标指针 直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠 此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列 第6章Excel2003数据处理软件 45 快速隐藏 显示选中单元格所在行和列 在Excel中隐藏行或列 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成 对于分散的单元格区域 可以这样快速隐藏 快速隐藏选中单元格所在行 Ctrl 9 快速隐藏选中单元格所在列 Ctrl 0 取消行隐藏 Ctrl Shift 9 取消行隐藏 Ctrl Shift 0 第6章Excel2003数据处理软件 46 用下拉列表快速输入数据 如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律 如学历 小学 初中 高中 中专 大专 本科 硕士 博士 职称 技术员 助理工程师 工程师 高级工程师 等 你希望减少手工录入的工作量 这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入 具体方法为 选取需要设置下拉列表的单元格区域 单击 数据 有效性 命令 从 数据有效性 对话框中选择 设置 选项卡 在 允许 下拉列表中选择 序列 在 来源 框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列 如 技术员 助理工程师 工程师 高级工程师 并确保复选框 提供下拉箭头 被选中 单击 确定 按钮即可 这样在输入数据的时候 就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据 从而加快了输入速度 第6章Excel2003数据处理软件 47 设置单元格背景色 选择要设置背景色的单元格 单击 格式 单元格 命令 然后单击 图案 选项卡 要设置带有图案的背景色 请在 颜色 框中单击选中一种颜色 然后单击 图案 下拉菜单 选择所需的图案样式和颜色即可 第6章Excel2003数据处理软件 48 在Excel中快速计算一个人的年龄 Excel中的DATEDIF 函数可以计算两单元格之间的年 月或日数 因此 这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了 在一个空白工作表中的A1单元里输入生日 用斜线分隔年 月和日 在A2单元中输入type DATEDIF A1 TODAY y 然后按Enter 这个人的年龄 以年表示 将被显示在A2单元中 Go