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,-团队会议管理,0,讲师团队介绍,XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX,1,日 程 表,引言 会议四大陷阱与五大黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,2,关于会议的现场调查,请热爱开会的学员举手！ 请痛恨开会的学员举手！,3,虽然没人喜欢，但我们还是离不开会议,我们需要向成员通报信息并彼此分享信息 我们需要共同解决问题或者进行决策 我们需要进行思维的碰撞而找出新的想法 我们需要向成员传播知识和方法,4,调 查 显 示,部门经理每周平均参加五个会议，约占每周工作时间两天 一般管理人员每周平均参加三到四个会议，约占每周工作时间一天 一般而言，管理层级越高，参加的会议越多。每次会议的时间越长,一个中型企业中,5,请回想一下你们参加过的会议，说一 说你觉得为什么会议经常浪费时间？,6,因此，会议需要管理,7,日 程 表,引言 会议陷阱、与第一、第二黄金法则 会议陷阱、与第三、第四黄金法则 第五黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,8,案例：会议通知,会议通知 请下列人员准时出席明天下午点在会议室召开的临时军事会议。 参加人：刘备总经理、孔明副总、情报处张飞处长、行动处关羽处长、工会黄忠主席、计划生育办公室黄月英主任、员工业余生活办公室刘璋主任及相关人员,这个会议能否成为高效会议，如果不能，为什么？,9,会议陷阱 I,会议缺乏目的,会前缺乏准备,10,会议陷阱 ,会议缺乏目的,会前缺乏准备,11,提供信息（如报告会或布置会） 决策或问题解决（如决策会） 产生创新想法（如头脑风暴会或务虚会） 传播知识和方法（如培训会）,会议的四种基本目的,12,案例：改善了哪些要素？,会议通知 请下列人员准时出席本周三下午点在会议室召开的临时军事会议，本次会议将审议近期对曹军的行动方案。 主持人：孔明副总 参加人：刘备总经理、情报处张飞处长、行动处关羽处长。 会前准备：各部门更新相关军情报告，本周二前发往企划部统一整理。报告模板见附件。,13,案例：改善了哪些要素？,会议通知 请下列人员准时出席本周三下午点在会议室召开的临时军事会议，本次会议将审议近期对曹军的行动方案。 主持人：孔明副总 参加人：刘备总经理、情报处张飞处长、行动处关羽处长。（注：去除了不相干的人员） 会前准备：各部门更新相关军情报告，本周二前发往企划部统一整理。报告模板见附件。,14,成功会议的黄金法则一,明确要追逐的兔子，但不要追逐太多只兔子,让来宾带上红酒或竹筐，拒绝稻草人,15,成功会议的黄金法则二,明确要追逐的兔子，但不要追逐太多只兔子,让来宾带上红酒或竹筐，拒绝稻草人,让来宾带上红酒或竹筐，拒绝稻草人,让来宾带上红酒或竹筐，拒绝稻草人,16,日 程 表,引言 会议陷阱、与第一、第二黄金法则 会议陷阱、与第三、第四黄金法则 第五黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,17,剧中人物： 刘备：总经理 孔明：副总经理 关羽：行动处处长 张飞：情报处处长,小话剧,扮演者,18,讨论：会议中出现的问题是什么？,19,会议病五大症状及会议陷阱,跑题：我们谈了“不该谈的” 漏题：我们没谈“应该谈的” 绕题：我们反复谈“谈了的” 糊题：“谈了的”，我们也没谈清楚 无题：“谈清楚的”，我们也没谈跟进,20,会议控制：会议角色,会议主席：管理会议的人。一般是会议的发起人或召集人，但不一定是团队的领导人。 参与人：对会议做出贡献的人。那些带来红酒与竹筐的人。 记录人：把会议中发生的关键信息记录下来的人。(有时可以由会议主席兼任)。,21,关键角色：会议主席,会议主席是会议中的关键角色，因为他是会议的： 司机：控制会议的进程和方向； 催化剂：设法让每个参与人都贡献他们的意见； 调停人：将争执引向建设性方面； 澄清者：向所有人确认关键点，保证大家对之有相同的理解；,22,会议主席不是最高的领导，不是讲得最多的人，不是报告人，会议主席是管理会议的人。,23,会议控制：议程表,如果把会议视为从起点到终点的一次旅行，议程就是一份时刻表，包含了途经的站点到到站的时间，以及上下车的旅客。,24,设计议程应该考虑到,议题的重要性，重要的议题应优先讨论并且给予最多的时间。如该议题具有较大的争议，则可以考虑放在最后。 议程应当在会议前得到相关人员的同意。 议程在会议中可以调整，但应得到会议主席充分的评估，以决定是将新的议题临时列入议程，还是把它安排到另一个专门的会议中。,25,成功会议的黄金法则三,人人服从司机，领导也不例外,利用时刻表，让航班成功到站,26,成功会议的黄金法则四,人人服从司机，领导也不例外,利用时刻表，让航班成功到站,利用时刻表，让航班成功到站,27,日 程 表,引言 会议陷阱、与第一、第二黄金法则 会议陷阱、与第三、第四黄金法则 第五黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,28,会议跟踪事项清单的关键点： 需要完成什么？ 谁去完成？ 什么时间完成？,会议跟踪事项清单,会议跟踪的所有事项应在下次会议中进行回顾和检查。,29,成功会议的黄金法则五,决定是后面的零，跟踪是前面的一,30,日 程 表,引言 会议四大陷阱与五大黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,31,剧中人物： 刘备：总经理 孔明：副总经理 关羽：行动处处长 张飞：情报处处长,高效会议的一次演示：会议主席是如何扮演四种角色的？,扮演者,32,XXX军事会议,会议记录人,会议议程（议程内） 议程外,会议时间,会议主席,会议主题,针对曹操,针对孙权,33,一、在刚才的剧本中，会议主席是如何扮演四种角色的？ 司机：控制会议的进程和方向； 催化剂：设法让每个参与人都贡献他们的意见； 调停人：将争执引向建设性方面； 澄清者：向所有人确认关键点，保证大家对之有相同的理解； 二、其中扮演得最多的角色是？其次是？,34,今天会议的目的是讨论：根据最新进展，我们对曹操和孙权两方面应采取什么军事或外交行动的问题。首先，按照议程先请张处长通报一下曹操方面的最新动作 我们还是先听一听孔副总的意见吧。 接下来，按照议程，请孔副总谈一下孙权方面的情况。 周瑜无心上班，不知把军中事务授权了谁？ 既然这个问题比较重大，我建议另外召开一个会议讨论引进人才的问题。 议程内的事项已经讨论完了。刘总，可以散会了吗？,司机：控制会议的进程和方向,35,张处长，你从情报处的角度有没有什么意见？,催化剂：设法让每个参与人都贡献他们的意见,36,张处，我想孔副总也是为了保证行动的成功和我们的安全吧，毕竟是我们这些军人去冲锋陷阵。,调停人：将争执引向建设性方面,37,不知道是哪个部门负责此事，什么时候再来报告呢？ 关羽转身在“议程内”白纸中“针对曹操”的下面写道，“张飞负责探听曹军动向，并于下次会议汇报。” 那么谁来组织这个会议呢？什么时候召开？ 关羽转身在另一张写着“议程外”三个字的白纸上写道，“孔副总负责准备引进外部人才会，并于下月上旬召开。” 关羽转身在“议程内”白纸的“针对孙权”下写道，“孔副总六月初安排拜访孙权，并于七月份会议汇报情况。” 明天上午，我会把会议纪要和需要跟进的事项都发给大家，请各位查收。,澄清者：向所有人确认关键点，保证大家对之有相同的理解,38,日 程 表,引言 会议四大陷阱与五大黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,39,会议忠诚度,会议忠诚度： 参会人员为会议的成功做出贡献的意愿。 会议忠诚度来自于会议成员得到的尊重。,我们对他人 持有的看法,我们对待他人的方式,他人 表现出 的行为,40,日 程 表,引言 会议四大陷阱与五大黄金法则 高效会议的一次演示 成功会议的基石 回顾与总结,41,会议的四大陷阱,会议缺乏目的； 会前缺乏准备； 会中缺乏控制； 会后缺乏跟踪；,42,对策：五条黄金法则和基石,43,衷心感谢各个小组的配合与参与！,44,
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