Access数据表视图应用.ppt

第4章Access数据表视图应用,学习并掌握Access数据表视图结构与功能掌握在数据表视图中进行数据编辑的操作方法结合“教材征订管理信息系统”数据库应用系统完成Access表数据编辑掌握在数据表视图中进行数据查找、替换的操作方法掌握设置数据表视图格式的操作方法了解隐藏数据列、冻结数据列的操作方法掌握数据排序、数据筛选的操作方法掌握数据导入、导出的操作方法,4.1Access数据表视图概述,对Access表中数据所进行的所有操作都在Access数据表视图中进行。Access数据表视图形式如图4-1-1所示。图4-1-1所示为“教材征订管理信息系统”数据库中的“课程信息表”的数据表视图。在Access数据表视图中，显示的不再是这个表的结构属性，而是这个表中存储的数据。数据表视图的每一列称为一个字段，每一行称为一条记录。例如，“课程信息表”拥有7个字段，目前拥有11条记录。如图4-1-1所示。,4.1Access数据表视图概述,图4-1-1“课程信息表”数据表视图,4.1Access数据表视图概述,应用Access数据表视图进行数据操作，需要使用相关的菜单项和工具栏。1菜单栏上增加的功能【格式】菜单如图4-1-2所示。【记录】菜单如图4-1-3所示。,图4-1-2数据表视图【格式】菜单,图4-1-3数据表视图【记录】菜单,4.1Access数据表视图概述,2工具栏上增加的功能工具栏上增加的功能按钮，如图4-1-4所示。,图4-1-4数据表视图工具栏上新增功能,4.2Access表中数据编辑,4.2.1增加记录在关系数据库中，一个数据表被称为一个二维表，一个二维表的一行称之为一个记录，增加记录也就是在表的末端增加新的一行。可以有4种操作方法来实现在一个Access表中增加记录：1直接添加直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，键入所需添加的数据。即完成了增加一个新记录的操作。,4.2Access表中数据编辑,2应用“记录指示器”按钮单击“记录指示器”上的“增加新记录”按钮“”，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。3应用工具栏按钮单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮“”，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。4应用菜单栏功能单击“菜单栏”上的【记录】|【数据项】，光标就会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。,4.2.2删除记录,当一个Access表中的一些记录不再有用时，可以从中删除它们，这称为删除记录。可以这样进行操作：首先，必须选中需要删除的那些记录。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。接着，可以有两种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮“”；或单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击【删除记录】。,4.2.2删除记录,不论采用哪一种删除记录的方法，Access都会弹出一个删除确认对话框，如图4-2-1所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮，即完成了选定数据记录的删除操作。,图4-2-1删除确认对话框,4.2.3修改数据,Access数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，键入新的数据，就可以键入的新数据修改光标所在处的原有数据。,4.2.4查找、查找并替换数据,1查找数据数据库中保存的记录通常都是很多的。若需查找某一个特定数据，靠操纵数据表在屏幕上下滚动来实现将非常困难。可以借助Access提供的查找功能来实现快速查找。在一个Access数据表视图中，单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上的查找工具按钮“”，即可弹出“查找和替换”对话框如图4-2-2所示。,图4-2-2“查找和替换”对话框（“查找”卡）,4.2.4查找、查找并替换数据,在“查找和替换”对话框的查找卡上，有4个选项将直接影响查找的结果。“查找内容”组合框用于输入所需查找的数据；“查找范围”组合框可列出当前表的所有字段名，选择一个以确定将在哪一个字段中查找数据；“匹配”组合框可列出各种匹配方式；“搜索”组合框可用于设定查找进行的方向。,4.2.4查找、查找并替换数据,2查找并替换数据时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换数据”功能。单击菜单栏上的【编辑】|【替换】，或在图4-2-2所示对话框中单击“替换”卡片，即可弹出“查找和替换”对话框如图4-2-3所示。与图4-2-2相比，图4-2-3所示对话框中多了一个“替换为”组合框。在该组合框中应填入将要替换成的值。,4.2.4查找、查找并替换数据,图4-2-3“查找和替换”对话框（“替换”卡）如图4-2-3所示。单击“全部替换”按钮“”，即实现了将所有满足“查找内容”指定值的字符串“考查”全部更改为“替换值”指定的字符串“考核”。,4.2.5复制或移动数据,首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击菜单栏上的【编辑】|【复制】（或单击工具栏上的复制工具按钮“”）；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击【编辑】|【粘贴】（或单击工具栏上的粘贴工具按钮“”），即完成了数据的复制操作。对于移动数据，其差别仅在于第二步操作：应单击【编辑】|【剪切】（或单击工具栏上的剪切工具按钮“”）。,4.2.6编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,首先，应该填写“出版社表”表的数据，可以填写一些出版社的名称作为该表中的记录。接着，应该填写“课程信息表”中的数据，应该填写一些课程的“课程代码”、“课程名称”、“考核方式”、“总学时”、“理论学时”、“实验学时”和“课程性质”等数据作为其中的记录。请参考图4-1-1所示数据填写。然后，可以填写“课堂信息表”中的数据，应该填写一些图书的“课堂编号”、“课程代码”、“专业”、“年级”、“班级”、“人数”、“校区”、“周学时”和“教学周次”等数据作为其中的记录。请参考图4-2-4所示数据填写。,4.2.6编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,图4-2-4“课堂信息表”数据表视图最后，可以填写“教材预订表”中的数据，应该填写一些课堂的“课堂编号”、“课程代码”、“任课教师”和“教材名称”、“出版社”、“作者”、“版别”、“书刊号”、“预订册数”等数据作为其中的记录。请参考图4-2-5所示数据填写。,4.2.6编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,图4-2-5“教材预订表”数据表视图,4.2.6编辑“教材征订管理信息系统”数据库中的数据,至于“教材征订表”中的数据填写，由于其与上述各表数据的关联非常紧密，需要重点考虑数据的关联性。可以参考图4-2-6所示数据填写。,图4-2-6“教材征订表”数据表视图,4.3Access数据表视图格式,在实际应用中，如果需要临时改变一个Access表的数据表视图格式，可以在这个Access表的设计视图中进行重新设定。重新设定数据表视图格式的操作包括，设定数据表视图的行高和列宽、数据表视图字体、数据表视图样式、在数据表视图中隐藏列、在数据表视图中冻结列，等等。,4.3.1数据表视图的行高和列宽,1数据表视图的行高设置数据表视图行高指的是视图中表格行的高度，其计量单位为像素。设定的行高值对整个数据表视图有效，亦即数据表视图中的所有行均采用同样的行高值。可以有两种不同的方式设定数据表视图行高。（1）手动设置行高将鼠标移至当前Access表的记录选定器中的两个记录交界处，按住鼠标左键不放上下拖曳，即可改变数据表视图的行高。,4.3.1数据表视图的行高和列宽,（2）数据设置行高将鼠标点停留在当前Access表中任一行处，单击菜单栏上的【格式】|【行高】即弹出“行高”对话框如图4-3-1所示。,图4-3-1“行高”对话框,4.3.1数据表视图的行高和列宽,2数据表视图的列宽设置数据表视图列宽指的是视图中表格某一列的宽度，其计量单位为字符个数。设定的列宽仅对指定列有效，亦即设定列宽的那一列采用设定的列宽值。可以有两种不同的方式设定数据表视图列宽。（1）手动设置列宽将鼠标移至表中两个字段名的交界处，按住鼠标左键不放左右拖曳，即可改变表的列宽。,4.3.1数据表视图的行高和列宽,（2）数据设置行高将鼠标移至表中需要更改列宽的那一列中任一处，单击菜单栏上的【格式】|【列宽】即弹出“列宽”对话框如图4-3-2所示。,图4-3-2“列宽”对话框,4.3.2数据表视图的字体,数据表视图中的所有字体（包括字段数据和字段名），其默认值均为黑色宋体常规小五号字，这是由Access功能选项参数确定的。若需要更改数据字体设置，当然可以通过设定Access功能选项参数来实现。除此之外，也可以在数据表视图中单击格式工具栏上的“字体”列表框选择其他字体；也可以单击菜单栏上的【格式】|【字体】，在随之弹出的“字体”对话框（如图4-3-3所示）中选择希望的字体、字型、字号及其特殊效果和颜色，然后单击“确定”按钮。注意，如此设定的字体、字型、字号及其颜色对整个数据表视图有效。,4.3.2数据表视图的字体,图4-3-3数据表视图“字体”对话框,4.3.3设置数据表格式,数据表视图的默认表格样式如图4-2-4所示，白底、黑字、细表格线形式。可以根据实际需要来修改设定表格样式。在需要修改样式的数据表视图中，单击菜单栏上的【格式】|【数据表】，在随之弹出的“设置数据表格式”对话框（如图4-3-4所示）中，有多个选项可供选择。,图4-3-4“设置数据表格式”对话框,4.3.3设置数据表格式,图4-3-4所示选择为“凹陷”单元格效果，“银白”背景颜色，“白色”网格线颜色。各项参数设置完毕后，单击“确定”按钮，即完成了数据表视图的设置操作。图4-3-5所示即为上述选择值的实际表格样式效果。,图4-3-5设置数据表格式后的“课程信息表”数据表视图,4.3.4数据表视图的打印/预览功能,在数据表视图中调整好合适的显示格式以后，即可在打印机上打印出来。打印获得的效果与数据表视图中的显示效果基本相同，因此可以得到美观的输出表格。单击工具栏上的“打印”按钮，或单击菜单栏上的【文件】|【打印】，即可完成数据表的打印操作。在正式打印之前，一般都希望在屏幕上预览一下打印格式是否美观合适，打印数据是否正确。这个操作称为打印预览。单击工具栏上的“打印预览”按钮，或单击菜单栏上的【文件】|【打印预览】，即可完成数据表的打印预览操作。图4-3-6所示即为前述特定显示格式的打印预览效果。,4.3.4数据表视图的打印/预览功能,图4-3-6“课程信息表”的打印预览效果,4.3.5数据表视图中的隐藏列,在数据表视图中隐藏列的含义是令数据表中的某一列数据不可视，尽管可以通过将该列宽度设置为0来实现，但毕竟不是很方便。单击菜单栏上的【格式】|【隐藏列】，就可以很方便地将光标当前所在列隐藏起来。注意，某列数据不可视并不是该列数据被删除了，它依然存在，只是被隐藏起来看不见而已。如果需要令已经隐藏的列重新可视，可以单击菜单栏上的【格式】|【取消隐藏列】，然后指定需要取消的隐藏列，即可完成操作。,4.3.6数据表视图中的冻结列,若遇到一个很宽的数据表，屏幕上无法显示其全部字段，就会给输入或查看数据带来一些困难。如图4-3-7所示的工资表，往往会希望在输入表中数据时，其最左端的“工号”和“姓名”两列能够固定在屏幕的左端，这样的需求可以通过设置冻结列操作来满足。冻结列的操作方法是，从第一个需冻结列的字段名上点中并拖曳鼠标至最后一个需冻结列的字段名上（这些字段必须是连续排列的），即选定了所有需要冻结的列。单击菜单栏上的【格式】|【冻结列】，就完成了冻结列的操作。图4-3-7所示为冻结“工号”和“姓名”两列后的情况，此时，冻结列和非冻结列之间的垂直分界线呈深色。,4.3.6数据表视图中的冻结列,图4-3-7冻结“工号”和“姓名”两列后的数据表视图设定的冻结列将保存至取消冻结列操作之后。单击菜单栏上的【格式】|【取消对所有列的冻结】，即可完成取消冻结列的操作。,4.4Access表中数据检索,在Access表中进行数据检索操作，需要在数据表视图上进行，主要包括记录排序和记录筛选等两项操作。,4.4.1记录排序,4.4.1记录排序在数据表视图中查看一个Access表中数据时，通常都会希望表中记录是按照某种顺序排列，以便于查看浏览。设定记录排序可以达到所需要的排列顺序。在不特别设定记录排序的情况下，数据表视图中的数据总是依据Access表中的关键字段按照升序排列来显示的。若需令Access表中记录按照另外一种顺序排列显示，可以有以下几种设定方式。,4.4.1记录排序,1依据某一个字段数据设定记录排序令光标停在该字段中的任一行处，再单击工具栏上的排序按钮“”或“”，即可得到该字段数据的升序或降序排列显示。例如，图4-2-5所示“教材预订表”表中数据的显示顺序是依据关键字段“课堂编号”升序排列的，这是由于没有特别设定排序字段所导致的结果。如果需要设定“教材预订表”的显示顺序依据“出版社”字段数据按降序排列，则可先将光标定位于“出版社”字段上，再单击工具栏上的排序按钮“”，即可得到依据“出版社”字段数据的降序排列显示结果，如图4-4-1所示。,4.4.1记录排序,图4-4-1“教材预订表”中数据按“出版社”降序排列,4.4.1记录排序,2利用菜单命令设定记录排序令光标停在某一字段的任一行处，再单击菜单栏上的【记录】|【排序】|【降序】（或【记录】|【排序】|【升序】），可得到依据该字段数据的记录降序（或升序）排列显示。3利用快捷菜单命令设定记录排序令光标停在某一字段的任一行处，并单击鼠标右键，然后在随之弹出的快捷菜单中单击【降序】（或【升序】），也可得到依据该字段数据的记录降序（或升序）排列显示。,4.4.2记录筛选,所谓记录筛选指的是，在众多的数据记录中只显示那些满足某种条件的数据记录。例如，在“教材预订表”中，需要查阅所有课程中某一个高等教育出版社出版的预定教材目录一览，就需要在“教材预订表”全部数据记录中筛选出“出版社”字段中的数据为“高等教育出版社”的记录，此即为记录筛选。Access提供以下4种关于记录筛选的操作方法。,4.4.2记录筛选,1筛选含有某一个特定数据的记录Access为筛选含有某一个特定数据的记录提供3种不同的操作方式。（1）利用工具按钮实现含有某一个特定数据记录的筛选令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮“”，即可只显示在该字段中具有这个特定数据的记录。,4.4.2记录筛选,例如，若需显示“教材预订表”中“高等教育出版社”的预订教材目录一览，就可令光标停留在“高等教育出版社”所在的单元格中，单击工具栏上的“按选定内容筛选”按钮，图4-4-2所示即为“高等教育出版社”的预订教材目录一览。,图4-4-2“高等教育出版社”的预订教材目录一览,4.4.2记录筛选,（2）应用菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】，即可得到所需的记录筛选表。例如，可在“教材预订表”数据表视图中，令光标停留在“出版社”字段中的“高等教育出版社”记录处，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】，如图4-4-3所示，也可得到如图4-4-2所示的记录筛选结果。,4.4.2记录筛选,图4-4-3应用菜单命令进行记录筛选,4.4.2记录筛选,（3）利用快捷菜单命令实现含有某一个特定数据记录的筛选令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【按选定内容筛选】，即可得到所需的记录筛选表。例如，可在“教材预订表”数据表视图中，在“出版社”字段中的“高等教育出版社”记录处单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中单击【按选定内容筛选】，同样可得到如图4-4-2所示的记录筛选结果。,4.4.2记录筛选,2筛选排除某一个特定数据的记录令光标停留在该特定数据所在的单元格中，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【内容排除筛选】），即可得到所需的记录筛选表。例如，可在“教材预订表”数据表视图中，令光标停留在“出版社”字段中的“西安电子科技大学出版社”记录处，单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【内容排除筛选】（或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【内容排除筛选】），如图4-4-4所示。如此，所得到的记录筛选结果将包含除了“西安电子科技大学出版社”以外的其他出版社的预订教材目录一览。,4.4.2记录筛选,图4-4-4筛选排除某一个特定数据的记录,4.4.2记录筛选,3模糊筛选有时需要筛选出的记录必须满足一个特定的组合条件，或者必须满足的条件难以具体为某一项数据，均可成为模糊筛选。例如，如果需要在“教材预订表”中筛选出“预订册数”多于60册而少于90册的预订教材目录一览，则可以在“教材预订表”数据表视图中的“预订册数”列内任何一处单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击“筛选目标”文本框，在其间填写表达式“60And90”，然后按回车键，如图4-4-5所示。即可实现所需的记录筛选结果。,4.4.2记录筛选,图4-4-5模糊筛选示例,4.4.2记录筛选,4取消筛选如果数据表视图中显示的数据是筛选过的数据，则数据表视图工具栏上的“取消筛选/排序”按钮“”呈下陷状态。此时如果需要取消筛选、恢复显示数据表中所有数据，可以以下三种方法中的一种：单击数据表视图工具栏上的“取消筛选/排序”按钮，使其成为弹起状态；或单击菜单栏上的【记录】|【筛选】|【取消筛选/排序】；或单击鼠标右键，在随之弹出的快捷菜单中单击【取消筛选/排序】。如此即可取消筛选，并恢复数据表视图中全部数据的显示。,4.5Access表中数据导出,Access数据库数据的共享，一般可以通过三种途径来实现:第一种是由外部应用项目通过ODBC等通用开放式数据库连接工具实现对Access数据库的外部连接，来完成对Access数据库数据的共享。第二种是由Access数据库提供的数据导出功能，按照外部应用项目所需要的格式及其数据形式导出数据，从而实现数据的共享。第三种是应用Access数据库新增的页对象所提供的数据交互功能，来实现Access数据库数据的共享。本节介绍第二种方式的使用方法，主要介绍常用的四种导出格式。这四种常用的Access表数据导出操作均需在数据表视图中进行。,4.5.1导出为文本文件,文本文件通常是各类型应用软件之间交换数据的必备文件格式，即各类应用软件一般都提供文本文件的导入导出功能。这是因为文本文件是所有文本编辑软件都支持的文件格式，也是所有应用软件都支持的文件格式。在需要导出的Access表的数据表视图中，单击菜单栏上的【文件】|【导出】。在随即弹出的“将表XXX导出为”对话框中（如图4-5-1所示），选定导出文件的保存位置、给定导出文件名、指定导出文件的保存类型为文本文件。然后单击“全部导出”按钮，即可将当前的数据表导出为一个存放于指定位置处的文本文件。,4.5.1导出为文本文件,例如，如果需要将“课程信息表”中数据导出形成一份具有相同数据的、存储于“我的文档”文件夹中的、命名为“课程信息文本”的文本文件。应该首先进入“课程信息表”数据表视图。然后，单击菜单栏上的【文件】|【导出】，并在随即弹出的“将表课程信息表导出为”对话框中，选定导出文件的保存位置为“我的文档”、设定导出文件名为“课程信息文本”、指定导出文件的保存类型为“文本文件”。如图4-5-1所示。最后，单击“全部导出”按钮，并在随后的对话框中依据所需做出相应选择，即可完成例题所需要的导出Access表中数据的操作。,4.5.1导出为文本文件,图4-5-1“将表课程信息表导出为”对话框,4.5.2导出为Excel工作簿文件,Excel是一个Office软件包中的一个电子表格软件，针对数据表格的很多应用操作在Excel中都显得非常明快、简捷。因此，将Access表导出为Excel工作簿文件是很有实用价值的。其操作方法与上一小节相似，只需在如图4-5-1所示的“将表XXX导出为”对话框中的“保存类型”列表框中选择“Excel97-2003”即可。,4.5.3导出为FoxPro数据表文件,FoxPro数据表继承了xBase数据库文件格式，其文件扩展名为DBF，是一种应用较广泛的关系型数据库管理系统。将一个Access表导出为一个FoxPro数据表后，就可以为利用FoxPro数据库管理系统开发的信息系统提供共享数据。因此，将Access表导出为FoxPro数据表时常会成为需要。其操作方法与导出为文本文件的方法相似，只需在如图4-5-1所示的“将表XXX导出为”对话框中的“保存类型”列表框中选择“MicrosoftFoxPro3.0”即可。,4.5.4导出为HMTL文件,将Access2003表导出为HMTL文件的操作是：在数据表视图中，单击菜单栏上的【文件】|【导出】，在随即弹出的“将表XXX导出为”对话框中（如图4-5-1所示），选定导出文件的保存位置、给定导出文件名、指定导出文件的保存类型为“HTML文档”，然后单击“全部导出”按钮，即可将当前的数据表导出为一个HMTL文档。图4-5-2所示即为“课程信息表”导出为HMTL文件后，用IE浏览器打开后的视图。,4.5.4导出为HMTL文件,图4-5-2用IE浏览器打开导出的HMTL文件,4.6Access数据库获取外部数据,1从外部导入数据从外部导入数据是指从外部获取数据后形成本数据库中的表对象，并与外部数据源断绝联结。这意味着当导入操作完成以后，即使外部数据源的数据发生了变化，也不会再影响已经导入的数据。2从外部链入数据从外部链入数据是指在本数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源取得数据。这意味着链入的数据并未与外部数据源断绝联结，而将随时随着外部数据源数据的变动而变动。,4.6.1导入数据,在数据库视图中，单击菜单栏上的【文件】|【获取外部数据】|【导入】，在随即弹出的“导入”对话框中，选定导入数据文件的查找位置、选定导入数据文件类型、选定需导入的文件名，然后单击“导入”按钮“”，即可进入Access导入数据表向导的第一步操作。Access导入数据表向导的每一步操作将随着导入数据文件的格式不同而有所不同。以下以导入Excel工作簿格式文件“课程信息表格”的操作为例，说明其操作步骤及其每一步操作的含义。,4.6.1导入数据,首先，进入“教材征订管理信息系统”数据库设计视图，单击菜单栏上的【文件】|【获取外部数据】|【导入】。在随即弹出的“导入”对话框中，选定导入数据文件的查找位置为“我的文档”，选定导入数据文件类型为“MicrosoftExcel”，选定需导入的文件名为“课程信息表格”。如图4-6-1所示。,图4-6-1在“导入”对话框选定参数,4.6.1导入数据,然后，单击“导入”按钮，即进入“导入数据表向导”的第一个对话框如图4-6-2所示。,图4-6-2“导入数据表向导”对话框1,4.6.1导入数据,由于一个Excel工作簿通常是由多个工作表构成的，而一个工作表又可以由若干个命名区域组成，因此“导入数据表向导”首先询问导入数据所在的工作表或命名区域。在图4-6-2所示对话框中选择的是名为“课程信息表”的Excel工作表。单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第二个对话框，如图4-6-3所示。在导入数据表操作的第二步，需要确定导入后的Access数据表的字段名。通常Excel工作表的第一行都是表格的栏目名称，本对话框就是询问是否将Excel工作表的栏目名称作为导入后的Access数据表的字段名。在多数情况下都应该选择“是”，本例中也是如此，即在复选框“第一行包含列标题”处点上“”。,4.6.1导入数据,图4-6-3“导入数据表向导”对话框2,4.6.1导入数据,此处有一点值得注意，如果Excel工作表的栏目名称占有不止一行，则不可以导入整个工作表，而只能导入工作表中的命名区域，且该命名区域中只有顶部一行称为字段名。确定导入表的字段名后，单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第三个对话框，如图4-6-4所示。在这个对话框中必须选择：是准备使用已经选定的数据产生一个新的Access表对象，还是准备将导入的数据追加到一个现有的Access表中。如果选择导入至现有的表对象中，则还需指定数据库中现有数据表的名字。,4.6.1导入数据,图4-6-4“导入数据表向导”对话框3,4.6.1导入数据,本例选择将数据导入至一个新的Access表中，即在单选框“新表中”处点上“”。单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第四个对话框，如图4-6-5所示。,图4-6-5“导入数据表向导”对话框4,4.6.1导入数据,在图4-6-5所示对话框中必须逐一设定：（1）确定那些字段不需要导入在对话框的中部逐个地单击它们，每选择一个不需导入的字段，就单击复选框“不导入字段（跳过）”，使其中有一个“”，此项操作需逐个地进行。（2）为导入后的Access表指定相关字段的索引在对话框的中部单击需为之建立索引的字段，在该字段被选中的状态下，单击列表框“索引”，在其中选择所需的索引类型。本例选择导入所有字段，且仅有“课程代码”字段具备索引，且其索引类型为“有（无重复）”。,4.6.1导入数据,逐一完成上述两项设定以后，单击“下一步”按钮，即进入“导入数据表向导”的第五个对话框，如图4-6-6所示。,图4-6-6“导入数据表向导”对话框5,4.6.1导入数据,在图4-6-6所示对话框中，必须为导入形成的数据表对象指定一个字段作为主关键字段。根据关系数据库的基本概念，任一个Access数据表都应该具有一个主关键字段。主关键字段的含义是，存储于该字段中的数据决不允许有完全相同的值。如果不能保证每一个被导入列的数据具有唯一性，此处需选择“由Access添加主键”单选框。在本实例中，标题栏为“课程代码”的Excel表列中数据具有唯一性，针对此处要求为导入后的Access数据表确定主关键字，本例选择“自己选择主关键字”，并指定“课程代码”字段为主关键字段。单击“下一步”按钮，即进入“导入向导”的第六个对话框，也是“导入数据表向导”的最后一个对话框。如图4-6-7所示。,4.6.1导入数据,图4-6-7“导入数据表向导”对话框6,4.6.1导入数据,在“导入数据表向导”的第六个对话框中，需要指定由导入数据生成的Access表对象名，此处可以命名为“课程信息表（导入）”。命名操作完成后单击对话框上的“完成”按钮，即完成了由一个Excel电子表导入形成一个Access数据表对象的操作过程。归纳本例的操作过程，应该看到导入数据的操作是在“导入数据表向导”的引导下逐步完成的。从不同的数据源导入数据，Access将启动与之相对应的导入向导。本例只是描述了从Excel工作簿中导入数据的操作过程。通过对这个操作过程的说明，应该理解在整个操作过程中所需要选定或输入的各个参数的含义，进而去理解从不同的数据源导入数据时所需要的不同参数的意义。,4.6.2链入数据,从外部数据源链入数据的操作与上述的导入数据操作非常相似，同样是在向导的引导下完成。而且链入向导的形式与操作也都与导入向导非常相似，但是一定要理解链入数据表对象与导入形成的Access表对象是完全不同的。导入表在其导入过程中是从外部数据源获取数据的过程，而一旦导入操作完成，这个Access表就不再与外部数据源继续存在任何联系了。,4.6.2链入数据,而链入表则不同，它只是在Access数据库内创建了一个Access表链接对象，从而允许在打开链接时从数据源获取数据，即数据本身并不在Access数据库内，而是保存在外部数据源处。因而，在Access数据库内通过链接对象对数据所做的任何修改，实质上都是在修改外部数据源中的数据。同样，在外部数据源中对数据所做的任何改动也都会通过该链接对象直接反映到Access数据库内中来。图4-6-8所示的“课程信息表（链接）”表对象是一个与Excel工作表相链接的Access表对象，而“课程信息表（导入）”表对象是一个将Excel工作表数据导入后得到的Access表对象。链接到不同的外部数据源的链接表对象，其数据表图标也会是不相同的。,4.6.2链入数据,图4-6-8“教材征订管理信息系统”数据库链接表示例,4.7习题,请在如图4-1-1所示的“课程信息表”中将所有“课程性质”字段数据为“选修课”的数据更改为“必选课”，并写出操作步骤。请在如图4-2-4所示的“课堂信息表”中将所有“专业”字段数据为“计算机科学与技术”的数据记录筛选出来，并写出操作步骤。Access数据表视图的格式可以修改吗？在什么情况下需要进行数据表视图格式的修改？如何实现你所期望的格式修改效果？请结合一个实例写出操作步骤。,4.7习题,在什么情况下需要进行Access数据表的导出操作？如何进行Access数据表的导出操作？请将“教材预订表”导出为一个Excel工作簿文件，并写出操作步骤。请叙述“从外部导入数据”和“从外部链入数据”的差别，并说明在什么情况下需要进行这些操作。请将第5题导出的Excel工作表导入为“教材预订表（导入）”，并写出操作步骤。请将“教材征订表”导出为FoxPro数据表，并写出操作步骤。请将第6题完成FoxPro数据表链接成为“教材征订管理信息系统”数据库中的一个链接表对象，并写出操作步骤。,