秘书常见文书的撰写.ppt

秘书常见文书的撰写 一 导入案例 胡乔木 毛泽东主席的秘书 启示 文字功底是秘书职业能力 素质的基础 是秘书工作人员的基本功 是 看家 本领 是衡量一个秘书是否合格首要的 必备的标准 以文辅政 谋在其中 秘书的写作过程就是为领导出主意并将自己的思考结果渗透到文稿中供领导参考 辅助领导决策的过程 二 秘书办文的职业特点 1 写作活动的被动性 有感而发 奉命写作我要写 要我写 二 秘书办文的职业特点 2 思维形式的抽象性 运用抽象思维 即通过概念 判断 推理等逻辑形式 对事物进行分析 综合 归纳和论证 并以规范的书面语言加以表述 二 秘书办文的职业特点 3 表达方式的综合性 表达方式以说明为主 兼有记叙和议论 抒情和描写一般不为文书写作所采用 表达方法应注重简明 准确 朴实 规范 二 秘书办文的职业特点 4 成文过程的程序性 5 秘书写作的规范性 三 提高秘书文字功底的途径 1 熟悉本职工作 熟悉本公司 本部门的工作性质 工作范畴 机构设置情况 人员构成及业务分工情况等 对本公司 本部门的基本情况做到心中有数 掌握本公司 本部门的业务流程 了解上司的思想意图 这是起草文件的前提 三 提高秘书文字功底的途径 2 苦练基本功 听读记写 三 提高秘书文字功底的途径 3 多写多练 精雕细琢 4 培养良好习惯 多写勤思善变 三 提高秘书文字功底的途径 5 掌握正确方法 从小文章练起 学会综合 修改并请教 集体讨论 注重文字锤炼 四 传真的写作要点 一 开头 在传真首页的上方应注明发送者和接受者双方的公司名称和人员姓名 发送日期 联系电话 总页数等 页数多 要标注页码 电话是发传真人的电话 非公司总机或宣传电话 四 传真的写作要点 二 内容 传统书信的格式 重视签名 四 传真的写作要点 三 其他事项 1 纸张必须规范 A4 2 注意字号 比打印文件字号稍大 3 及时确认 五 电子邮件的书写礼仪 1 主题要明确 2 称呼要礼貌 3 内容要正确 4 篇幅要简短 5 页面要清洁 6 标点符号要慎重 7 要谨慎使用附件功能 8 要定期检查时间标识 9 要检查语法和错别字