物业服务合同签订时要注意的问题——以相关主体为视角

签订物业服务合同注意问题一、 物业服务企业应注意的问题 1、注意主体的适格性（1）注意物业服务企业自身的适格物业管理条例第三十二条规定：从事物业管理活动的企业应当具有独立的法人资格。国家对从事物业管理活动的企业实行资质管理制度。具体办法由国务院建设行政主管部门制定。第三十三条规定：从事物业管理的人员应当按照国家有关规定，取得职业资格证书。所以，对于物业服务企业来说，首先其自身必须具有相应的资质，再次其公司内部从事物业管理的人员也应当按照国家的有关规定，取得职业资格证书。具体资质参见物业服务企业资质管理办法。（关于资质问题要展开的话我再补充）物业服务企业资质管理办法第八条：一级资质物业服务企业可以承接各种物业管理项目。二级资质物业服务企业可以承接30万平方米以下的住宅项目和8万平方米以下的非住宅项目的物业管理业务。三级资质物业服务企业可以承接20万平方米以下住宅项目和5万平方米以下的非住宅项目的物业管理业务。（2）注意业委会的适格物业管理条例第三十五条业主委员会应当与业主大会选聘的物业服务企业订立书面的物业服务合同。签订物业服务合同时，作为物业服务企业的相对方，业委会的适格与否也是决定合同效力的关键，所以物业服务企业一定要特别注意业委会的资格问题。业主委员会是业主大会的常设组织,是业主的一种自治组织，其代表业主为业主利益而行为。业主委员会成立，标志着前期物业管理的结束，物业管理进入正常的日常运作阶段。业主委员会签订物业服务合同，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意（物业管理条例11条、12条），否则，其所签订的合同有可能会因主体不合格而使合同存在瑕疵。（无效或被撤销）2、明确合同内容凡事预则立，不预则废。有言在先，在合同签订时对相关事项予以明确，在将来发生纠纷时，可以促成纠纷的顺利解决。如果约定不明，会带来很多不必要的麻烦。物业服务活动包括对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护物业服务区域内的环境卫生和相关秩序等，服务内容丰富、范围较广，每个小区的具体情况又各不相同。由于认知上的差异，很可能导致物业服务企业和业主对合同条款的理解出现偏差，产生矛盾。因此，明确各自的权利和义务，对合同双方来说都具有不可忽视的意义。物业服务合同中容易因约定不明而产生纠纷的部分主要有：（1）收益归属：车库、车位的收益归属，供暖、公共部位广告、地下室出租的收益归属，其他公共部位收益的归属；（2）服务范围和标准：哪些事项属于物业服务范围，哪些不属于物业服务范围，哪些服务可以另行收费，哪些不应当另行收费；约定应符合北京市住宅物业服务等级规范（试行）一级、二级还是三级标准，如果有超过或低于该标准的特别约定应另行写明（3）物业费收费标准、时间和方式，何种情况下业主享有拒交物业费的抗辩权，无正当理由业主拒交物业费的违约责任；（4）物业管理用房的使用，有的物业公司擅自将物业管理用房出租，而物业服务合同对此却没有相应规定，引发一系列行政投诉和民事诉讼；（5）合同终止的条件：期满解除或提前解聘或不可抗力，明确业主大会、业委会、业主委员会在什么情况下可以提前解聘物业服务企业，除经双方认可的不可抗力外物业服务企业不得提前解除合同；（6）合同终止后的交接：物业公司在合同终止后向业委会移交公共部位和物业管理资料的期限和方式，明确需要移交的部位和资料目录，财务的交接。所以在一般物业服务合同中对委托的管理服务至少应包括五个层次的约定：（1）委托项目委托哪些管理服务项目应逐项写清。如“房屋建筑共用部位的维修、养护和管理”；“共用设施设备的维修、养护、运行和管理”；“环境卫生”等。物业管理委托最主要的是公共性服务项目，应逐项给予明确；同时哪些项目允许物业管理企业分包，对分包的原则要求和限制条件，也应给予明确。（2）各委托项目的具体内容各委托项目所包含的具体内容，应表述清楚，越详细越好。如房屋的使用、养护、维修；路灯、园林绿地、机电设备、电梯、自行车房（棚）、消防、停车场、休闲广场、连廊、沟、渠、池、井、道路等公用设施的使用、养护、管理和维修等。房屋建筑公用部位的维修、养护和管理，项目内容包括：楼盖、屋顶、外墙面、承重结构环境卫生包括哪些部分，楼梯、楼道、场地、庭院哪些委托，哪些不委托。不同性质的业主和不同类型的物业在某些委托项目的具体内容上是有很大差异的。这些差异和区别除在招标书中明确提出外，还应在合同谈判时给予准确界定。如部队和一些政府机关在“保安服务”这一委托项目的具体内容上与普通住宅区和写字楼就是有较大区别的。（3）服务质量与标准各委托项目具体内容的管理服务质量标准，在定性的基础上能量化的尽可能给予量化。这种量化标准有两个层次，一是工作量的量化，二是质量检查评定标准的量化。如垃圾清运要一天一次，还是二天一次，这是对工作量的量化；而环境卫生的清洁标准则属于质量检查评定的标准。要注意在明确质量标准时要少用或不用带有模糊概念的词语，例如“整洁”，因为是否整洁不易作出准确判断。目前，不少物业服务合同在签订时对质量标准阐述不准确。对此，中国物业管理协会印发了普通住宅小区物业管理服务等级标准(试行)(中物协20041号)，各地行政管理部门也颁布了各地物业管理服务的等级标准，这些可作为合同谈判签订时的参考和依据。（4）管理和服务费用各委托项目在上述的管理服务内容与质量标准下应收取的相应合理的成本或支出费用。物业管理服务是分档次的，不同档次收取的费用是有较大差异的。在明确了委托项目、具体内容和质量标准后，费用的确定往往是双方争论和讨价还价的焦点。在确定合理的费用时，要经过详细的内容测算和横向比较。无论是采用包干制取费，还是酬金制付费，双方都应经过一定的测算和对比。各地物价局颁布的指导价应视作一个参考依据，各物业区域的规模大小与构成均不同，对最终取费标准还应详细讨论确定。（5）对物业管理企业的奖惩约定条款物业管理委托的甲乙双方应争取双赢的结果。在物业服务合同谈判中，应对物业企业的工作有相应的奖惩条款。目前，各法规对物业管理企业的违法、违规、违约行为，对由于其工作不负责或失误给业主造成损失或损害的情况均有一些惩罚性条款，但缺少对物业管理企业的奖励性条款。在合同谈判时，业主可以设立一些奖励条款，以激励物业管理企业及其员工更好地做好物业管理服务。如，业主可设立业主奖励基金，对有突出事迹或表现的员工给予一定奖励；在酬金制的情况下，如物业管理企业在做好管理服务的前提下，其物业服务支出有较大的节约，可适当提高酬金等。上述五个层次足物业服务合同不可少的必备的内容。为防止合同过长，可采用附件的形式。在前期物业服务合同(示范文本)中，包括物业构成细目、物业管理服务质量目标物业共用部位明细、物业共用设施设备明细四个附件。此外，双方还可就具体问题增加附件。3、明确违约责任（1）合同解除权问题物业服务合同属于无名合同，但其和委托合同非常的类似，而合同法又规定了无名合同参照最相类似的合同处理的原则，这么一来，就很可能参照委托合同给予委托方任意解除权，这对物业服务企业来说十分不利的。所以物业企业在签订合同时一定要强调物业服务合同的特殊性，明确约定合同解除的条件。但关于审理物业服务纠纷案件具体应用法律若干问题的解释第八条规定：业主大会按照物权法第七十六条规定的程序作出解聘物业服务企业的决定后，业主委员会请求解除物业服务合同的，人民法院应予支持。这条规定还是给了业主大会的单方解除权，在目前情况下，我们只能遵守。（思考：司法解释的效力）那么，在合同中就应该约定明确，任何一方无正当理由解除合同的，应承担违约责任。同时，应对“正当理由”予以明确。（2）明确责任的划分由于物业管理活动具有生产与消费同时产生同时结束的特点，问题出现后不易取证，责任的界定往往成为双方争议的焦点，导致解决这些问题比解决一般合同履行中产生的问题要更为复杂。因此，物业服务合同在签订时双方要对此有更为详尽的约定。首先，要明确当各类问题出现后，如何区分责任以及承担相应责任的前提条件；其次，要明确解决问题的方式和途径，有时要事先约定解决的期限及费用的处理等条款。较之一般合同，物业服务合同对违约责任的界定及争议的解决方式更应引起重视. 4、实事求是留有余地物业服务合同双方一旦签订，物业管理企业就要认真、严格地履行，凡做不到位的地方物业管理企业都应承担相应的责任。因此，在合同谈判中，既要实事求是，更要留有余地。在投标和承诺物业管理服务标准时，物业管理企业要量力而行，充分考虑自己的成本与实力，不要做赔本买卖。在实施物业管理时，客观条件的约束和主观条件的限制是搞好物业管理服务工作的基础性条件，管理服务的结果只能建立在这个基础之上。要注意，对经过努力才有可能达到的一些标准，要留有余地，更不能说过头话。反之，则很容易成为产生问题的根源。5、签订的物业服务合同应该及时备案。附：北京物业服务合同备案程序（一）受理：申请人登录北京建设网（www.bjjs.gov.cn），进入办事大厅，点击物业管理动态监管系统填报相关内容，并提交以下书面材料：物业服务合同备案：1. 北京市物业服务合同备案申请表或外埠在京企业物业服务合同备案申请表（填报信息后自动生成）2.物业服务合同；3.企业资质证书正、副本；4.企业法人营业执照副本、分支机构营业执照副本；5.组织机构代码证；6.项目负责人身份证明、项目负责人与物业服务企业之间的劳动合同、社会保险缴纳情况证明原件、聘任证明材料及项目负责人考试合格证书；7.物业项目的合法来源证明文件；8.事实服务的项目需提供原物业服务合同、服务现状的情况说明、仲裁或司法文书等相关材料。前期物业服务合同备案：1. 北京市前期物业服务合同备案申请表（填报信息后自动生成）2.前期物业服务合同；3.项目负责人身份证明、项目负责人与建设单位之间的劳动合同、社会保险缴纳情况证明原件、聘任证明材料及项目负责人考试合格证书；4.物业服务费用评估报告摘要。上述材料除要求原件的外，均提交复印件（A4纸）一份，复印件需加盖申请人印章并同时提交原件，原件核验后退回申请人。标准：申请材料齐全、符合法定形式岗位职责及权限：按照受理标准审查申请材料。符合标准的，予以受理，向申请人制作受理通知书，并将申请材料转审查人员。不符合标准但申请材料存在可以当场更正的错误的，允许申请人当场更正；不能当场更正的，向申请人出具补正材料通知书，一次性告知申请人需要补正的全部内容，并将申请材料退回申请人。申请事项不属于本机关职权范围的，向申请人出具不予受理决定书。时限：即时（二）审查：标准：1.申请材料齐全、符合法定形式；2.符合北京市物业管理办法、北京市物业服务企业信用信息管理办法的规定；3.接受委托的物业服务企业符合物业服务企业资质管理的相关规定；4.物业服务合同约定的内容符合物业管理的有关法律、法规、规章和本市政策规定。岗位职责及权限：按照审查标准审查申请材料。符合标准的，签署意见后转决定人员。不符合标准的，书面提出意见及理由，转决定人员。时限：7个工作日（三）决定：标准：同受理、审查标准岗位职责及权限：对申请事项作出决定。同意审查意见的，签署意见，转告知人员。不同意审查意见的，书面提出意见及理由，转告知人员。时限：2个工作日（四）告知：岗位职责及权限：对准予备案的，制作办理结果通知书，并送达申请人。对不予备案的，制作办理结果通知书，写明理由和申请人享有的依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利，并将办理结果通知书和申请材料退回申请人。时限：1个工作日（不包括送达期限）北京市物业服务合同示范文本为大家提供了一个很好的借鉴。我们签订合同时，可以予以使用，但对一些需要特别约定的事项，一定要在合同中明确。下面我们就来看一下合同。（我把合同给修改下，介时就直接打开合同给大家讲解物业服务企业应该注意什么。）二、 业委会应注意的问题1、业委会主体要适格业主委员会是业主大会的常设组织,是业主的一种自治组织，其代表业主为业主利益而行为。业主委员会成立，标志着前期物业管理的结束，物业管理进入正常的日常运作阶段。业委会无权自主选聘物业服务企业以及确定物业服务合同内容，物业服务企业选聘方案或者物业服务合同的主要内容应该经过业主大会通过方可生效。选聘或者解聘物业服务企业，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。特别需要注意的是，有些小区的管理规约、业主大会议事规则对业主委员会签订物业服务合同的条件和方式等约定了具体规则，比如有的要求物业服务合同文本必须经业主大会表决通过业委会方可签订，业委会的行为需严格遵守小区规则。如果程序不合法，可能导致物业服务合同无效或者被撤销。业委会与物业服务企业签订物业服务合同，一般应按照下面的流程进行：A 选聘物业服务企业。根据物权法、物业管理条例的规定选聘物业服务企业应当按照业主大会议事规则的规定程序由业主大会决定。B 与物业服务企业协商确定合同条款物业服务企业与业主的权利和义务由双方协商约定，但不得违反法律、法规和管理规约的有关规定。C 签订物业服务合同2、搞清楚物业服务企业的资质前文已述3、明确约定合同内容约定好合同的具体内容，对合同双方都是有利的，业委还可以根据自己的特殊需要，与物业服务企业进行具体的协商。大致内容可以参见物业服务企业要约定的内容，但下面几点，业委会必须要注意：（1）搞清小区公共资产，（2）搞清小区所有能产生的收费项目和费用。（3）物业服务承诺要细化，比如保安多少人，分班情况如何，管理层多少人，卫生绿化多少人，水电气等维修服务多少人等，安保、绿化、卫生等服务的标准及时效性是什么，物业公司每月的各项费用开支多少等等；（4）小区哪些设施物业公司可以无偿使用的，哪些方面也要和业主一样需交纳费用的（5）协议最好一年一签，每季度要检查物业公司帐目情况；（6）物业公司服务不到位，如何制衡和赔偿，最好要有保证金；（7）停车费、物业费、租赁费等收益总额除掉小区支出总额和物业公司合理利润后，如何去支配，如何去监管使用；（8）明确约定物业服务企业可以转委托的事项。（9）协议草案应向广大业主公告，听取业主的意见。总之，物业公司要选好，服务协议更要规定好，以便于日后业主委员会和广大业主进行对照检查。好的制度和运行机制使“歪脑筋的人”无机可乘，不好的制度和运行机制也会使“好人”动起“歪脑筋”。 三、业主应注意的问题业主不是物业服务合同的签订主体，但作为权利的享有者和义务的履行者，业主似乎应该才是物业服务合同的真正主体。但因为业主太过分散，为了资源的高效利用和便利，再加上现代高层建筑的发展并进而产生的共有区域的出现，业主便不得不组成业主大会，通过业主大会来集体行使自己的权利。业主大会的执行机构是业委会，业委会需根据业主大会的决定签订物业服务合同。业主可行使自己的监督权利，以确保业委会代表自身的利益行使权力。物权法第七十八条【业主大会、业主委员会决定效力】业主大会或者业主委员会的决定，对业主具有约束力。业主大会或者业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的，受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销。 1、监督业主大会做出决定的程序是否合法，是否达到了法定的或管理规约约定的最低人数比例。2、对于业主大会的决议侵害自己利益的（如同意住改商），可向法院起诉依法维护自己的合法权益。3、对公布的物业服务合同草案进行审查并提出建议，对损及自身利益的可以要求业委会修正。4、当物业服务企业未按照约定提供服务时，可行使自己的抗辩权。5、审查物业服务企业的资质及其收费标准是否符合规定。附：北京市物业服务收费管理办法四、前期物业服务合同中建设单位应注意的问题前期物业服务合同由建设单位与物业管理企业签订，包含主要内容为前期物业管理阶段的服务费用、服务内容和质量要求、双方的权利义务等。开发商在签订前期物业服务合同时应注意以下几个方面的问题：1、建设单位应当在销售物业之前，制定临时管理规约，对有关物业的使用、维护、管理，业主的共同利益，业主应当履行的义务，违反临时管理规约应当承担的责任等事项依法作出约定。建设单位制定的临时管理规约，不得侵害物业买受人的合法权益。（22）2、建设单位应当在物业销售前将临时管理规约向物业买受人明示，并予以说明。物业买受人在与建设单位签订物业买卖合同时，应当对遵守临时管理规约予以书面承诺。3、住宅物业的建设单位，应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业；投标人少于3个或者住宅规模较小的，经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业服务企业。4、建设单位与物业买受人签订的买卖合同应当包含前期物业服务合同约定的内容。5、前期物业服务合同可以约定期限；但是，期限未满、业主委员会与物业服务企业签订的物业服务合同生效的，前期物业服务合同终止。6、新建住宅物业，建设单位应当配建物业服务用房，包括客服接待、项目档案资料保存、工具物料存放、人员值班备勤、业主大会及业主委员会办公用房等，并在房屋买卖合同中明确物业服务用房的坐落位置（具体到楼栋、房号）。物业服务用房建筑面积不得低于150平方米，其中地上房屋不得低于100平方米，业主大会及业主委员会办公用房建筑面积30至60平方米。（北京市物业管理办法第7条）7、建设单位应当在销售房屋前，结合物业的共用设施设备、建筑物规模、社区建设等因素划分物业管理区域，并在房屋买卖合同中明示。物业主要配套设施设备和相关场地共用的，应当划分为一个物业管理区域；住宅区和非住宅区原则上应当划分为不同的物业管理区域。 8、业主共同决定解除前期物业服务合同的，建设单位应当与全体业主进行物业共用部分查验交接，撤出物业管理区域，并移交下列资料：（一）物业管理区域划分资料；（二）建设用地规划许可证和建设工程规划许可证的附件、附图；（三）竣工验收报告及竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图、消防验收等竣工验收资料；（四）设施设备的出厂随机资料，安装、验收、使用、维护保养和定期检验等技术资料，运行、维护保养记录；（五）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（六）业主名册；（七）物业管理必需的其他资料。全体业主承接前应当对物业共用部分进行查验，可以委托选聘的物业服务企业进行查验。全体业主与建设单位也可以共同委托物业服务评估监理机构进行查验。五、前期物业服务合同中物业服务企业应注意的问题1、建设单位是否在物业销售前将临时管理规约向物业买受人明示，并予以说明。2、物业买受人在与建设单位签订物业买卖合同时，是否对遵守临时管理规约予以书面承诺。3、建设单位与物业买受人签订的买卖合同是否包含前期物业服务合同约定的内容。4、物业服务企业承接物业时，应当对物业共用部位、共用设施设备进行查验。5、建设单位是否按照国家规定的保修期限和保修范围，承担物业的保修责任。