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Excel基础知识及技巧分享 学习永不止步 2020 2 29 2 Excel功能介绍 2020 2 29 3 常用快捷键 01 复制选定的单元格Ctrl C02 剪切选定的单元格Ctrl X03 粘贴复制的单元格Ctrl V04 重复上一次操作Ctrl Y05 撤销上一次操作Ctrl Z06 选定整张工作表Ctrl A07 快速保存Ctrl S 08 弹出 定位 对话框F509 弹出 查找 对话框Ctrl F10 向下填充Ctrl D11 向右填充Ctrl R12 弹出 单元格格式 对话框Ctrl 113 编辑单元格批注Shift F214 在单元格中换行Alt Enter 2020 2 29 4 一 文件标题栏 1 横向 纵向调整2 缩放比例显示3 页脚页眉设置4 工作表中打印顶端标题行 2020 2 29 5 1 Excel2003的剪贴板巧用 二 编辑标题栏 2020 2 29 6 如果需要要将Excel按行 列 排列的数据 转换为按列 行 排列 可以通过 选择性粘贴 来实现 选中需要转换的数据区域 执行一下 复制 操作 选中保存数据的第一个单元格 执行 编辑选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 选中其中的 转置 选项 确定返回即可 如下图 2 行列快速转换 二 编辑标题栏 2020 2 29 7 图二 图三 二 编辑标题栏 2020 2 29 8 如果你复制了包含隐藏列 或行 的一个数据区域 然后把它粘贴到一个新的工作表 那么Excel把隐藏列也粘贴过来了 要想避免这种情况 可以 选取你要复制的数据区域 然后选择 编辑 定位 命令 单击 定位条件 按钮 出现 定位条件 对话框 选中 可见单元格 选项 再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果 3 禁止复制隐藏行或列中的数据 二 编辑标题栏 2020 2 29 9 二 编辑标题栏 4 快速替换 在一张表格中 需要对不同单元格中的相同内容 进行统一更改 逐一变更耗时又容易出错 可以使用 替换 工具 2020 2 29 10 1 用 视面管理器 保存多个打印页面 有的工作表 经常需要打印其中不同的区域 用 视面管理器 吧 1 打开需要打印的工作表 用鼠标在不需要打印的行 或列 标上拖拉 选中它们再右击鼠标 在随后出现的快捷菜单中 选 隐藏 选项 将不需要打印的行 或列 隐藏起来 2 执行 视图 视面管理器 命令 打开 视面管理器 对话框 单击 添加 按钮 弹出 添加视面 对话框 输入一个名称 如 上报表 后 单击 确定 按钮 3 将隐藏的行 或列 显示出来 并重复上述操作 添加 好其它的打印视面 4 以后需要打印某种表格时 打开 视面管理器 选中需要打印的表格名称 单击 显示 按钮 工作表即刻按事先设定好的界面显示出来 简单设置 排版一下 按下工具栏上的 打印 按钮 一切就OK了 三 视图标题栏 2020 2 29 11 2 分页预览 三 视图标题栏 2020 2 29 12 1 插入图表2 插入批注3 插入图片4 插入超链接 四 插入标题栏 2020 2 29 13 1 单元格格式 五 格式标题栏 2020 2 29 14 2 工作表标签颜色 五 格式标题栏 前 后 2020 2 29 15 3 条件格式 例 让不同类型数据用不同颜色显示290 数值显示 红色 270 数值 290显示 蓝色 数值 270显示 黑色 五 格式标题栏 1 打开 工资表 工作簿 选中 分数 所在列 执行 格式 条件格式 命令 打开 条件格式 对话框 单击第二个方框右侧的下拉按钮 选中 大于或等于 选项 在后面的方框中输入数值 290 单击 格式 按钮 打开 单元格格式 对话框 将 字体 的 颜色 设置为 红色 2 按 添加 按钮 并仿照上面的操作设置好其它条件 大于等于270 字体设置为 蓝色 小于270 字体设置为 黑色 3 设置完成后 按下 确定 按钮 2020 2 29 16 五 格式标题栏 2020 2 29 17 1 自动更正 你是不是经常为输入某些固定的文本 如 广东嘉莉诗 国际 有限公司 而烦恼呢 那就往下看吧 1 执行 工具 自动更正 命令 打开 自动更正 对话框 2 在 替换 下面的方框中输入 gs 也可以是其他字符 gs 用小写 在 替换为 下面的方框中输入 广东嘉莉诗 国际 有限公司 再单击 添加 和 确定 按钮 3 以后如果需要输入上述文本时 只要输入 GS 字符 此时可以不考虑 gs 的大小写 然后确认一下就成了 六 工具标题栏 2020 2 29 18 六 工具标题栏 2020 2 29 19 2 选项 A 视图 零值B 编辑 Enter键异动方向更改C 安全性D 自定义序列 六 工具标题栏 2020 2 29 20 D 自定义排序 例如数据当中有 局长 处长 科长 科员 并按当前顺序排序时 Excel的现有排序功能就无法直接实现 这时我们可以使用自定义排序来实现 具体做法是 在 工具 菜单选择 选项 选择 自定义序列 点 添加 按钮 在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排序序列 或选中相应单元格后点击 导入 按钮 这样会在左边的自定义序列加入你刚才输入的序列 再在排序对话框选项中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了 六 工具标题栏 2020 2 29 21 1 高级筛选 巧妙删除Excel的重复记录 选中图表中的所有记录 注意 此时应将每列的标题行也选择上 否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行 执行 数据 菜单 筛选 高级筛选 命令在弹出的 高级筛选 对话框中选择 将筛选结果复制到其他位置 一项 并点击 复制到 选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据 注意 此处千万不要与原数据所处的单元格相重合 否则数据表将会混乱 最后 勾选 选择不重复的记录 复选框后 点击 确定 按钮即可 如下列图所示 七 数据标题栏 2020 2 29 22 七 数据标题栏 2020 2 29 23 七 数据标题栏 2020 2 29 24 七 数据标题栏 2020 2 29 25 2 记录单快速录入表格数据 在一个列数很多的Excel表格中输入数据时 来回拉动滚动条 既麻烦又容易错行 非常不方便 这时 我们可以利用记录单来输入 选中数据区域的任意一个单元格 执行 数据 记录单 命令 打开 记录单 窗体 如图十七 单击其中的 新建 按钮 然后在相应的单元格中输入数据 输入完一条记录后 按下 Enter 键或 下一条 按钮 进入下一条记录的输入状态 七 数据标题栏 2020 2 29 26 七 数据标题栏 2020 2 29 27 3 数据有效性 1 设置有效性条件以 文本长度 为例 我们将光标定位到一个登记 年份 的单元格中 为了输入的统一和计算的方便 我们希望 年份 都用一个四位数来表示 我们可以单击 数据 菜单的 有效性 选项 在 设置 卡片 有效性条件 的 允许 下拉菜单中选择 文本长度 然后在 数据 下拉菜单中选择 等于 且 长度 为 4 同时 我们再来到 出错警告 卡片中 将 输入无效数据时显示的出错警告 设为 停止 并在 标题 和 错误信息 栏中分别填入 输入文本非法 和 请输入四位数年份 字样 很显然 当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时 Excel就会弹出示的警告对框 告诉你出错原因 并直到你输入了正确 样式 的数值后方可继续录入 其实 在Excel的 数据有效性 判断中 还有许多特殊类型的数据格式可选 比如 文本类型 啊 序列大小 啊 时间远近 等 七 数据标题栏 2020 2 29 28 2 输入法模式选定单元格 数据 有效性 输入法模式 选择 打开 确定 这时选定的单元格自动默认为中文输入模式 同样 选择 关闭 英文模式 确定 这时单元格自动默认为英文输入模式 这样在不同单元格需要中英文输入时 就不用来回切换了 七 数据标题栏 2020 2 29 29 1 隐藏窗口2 冻结窗口 八 窗口标题栏 2020 2 29 30 在Excel中 我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容 方法一 通过选中格式菜单中的 单元格 下 对齐 的 自动换行 复选项 单击 确定 即可 方法二 当你需要重起一行输入内容的时候 只要按住Alt键的同时按下回车键即可 单元格格式 边框 左边预览中选定所需斜线 确定 斜线分隔内容可运用 单元格换行技巧 进行调整 1 单元格换行 单元格画斜线 九 小技巧 2020 2 29 31 2 Excel中双击格式刷的妙用3 工作薄中多张表同时操作与快速选定4 鼠标双击单元格 快速切换表格上下左右5 如何快速输入次方 计量单位 九 小技巧 2020 2 29 32 6 数据合并 如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中 可以用合并函数来实现 如果希望将B列数据和C列数据组合型显示到D列中 一个 就搞定了 选中D1单元格 输入公式 B1 C1 敲回车 然后用 填充柄 将其复制到D列下面的单元格中即可 为了美观可在B于C内容中间加以小横线 输入公式 B1 C1 敲回车确认 如图一补充 另建E列 执行 复制 D1操作 然后选中E1 执行 编辑 选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 选中其中的 数值 选项 按下 确定 按钮 D列的内容 不是公式 即被复制到E列中 这样在B列或C列的数据变更时 E列的内容不会更改 九 小技巧 2020 2 29 33 九 小技巧 2020 2 29 34 7 Excel中快速互换相邻两列 行 数据 在Excel中当需要把两列或两行数据互换时 以前总是先把A列的数据复制到C列 把B列的数据移动到A列 然后再把C列中的数据移动到B列 来实现两列数据的互换 现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互换 用鼠标选定A列数据区域 把鼠标放在A列数据区域的右边 按下 Shift 键的同时 按下鼠标左键 这时鼠标变为向左的箭头 拖动鼠标至B列数据区域的右边 看到一条垂直的虚线 如果看到一条水平的虚线 表示在B列插入数据 同时松开 Shift 键和鼠标左键 这样就实现了A B列的数据互换 同样 也可以实现两行数据的互换 九 小技巧 2020 2 29 35 8 快速进行单元格之间的切换 在Excel中 可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换 方法如下 用鼠标圈定一定区域后 按Tab键可使目标单元格向后移 按 Shift Tab 可向前移 这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标 从而提高输入速度 提示 事实上 采用此方法最大的好处是 在一行的最后一个单元格 继续按Tab 则可以转到下一行开始的单元格 在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格 同样用Enter可以按列输入数据 九 小技巧 2020 2 29 36 感谢大家的参与