进出口业务管理办法.doc

进出口业务管理办法办法第一章 总 则第一条 为规范公司进出口业务，保障生产经营活动的正常运行，根据国家有关法律法规和企业内部控制规范的要求，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条本办法中的进出口业务包括，货物进口业务，、货物出口业务，、外汇业务，、出口退税业务和，信息安全等业务。第二章 进出口业务管理职责第三条 公司进出口业务由采购部、销售部、总经理办公室、财务部、计划调度部、人力资源部及安保部共同管理。第四条 各部门管理职责（一）采购部负责公司的进口采购业务，负责进口单证的保管，主管采购部的业务副总负责进口事项。（二）销售部负责公司的货物出口业务，负责出口单证的保管以及退税申请，主管销售部的副总负责公司的出口业务。（三）总经理办公室负责公司进出口业务合同法律审查，公司信息系统安全及用印管理工作。（四）财务部负责进口付汇，出口收汇，外汇核销及出口退税工作，负责进出业务的内审工作。（五）计划调度部负责生产计划安排及协调，同时负责库房的管理及产品的运输。（五六）人力资源部负责进出口业务的培训工作。（六七）安保部负责公司财产安全工作。 第三章 进口业务管理第五条 采购部负责公司在海关的注册登记工作。公司信息有变动时，要及时到海关进行相关的变更工作，保证公司在海关的注册登记内容与实际相符。 第六条 采购部按照供应商评估程序来确定合格供应商，并在建立的合格供应商名单中选择国外进口商。在筛选供应商时要对其进行全面评估，包括对其守法合规和贸易安全的评估。进口货物前要按照公司的相关规定，签订采购合同。第七条 进口货物涉及进口许可证的，采购部需事先办妥有关手续，并领取许可证后，方可组织货物进口。第八条 公司委托报关企业进行进口货物的报关工作。在委托申报前由负责进口的采购员对进口单证涉及的价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容的真实性、准确性和规范性进行审核。单证到达报关公司后，由报关公司对进口单证的一致性、规范性等进行复核。发现问题及时反馈给国外出口商和运输商，及时更正。第九条 报关的货物出税后，尽快网支税款，并打印税单、记录登记交税日期、交税金额等。采购员和税务核销人员向报关公司跟催海关的正本关税、增值税发票。待正本发票到达后连同报关单复印件一起送财务部对税款进行抵扣。同时登记税单返回日期。第十条 货物经海关放行后，联系运输公司确定货物送达的时间，安排库房人员接货并核对货物名称、数量。按采购部入库流程对进口货物检验、登记、入库。发现进口货物与实际来货实物或数量不相符的情况，库房人员第一时间电话或书面通知采购员，采购员第一时间联系国外出口商，确认发货情况，商量解决方案，必要时启动索赔程序。第十一条 每票货的报关单证需要在采购部存留一份。采购员在整理报关单据时将合同、发票、箱单、提单按要求存放于采购部报关资料文件夹中。每月底集中打印当月报关单，并将报关单存放在报关资料文件夹中的相应的其他报关单证后。进口单证文件存档3年。第十二条 采购人员必须按国家法律法规及合法途径采购进口货物，不得非法采购走私进口货物。第十三条 按照合同约定的付款方式进行对外付汇工作。由采购部与国外出口商签订合同，财务部根据进口合同向银行申请开立信用证；第六条 进口货物涉及进口许可证的，采购部需事先办妥有关手续，并领取许可证后，方可组织货物进口。第七条 货物到港后，委托报关行报关，缴纳海关税款后，及时将进口货物拉回工厂投入生产。第4章 出口业务管理第十四条 销售部将客户提供的产品规范发送给规范评审小组进行评审，并将评审小组提出的审核意见反馈给客户。销售部和客户确认产品规范后，签订合同；第十五条 合同的付款方式必须为电汇，不接受信用证和支票付款的方式；如需客户预付款，则销售部在收到合同约定的预付款后才能下发实施单；第十六条 业务员必须根据合同下达实施单给计划调度部，并在实施单上明确货物的入库期限、对应的产品规范、包装要求等信息。第十七条 计划调度部根据实施单要求，评审无误后根据交货期和生产能力合理向各生产部门安排生产，编制生产任务书（随工单）下发给相关生产部门；第十八条 质检部必须对产品品质进行控制，在生产过程中进行抽检，把握出货产品质量； 第十九条 计划调度部负责产品的入库、包装和运输：如客户对包装无特殊要求，计划调度部按照公司标准包装对产品进行包装；如客户在合同或产品规范中对包装有特殊要求，则由业务员将包装要求提供给计划调度部，由计划调度部实施。业务员向计划调度部提供合同约定的发货方式、发货地址；第二十条 计划调度部在产品入库并完成包装后，根据装箱情况制作装箱单，并根据业务员提供的发货要求向对应货运公司或通过公司协议货代订舱（需填写国际货物），且需在两个工作日内取得订舱信息；若不能订到舱位或目的口岸不能确认的，要在当天通知业务员，以便业务员及时通知客户；第二十一条 计划调度部委托货运公司或公司协议货代进行出口报关工作。由计划调度和销售填制报关文件。报关文件及其对应的制单部门如下：A、出口销售发票：销售部B、销售合同：销售部C、出口装箱单：计划调度部D、代理报关委托书：计划调度部F、其他特殊文件第二十二条 计划调度部在货运公司或公司协议货代提货时，将以上报关单据交付货运公司或公司协议货代，并要求货运公司或公司协议货代签署取货清单； 第二十三条 业务员对货物要跟踪查询，直到货物安全到达对方手中。第二十四条 业务员对客户付款要进行跟踪查询，直到客户付款到账。第二十五条 所有单据副本，计划调度部和营销部要做好归档工作。第八条 业务部门向客户寄发样品或客户寄样，要求凭样生产。客户确认样品后，双方签订合同；第九条 合同的付款方式，若是采用信用证付款，业务人员必须要求客户在规定时间内开出信用证；第十条 接单人员必须根据合同下达生产订单给生产部门，并明确货物完成期限、质量标准、装箱等贸易资料。第十一条 接单人员在生产部门要求的时间内，提供包装资料给生产部，提供特殊的质量要求给质检部，并提供运输信息与要求给销售部；第十二条 生产部应根据生产订单，评审无误后根据交货期和生产能力合理安排生产，编制生产任务书下发给相关车间；第十三条 质检部必须对产品品质进行控制，在生产过程中进行抽检，把握出货产品质量；货物备齐后，如需法定商检的产品向商检局申请报验。第十四条 销售部在合同要求的出货时间前3天应提供以下资料：销售合同、该合同下的信用证、货物明细表。第十五条 单证员根据货运委托书向船运公司或货代订舱，单证员必须在两个工作日内取得订舱信息，若不能订到舱位或目的港不能确认的，要在当天通知业务员，以便及时通知客户。第十六条 定好船期后，要发装箱通知单给成品仓库；集装箱拖走后，相关人员要向成品仓库索取发货清单。第十七条 据实际发货情况填制报关文件，报关文件包括：A、出口销售发票B、出口装箱单C、出口报关单D、商检通关单或换证凭单E、报关委托书F、其他特殊文件第十八条 以上报关资料盖好公司在海关备案的法人及法人代表章或报关专用章连同备案后的核销单寄给相关单位。第十九条 制作好整套议付单据，在开船后五个工作日内递交整套议付单据。（一）在L/C结汇方式下，若议付行对单据有异议时，单证员必须耐心解释或及时更正，需要担保时，认真出具担保书。（二）在D/P或D/A结汇方式下，要向客户取得准确的国外代收行详细地址，并提供给委托行。（三）在T/T结汇方式下，要求一律要等收到财务部的货款到帐通知后，再将正本单据寄往国外客户。（四）在任何一种结汇方式下，若客户有要求扣款或减价时，必须取得销售经理的批准后方可放单。（五）业务员对单据要跟踪查询，直到单据安全到达对方手中。（六）任何正本单据在交接过程中都要做好登记和签收工作。第二十条 议付单据送交银行的同时，根据报关单内容制作“税务”出口专用发票。第二十一条 出货后一个月内，要做好核销单及退税单的退单工作，退回的核销单有收汇后及时到外管局核销。第二十二条 所有单据副本，要做好归档工作。第5章 加工贸易业务管理第二十三六条 进口业务必须由专门操作员向外经贸局和国税局审批有关手续，到海关申请办理进口手册并获得批准才可操作；第二十四七条 保税货物到港和单证收集后，由报核员委托进口港当地报关行向有关主管单位办理进口报关、清关、拖柜和商检等事宜；第二十五八条 报核员进出口报关时必须控制好手册的使用，手册执行完毕后核销结案并建立完整的加工贸易合同档案。第二十六九条 保税货物入库后，仓库人员必须严格执行加工贸易管理制度，不得擅自挪用、出售经海关特准进口的保税货物。第二十七三十条 其他进出口业务管理及手续依照3.05采购人员必须按国家法律法规及合法途径采购进口货物，不得非法收购走私进口货物。第6章 外汇业务第二十八三十一条 外汇核销是进出口业务重要组成部分，直接影响企业进出口业务的进度以及退税是否按时到位。按国家政策法规制定该制度是为了完善外汇核销工作，加快业务流程，规范企业进出口行为。第二十九三十二条 适用于本企业出口外汇核销管理第三十三条 公司指定专人负责外汇核销工作，操作员必须接受外汇管理局培训并取得核销员资格。第三十四一条 出口核销（一）核销员必须通过企业向外汇核销主管单位申请，取得外汇核销员资格，电子口岸IC卡后才可上岗操作。（二）核销员必须通过电子口岸，在网上申请外汇核销单的申领。（三）外汇核销主管单位同意申请后，凭核销员证和电子口岸IC卡到当地外汇管理局领取纸质核销单。（四）核销员必须在空白核销单上盖好公章和企业名称+代码章，并作好空白出口核销单登记工作。（五）出口业务操作员在寄发出口报关资料时，必须向核销员领取核销单，并在登记本上详细记录。（六）核销员必须根据登记表上的出口口岸，在电子口岸作好相应出口港口的备案。（七）核销员必须在出货后1-2个月内，负责核销单位的催退工作。（八）收到报关后的核销单及报关单后，核销员应及时进行网上交单。（九）公司财务部门在出口收汇后，应尽快将正确的出口收汇水单递交外汇核销员，并作了交接手续，同时核销员必须作好水单登记工作。（十）核销员必须在规定地核销期内，整理好整套核销资料，包括出口外汇核销单、出口报关单核销专用联、出口发票、出口收汇水单等，如有特殊情况，则根据要求提供特殊的单据。要在五个工作日到当地外汇管理局办理核销手续。（十一）核销员核销后，必须整理好税务资料，递交财务部。（十二）核销员作好已核销登记，把已核销的核销退税联及报关单退税联移交财务部，并作好签收登记。（十三）核销员在出口外汇核销过程中遇到问题与困难，要及时向部门主管反映。第三十二五条 进口外汇核销工作制度（一）核销员必须在远期信用证付款到期日，将进口合同项下的金额通过银行付汇，并根据要求填写付汇核销单；（二）核销员及时持进口报关单、进口发票、进口装箱单、提单、进口合同、付汇核销单到当地外汇管理局办理核销。第三十三六条 企业对进出口核销单、报关单及进出口以票内容的真实性负责。在核销过程中有任何单据内容不符合，核销员必须按外管局要求，写出详细说明并提供真实有效的证据。（一）对于不能在外管局要求的时限内收汇的，要提前报告外管局并取得有效的解决方案。（二）核销单在传递过程中一旦遗失，要及时向外管局报告，并配合外管局做好挂失工作。第三十四七条 核销员必须做到档案内容完整、装订齐全、统一编号、归档齐全。保管工作必须责任到人。第三十五八条 本企业内核销员变更，要及时报外管局备案。第7章 出口退税业务第三十六九条 出口退税是使出口商品以不含税价格进入国际市场，避免对跨国流动物品重复征税，以促进对外贸易的发展。第三十七条 本公司出口货物已缴的增值税或消费税等间接税税款。第三十八条 财务部指派专人负责出口退税事务，出口退税办税人员应符合税务部门的要求。第三十九条 办税员应严格按照税务机关对出口退税的要求进行操作。第四十条 公司出品的货物应严格区分自产货物出口、进料加工出口。（一）自产货物出口，每月应统计当有月的出口总值并记录每一张出口发票的外币FOB价，计算当月的进项增值税金额并据此填制纳税申报表及进行纳税申报；同时应及时整理相应的一票二单，做到票单相符，如票据不齐全的应建立跟踪档案并提醒相关人员及时提供各种单证。（二）对于收购的出口货物，除作好相应的销售额统计及填制申报纳税申报表外，要特别注意购发票及专用缴款书的商品名称、数量等内容是否与出口发票一致，同时应与相应的出口报关单进行核对，报关单位未及时退回的应查询网上报关资料，如发现差异的应及时查明原因并做好相应补救措施。（三）每月应根据税务机关的要求及时做好各类税务报表并及时上报，对于出口单证未及时获得的，要建立跟踪档案并每月进行检查。第四十一条 办税员应经常与税务机关保持联系，及时了解国家有关出口退税政策，如发现有政策变动的应及时作相应调整并及时汇报领导，对税务机关退回的税款应及时通知出纳作好接收工作。第八章 用印管理第九章 信息安全管理第十章 内审及培训管理第十一章 罚 则第十二章 附 则 本制度自发布之日起执行。本制度由采购部、销售部、财务部共同负责解释和修订。有研半导体材料有限公司2017年6月15日