行政文书管理制度

精选资料行政文书管理制度制度名称行政文书管理制度受控状态编 号第1章 总则 第1条 目的为了确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。第2条 定义文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务类用书与公文。第3条 文书管理要求1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达和答复等，一律以文书的形式进行。所有文书的处置都必须以准确和迅速为原则，必须明确责任。2.须请示审批，即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。3.全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。4.必须严格保守文书的秘密。第4条 适用范围本制度适用于公司所有员工。第2章 文书的收发第5条 工作日，文书由主管科室负责收发 工作日，文书全部由文书主管科室收发，并按下列要点处置。1.一般文书予以启封，分送各部门、科室。2.私人文书不要开启，直接送收信人。3.须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回文书主管科室。第6条休息日，由值班室负责文书收发休息日、节假日等规定工作时间外收发的文书，由值班人员接收后转交给文书主管科室。第3章 文书的处理 第7条 文书按机密程度划分类型1.须请示审批的绝密文书，指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2.须请示审批的秘密文书，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3.外密文书，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4.普通文书，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5.传阅文书，指在本公司内广为传阅或传达的文书。第8条 文书的阅览原则 1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下， 在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。2.有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上传阅登记簿，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。第9条 普通文书的处理原则1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3.如果是与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。第10条 机密文书的处理原则 1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。 如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。第11条 与各部门、科室相关文书的处理原则与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，则可上报或请示上一级领导，由上级领导裁决。第4章 文书的请示审批第12条 请示审批的要求 请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。 第13条 须请示审批的内容1.职务及重要人事安排。2.各种制度性规定的变更。3.重要契约的缔结、解除与变更。4.诉讼行为。5.与官方机构有关的、各种重要的请求、回执和申请等。6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。8.分支机构的增编与升格。9.预算与决算事宜。10.借款、贷款以及借贷银行的开设与变更。11.须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。12.须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改、废除以及费用开支的修订。13.有关公司经营的重要计划与企划。14.其他上述未涉及的重要事项。第14条 须请示审批者规定 须请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管领导。第15条 请示审批的方式请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第16条 请示审批的内容和顺序 请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门，如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等。第17条 请示提案文书的其他要求1.请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 科室，并及时签名盖章。2.请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书副本替代批复返回请示部门执行。第18条 请示提案的保管请示提案原本由总务部、庶务科保管。第5章 文书的制作 第19条 文书制作要领 1.须请示审批的文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。 2.起草文书的理由必须做出交代，具明起因以及中间交涉过程，必要时附上有关资料与文件。3.必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。4.对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。5.文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。6.重要文书或契约书（案）必须经过公证，并且在正式文书形成之日前， 必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第20条 文书的署名规定 1.公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事或者有关部门的主管姓名与职务。2.对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托的事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构的主管职务与姓名。第21条 文书的盖章要点1.在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门、科室章。2.文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章。3.须请示审批以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。 第22条 印章使用原则1.在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可， 并且加盖印章之后，向总部总务部门提出。2.总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书。3.在需要总裁签字的情况下，手续同前。4.须请示审批的文书经总务部批准后，应去印章保管员处加盖总裁或公司印章。5.一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，经主管同意后，直接向印章保管员申请加盖。第6章 文书的送发、整理与保存 第23条 文书的送发要求 1.文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址、收件人姓名，并且注明“快递”“邮寄”“面呈”或“转交”。 2.公司内部文书原则上不作封缄。3.必要时给文秘处以回复或回执，调查报告不受本条规定限制。4.各部门科室的邮寄文书，发送前必须在发信登记本与邮资明细账上做好登记与填写。 第24条 文书的整理 文书按内容进行整理，一类是尚未完结的文书，一类是全部完结可以归档的文书。第25条 文书的保存要求1.全部完结的文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文书保存簿上做好登记，归档保存。2.制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文书目录”后，予以保存。3.按照重要程度划分，特别重要的文书直接归主管领导保存，一般文书归各部门或科室保管。4.须请示审批全部重要的机密文件，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。5.职务或部门划分发生变更，文书存档也须做出调整。必须在相关登记簿上记录下变更与调整的理由以及变更与调整后的结果。6.借阅重要文件必须做好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。第26条 文书的保存年限1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；重要的诉讼关系文书、官方许可证书、有关公司历史的文书、决算书和其他重要的文书。2.保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。3.保存一年文书，指无关紧要的或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。4.本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示。5.保存期届满的文书以及没有必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。第7章 附则第27条 本制度自发布之日起开始执行。 第28条 本制度的编写、修改及解释权归人力资源部所有。执行部门监督部门编修部门编制日期审核日期批准日期THANKS !致力为企业和个人提供合同协议，策划案计划书，学习课件等等打造全网一站式需求欢迎您的下载，资料仅供参考可修改编辑