秘书基础与实务ppt课件

办公室事务,值班、信访及活动安排,办公室工作预安排,现金管理,处理突发事件,第十一章 办公室事务,秘书基础与实务,1,值班工作,信访工作,活动安排,值班、信访及活动安排,秘书基础与实务,2,值班工作,值班室,平日需要有人值班的办公室,节假日值班办公室,某项工作需要的值班办公室,秘书基础与实务,3,办理领导交办的事项,上传下达，沟通内外,处理来函、来电及人员来访,负责值班工作及人员的安排,值班室工作是秘书部门的日常工作之一，但各单位和部门值班室的工作都非常庞杂，且各有不同的特点。一般来说，工作内容主要有以下：,随时掌握领导的外出活动,协调处理安全保卫工作,秘书基础与实务,4,向有关单位及人员转告领导的指示等,查问有关部门及人员对领导某一批示、要求的贯彻落实情况，并将查问的结果及时回复交办的领导,受委托做好接待工作,根据领导指示了解在本地区工作考察的上级领导的活动及生活接待情况,临时性的会议通知,办理领导交办的事项,秘书基础与实务,5,对来自何单位、部门的同志,对上级的各项指示、通知和下级的请示,对突发事件,上传下达，沟通内外,认真接待,或请有关领导接洽,或介绍给有关部门,认真登记,及时汇报给领导,及时给有关部门处理,有责任将掌握的新情况报告领导，并通知有关人员,秘书基础与实务,6,对急电、急件及时通知具体承办单位、部门或报告分管领导,对电话请示、文电内容，一般只传达不答复，以免造成被动,有领导批示的，及时办理,处理来函、来电及人员来访,秘书基础与实务,7,值班电话记录,值班人员需做好的三项记录,值班接待记录,值班日记,来电时间,来电单位及电话,来电人员姓名,来电内容,来访人员姓名,单位,来访事由,联系方法,电话,身份,证件,秘书基础与实务,8,值班日记内容,信函,电报,电话,反映情况,年 月 日 星期 值班人：,事项： ,备注：,值班日志样例,秘书基础与实务,9,值班表的编制： 值班表示将某一时间段中已经确定的上班人员姓名姓名清晰地记载和标明的表格。,编制值班表通常包括以下项目,列出值班时间期限和具体值班时间,按照要求填入值班人员姓名,表明值班地点,表明负责人姓名或带班人姓名,有时须用简明的文字标明值班的工作内容,表明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名,秘书基础与实务,10,随时掌握领导的外出活动 领导同志外出时应由秘书告知值班室，以便随时取得联系。 值班室要详细记录领导外出情况，了解领导外出所在地的住址和电话号码，遇到有急事能随时找到领导，保证工作的正常开展。,秘书基础与实务,11,协调处理安全保卫工作 值班人员在值班工作中，除做好上述工作以外，还要协助有关人员做好安全保卫工作，防止丢失、被盗、破坏等事件的发生。,秘书基础与实务,12,信访工作,来信,来访,重要来信,一般来信,指的是反映的情况和信息，关系到国家的安全和利益，关系到全局性的问题，或者性质严重、影响很大。,指的是反映的问题和情况，以及传递的信息是局部的、个人的，或性质一般、影响有限。,反映个人的看法和意愿,检举揭发,要求落实政策或解决某些问题,来信反映问题,提不合理的要求,秘书基础与实务,13,转办,函转,直送,批转,摘报,自处,不处,由于单位的大小不同，分工不同，因此。在处理一般来信上，方法也有所不同,秘书基础与实务,14,按分级归口的原则，转交下一级责任单位处理,一封来信提出几个问题或问题涉及几个单位，按主要问题的责任单位转办,如几个问题都很重要，应将来信复印后分别转办,转办,秘书基础与实务,15,对来信内容和反映问题比较重要的，将来信摘要，给主管领导审定后以函的形式附原信转下级责任单位或有关部门处理，但不要求办理结果。,函转,秘书基础与实务,16,对领导私人交往信件,知名人士来信,以及内容比较重要、文字简朴、书写清楚的来信,直送,秘书基础与实务,17,对反映问题比较重要，且表述清楚或内容不易扩散的来信，经主管领导审核后批示，直接转送下一级责任单位或有关部门的主要领导。,批转,秘书基础与实务,18,来信文字较长,或表达条理不太清楚，但内容重要的来信,摘录整理来信要点，经主管领导审核后，呈报主要领导,摘报,秘书基础与实务,19,对领导交办,或需要直接处理的来信,办信人经主管领导同意后，直接协调解决问题并答复来信人,自处,秘书基础与实务,20,精神病患者的来信,来信人和反映对象都没有姓名、单位和住址，且内容无从查处的来信,对于这些来信经主管领导审核后保存,不处（没有办理意义的来信）,有关单位做过恰当处理并做出明确答复的来信,没有实质内容的来信,秘书基础与实务,21,接待,一般来访的接待工作包括,登记,处理,接洽,立案,回访,秘书基础与实务,22,文明平静型,感情冲动型,一般来访可分为几种类型,反复纠缠性,集体上访型,秘书基础与实务,23,除对来访者做好热情接待工作外,接待,还要做好问清来访者,单位,姓名,事由,秘书基础与实务,24,来访者个人的基本情况,登记,放映问题的主要内容,来访时间,来访次数,来访人数,反映问题的性质,秘书基础与实务,25,集中精力倾听来访者的陈述,接洽,尽可能详细地做好记录,明确告知来访者要对反映情况的真实性负责,向来访者索要书面材料,向来访者确认所反映问题的主要内容，征求来访者对记录的意见,为弄清问题进行必要的询问,这是接待来访工作的主要内容,告知来访者对其反映问题的处理程序,秘书基础与实务,26,来访者提出的询问或其他比较简单的问题，自己能当即答复解决的，应予以答复解决,处理,来访者反映的问题，应该由所在地领导和单位处理，可迅速告之,来访者要求合理、政策允许、应解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理,来访者留下的申诉材料，需要转办，应及时转办,来访者反映问题比较重要，要摘录来访要点，呈送主要领导批办和阅知,对来访者反映问题的处理要符合政策、坚持原则、按照程序、遵守制度,秘书基础与实务,27,对来访者反映的重要情况，应根据立案标准立案查处,立案,秘书基础与实务,28,回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。一般应放在问题已恰当处理，而本人思想不同的人身上，以便有针对性地做疏导工作 。,回访,秘书基础与实务,29,外事活动，主要有外事部门负责具体安排、落实。办公室起配合、协调作用。,内事活动，这类活动是大量的，需要办公室安排、落实。,一般活动安排,是指领导的活动安排。,合理安排领导的公务活动，大多表现为对领导活动布局的协调，是办公室的一项经常性工作。,秘书基础与实务,30,制定详细的活动计划,协调工作,察看现场,领导活动安排应注意,活动时间,活动地点,参加人的范围,参加人数,活动前的具体安排,活动中的具体安排,活动后的具体安排,秘书基础与实务,31,领导参观学习的安排,领导活动安排的具体方法,领导检查工作、调查研究的安排,宴请的安排,集体视察的安排,参观游览的安排,慰问活动的安排,仪式活动的安排,节庆活动的安排,纪念活动的安排,庆功祝捷活动的安排,悼念活动的安排,秘书基础与实务,32,思想准备,资料准备,后勤物质准备,领导参观学习的安排,领会领导意图,参观学习目的,所走路线,到什么地方和单位,所需时间,参观学习单位的主要经验,该单位领导成员的姓名和简况,该单位生产形势、规模、技术设备条件、历年主要经济技术指标,该地区自然环境、风土人情、历史、特产资源等,本地区、本单位这些方面的情况,办公用品,生活用品,必备药物,所需经费,车辆司机,备用器材,秘书基础与实务,33,外出前,领导检查工作、调查研究的安排,了解领导外出的任务、意图、时间、方向和地点,根据具体任务进行必要的研究，考虑完成这次任务的措施,外出后,对于领导的活动日程进行周密细致的安排，并通知、协助有关单位做好组织和准备工作,根据领导意图，搞好调查研究，掌握第一手材料,秘书基础与实务,34,视察前,集体视察的安排,了解视察的内容和指导思想，视察的对象和重点，视察的程序和时间安排，视察的人员组成，对被视察单位的要求，须阅读的文件资料，需安排的各种会议等,拟定视察名单与通知，确定视察范围、重点和程序，印发视察方案和日程安排，划分视察小组、组长与记录人，通知被视察单位有关事宜，安排好膳宿交通,视察中,协助被视察单位做好各项准备工作并负责检查，做好记录和有关资料的收集工作,汇集各视察小组的情况，及时整理写好视察报告的初稿，并请有关领导审定，,视察后,印发视察报告，及时了解视察报告中提出问题的解决落实情况,秘书基础与实务,35,邀请,宴请的安排,各种正式的宴请活动，一般均发请柬，这既是表示郑重和礼貌，亦对客人起提醒、备忘之用,安排席位,服务工作,秘书基础与实务,36,圆桌,主人,第二主人,1,2,3,4,5,6,7,8,主人,陪同,1,8,2,7,3,6,4,5,注：不设第二主宾的非正式宴会的安排,秘书基础与实务,37,长桌,主人,第二主人,1,2,3,4,5,6,7,8,陪同,陪同,陪同,陪同,主人,第二主人,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,秘书基础与实务,38,选择参观游览项目要征得客人同意,参观游览的安排,通知参观、游览地做好准备工作,参观专业项目时，要有本单位懂业务、了解情况的负责人陪同，以便解答客人的提问,全天参观，要准备好午饭和午休的场所,要有职务相当的主人（级别相当）陪同，边看边介绍,秘书基础与实务,39,要以精神鼓励为主，可以酌情适当准备一些慰问品,慰问活动的安排,对伤病者一般送鲜花和水果等,比较远的、不能前往的，可发函电，如慰问信、慰问电等,对节假日期间互相慰问的可赠送象征性纪念物品,被慰问的一方要回感谢信、感谢电等,秘书基础与实务,40,影响较大的展览会开幕、工程项目动工、竣工和交接等，有时要举行仪式。这些仪式通常由经办方主持,发出请柬，邀请有关客人出席,仪式开始要有简短的讲话和剪彩,剪彩要有在场身份最高的领导或知名人士、工程技术人员进行,仪式活动安排,接着进行参观介绍,有时参观结束后可举行简单的酒会招待,秘书基础与实务,41,节庆活动安排,如国庆节、建军节、春节、泼水节等,这些不同的庆祝活动可采取不同的形式和礼仪,如联欢晚会、舞会、文艺晚会、电影晚会、游园活动、花会、灯会等,还可举行演讲会、报告会、茶话会、座谈会等,秘书基础与实务,42,活动灵活、新颖、欢快,尽量节省开支，防止铺张浪费,重大活动可请当地主要或有关领导人出席,精心组织，防止挤压伤人和坏人破坏,讲话简短、精彩，防止套话连篇,政治性庆祝活动要利用广播、报纸、电视等媒体配合，以扩大影响和烘托气氛,节庆活动的安排无论采用什么形式都应注意,秘书基础与实务,43,比较大型的群众性集中活动,一定要妥善组织,并制定出相应的应急措施,对活动中可能发生的意外要有充分的考虑,对活动场所附近的重要部门,医疗救护也要做出具体安排,如电影晚会、焰火晚会、游园活动、庙会、灯会、花会等,参加人数,活动场地,出入口,火灾,停电,混乱,库房,财贸,金融,要做好防范措施,秘书基础与实务,44,做好活动安排,总结讲评,各组按分工开展工作,提供活动纪要和报告的草稿,纪念活动的安排,秘书基础与实务,45,纪念活动的形式多种多样，也比较灵活,组织工作要求非常具体,做好活动安排,纪念会,座谈会,茶话会,组织机构的安排与分工，主要任务与要求,各机构的负责人,从整个活动的筹备到活动结束的善后工作,秘书基础与实务,46,会务组,宣传组,秘书组,接待组,各组按分工开展工作,保卫组,日程安排,会场安排,会场布置,各种文稿,议程安排,文件印发,新闻报道、摄影摄像,文娱活动、参观游览的安排,食宿安排,车辆调度,医疗卫生,治安、防火等项工作,秘书基础与实务,47,活动结束后，组织各组总结整个活动，并进行必要的讲评，最后以文字的形式汇报。,活动讲评,秘书基础与实务,48,完成某项工程的庆功活动,完成某项重大科研成果的庆功活动,为英雄模范举行的庆功活动,某项事业获得重大成就的庆功活动,庆功祝捷活动的范围,秘书基础与实务,49,开幕词,发奖仪式和献花,代表讲话,领导讲话,庆功祝捷活动的安排,秘书基础与实务,50,会场要隆重，人员要坐满，秩序要井然,发奖时要配有音乐，气氛要热烈,主席台上人要多些，主要领导要尽量出席，要与受奖对象相间排列座次,视情况，如有必要可安排献花,组织庆功祝捷活动应注意,新闻单位要配合宣传,秘书基础与实务,51,治丧活动,发唁电,吊唁活动,追认活动,悼念活动的安排,发唁函,以单位名义向死者家属或单位发出的,以领导个人名义发出的,秘书基础与实务,52,办公室工作预安排,便于领导班子内部工作的协调,使领导能够合理地安排自己的工作,方便各部门向领导请示与汇报工作,所谓工作预安排，就是把领导每月、每周及每日的主要活动纳入计划，铭文印发给有关部门或人员。有些活动，安排之后可能有变化，调整是难免的。但只要沟通及时，并不会有多大影响。这些与安排应事先征求本人的意见。,有利于办公室跟踪掌握领导活动,秘书基础与实务,53,办公室工作预安排,月安排,周安排,工作日志,秘书基础与实务,54,月安排,每月安排一次，一般在上月底或是当月初,会议法，是由主管领导召开领导办公会议，各位领导成员汇报上月完成工作情况，提出下月工作计划，再结合集体议定事项，由会议记录人员制表，经主要领导过目后印发各位领导和有关部门。,问询法，月底每位领导把自己下月的主要活动设想书面或口头交待给办公室人员，由办公室加以综合整理后，再分别征求各位领导的意见，经主要领导审定后，印发各位领导和有关部门。,秘书基础与实务,55,周次,月份,七月,第一周,第二周,第三周,第四周,上海会议,上海会议,面试 应聘者（公司小会议室）,部门会议,公司大会，传达上海会议精神（大会议室）,经理办公会,经理办公会,经理办公会,经理办公会,拟定绩效工资制度,增加销售网点会议,月计划表,秘书基础与实务,56,周安排,在月安排的基础上，做出周安排。方法是上周五下午或本周一上午主要领导开会根据月安排和本周情况，再加上办公室平时收集、了解的事项，确定本周的主要工作安排，综合制表后，由办公室主任过目，印发各位领导和有关部门。,周计划安排，事实上是逐日实施计划，应准确无误，力争不改动或少改动。要求比较详细、具体，一些临时准备增加的活动，都要安排进去，应分上下午，甚至具体到小时。一般按人安排。,秘书基础与实务,57,第 十 五 周 工作 安 排 表 2007年12月7日 党委办公室 总经理办公室,58,工作日志,领导使用或自己使用,提前了解领导工作和活动的信息，并在两份日志上填入，于当日一早再次确定和补充,准确表明各项活动的时间、地点、姓名、联络方式等必要信息,当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知领导出现的新变化,提醒领导注意日志计划，在需要时能帮助领导排除干扰,领导日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更后的工作,提前在自己的日志上也清楚地表出自己应在当日完成的工作,秘书基础与实务,59,工作日志 2004年8月10日 星期三,秘书基础与实务,60,现金管理,零用现金管理,商务费用报销,秘书基础与实务,61,零用先金,由于用支票来支付小额费用难于实行，一些企事业单位办公室中常设立有一笔零用现金或称作备用金。,本市交通,邮资,接待用茶点费,停车费,添置少量的办公用品,它通常是由企事业单位领导和财务负责人批准后，由秘书负责保管和支出的现金，也是一笔周转使用的现金。,它的数额根据企事业单位的规模和平时小额支出的次数多少来确定。秘书取的现金后，应将现金锁在保险箱内，并负责保管和支付备用的责任 。,秘书基础与实务,62,零用先金的管理,秘书必须建立一本零用现金账本，清楚地注明从收到现金的日期、收据编号、金额；支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等。必要时还可在账目上进行分析，了解花销的情况和去向。,内部工作人员需要使用领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，提交花销的项目、用途、日期和金额,秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等证据附在零用现金凭单后面。,每当指出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账本上记录。,当支出的费用到一定数额后或月未，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。,秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。,秘书基础与实务,63,零用现金凭单样例,秘书基础与实务,64,商务费用,有些公务费用，例如领导出差到外地开会的交通费用不能从零用现金中支付，而需要直接到财务部门申请费用和报销结算。,秘书基础与实务,65,人员,时间,用途,金额,亲自签字,申请人提交申请费用报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的有关内容：,秘书基础与实务,66,该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。,一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；,一种情况是先由申请人垫付，完成出差工作。,秘书基础与实务,67,在外出差工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的,时间,项目,费用,应与使用者实际用途相符,秘书基础与实务,68,出差工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出的情况进行结算。如果是先由申请者垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。,秘书基础与实务,69,如果在外出差工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。,秘书基础与实务,70,主管合计 出纳 报销,秘书基础与实务,71,注意事项,秘书人员不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”，而是应该严格遵守办公程序和财务制度。,秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。,秘书基础与实务,72,处理突发事件,日常工作中总会有一些突发性（或偶发性）即预料之外的事件发生，如地震、火灾、台风、交通事故、食物中毒、厂矿工伤事故、甚至坏人闹事等。,重大突发事故,重大突发事件,秘书基础与实务,73,重大突发事故是指由人为或自然因素引起的突然发生的人员伤亡较多、经济损失较大或产生严重社会危害的事故或灾害。,重大火灾事故,重大交通事故,城市公用设施重大事故,重大工伤事故,毒品、化学危险品事故,核物质泄漏事故,重大汛情,重大疫情,中毒事故,破坏性地震,秘书基础与实务,74,重大突发事故,偶发性自然灾害的处置,火灾的处置,风雹灾害的处置,秘书基础与实务,75,对火灾的处置，当你接到报告后,首先要问清火灾发生的地点、火情、扑救情况等,视情况而定,如是小火，报告领导即可,通知公安部门派人到现场,通知电信部门保证电话线路畅通,了解消防力量是否够用，如不够用立即向外地、外单位求援,如是大火，在报告领导的同时,秘书基础与实务,76,对风雹灾害的处置，灾害发生后,要立即报告领导,与受灾地区保持密切联系，详细了解灾害情况,根据领导意见，通知有关部门做好救灾准备，并把准备情况随时报告领导,同志办公室负责人做好准备，一旦需要，随领导一起赴救灾现场,秘书基础与实务,77,偶发性人为事故的处置,较大食物中毒事故的处置,较大交通事故的处置,秘书基础与实务,78,较大食物中毒事故、事件的处置,立即向领导报告发生中毒事故、事件的地点、人数、病情；,通知卫生防疫部门和医院做好救治准备；,协助医疗卫生部门联系抢救药品和运送中毒人员的交通工具。,涉及人数较多，病情较重的食物中毒事故、事件，在得到报告后，要做好下列几件事,秘书基础与实务,79,较大交通事故的处置,立即将事故地点、大致情况向领导报告，并听取领导的处置意见,根据领导意见通知公安部门保护现场，维持秩序,通知卫生部门组织抢救,和事故涉及的有关单位取得联系,虽然飞机、车辆、轮船不一定属于我们管辖，但发生的事故是在我们所管辖地界内，有责任协助处理,秘书基础与实务,80,重大突发事件，是指由人为因素导致突然发生的严重危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大影响的事件。,造成严重危害的集体上访事件,金融风波,重大暴力犯罪,重大涉外事件,敌对分子的破坏,恐怖活动,秘书基础与实务,81,处理突发事件的应急工作是一项特殊的机关管理职能，它不是经常发生，但却是经常要做的。因而它包含了两层含义。,一是指在本地区、本系统、本部门发生了重大突发事故或重大突发事件，需要紧急决策处理而采取的果断措施,一是为了防患于未然，或把突发事故或事件消灭在萌芽状态而在平时所作的各项预防性和准备性工作。即所谓的常备不懈，有备无患。,秘书基础与实务,82,重大突发事件的处置,刑事案件的处置,政治事件的处置,秘书基础与实务,83,重大的刑事案件，如持枪杀人、抢劫银行、流氓团伙行凶商人、公共场所爆炸等案件的发生，处置要迅速果断,关键是立即通知公安部门组织力量奔赴现场，阻止事态的发展，抓获罪犯，尽量减少事件发生后的影响和损失。,同时报告领导。进一步采取措施。,秘书基础与实务,84,政治事件的处置,坏人闹事,一些群众性的过火行为,这类事件主要是通知公安部门采取措施。,紧急情况，也可以先组织得力人员赴现场控制局面，同时通知公安部门。,必须区分这两类不同性质的矛盾，妥善处理，不能使其激化。,一定要及时报告领导，听候领导意见。,告知有关部门,秘书基础与实务,85,处理突发事故、事件的基本原则,组织领导原则,实行统一指挥原则,分级、分部门负责的原则,秘书基础与实务,86,处理突发事故、事件的基本要求,赶赴现场协调处理突发事故、事件，详细了解事故、事件发生的,妥善处理善后工作 ，事故、事件处理工作结束后,做好赶赴现场所需物品的保管和日常维护工作,时间,地点,经过,人员伤亡情况,损失情况,及时报告,写出事故、事件处理经过,报领导审阅后归档,秘书基础与实务,87,处理突发事故、事件的注意事项,注意“突发”的紧迫性，反映要快，行动要及时。,处理突发事故、事件，既要大胆、果断，又要注意细致、稳妥。,秘书基础与实务,88,秘书基础与实务,作业：,结合实例，谈谈你对办公室事务工作重要性的认识,89,