费用报销管理制度(公司内部)

费用报销管理制度第一章：总则第一条：为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、购买工具、通讯费、教育费及培训费、员工福利费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第二章：费用报销基本制度及基本流程 第三条：报销人必须取得合法有效的报销单据或发票。 第四条：Expense report填写及收据发票要求： 1、 Expense report填写应力求整洁美观，不得随意涂改； 2、 收据发票扫描要求清晰明了，格式为pdf，并按照Expense report的顺序标出号码；3、报销票据在扫描时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 4、报销单据签字一律用黑色钢笔或签字笔填写； 5、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； 6、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票正面签名确认，需入库的实物单据应附入库单及packing list； 7、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料；第五条：单笔报销总额超过3000元，需要提前一天通知财务备款。 第六条：费用报销基本流程： 经办人填写expense report部门负责人审批签字会计审核报销凭证公司负责人审批出纳审核并付款经办人领款签字 第七条：差旅费报销 1、因公出差的办理程序 1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。 1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款单”，由部门负责人批准，公司负责人审批，财务负责人核准后方可借款，原则上前账不清，后账不借。 1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。 1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 1.5出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“差旅费报销单”，执行费用报销流程。 2、差旅费标准 费用类型报销金额票据类型备注交通费凭票实报实销汽车票、火车票、机票等必须提供发票出差当地交通费凭票实报实销公交票、的士票、加油票票据正面注明起始地点，业务内容住宿费140元/天 2人（含）以下酒店、宾馆、招待所发票自行解决住宿公司补贴60元/天，可使用其他的费用发票报销餐饮费30元/天提供餐饮发票如超出标准由个人自行承担招待费100元/人（客户）提供正规发票超出100元/人需请示总经理出差补贴30元/天50元/天提供其他费用发票公司或分支机构驻地的省内补贴30元/天，省外补贴50元/天补充说明：2.1 员工订机票原则上是经济舱，如有特殊情况，经上级批准可以购买头等舱或者商务舱，如未经上级批准，超出部分费用由员工自行承担。2.2住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。2.3报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。2.4出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2.5上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。第八条：办公费 行政部负责办公用品统一采购，邮件发起申请并附件 “办公用品请购单”报本部门负责人和财务部门负责人以及公司管理人员审批，购买完成后，签收人员需要在发票正面签字，并由行政部按照付款审批流程申请付款。第九条：业务招待费 1.公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。 2.部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。 3.进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。 4.其它非公招待客人一律由个人承担 第十条：交通费 员工因公外出，原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。第十一条：购买工具1. 因研发以及生产的实际需求，需要购买生产工具的，需要申请人按照以下流程申请购买。经办人填写申请单部门负责人审批签字会计审核预算费用公司负责人审批出纳审核并付款经办人领款签字 2. 到货后需要签收人在发票上签字确认。第十二条：教育经费及培训费 1.教育经费及培训费用由行政部统一进行预算、统一管理、统一安排。 2.费用发生前使用部门应向行政部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经行政部门审核、总经理批准后至财务部门。 3.费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用费用。 第十三条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由总经理酌情处理。 第三章：报销时间的具体规定第十四条：为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 1公司报销时间定在每周五，特殊情况可放宽处理。 2借款不受以上的时间限制，可随时办理。 第四章：借款管理规定及流程第十五条：借款管理规定 1.员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额。2.出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。3.员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。 4.办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。 5.借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，转为个人借款从工资中扣回。 第十六条：借款流程 经办人填写借款单部门负责人审批签字会计审核预算费用公司负责人审批出纳审核并付款经办人领款签字 第五章：费用审批管理第十七条：费用审批管理。 1.公司负责人在董事会授权内行使审批权。 2.公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。 3. 审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。4. 货币资金支付的批准方式为书面方式或者邮件审批。5. 公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。6. 报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额510倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。7. 审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。8. 因审核过失造成借款人未有效报账冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。9. 财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。10. 出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。第六章：信用卡管理第十八条：信用卡管理1. 信用卡发放对象：由于特殊原因或者工作需要，企业可以向公司总裁，财务总监或者其他高级管理人员发放公司信用卡，并根据员工级别或者实际用卡情况设定相应的额度。额度标准：2. 信用卡持卡人发生费用前需要按照上述费用申请流程进行申请，未申请而发生的费用由员工自行承担，并从员工工资中扣除，紧急情况经上级同意后可补申请。3. 交易时妥善保存收据和发票。4. 信用卡所有交易完成后需要及时填写Credit card purchase report，填写规范适用于第二章第四条的规定，注意区分travel expense和other expense and purchase，并提供所有的发票或收据。第七章：附 则 第十九条：本制度解释权归公司财务部。 第二十条：本制度经总经办公室讨论通过并由总经理签字后生效，修改亦同。