借款与报销管理制度.doc

.借款与报销管理制度目 录 一、借款标准及审批制度 1、借款标准 2、借款程序 3、借款审批人责任 二、费用支付标准及审批制度1、差旅费报销标准2、财务核算细则3、报销程序借款与报销管理制度借款标准及审批制度为进一步完善公司财务管理，严格借款及报销程序。结合公司实际情况，特制定本制度。一、借款标准借款种类借 款 标 准出差借款按往返车费+（住宿费+出差补助）*预计出差天数计算业务借款按实际需要核实借款数额因私借款（特殊情况）1000元以内（最多以当月工资为限），由总经理特批。二、借款程序出差借款信息化程序1员工因公出差借款，先在办公室行政办公人员处领取电子档“出差申请单”或到OA网站上下载此单据（见附表1 “出差申请单”）；2出差人将填写完成的电子档“出差申请单”传给总经理或施工派出人签批；3总经理或施工派出人再将签批过的“出差申请单”传给财务主管；4出差人员若借款需填写借款申请单（见附表三），由总经理依借款标准（见表1）核定借款金额并审批签字；出差者需不需要提交出差报告由总经理在出差申请单中批示说明。否则，出差者出差归来，必须提交出差报告。5财务经理见签批过的借款申请单安排出纳员付款；6财务经理将最终的“出差申请单”传给出差人（传到OA个人邮箱中），留做出差人出差归来后，审批报销用；财务经理应在出差人起程日期前填写员工出差通知表（见下表）后传给OA负责人发布出差消息。员工出差通知表出差人起程日期起程时间出差地点历时事由7员工前次借款出差返回超过五个工作日未履行报销手续，且未及时向财务部说明原因者，不得再借款。同时，财务部门根据欠款情况当月开始在工资中扣还。8出差人没有预支借款发生的情况下，按“出差借款程序”1-7点（除第4、5点外）来执行。后续流程索引：如属出差，回来时操作流程见本文件第4页“三、报销程序、报销基本流程”。招待费借款程序1招待人在办公室领取电子档“招待费申请单”或到OA网站上下载此单据（见附表2“招待费申请单”）；2招待人将填写完毕的电子档的“招待费申请单”传给总经理签批； 3总经理再将签批过的“招待费申请单”传给财务主管，财务主管按照借款标准（见表1）核定借款数额后，审批签字；4由财务部出纳员付款；5同时，招待人通知办公室人员协助定餐预约。正式员工因私借款的程序员工因私借款，原则上公司不允许借款，此种情况由总经理特批，在总经理同意的情况下，方可办理借款手续。1在办公室领取并填写“借款审批单”，借款金额最多不应超过当月工资额（附表3“借款审批单”）；2经部门负责人审查签字，再由总经理审批签字；3经财务会计审核；4到财务部出纳员处办理借款；5员工因私借款只涉及还款业务，与报销业务无关；6还款方式、期限等财务部门依照借款申请单上总经理审批期限、金额、方式等来执行。市内采购等其他临时借款的程序第一种情况：若发生借款业务，当日内能报销全部借款的情况下，按以下程序办理：1填写“付款单”按预计采购货品的全部金额借款；2由商务主管报请财务经理签批；3由借款经办人员到财务部出纳员处办理借款手续；4当日办理完全部采购业务后，到财务部报销，抽回借据。第二种情况：若发生借款业务，当日内不能报销全部借款的情况下，按以下程序办理：1在办公室领取并填写“借款审批单”，借款原则：同第一种情况；2由商务主管报请财务经理签批；3由借款经办人员到财务部出纳员处办理借款手续。三、借款审批人责任1员工借款（因私借款后因故离职），无法偿还并且扣除工资也无法偿清的，审批人员负连带偿还责任；2对试用期员工原则上不予借款，确因特殊原因，须由该员工的部门主管签字担保，以不超过当月工资为限，在履行相关手续后，方可借款。费用支付标准及审批制度一、差旅费报销标准：凡公司职员因公出差享有公司差旅费报销待遇。出差分为三类：1、参加厂商组织的会议、培训等；2、参加厂商组织的旅游等其他活动；3、公司提供的培训、旅游等奖励机会。住宿费具体标准如下：1出差城市为省会级以上城市，公司报销标准为：住宿费-80元/人/天。2出差城市为地级城市，公司报销标准为：住宿费- 60元/人/天。3出差城市为地县级市以下者，公司报销标准为：住宿费- -30元/人/天。职工出差期间公司除正常工资以外，给予出差补助如下：1出差城市为省会级以上城市，出差补助为20元/人/天。2出差城市为地级城市，出差补助为10元/人/天。3出差城市为地县级市以下者，出差补助为5元/人/天。公出期间火车硬卧铺票、公共汽车票公司给予正常报销。飞机票、软卧铺车票、出租汽车票给报销（经经理签批的特殊情况除外）。节约部分作为奖励。公出期间通讯补助费除按照公司通讯补助管理规定加给外，每天另给予：1出差城市为牡丹江本地网以外的城市，10元/人/天。（牡丹江本地网以内专指牡丹江、绥芬河、穆棱、东宁、宁安、林口、七台河、勃力、鸡西、鸡东、密山、虎林等中国移动及中国联通移动网划分的牡丹江地区网络）。2出差城市为牡丹江本地网内城市者，5元/人/天。报销过程中公司将按照出差人员所提供的票据为准，超支不补，不足者按实际费用票据面额实报实销。节约部分作为奖励。报销票据中如财务发现票据有连号现象，财务应拒绝报销此类所有票据。如因特殊情况不能取得正常票据的，出差人应认真记清所花费用额度、用途及次数。将情况报财务核实后酌情报销，严禁用其它票据代替。因公出差前员工必须觅妥职务代理人，出差当日去当日回者不享有出差补助。特殊情况超过公司要求标准的，需由出差人员填写报销申请，经财务核实后报总经理批准。如合理公司将给予正常报销。凡公司出差人员出差前必须填制出差申请单，出差返回后必须填制出差报告，详见出差申请单及其使用流程出差报告及其使用流程。（十一）凡公司出差人员必须勤俭务实，勿使浪费。（十二）工程外出作业，鸡冠区范围内无补助，住宿10元标准，实报实销，有特殊情况超出标准的由部门负责人签字审核，工程补助10元/人/天，同时给予工程组长5元/天的通讯补助。二、财务核算细则：住宿费：工作需要或其他特殊原因，住宿费用超过住宿标准，须由总经理署名书面说明材料，到财务部备档。交通费：1员工出差如因特殊情况超标准乘坐交通工具，须事前征得总经理同意，事后方可报销。2异地的市内公共交通费（地铁或公共汽车），凭票据如实核准报销。3本市因公外出使用公司交通车辆不得报销交通费，因车辆周转未能使用车辆的，原则上只报销公共汽车票。4市内因公确需乘坐出租汽车，须事前征得部门负责人同意，事后经部门负责人签字，并在付款单上写清时间、路线及事由方可报销。出差补贴：1出差补助天数以住宿天数为基础加异地的路程时间计算，返回当日为下午2点以前的按半天计算，超过2点按一天，上午12点前启程当日按一天计，12点后按半天计。2出差参加会议、厂方提供旅游等，会务费中含有食宿费，会议期间不再给予补助，通讯补助按标准核发。出差期间发生的其他杂费1其它杂费包括：存包裹费、货物运输费、订购配件等，凭单据核实后报销。2如出差人无通讯工具，异地电话费报销中，如购买IC卡、IP卡，报销完毕后应将卡交回办公室，登记其余额，留存出差人领用。三、报销程序：1费用报销时间的规定：借款出差员工回公司后，应在五个工作日内到财务部办理报销手续。市内业务招待费的报销，应在业务发生后五个工作日内到财务部办理。报账后仍有欠款或五个工作日内无故不办理报销、还款手续的员工，财务部将向其发出催促，被通知后五个工作日仍未结清者，财务部有权在该员工的当月工资中扣回或根据具体情况按比例逐月扣回。2报销基本流程：出差人回来后，出差者需将填写完毕的差旅费报销单连同原始票据，传递到出差派出的总经理处，同时将填写完整的电子档出差申请单、出差报告一并上传至总经理邮箱中；总经理根据出差人提交的报告书和手工报销单审批确认后签字，再将确认的电子档出差申请单传给财务部接收；总经理将电子档的出差报告审批后，传给电子文档管理员进行备档；财务会计审核报销单据与原始票据是否一致，无误后给予报销，并在电子档出差申请单标明实际报销金额后、签字，再将电子档的出差申请单传至考核邮箱备档；电子文档管理员只有收到财务部传递的出差申请单、出差报告电子档文件后，方可备档，备到出差员工个人档案中。电子文档管理员只有收到总经理传递的出差报告电子档文件后，方可备档。备到出差员工个人档案中。工程施工人员出差由工程主管审批就可报销；出差者需将填写完毕的差旅费报销单传递给工程主管审批后，由出差人员持审批过的差旅费报销单连同原始票据传给财务部，财务会计审核报销单据与原始票据是否一致，无误后给予报销。如果属于出差参加旅游、培训等公司奖励，由部门经理填写奖励通知书，传递给人力部。人力部将出差申请单附有奖励通知书一并备档。（附表4见奖励通知书）3报销流程图：差旅费报销流程图：出纳员支付传递传递出差人填写差旅费报销单总经理签批财务主管审 核将电子文档同时出差人将填好的电子档“出差报告”、“出差申请单”发送至审批人邮箱电子文档管理员备档发送审核人邮箱招待费报销流程图：财务经理审批出纳员支付总经理签批招待人填写报销（付款单）库管按发货订单及物品填写入库单据出纳员支付采购借款报销流程图：递给库管递给库管持物品、付款单和发货订单仓库采购人员在入库单上签字采购人员依购物发票等原始单据填写报销“付款单”和“发货订单”确认签字注：购物经办人至少2人库管在采购人员的报销“付款单”上确认签字表1出 差 申 请 单编 号出差人 签章出差事由学习、培训、开会上门维修 采购其它 日 期职务代理 签章出发时间预支差旅费金额出差报告提交 不提交回程时间实际报销金额出差地点总经理财务主管派出人出 差 事 由主要事项处理经过及实绩总经理审批报销签字财务主管审核签字人力部接收签字部门：附表2招待费申请单年 月 日客人姓名客人单位预计费用电 话招待标准实际费用同行人数就餐场所财务预借款额招待类别上级主管部门 市政机关 供应商 行业用户 其他事 由：总经理： 主管： 出纳： 申请人： 附表3 借款申请单借款人姓名借款种类出差 采购 招待费 特批申请金额大写借款用途还款方式借款人签字还款期限总经理或主管部门意见批准金额（大写）批准期限总经理签字： 年 月 日年 月 日附表4 奖励通知书姓名职位所属部门突出成绩： 发生日期： 参加人员：奖励：加薪 记大功 记功 嘉奖或晋级 总经理特别奖 其他 年 月 日奖励方式：其他事宜：奖励生效日期： 年 月 日经理签字： 人事部签字：财务签字： 本 人 签 字： 制度范本精选版