展会活动运营项目管理流程.doc

展会活动运营项目管理流程一、搜集客户信息地推的方法有在新小区交房时找开发商或物业租用场地，在小区搞一个家装课堂，把装修流程、如何选购产品、市场消费陷阱等一一进行讲解，还可以讲一些第三方监理的工作，使业主更加了解公司、愿意参与到公司举办的活动中。二、 选择最佳展馆场地，按不同活动要求找寻35场地。寻找展馆时时应考虑场地同一天是否有别的公司也有同样的活动、面积是否合适、租金是否合理、交通是否便利，是否有醒目的建筑标志容易商家和顾客的找寻，且得有较多的停车位。并且得对场地进行测量，标清场地尺寸和位置。三、召开协调会议。参加部门：市场部、运营部、策划部。商讨展会邀请的商家数量、各商家在展会的位置，开展所需的物料数量，各部门把各商家的需求进行汇总，如电力供应、展商的就餐、会场聘请多少保安、保洁和兼职人员等，并把每项工作如实到个人。四、 制作展会现场图纸、策划方案。任何一个活动，在开始前都会有个整体的设计，根据活动场地绘制会场布置平面图是必须要做的事情，通过会场布置平面图，把会场大小、尺寸、展具等各种所需物料标明的一目了然，通过图纸进行前期沟通和后期场地布置，都起到事半功倍的效果。在制作会场平面图之前，首先要对场地有一个全面的了解，要进行现场勘查，测量场地尺寸，手绘场地草图，在量场地的过程中，要特别注意以下几点：1、 场地的形状：大多数场地是矩形的，有时候会碰到异性场地，在测量时一定要注意。2、 场地的高度：高度不仅仅是从地面到天花板的高度，还要测量地面到灯具底端的距离，因为在搭建过程中展具的高度是不能超过灯具底端的，否则会受到影响，或完全搭不起来。3、 会场周围：会场周围一定要多观察，会场有几个出口，那些是入口，那些是出口，有门的地方是不能被堵上的，五、进入运营阶段，制作运营计划表（工作量、工作详情、物料清单），现场的布置。物料清单：参展证、工作证、广告牌、桌子、椅子、一米栏、现场网络运用、展商的电力供应等。 六、市场寻找所需物料清单的商家。（谈价、质量、下单、签合同）。对所需的物料在市场上货比3家卓一进行挑选，对物料的质量严格把关，在下单签合同时认真仔细。七、 向财务申请所需费用。对展会所需的各项费用进行汇总统一向财务进行审批。八、 确认所需物料清单及完成量。在开馆前2天对所以物料进行确认。九、 现场的安装。展台现场安装注意事项：现场安装的好坏决定了项目设计是否得到了实现。现在有很多的展览公司只注重设计不注重搭建，造成了客户的不满，这也是展览服务中经常有客户更换供应商的原因。 打造展台新概念 在展览会中，展台可以说是一个企业的名片，展台的大小、设计、外观必须尽善尽美，符合竞争标准，才能使企业在展览会中首先立于不败之地。未来的展览会评价一个展台是否成功的标准不是看它的展台是不是很华丽、很奢侈，而是看它的沟通能力，它所表达的概念，展台所确定的功能性和展品本身的内涵。 那么，展览会展台设计究竟应该达到怎样的效果呢？简单来说，就是要让观众看起来悦目、听起来悦耳，能够充分调动观众的情绪。1、展台设计和搭建中的时间问题 由于预算方面的问题，当今，展会的主办单位将展台搭建的时间压缩得越来越短。对于参展商来说，常常为了赶时间而没有充分的时间考虑展台的设计和搭建，往往只能做一些基本的决策。这样，对于展台搭建商来说，为了完成设计和施工任务就必须经常加班，而现在，展馆通常都对八小时工作以外的开馆时间加收额外费用，所以加班时间和加班费也不是无偿的。时间对于展台搭建商，甚至可以说是越来越昂贵了。 那么，如何在可利用的展会预算时间内解决时间和金钱的关系呢？除了展台搭建专家的创造性设计外，使用合适的展材是解决这一问题的最佳途径。 在实践当中，展台搭建商和参展商都十分欣赏使用系统组件来搭建展台。这种系统组件可塑性比较强，不需要大量的人力，而且可以将很独特的设计轻易地转为现实，从而赢得大量时间。 此外，使用系统组件，还可以降低成本。它有具体的优势：因为前期制作不需要很多的人力，所以价格合理；便于运输和存放，安装又可以很精细，节约了大量人力、物力成本。同时，无论搭建还是拆除，所需工具也很简单。对企业来说，少花钱多办事最好。一言以蔽之，在保证效果的同时，算好经济账，尽可能使用新型的、可重复利用的展台材料。当然，这也需要展台设计和搭建人员更加具有想象力、创造性和灵活性。2、展台设计和搭建中的环保问题 虽然说展会的时间很短，空间也很有限，但它产生的废弃物和垃圾却是非常可观的，所以展会废弃物和垃圾的处理就成了展会环境管理中很重要的一部分。而展会中7580的废弃物是在展台搭建和拆除时产生的。 现在，越来越多的展会主办者把垃圾的处理费作为一个单独的项目对参展商收费了。这样，如何尽量避免或减少产生废弃物和垃圾就成了每个展商必须考虑的经济因素。 提前做好规划，在展台搭建时进行严格管理，在展台拆除时做好早期规划，是解决上述问题的一个方面。除此之外，尽可能循环利用展台搭建材料则成了最佳方式。而系统组件可以循环再利用，又利于环保，因为它们通常都是铝材，甚至现在出现了纸制代替品，即使用坏也可以很容易循环再利用。3、展台设计和搭建中的安全问题 展台的设计和搭建，必须符合安全的公理。目前，安全搭建展台的方法很多，使用搭建系统组件是其中主要的一种。现在的参展商都希望自己的展台有一种与众不同、出人意料的效果，这样一来就使得现代化展会中的展台甚至展会本身都进入了一个高标准搭建的时代。不管是两层楼的展台还是一面跨度非常大的展示墙，它的搭建的每个部件和部件之间联接的强度以及各种力量之间的平衡都必须提供很高标准的安全。而系统组件在解决展台的结构平衡和牢固方面，可以帮助展台搭建商省去很多麻烦。十、现场的管理。1、现场登记入场观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此，提高现场登记入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开。有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者則要在主办方人员的指导下填写登记表然后再到登记处办理手续2、参展商行为管理在布展、开展和撤展等不同阶段，主办单位都应和参展商进行有效沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时，主办单位可以采用强制性措施，用以维护绝大多数参展商的正当利益和保证展览会的顺利进行。3、餐饮管理展览会主办单位通过合同条款对餐饮服务承包商的菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。而且在展会餐饮区，餐饮服务人员应该及时清理简易饭盒等餐具，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。4、参展商和观众投诉处理在展览会举办过程中，迫切需要一个专门的机构来处理各种投诉，这一机构可以附属于应急处理小组，随时处理展会现场出现的各种投诉。总之，展览现场管理对办好一届展览会至关重要。现场管理做得不好，会影响专业观众和参展商对展会的满意程度，甚至影响整个展会的品质。展会现场管理具体体现在对观众和参展商提供的服务上，在服务外包的大趋势下，展会主办方要不断通过加强各个服务承包商之间的合作来改善展览环境，提高服务水平，尽最大力量满足参展商和观众的要求。