公文基础写作(2010年12月).ppt

公文基础写作 金华市人民警察培训学校陈丹菊521506 教学内容 分三部分 第一部分公文及其写作基本格式第二部分如何正确领会领导意图第三部分拟稿要领及工作总结撰写技巧要点 第一部分公文及其写作基本格式 一 公文 与 文书 文件 相互关系二 法定公文及其种类三 公文写作基本格式四 公文标题结构和拟写要求 一 公文 与 文书 文件 相互关系 1 公文是党政机关 人民团体 企事业单位办理各种公务时使用的书面文字工具 私人文书不是公文 公文准备阶段的基础材料不是公文 2 文书是各种社会组织和个人在社会活动中为了处理各种公私事务而采用文字的方式在一定载体上形成并使用的具有规范体式的信息记录 公务文书 即广义公文 私务文书 个人 家庭和宗族处理自身内部事务过程中形成并使用的私务文书 3 文件特指公文中格式完备 现行效用很强的 比较重要的文字材料 来自于上级机关 代表着上级发文机关的权限 具有很强的权威性和效力的版头文件 红头 文件 版头文件 红头 文件 来自于上级机关 不带有红色版头 一般带有密级 并标有份数序号 主要用于印发领导同志讲话的内部文件材料的无版头 平头 文件 无版头 平头 文件 4 公文 和 文书 文件 之间的相互关系 从内涵来看 三者具有同一性 三者之间的区别 主要是文书的外延较大 公文的范围次之 文件的范围较窄 如文书的核心和主体部分是公务文书 而公务文书就是公文 公文既包括法定公文 也包括准机关常用应用文 而法定公文正是我们通常所说的 文件 二 法定公文及其种类 法定公文 是指党和国家公文法规中所明确规定的公文种类 党和国家规定的法定公文种类共为18类 2 2000年8月24日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 中规定的国家行政机关公文的主要种类有13种 包括命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 1 1996年5月3日中共中央办公厅印发的 中国共产党机关公文处理条例 中规定党的各级领导机关使用的的常用种类有决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要等共14种正式文件 通知 是转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员时使用的公文文种 通知具体种类包括 公布性通知 批转性通知 转发性通知 指示性通知四种 除国家行政机关和人大机关外 一般基层机关 地方主管部门及企事业单位和个人都不准拿 公告 当广告或启事使用 公告 是国家行政机关和人大机关共同使用的一个公文文种 关于要求追加办案经费和请示报告 请示 上级需回复报告 不需上级回复 准公文 也称事务文书 机关常用文 指除上述18类法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书 是一个庞大的文书组群 计划体公文 计划 设想 纲要 规划 工作要点 安排 方案 等 计划 是对工作预想和打算的书面化 时间一般是全年或半年 设想 时间跨度大都在10年以上的计划性文种 纲要 时间多在5至10年之间 规划 时间多在三五年之间 工作要点 如单位年初需报上级机关的 计划 等 安排 时间较短如周 月 季度 方案 应用于专门性的某一中心工作或某一重要事项 面对的是尚未定局的新问题 公文写作是指在写作活动一般规律的指导下 按照公务活动的客观表现与需求 运用科学的原理 原则 技能与方法 完成对公务文书的撰写 三 公文写作基本格式 公文写作具有 受命性 忠实性 实际性 限时性 实用性与综合性 公文格式 是专指法定 或称主要 文种外形结构的组织与安排 以及公文的书写 字体 用纸的规格和样式等 汉字字序 原来直排时 字序由上而下 行序由右而左 现在横排的行款 字序由左而右 行序自上而下 行序 按 国家行政机关公文格式 的要求 公文正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 一 公文组成要素 组成公文的要素具体包括 公文的结构 主旨 材料和语言四大要素 如果将一篇完整的公文比作一个人 那么 主旨是 灵魂 和 统帅 材料是 血肉 结构为 骨骼框架 语言则为 细胞 二 党政公文格式 1 眉首与文头 2 主体和行文 3 版记与文尾 眉首 主体 版记 属于行政机关公文称呼 文头 行文 文尾 属于党的机关公文称呼 三 非法定文种格式 系法定公文以外的机关常用应用文 非法定文种正确格式是 标题 正文 成文年月日 如总结 计划等非法定文种须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体 载运着它来行文 我们通常称这种载体叫 文件头 四 公文标题结构和拟写要求 一 标题结构要求 1 标题构成要素 1 一份完整的公文标题应当由发文机关名称 事由和文种三个要素组成 2 标题位于版头之下的正中央 用2号小标宋体字 3 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 2 标题几类构成形式 1 标准式 标题 由发文机关 事由与文种名称三个要素构成 2 双项式 标题 由发文机关和文种名称 或由事由与文种名称两部分组成 金华市公安局关于要求追加禁毒专项经费的函 金华市公安局关于要求录用陆家平等64位同志为人民警察的请示 中华人民共各国主席令 向全国进军命令 3 转文式 标题 由发文机关 被批转 或转发 文件的标题 文种名称三个要素组成 4 新闻式 标题 有的只有一个标题 有的则有正副两个标题 金华市公安局转发浙江省公安厅 关于组织收看 爱国歌曲大家唱 云南宣威公安专场演出的通知 大力加强实践教学工作努力提升学员实战能力 5 附加括号式的标题 即在标准式公文标题的下面正中位置处加一圆括号 括号内注明某年某月某日 某某会议讨论通过或批准的字样 丽水市安全生产管理规定 年 月 日 会议讨论通过 二 公文标题的排列 按 国家行政机关公文格式 的规定 公文标题 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 公文标题的排列布局大体有3类13种 1 单行式1种情形 2 双行式3种情形 3 多行式9种情形 四 事由拟写要求 一是准确 二是简练 五 文种拟写要求 中国共产党机关公文处理条例 中规定党的各级领导机关使用的正式文件有14种 国家行政机关公文处理办法 中规定的国家行政机关公文的主要种类有13种 第二部分如何正确领会领导意图 一 正确领会把握领导制文意图 二 打听领导意图基本方法 三 把握领导意图注意问题 一 领会把握领导制文意图 第一 通过明确了解领导交办的公文制发的目的 来领悟领导的意图 如 公文制发的目的即指公文的主旨是什么 要阐发的基本观点是什么 要解决的主要问题是什么 受文的对象和发送范围是什么 等等 第二 将已知的领导意图 通过结合 对照现实的工作状况加以融会贯通 以达到进一步的具体化 深入化和条理化 如 公文的基本观点通过哪几个分观点去阐述 这几个分观点顺序如何排列 各个观点针对哪些现实问题 从怎样的角度去阐述 具体的理论依据是什么 等等 一 结合党和国家现行的方针 政策和法规精神 二 结合现实社会背景 全局性问题 三 结合一个时期的中心任务 重点工作 四 结合现实中心工作中面临的突出矛盾 五 结合领导的一贯思想和近期阐述的思想观点 结合现行的方针政策 现实的社会背景和全局性问题 正在进行的中心工作 工作中突出的矛盾问题 领导的一贯思想和近期阐述的思想观点 经过艰苦的精心的周密的思考 才能将领导的意图转化为自己的思想 二 打探领导意图基本方法 1 主动询问法2 投石问路法3 抛砖引玉法4 他山攻玉法 三 把握领导意图注意问题 1 尊重领导 加强上下沟通 2 心领神会 切忌不懂装懂 3 以一贯之 切忌走样 跑题 4 敢于创造 切忌生搬硬套 5 虚怀若谷 从善而择其一 6 服从不盲从 有独立的思想和谏诤的勇气 第三部分拟稿要领及工作总结撰写技巧要点 一 公文拟稿要领 二 工作总结结构模式 三 工作总结撰写技巧 四 材料积累方式方法 一 公文拟稿要领 公文拟稿具体分三步走 一 领会意图 提炼主旨 要切实领会与把握领导的制文意图 认真研究实际材料 明确包括制文原委 目的及中心思想在内的公文主旨 三要素 二 谋篇定局 列出提纲 明确先写什么 再写什么 最后写什么 每个层次的中心及每个段落的段旨 还要明确在什么观点下使用哪些实际材料 三 落笔起草 正式撰稿 初稿写成后 个人至少要通阅一两遍 反复斟酌修改 要做到一丝不苟 二 工作总结结构模式 一 工作总结的特点和分类 工作总结的真谛 向后看是为了向前干 1 工作总结特点 其一 总结是对前一段工作或某一项工作做完之后的总的 全面的检查和回顾 其二 是在工作实践中人们从感性认识到理性认识的飞跃过程 它要对整个工作进行分析 评定和综合 揭示出事物本质 找出工作的规律 以便指导今后的工作 2 工作总结分类 按总结所涉及的工作范围不同 可分为 综合性工作总结 与 专题性工作总结 两大类 综合性工作总结 又称全面总结 是某一机关或单位对一定时期内各方面工作所作的系统总结 它一般内容丰富 篇幅较长 专题性工作总结 也称是经验性总结 是对某项工作或机关工作的某一方面进行总结 此类总结内容集中 单一 具有较强的针对性 篇幅也是较短 二 一般总结结构模式 总结的内容结构一般按标题 正文 落款三部分组成 1 标题 总结标题的写法具体有公文式 省略式 文章式和新闻式四类形式 1 公文式也称为完整式 由单位名称 时限 内容 文种四项要素组成 如 金华市公安局二00九年安全保卫工作总结 2 省略式 可省某一要素 或由单位名称 内容 文种组成 如 金华市公安局政治思想工作总结 或由时限 内容 文种组成 如 二00九年工作总结 也可由内容和文种两部分组成 例如 学习总结 3 文章式 也称主旨式 往往在标题中体现总结的主要观点 主要经验或基本教训 有利于读者把握文章的主旨 一些专题性总结常采用这种写法 例如 运用法律手段 综合治理城市 4 新闻式 采用正标题和副标题组合的方法 如 越学越有信心 越学越长志气 领导干部学习胡锦涛同志重要讲话的体会 2 正文 正文的内容包括情况概述 工作成绩 经验体会 存在的问题 努力方向等五个方面也可以分为开头 主体 结尾三部分 3 落款 综合性总结的落款要交代出总结的单位名称和日期 并加盖单位公章 如果标题中已有单位名称 结尾就不必再写 日期要写公元年月日全称 用汉字数字书写 有的综合总结往往省略 以归简易 三 综合性工作总结 与 专题性工作总结 具体写作结构模式 1 综合性工作总结 综合性工作总结的整体结构大体上由 标题 情况概述 工作成绩 存在问题 经验教训 落款等六部分组成 综合性工作总结在具体的撰写中采取 三大块 的写作模式 第一 基本情况概述第二 主要做法 或称 主要经验 或称 主要经验和做法 或称 经验与体会 或称 经验与教训 等 第三 问题及今后打算 或称 今后打算 撰写中在文字详略上表现为 两头小 中间大 即凤头 猪肚 豹尾 工作成绩的叙写突出重点 主要有三个方面 一是党和国家现行政策的执行情况和效果 二是机关或单位领导者在工作中重大决策行动的实际结果 三是实际工作中突出的成绩 特别是那些属于创新性质的成绩 结构安排上 具体有三种 一是归纳分类 按问题排层次 二是划分阶段 按顺序分别表述 三是结合撰写 适用综合总结 2 专题性工作总结 专题性工作总结 又称经验性总结也就是我们平时所称的经验材料 其撰写模式比综合总结有所简化 它侧重于总结经验 专题性工作总结由标题 情况概述 经验和体会 落款 省略 四部分组成 经验和体会 这部分是专题总结 也是我们经验材料撰写的重心 将经验和体会居于突出地位 成绩和做法则融于其中 问题部分则简略 在结构形式上分析 专题总结实质是采用因果倒置的方式 也可称为 总分式 即 情况概述 部分是 总 是 果 经验和体会 部分是 分 是 因 三 工作总结撰写技巧 一 知上情明下情 无米之炊迎刃解 二 七分想三分写 整盘考虑再落笔 三 按提纲组材料 冲字当头定初稿 四 分主次突重点 杜绝行文流水帐 五 强叙述引议论 突出行文目的性 四 材料积累方式方法 一 什么是公文材料 公文材料是指公文制作者为了表现公文主旨 从现实工作 学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容 包括情况 背景 目的 根据 办法 措施 意见 规定 时间 数字等的统称 二 材料积累方法 1 笔记式 2 剪辑式 3 卡片式 4 索引式 5 微机式 三 组织材料要点 1 根据主旨的需要决定材料的数量 2 根据主旨表达的要求决定材料的详略 3 根据主旨的要求决定材料的表现形式 4 体现所用材料的系统性 公文基础写作练习题 一 判断题1 公文准备阶段的基础材料是公文 2 总结标题的写法具体有公文式 省略式 文章式和新闻式四类形式 3 总结的内容结构一般按标题 正文 落款三部分组成 4 任何单位和个人都可以拿 公告 当广告或启事使用 5 一份完整的公文标题应当由发文机关名称 事由和文种三个要素组成 二 单选题1 党和国家规定的法定公文种类共为 A 类 A 18B 20C 24D 152 公文标题的排列布局大有 D A 1类3种B 4类10种C 3类8种D 3类13种3 标题位于版头之下的正中央 用 C 小标宋体字 A 1号B 4号C 2号D 5号4 按总结所涉及的工作范围不同 可分为 综合性工作总结 与 A 两大类 A 专题性工作总结B 个人工作总结C 阶段性工作总结D 技术性工作总结 三 多选题1 通知具体种类包括 ABCD A 公布性通知B 批转性通知C 转发性通知D 指示性通知2 公文写作除实用性与综合性特性外 还有 ABCD 特性 A 受命性B 忠实性C 实际性D 限时性3 组成公文的要素具体包括 ABCD 要素 A 公文的结构B 主旨C 材料D 语言