外贸函电Unit1BusinessLetterWriting.ppt

东南大学远程教育,外贸函电,第一讲,主讲教师：任凤慧,课程简介,本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电传和传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高他们的外贸业务工作能力,本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。,学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。,学习方法：外贸函电是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，深入体会何为七个“CS”写作的基础理论知识，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。,Unit1BusinessLetterWriting,1)信头(letterhead)1Structure2）编号，日期3）封内名称和地址(insideaddress)(referenceanddate)4）经办人(attention)5）称呼(salutation)6）事由（标题）(subject)7）正文(body)8）结尾敬词(complimentary)9）签名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript),1)Letterhead,外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。,2)ReferenceandDate,参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。,3)InsidenameandAddress,受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材),4)AttentionLine,如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentionof例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManager,5)TheSalutation,这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：,6)SubjectLineorCaptionLine,事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。,7)BodyoftheLetter,这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。,在信的结尾一般有结尾语(TheclosingSentences),一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如Wehopetoreceiveyourearlyreply.,8)ComplimentaryClose,结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：DearSir(s),Yoursfaithfully,orFaithfullyyours,Gentlemen:Trulyyours,orYourstrully,DearMrxx,YourssincerelyorSincerelyyours,9)TheSignature,结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。例见教材外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。,东南大学远程教育,外贸函电,第二讲,主讲教师：任凤慧,10)Enclosure,如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2Enclsor3Encls,或详细列明如下：Encls:2InvoicesEnc:1B/L1Photo1Certificate,11)TheCarbonCopyNotation,如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”,12)Postscript,信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。,2.WritingPrinciplesofbusinessLetters,7“C”1)Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。2)Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。,3)Completeness完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。4)Clarity清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构：,5)Conciseness简洁（一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复（三）短句、单词的运用6)Concreteness具体7)Correctness正确,东南大学远程教育,外贸函电,第三讲,主讲教师：任凤慧,3Form,1)FullBlockForm完全平头式：凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾礼词。都是从左边的空白边缘打起。,2)ModifiedBlockForm改良平头式：这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。,3)ModifiedBlockFormwithIndentedStyle混合式：封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。,4)SimplifiedForm简单式：与平头式相仿，但省略部分内容，如称呼、结尾礼词等。,4AddressingEnvelopes,ReturnAddress,Stamp,Address,Remarks,Remarks:1.Private私人信2.Confidential机密信3.Registered挂号邮件4.Express快递邮件5.OrdinaryMail平信6.Immediate(Urgent)急件7.PrintedMatter印刷品8.Sample样品,