《帐员工作职责》PPT课件.ppt

帐员工作职责,一.日常事务,二.账目管理,2,一.日常事务,1.保证收银台卫生2.每天计算店员个人销售并公布3.定购店内用品；店内员工考勤4.员工内购登记；内购的管理流程与规定5.店铺维修（邮件报修）6.衣服维修（照顾有问题顾客与维修单的填写）7.店内表格信息的统计（确保准确及时）8.及时接收邮件并通知店长重要事宜；9.每天统计竞争品牌销售并及时上报,3,二.账目管理,1.店面账目的清晰明了（确保账面与实物相符）2.保证店铺TOP20的合理库存3.店内滞销款及时的调出与退库4.单据的及时入账、规范填写与系统操作5.不同类型单据分类别分日期妥善存放6.总部ERP系统的基本操作7.保证每天的销售日清月结；明确与商场对账流程8.工服的领用与赠品的相关规定与操作9.盘点与盘点后对账流程；调节表的制作10.结账流程,4,零售店账务管理流程,一.收货二.调货三.退货四.补货五.工服，赠品的相关规定六.内、特购的管理流程与规定七.单据入账相关规定八.日报九.盘点；调节表十.结账,5,一.收货,店铺接到货运公司送来的货品，应按照货运交接单上的数量分品牌进行箱数的清点。并诸箱检查货品的外包装箱是否破损，如有破损应与货运公司当场点清数量的明细，将丢失货品书写在货运交接单上，店长或帐员负责将丢货信息当天（24小时内）提供给库房订货组协调人员，丢货损失由货运公司承担，否则将由店铺承担责任。按照库房提供的提货单对实货进行明细核实，如果包装箱无破损却少货，帐员和店长负责通知库房相关人员，公司要求（24小时内）当天反馈，表格如下：,6,如发现少附件应在当日内通知天津库房相关人员！,7,收配货,电脑上的收货：首先按单号看电脑收货明细里的收货数量是否与单子上的数量相同，如果相同在系统里就可以确认单据了注意：一定要核实系统的数量，还要核对系统总数量与明细数量是否相等。如不相等的解决办法：1使用户名为：SALE密码为：SALE登录到总部系统中，选择-基础设置店铺数据初始化-2点击客户代码右面的箭头，在弹出的店铺中选择自己的店铺比如:LGonly3选择追加店铺的店面物品信息（列如：1092）点击确定，一直等到系统提示“初始数据创建成功”，退出总部系统，在从新传输一下。PS:这个办法可应用于日报里有货品录不进去的情况，可以敲入9位物品代码注：以上办法的执行必须有帐管组人员监督或联系IT部门同事帮忙执行什么是理货与配货:理货：是刚刚上店的新品，到货没有装箱单（黑胶带）配货：是指已经投入店铺销售，通过补货到店的货品，是有装箱单（蓝胶带）退货：红胶带（退货时必须使用ONLY标记的胶带）,8,二：调货（车调货）,（一）调出店出货方面：调出店需在周二做好货量预报，否则影响货运公司安排车辆；各店务必保证零售店调货确认单、货品标签及箱/袋里的调单三者相一致。零售店调货确认单明晰与箱/袋的箱头贴上的名称一致，如货运公司在接货时发现不符，货运公司有权拒收，无需等候。之后由调出店将货品送到调入店。关于调出货品：要求每箱/袋里面有且仅有一张调单；服装和装修材料（衣裤架等）必须分开填写。不许把货品缠绑在一起与货运公司做交接。如不按照规定执行，所产生的后果由店里自行承担；建议调出店整理货品时店内有专人进行确认。（二）调入店接货方面：1.首先看调入货品标签是否都是调入自己店铺的，如不符，请拒收；绝不容许不是自己店铺货品收货后不报，一经查出公司将严惩店长、帐员。2.清点总数（箱和袋）和承运商运单是否一致，如不一致请按实收签字。3.破损情况：接收箱/袋如有破损，必须在签收单上面注明，如未注明破损少货的，少货由店铺自己承担;4.将单据明细与实物进行核对;5.收货后准确记录所收到的货品，都是由谁家调入的；和调货收货表（陈立云周四上午发给店里）明晰对照是多是少，如有问题请相关店铺周五下午17：00之前反馈武清京津货运组（陈立云022-82178554/13110018668），否则后果由相应店承担（包括多收店铺）。,9,二：调货（车调货）,（三）承运商方面：1.周二下午（16：00至21：00）做好调货量统计，以便周三安排车辆。2.周三调入时应检查零售店调货确认单明晰与箱或袋的箱头贴上的名称一致，如不符，货运公司有权拒收，无需等候，后果由调出店承担。3.周四货运公司送错货，自己也要承担反调的责任！同时在货运评估中予以体现。4.货运公司务必查清所有的丢货、多货和少货的情况，截止到每周日还没有查清的，货运公司将承担全部责任，赔偿我司损失。（四）双方的责任划分（一切以签收字单为准）：1.由货运公司原因丢失货品，应承担全部责任，赔偿我司损失。2.箱/袋破损少货（必须签收时注明）由货运公司进行赔偿；3.调入店多货现象（以签收数为准）必须查出多货的出处，查不出的将承担本次调货少货的50%丢货责任；并且对本店店长的管理做严惩通报！4.调入店少货现象：及时反映，过时（每周五下午17：00之前）不反映的，由零售店自己承担，不予查证。5.调出店多给货运公司货品（未在零售店交接单上体现的）多调出货品查实不清出处（例如：既无标签里面又无实物调单），会相应反馈给全北京店铺，过期不认领的，此物品将增加到武清库房库存。6.由于货运公司多送给店里且店里没有签收货品导致本次调货少货（每周日无法查清的），货运公司将承担本次调货少货的100%丢货责任；,10,二.调货（店铺与外阜之间的调货）,店铺接到调货通知后（邮件形式），帐员将调出货品单独包装，统一开退货单，退货贴上标明调XX外阜，店铺将货品以退货的形式退到天津库房如快递形式必须一式三份，一份带给天津，一份给对方城市，一份店里留存，需把退货单号及快递单号全部答复给调货通知邮件的所有相关人员订货组协调通过对退货组对相关货品的整理反馈的退货单据，或（直接快递给对方）反馈的退货单据，为店铺做相关单据，如店里把货已调出,一定把单据及时带到天津订货组相关人员，以免影响冲单和结账。,11,三：退货,任何退货提前与天津退货组申请，按照公司规定时间内退货（每月20日前）召回款单独包装，单独开单:在货运交接单与包装箱上面上注明“厂家召回款”。将附件与衣服在一起退，要保证放在一个箱子里，否则按少附件处理。外套和相应的内衬放在一起，否则少里外任一个，都是按少货处理。店员要爱惜货品，收到退回的货品有笔迹，油渍异味等，将返回店里，自行解决。对于店员穿过的工服，请自行解决，不要退回库房。也绝不允许穿过的工服按正价商品退回，否则一律严惩。货品与装修材料要分开退货，绝不能开在一张退货单上每箱退货必须保证一箱对应一份退货单，否则库房将返回店内，不予处理退货时必须用标准箱，避免用模特箱等不便装卸的大箱子，否则货运公司有权拒收。退货箱贴上要注明店名、数量、品牌、并贴在箱子的两侧货运交接单要写清楚店名，退货数量，妥善保管货运交接单（每次退货交接单与当批退货原始单据定在一起），一个品牌的退货交接单，仅限一个品牌使用，不能混用！将正品、残品、少饰品的分开装箱，开单、其次按不同季节分开（如1083、1084、1091都要单独开退货单），另外退货单一定要注明退货原因：如过季、残品、调外阜、少附件等。同一批次的退货必须一次退回！,12,四.补货,每周二、五：根据店内销售从库房补货；每天根据顾客需要从其他店铺单件调货；重点：库房补货1.店铺新品及前20大需密切关注，及时补货2.总结店内各大品类的断码情况，及时补货。并及时跟库房沟通3.严格按照库房要货邮件中规定要货，否则库房有权不为其处理4.要货完毕第一时间上传数据，以便库房快速高效的处理要货单据,13,五：工服、赠品的相关规定,工服的领用如下：工服款式由公司邮件形式通知，各店铺领用工服需严格按照公司规定的款号,色号!如领错，视同内购。各店领用工服单据必须有领用人签字，工服出库必须有详细的领用人姓名，书写清晰，所有工服单据都要由店长，区经确认后签字。各个地区工服的领用单据必须有零售经理的签字批准。工服不许虚签!如发现,区经,店长,帐员一律通报,并做相应处罚。男生工服:由天津配发,不可以店铺之间私自调货!男生工服不可多领,如有新增人员跟天津定货组同事申请即可。如退男生工服需提前给天津定货组,李娜,刘明蕾,天津退货组同事发邮件,得到许可后,方可退货。各店铺工服单据交办公室时间严格按照邮件规定时间，如超出规定时间，则单据日期作下月。当季工服必须当月领，当月未领用者指标作废。未领用的工服指标不许累计。辞职的员工工服退还：员工辞职须退还当季一套工服以便给其他临时工使用。,14,五：工服、赠品的相关规定,赠品的出货，应在销售小票上注明是赠送还是销售，若是赠送，应让顾客在销售小票上签字；若两张销售小票的金额合计达到赠品赠送额，则赠送赠品时，必须由另一名店员作证，且登记在赠品记录表上。（此表和库房物料组申请）,15,六.内购的管理流程与规定,每个店铺都要成立本店的内购本或者内购单，每月一结。在店铺内购本上登记详细信息包括：日期、款号（明细到尺码）金额的原价及折扣价，内购人、收款人、店长签字将完整吊牌与内购款一起交付专人保管根据公司制定的内购时间，由专人做调货单,去内购店交付内购交完内购后把调单及收据与内购登记本订在一起,店长致电内购店铺询问是否已交内购内购店每天邮件反馈给交付内购店铺的店名;内购数量;所交金额内购不退不换内购表实例,16,六.特购的管理流程与规定,填写特购单区域经理签字零售经理签字特购只能收取现金最低7折特购不退不换注意：内购单要和特购调单分开打特购表实例,17,七.单据入账相关规定,关于半面单据奖惩措施以下是关于数据上传时间要求，请各店铺严格执行：每天各种数据必须在闭店前上传完毕，如因电脑问题不能上传必须次日上午12：00前和IT联系调整电脑！配货单据必须当天收货当天收取单据！车调货数据必须在周五下午14：00前收单据！平常店铺间调货必须在调货次日闭店前收单据！退货数据根据原始单号进行及时收单据！如果因以上原因造成的半面单据，由公司帐管组同事或天津同事反馈数据没有按照以上时间及时上传，则按照公司规定执行！,18,八.日报,日报填写；北京：每天的日报要在第二天上午十二点前全部录入系统，并上传下载；外阜：日报要在第二天上午十二点之前返回办公室；本店单据的帐务审核要在十二点之前全部完毕.销售方式、活动、销售金额等必须填写准确关于销售方式的划分如下：-正价：指不包括公司或商场活动的按正常零售价的销售；-特价：除旧货店（北京、天津郊区的店）以外，其他零售店不使用该类型；-公活：指我公司统一的打折活动。特指每年七月春夏、一月秋冬的五、七折期间店铺内的打折销售；-特卖场：是指公司统一活动期间另外开辟的第二卖场产生的销售；-商活：指各地商场自行举办的一些活动（如返券、限时抢购、买多少减多少等）；-商卡：指各地商场的会员卡，贵宾卡，一般打9折、9.5折；-残打：就是由于衣服有残次给顾客的优惠打折，一般打9.5折，不许退换！-员工：指我公司的员工在指定内购店的进行规定内（每人每月不超过三件）的销售；-赠品：指我司市场部的促销活动，通常指顾客消费一定金额后加十几元得到的物品；-代金券：指用我公司发放的代金券消费（只有自营店有此销售方式）；-特客：指商场经理等特殊人群享受的。应有区域经理签字，一般打7折。目前此种销售方式特指在内购店进行（其他店可通过调单的方式将本商场的特殊购物转到内购店）退货：当时以什么方式销售就以当时销售方式做退货，数量为：-1,19,九.盘点,盘点前:1)确保实货到店的单据全部确认完毕2)确保盘点日前所有销售数据的准确性3)提前借好盘点机,删除原盘点信息;导入本店信息;充电4)安排好盘点人员的班次和人员组合5)打印零售盘点区域划分记录（举例）6)打印无标签记录单盘点中:将店面人员按照盘点机数量划分为若干组,将所有需要记录表发给盘点人员,告之仓库代码,盘次,箱号的输入及盘点记录方法,切记仓库代码不能输错,否则无法导入!盘点人员打开盘点机,进入主界面按1-盘点,输入仓库代码,盘次,箱号.输好后,再次核实,因如果仓库代码,盘次中一项错误,可能导致这次盘点失败!盘完一个区域后,核实机盘与记录的手盘是否一致,一致方可下一箱,若不一致,需再次手盘复数,如机盘错误,需删除此箱!盘完所指定的区域后,在盘点机上查询每个区的数量与手工记录数核对，在数量无误的情况下，将盘点机与零售盘点区域划分表、无标签记录单交给系统操作人员,操作人员对纸张记录与盘点机的数量进行核对，无误的情况下双方签字确认，并将盘点数据上传致电脑每次上传的盘点数据前必须记录下来,上传完毕后与之前记录的核对,若正确,保存,若不正确说明有未导入的,需把未导入的手工记录下来,手敲入实盘后再核对.如还错,不保存此次上传数据关闭实盘,然后从新导入此次盘点,20,九.盘点,盘点后:全部数据导入完后，可看到盘赢盘亏的数量，此时可检查盘点的结果，方法如下:在“查询分析仓库盘点情况查询”中汇总到款核对盘赢盘亏情况，如有大的盘亏检查是否漏盘，若发现某一款错误，可将该款重新点实数,然后在实盘录入按实数录入；若有大的盘赢，特别注意以下2种情况：1有无盘重情况！2检查调入，是否是调入物品已盘入，但单据还未上帐.核对完后，在“查询分析仓库盘点情况查询”中，将差异数量非0的过滤出来，转入EXCEL进行保存，同时将当前的配货、调入、调出、退货、销售导入到excel保存，并检查当前帐面与截止日库存是否一致，并记录帐面数据，这样一旦帐面数据发生变化，可查出哪些单据导致的变化,PS:对“盘点日期”的说明-盘点日期是指所盘库存数据应归属的日期，如10月25日上午盘点的库存（不包括25日的销账）应该导入10月24日晚23：59（即24日截止库存），如果是10月25日晚盘的库存（包括25日的销账）就应导入10月25日23：59,21,九.调节表,调节表：月末调节表是在每月的结账期对店铺的进销存做的汇总，每个月初的第二给工作日必须发给天津库房的相关人员。正常结账日与非正常结账日正常结账日调节表的制作：需要做两个表，表一：每月的一号盘点日的-表二：每月的一号月底的非正常结账日的调节表制作：列如：北辰的结账期为上个月的24-本月的23日，盘点日20日（只要盘点日不是本月的23日，需要做3张表截止到盘点日的：上月的24日本月的20日截止到结账日的：上月的24日本月的23日在途：本月的24日本月的月底（月初余额等于到结账日的月末盘存实际余额）调节表实例,22,十.结账,结账前：确保当个月所有单据准确无误确保结账月店面系统的金额与商场实收金额完全一致得到库房通知后方可结账结账：日报审核盘点审核结账,23,月底结帐详细步骤,得到办公室人员电话或者邮件通知后才能结帐!一般是每个月前五个工作日。之前请各店铺及时确认上个月的单据，以便办公室及时完成对账工作。请确认要结帐的月份是否有盘点：有盘点店面结帐步骤：日报审核盘点审核结帐无盘点店面结帐步骤：日报审核结帐PS：无盘点店铺当月不要做盘点物品选择！负责无法自行结账！结帐需要以店长帐号进去，比如833901,24,一、日报审核,1、进入收银日报审核，如下图，输入需要结帐的月份日期，然后确定。2、核对日报，确定没有问题后选中结帐月份的所有日报（全部变成蓝色）点击菜单下面的审核按钮。使得所有日报前都打勾。3、关闭日报审核窗口完成日报审核。,25,二、盘点审核,1、进入盘点盘点物品选择。确定里面是否还有未选择物品，有点话先点全选，然后点击保存。2、进入查询截止日库存查询。输入盘点日期，比如2008/07/28,然后确定，记录下截止日总库存。进入盘点盘点录入。核对一下账面数量、实盘数量、差异数量是否有变动，并核实账面数量是否和记录下来的盘点日截止库存一致。如果有变动或者不一致，请先查找原因。3、全部核实没问题后，保存一下，然后关闭盘点录入窗口,如未盘点，请跳过此页,26,二、盘点审核,4、进入盘点盘点审核录入盘点日期(盘点日当天的23点59分物品代码不用填)确定5、再次核对账面数量、实盘数量、差异数量和差异金额。确定无误后点击菜单下面的全选按钮，等所有数据变成蓝色后，点击按钮。6、在弹出的窗口中选择员工丢货,并选择店长姓名,然后确定(此处时间较长,需要耐心等待)。等待所有数据消失后，关闭盘点审核窗口。注意：一定要等到所有数据消失，才表示保存完毕，请不要急于关闭窗口而造成数据保存错误。,如未盘点，请跳过此页,27,三、结帐,1、进入结帐月结帐。此时显示的是准备结帐的月份（这里是7月）2、点击结帐按钮。等待结帐，结帐成功后会弹出提示。点击确定即可3、之后你会注意到当前会计期已经变成本月（这里是8月）4、传输！以便公司看到你们的结帐结果。,零售店帐务管理相关规定,1商场或其它机构借用货品，必须经过零售经理及店长的批准，借货人员需填写“借货单”并签字，还货时必须在借货单上注明，并由收货人签字确认（见借货单样式）。2员工内部购物，必须在内购店取货交钱，并在内购月统计表上签名；内购店须出具公司正式收据，并及时登记货品台帐及销售日报；内购店店长应及时将内购款存入开户银行或交给公司财务。3特殊顾客购物手续不全，内购店无法销帐的情况下,有权拒收!4零售店发生丢货，月底报送丢货明细给WQ各品牌订货协调相关负责人和零售经理，由零售经理与店长共同确认赔偿责任。5每月更换一次帐本，旧帐本连同当月的原始单据一起交给办事处保管，留底总数量，调货总数量，销售总数量，退货总数量）。每月各店上缴台帐之前备查，不允许私自丢失或销毁帐本；销售部每月将帐本随同货品一同运给天津库房人员各品牌订货协调负责人。6库存帐本一定要有帐头（标明每天/每月的结转，必须保留一份帐头的复印件（以便零售店铺的每月的台帐数据连贯，便于查找核对）。对帐相关规定7月末，店长应将台帐结存数量与存货实际数量相核对，编制月末盘存调节表交给办事处货品助理，确保帐实相符，手工帐与系统帐相符。店铺保留存月末调节表复印件，以备核查。8月初，店长负责将核对无误的上月帐本中的月末结存数转入本月帐本，开始本月的台帐记录，并于每月26日之前将旧帐本上交各零售地区销售部门，隔月退回天津库房,