外购入库管理系统具体流程操作及讲解

一、 外购入库管理根据系统中的外购入库单下推生成采购发票再生成凭证传递到总账（存货核算系统凭证管理-生成凭证-勾选外购入库-重新设置-确定）根据系统中的采购发票下推生成付款单再生成凭证（应付系统）传递到总账；仓库保管员：外购入库单的录入、查询、修改、一级审核、作废、及时库存查询、相关报表查询等i. 财务签帐人员：外购入库单查询、及时库存查询、相关报表查询等1、 外购入库单制作采购到货，保管员在收到检验合格单后，在K3系统中进入【供应链】【采购管理】【外购入库】，双击明细功能【外购入库单录入】，进入外购入库单录入界面录入入库日期、供应商，可以按F7进行查找注：单据头必填项：采购方式（默认赊销）、供应商、日期单据体必填项：物料代码、实收数量、单价（不含税）、金额（不含税）、收料仓库（自动携带默认仓库信息，不一致时需改正）单据脚必填项：保管、采购部门、验收、业务员选择【供应链】页面【采购管理】选项【入库】子功能【外购入库单查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件注意：条件设置标签中的各种过滤条件的组合。（1）“名称”过滤字段设置处各种过滤条件的选择；（2）单据状态的搭配选择：“时间”，“审核标志”，“红蓝字”等选项。设置完查询条件后，“确定”，进入外购入库单序时簿。在该界面选中需要审核的入库单，注意：按shift可连续选择需要审核的单据；按ctrl可分散选择需要审核的单据，按【审核】快捷键，即可审核入库单二、 采购发票1、 采购发票单操作的对应人员i. 采购发票审核：财务应付岗位2、 采购发票相关操作人员权限i. 采购发票的录入、查询、修改、作废、和采购发票相关的报表查询等ii. 财务应付岗位签帐人员：采购发票查询、审核、和采购发票相关的报表查询等3、 采购发票的制作：发票到达时，由外购入库单生成采购发票。选择【供应链】页面【采购管理】选项【外购入库】子功能【外购入库单维护】处双击进入外购入库单筛选条件设置界面，如图2中“查询”操作所示。在外购入库单序时簿中选中需要生成发票的入库单（如果该入库单有多条记录，需用SHIFT连续选中所有记录，如果只需要选择同一张外购入库单中的某几条记录，需要将外购入库单进行拆分，即一张入库单只能对应一张发票），执行【下推】菜单【生成购货发票】，在弹出的窗口中，点【生成】选择菜单中下推，下推生成购货发票。生成后，系统自动弹出增值税发票录入界面，且该界面中，入库单相关采购信息自动携带，补充相应项目后保存即可注意：赊购方式的购货发票保存后自动传入应付系统挂帐，现购方式的购货发票，通过设置选项也可以在应付系统查询到。三、 财务核算1、 审核采购发票及费用发票，并钩稽采购发票、（费用发票）、入库单选择【供应链】页面【采购管理】选项【采购发票】子功能【采购发票维护】双击注：已钩稽的发票、（费用发票）与入库单三张单据均不可修改，如果需要修改其中某一种单据时，需反向操作：反钩稽反审核修改。反钩稽的具体操作如下：选择【供应链】页面【采购管理】选项【结算】子功能【采购发票查询】处双击，在发票序时选中需进行反钩稽操作的发票，执行【编辑】菜单【反钩稽】子功能执行后提示反钩稽成功，2、 外购入库凭证的生成 选择【供应链】页面【存货核算】选项【凭证管理】子功能【生成凭证】处双击在凭证制作界面，在左窗口业务类型“外购入库“前打上选中标记，单击“重新设置”，弹出“外购入库单”过滤界面，设置过滤条件筛选出要生成凭证的外购入库单在筛选出的“外购入库”序时簿中，实际价凭证模板处的下拉框中，选择所需要的模板，在当前记录条前的方框中打上选中标记，在生成凭证类型的下拉框中，选“按单”（可一单一证的生成凭证，或选“汇总方式”，可若干张单据生成一张凭证）。设置完毕后，单击“生成凭证”按键，即可生成凭证。四、报表查询1、 报表及数据分析i. 采购汇总表：综合反映一定时间物料的汇总购进情况，是采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异。选择【供应链】页面【采购管理】选项【报表分析】子功能【采购汇总表】处双击进入采购汇总表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购汇总表ii. 采购明细表：详细反映一定时间每个物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异选择。选择【供应链】页面【采购管理】选项【报表分析】子功能【采购明细表】处双击进入采购明细表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购明细表库存台帐：是统计查询各仓库，各物料，各月份的收发存情况的报表。选择【供应链】页面【仓存管理】选项【报表分析】子功能，双击【库存台帐】明细功能，双击进入到库存台帐界面，填入过滤条件，点击确定即可进入库存台帐i. 物料收发汇总表：统计各仓库各存货的收发存情况；提供按会计期间、存货类别、存货地点查询显示；按所有存货数量汇总、相同单位存货数量汇总、不汇总存货数量选项的报表。选择【供应链】页面【仓存管理】选项【报表分析】子功能，双击【物料收发汇总表】明细功能，双击进入到物料收发汇总表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发汇总表ii. 物料收发明细表：统计各仓库各物料的明细收发存情况的报表。选择【供应链】页面【仓存管理】选项【报表分析】子功能，双击【物料收发明细表】明细功能，双击进入到物料收发明细表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发明细表