《有效时间管理》PPT课件.ppt

自我管理 有效时间管理 2 许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张 我来来往往 我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场 3 确定事件 你的时间流向到哪里去了 4 确定事件 突发事件 5 确定事件 突发事件 琐碎事件 6 确定事件 突发事件 琐碎事件 浪费 7 学习目标 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间学会制定SMART的工作目标掌握制定有效工作计划的方法和过程 8 学习内容 时间管理上的误区 时间管理基本原则 时间管理的概念 9 案例分析 假设今天是星期一的晚上 你要计划未来的五天的日程 面前是这五天要做的事情 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生 2 星期六是一个好朋友的生日 你还没有买礼物和生日卡 3 你有好几个星期没有回家 也没有打电话或写信 4 有一份夜间兼职不错 但你必须在星期二或星期三去面试 19点以前 估计要花1小时 5 明晚8点有个1小时电视节目 与你的工作有密切的联系 6 明晚有一场演唱会 7 你在图书馆借的书明天到期 8 外地一个朋友邀请你去玩 你需要整理行李 9 你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10 明天下午2点到4点有一个会议 11 你欠某人200元钱 他明天也要参加那个会议 12 你明天早上9点到11点要听一场讲座 13 你的上级留下一张便条 要你尽快与他见面 10 14 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗 15 你想好好洗个澡 16 你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会 预计1个小时 17 你身上只有5元钱 需要取钱 18 大家明天晚上聚餐 19 你错过了星期一的例会 要在下星期一之前复印一份会议记录 20 这个星期有些材料没整理完 要在下星期一之前整理好 约需2小时 21 你收到一个朋友的信一个月了 没有回信 也没有打电话 22 星期天早上要做一次简报 预计准备简报要花15个小时 而且只能业余时间 23 你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐 但家里什么吃的也没有 24 下个星期二 你要参加一次业务考试 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级 按优先级把它们重新排序 然后根据这些事件 制定一个周末的时间安排表 11 分析 在这些项目中 有些是相互冲突的 有些是富有弹性的 如何制定一份合理实用的计划表呢 在制定时间表以前请 1 把要做的事情全部看一便 2 确定每件事情的重要等级 3 根据重要程度把把事情重新排序 12 一 时间管理的概念 任何有效的时间管理系统均包括以下五个步骤 1 明确你的价值观2 确定你的目标3 对你的目标按优先级排序4 明确你的任务5 对你的任务按优先级排序价值观是我们想和做的基本原则 是进行时间安排的最基本因素 13 案例中的事件可分为的类别 健康 看牙医 洗澡等等家庭 给家里打电话等等友谊 买礼物 回信 参加聚会 拜访朋友 等等爱情 准备烛光晚餐等等工作 简报 电视节目 整理资料 考试 等等金钱 夜间兼职的面试 等等兴趣 看演唱会 等等目标是我们的需求和愿望 我们想得到什么 它们直接源于我们的价值观 14 小案例 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 15 什么是 时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 时间管理的对象不是 时间 是指面对时间而进行的 自管理者的管理 16 银行拨款 案例分析 人生宝鉴 公布了一个很有意思的调查数据 一个人活到72岁 他的一生是这样度过的 睡觉 21年工作 14年个人卫生 7年吃饭 6年旅行 6年排队 6年学习 4年开会 3年打电话 2年找东西 1年其它 3年以上是个平均数 通过这些数据可以看到许多问题 想到许多问题 该在哪儿节省 该在哪儿下功夫 17 时间管理三要素 管理时间管理个人管理团队 18 管理时间的三大任务 设立目标制定计划区分轻重缓急 19 二 时间管理的误区 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人 反正时间还早 拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲 20 1 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 没时间做计划工作是程序化 规律化 根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚 船到桥头自然直 21 2 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 22 3 反正时间还早 拖延 帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间 如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动 你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间 23 4 不速之客 没有预约的客人 无端的申诉 往往会使你难以专心致志的工作 24 5 会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气 逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复 25 6 文件满桌病 安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好 26 7 事必躬亲 担心部属做错安全感不愿放弃得心应手的工作找不到可授权的下属 27 时间大盗有 打扰 电话或没有预约 重要性次序无所调整没有目标 次序和计划叫人同一时间完成多项工作却不懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力 28 走出误区 1 积极2 通盘考虑3 按顺序做事4 提前准备 29 三 时间管理误区的解决方法 要事第一以最终的结果来开始行动 以终为始 学会说 NO 如何对付不速之客如何减少冗长会议办公桌上的 5S 运动 30 1 要事第一 二八 定律ABC法则办事的优先次序 31 2 以终为始 是必须要做的吗 不完成会怎样 是自己想要的吗 和目标直接相关吗 回报及收益高吗 32 3 学会说 NO 1 耐心倾听2 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重 4 表情应和颜悦色5 态度坚定6 指出拒绝的理由7 拒绝的是请托而不是他8 如有可能为他提供其他可行途径9 切忌透过第三者来拒绝 33 4 如何对付不速之客 1 不要采行无条件的 门户开放政策 2 授权秘书对约会事宜作初步之安排3 授权秘书甄别并拦截来客 4 规定接见部属之时间 5 在办公室外接见外界不速之客 6 站立会客 7 让秘书控制会谈时间 8 限时面谈 9 宁可提早上班 但不要延迟下班 10 定期与部属会面 34 5 如何减少冗长会议 会议前会议中会议后 35 6 办公桌上的 5S 运动 整理废纸篓的作用文件存档系统 各就各位 的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养 36 四 时间管理的原则 原则一 明确目标原则二 有计划 有组织地进行工作原则三 分清工作的轻重缓急原则四 合理地分配时间原则之五 与别人的时间取得协作原则之六 制定规则 遵守纪律 37 四 时间管理的原则 原则一 明确目标如何制定目标具体的可衡量的达到的相关的基于时间的 38 四 时间管理的原则 原则二 有计划 有组织地进行工作所谓有计划 有组织地进行工作 就是把目标正确地分解成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果 通常会体现在以下五个方面 1 将有联系的工作进行分类整理 2 将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列 3 按排列顺序进行处理 4 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间 5 由于工作能够有计划地进行 自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行 各哪些是可以同时进行的工作 39 四 时间管理的原则 原则三 分清工作的轻重缓急把每天要做的事列一份清单确定优先顺序 从最重要的事情做起每天都这么做 世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲优先矩阵 40 五 时间管理技巧 优先矩阵紧急任务指 如果不能按期完成 它对你或别人的价值会减少甚至消失 重要任务指 如果它成功地完成 你或别人将取得很大的收益 带来的收益越高 这项任务的重要程度越高 41 重要 非紧急 重要 紧急 重要 紧急 非重要 非紧急 非重要 紧急 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 哥德 42 优先矩阵分类表 43 偏重各类事务的结果 44 重要 非紧急 重要 紧急 重要 紧急 非重要 非紧急 非重要 紧急 尽量避免 扩大 尽量减少 事情 多投资时间在 尽量避免 事情 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 哥德 45 准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实 投资你的第二象限 46 优先级排序 第二种分类发展任务指 如果成功完成此项任务 你现在的情况会得到改善 例如 你搬进一套更好的住房 维持任务指 完成这些任务可维持你现在的情况 例如 你每个月缴纳房租和水电费 47 你的角色应是平衡的 个人丈夫 妻子 父亲 母亲 网络安全工程师软件工程师网页设计师 有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的 有任何角色是自己感到不舒服的 有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的 48 高效能组织 非紧急紧急 重要不重要 I 20 25 65 80 15 1 49 四代时间管理理论 第一代时间管理 备忘录型第二代时间管理 事先规划安排行程第三代时间管理 规划 定优先顺序 操之在我第四代时间管理 以原则为中心 以良知为导向 创造高品质生活 50 四代时间管理的着眼点 第一代 易有成就感 但没有 优先 观念第二代 能未雨绸缪 但也不分轻重缓急第三代 有目标追求 但一 三类事务耗时较多第四代 承认人比事重要 我比别人重要 针对个人独有的使命 帮助个人平衡发展生活中的不同角色 并且全盘规划日常生活 着重第二类事务的完成 51 时间管理学的演变 第一代 第二代 第三代 第四代 优点 重要事情发生时应变能力强 有顺应时势的变通能力 人际关系较佳时间安排不会太紧凑或太复杂 会逐步完成待办事项缺点 没有严格的组织架构 因忽略组织规划而疲于应付 最重要的事就是眼前的事 优点 准时赴约做答应做的事通过制定目标与规划 能完成较多事因事先准备充分 会议或行事较能发挥实效缺点 实现更多目标 却未必满足真正的需求最重要的事就是时间表上的事 优点 能将价值观化为目标与行动能发挥短 中 长期目标的效果效率提高 时间与自我更具管理技巧缺点 价值观未必符合自然法则最重要的事因急迫性与价值观而定 优点 集前三代时间管理学于大成的时间管理理论 侧重于先做重要的事 而非急迫的事讲求多方面平衡改变思想而非改变行为 52 如何处理高价值活动 让高价值活动充实每一天 剩余的时间再用于做琐碎的小事 坚持重点 排除外界干扰 头脑中始终有最终的结果 设定最后期限 合理安排事情的进展 将大项目分解 逐步完成 高效运用自己的黄金时段奖励自己 始终保持积极进取的态度 53 如何处理低价值的活动 授权或分派出这些活动 节约自己的时间 降低自己的标准 不要追求完美 学会放弃既没有价值 又浪费时间的事 将它们汇总 集中时间处理 做正确的事比正确的做事更重要 54 时间管理通则 把每天要做的事列一份清单确定优先顺序 从最重要的事情做起每天都这么做 55 看看你的工作日志 然后问自己 几点开始目标 能不能早点开始 有没有任何让你分心 以致无法完成目标的事情 能不能早点开始 你完全不受干扰的最长时段有多久 不要把午饭也放进去 你最有效率和最没有效率是什么时候 你将当天的主要目标完成到什么程度 你会照着优先次序的书面计划做事吗 你在适当的时间做适当的事吗 你在怎么处理不应该做的事 可不可以授权 手边的工作要如何做得更有成效 更为简化 并减少细节 你花的时间与你的优先次序是否相称 56 以行动配合计划 将目标写下来 是什么目标 要达致什么的成果行动 要做些什么次序 哪些应该先做 哪些为后 订下完成日期及排列优先次序时间估计 每项的行动需要多长时间 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情时间表 甚么时候处理甚么事项 57 订立计划以掌握时间 运用企划的概念 拟定计划 订好长期目标 以及的短期目标 根据目标的轻重 安排优先次序 搞清楚个人活力周期表 再根据最有效的工作时间 勾勒出 理想工作时间表 以目标 优先次序 理想工作时间表表示这三块积木为基础 想好一天的计划 58 你属于哪种行为模式 狮子型 考拉型 紧迫感喜竞争走路 动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心 放松作决定需要一定时间走路 动作较缓若有所思乐于倾听耐心 59 要管理好自己吗 抛弃恶习 引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒 60 管理好书桌才能管理好时间 61 1 办公桌 打孔文件夹强力文件夹双页文件夹插袋文件夹插边文件夹公文袋文件架文件筐 笔盒笔筒便签纸告示贴空名片盒 请说出它们的用途 62 废纸篓 计算机 日历 文件架 电话 文具盒 便签纸 文件筐 计算机 文具盒 电话 文件架 文件筐 便签纸 日历 常用电话 周计划 周计划 常用电话 剪刀 尺子 计算器 曲别针等 名片夹 工作台 储藏地 想一想 你每年 每周 每日都要用什么东西 容易取得去除造成分心的因素 63 建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁 只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉 64 活动 文件的处理 信息 资料存档 待送出文件 待办文件 备忘档案夹 分级处理 ABC 65 文件处理原则 每次只处理一份文件 一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量 集中处理邮件 电话 信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面 归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件 66 时间没有具体确定的待处理事项时间已具体确定的事件电话 记录等信息 每日计划表 客户访谈 整理资料2 设计调查表格1 部门例会 整理资料 客户访谈 部门例会 设计调查表格 67 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面 电话 时间表 笔记本 日历 笔座 将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 68 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃利用文件夹来将不同的文件归档 改善工作环境 69 2 归档 所有的文件和书信应只分成三类 马上处理只作参考归档 70 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 DONOW一些你需要这个星期完成的工作 FILE一些你需要归档的文件 FILE有空才阅读的书本 READ需要传阅的文件 PASSON一些文件需要等待资料完成 PROGRESS 71 3 如何处理电话 电邮 如果找不道要通话的对方 切记要留言 并说明事情的严重性 以确保对方回电打电话之前 要把事情重点写下来要谈比较复杂的事情 可以先将文件传真给对方先看 减少详细解释的时间备有有关文件自设时限 72 4 处理会议 每次召开任何会议前 必须要紧记以下几点 我是否一定要出席这个会议会议之前应派发议程说明开会的目的如果你是主席 你应鼓励发言和要求言之有物 要避免发言同事偏离主题最好设定一个时限 以方便各人安排工作 73 5 授权 授权的定义和原因委派授权是一个向下级分配工作的过程 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关委派授权可以帮助你节约时间的有力武器委派授权可以增强一个经理的聪明才智 74 知识 做什么 为何做 习惯的建立 知识 做什么 为何做 意愿 想要去做 技能 怎么做 习惯 75 总结 希望你能够 看到自己的问题在那里要改变生活的习惯和工作方式订立目标 策略 行动去应付每一个挑战在自己所能控制的情况下 把握每分钟在不能完全自己控制的情况下 把负面的影响减到最低 76 有个老木匠准备退休 他告诉老板 老板舍不得他走 问他能否帮忙再建一座房子 老木匠说可以 但是大家后来都看的出来 他的心已不在工作上 他用的是软料 出的是粗活 房子建好的时候 老板把钥匙递给他 这是你的房子 我送给你的礼物 老木匠震惊得目瞪口呆 羞愧得无地自容 如果他早知道是在给自己建房子 他怎么会这样呢 现在他得住在一所粗制滥造的房子里 我们又何尝不是这样呢 我们漫不经心地 建造 自己的生活 不是积极行动 而是消极应付 凡事不肯精益求精 在关键时刻不能尽最大努力 等我们惊觉自己的处境 早已深困在自己建造的 房子 里了 把你自己当成那个木匠吧 想想你的房子 每天你敲进去一颗钉 加上去一块板 或者竖起一面墙 用你的智慧好好建造吧 你的生活是你一生唯一的创造 不能抹平重建 即使只有一天可活 那一天也要活得优美 可贵 墙上的铭牌上写着 生活是自己创造的 建造自己的房子 77 早晨离开家时从容自在微笑着开始新的一天的工作 学习享受悠闲的午餐时间充满信心地应对新挑战下班时准时离开公司 学校 并对当天的成就感到满意回家与家人朋友相处保持健康的身体 理想的体重暂停一下 深呼吸 集中思绪 补充精神 活在真实的时间里