总公司办公管理制度

.总公司办公管理制度 第一章 总 则 第一条为使11公司系统的办公工作实现规化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进11公司战略目标的实现与各项业务的发展，制定本制度。 第二条总公司办公室负责本制度的组织实施和管理监督。 第二章 经理办公会议第三条总公司经理办公会议分为管理工作会和业务工作汇报会。 第四条每月第一、二、四周的周一上午8：40分召开管理工作会议，由总经理（或指定其他总公司领导）主持，总公司其他领导与各管理部门正副职总经理（主任）参加，必要时指定人员列席。主要研究公司重大事项，如经营战略、重大经营决策、重要规章制度；决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以与需要经理办公会议讨论研究的其它事项。第五条每月第三周周一上午8：40分召开业务工作汇报会，由总经理（或指定副总经理）主持，总公司其他领导、各部门、各专业公司负责人参加，必要时指定人员列席。业务工作汇报容包括：组织机构建设情况、职工思想状况和具体业绩、业务发展情况等。汇报单位应于会前认真准备，届时全面汇报。第六条各部门与各专业公司需要提请经理办公会研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，送办公室汇总筛选后，报总经理确定会议议题。议题确定后，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）。第七条经理办公会议对议定的事项形成相应决议或决定，总经理有最终集中决策与决定权。第八条办公室指定专人作好经理办公会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。第九条总公司领导会议由总经理主持，总公司其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和督促会议议决事项的协调落实。第三章 公文处理 第十条各部门原则上不得以部门名义对11公司系统外的单位制发正式文件。第十一条国务院各部委与国务院扶贫办来文（包括各部门收到或代领的），均应交由办公室统一登记、传阅和归档。有关文件经办公室同意，部门可复印留存。第十二条凡以总公司名义发出的公文、函件与用总公司印章的，办公室对容和文字有权审核，并负有把关责任。第十三条办公室负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。 第十四条办公室负责制定总公司工作条例并指导全系统的工作。第四章 部呈批第十五条总公司各部门、11各专业公司、子公司等以书面形式向总公司领导汇报工作或请求批准有关事项，须使用呈批件。 第十六条总公司各部门的呈批件，由该部门直送分管领导，领导签批后直接退该部门办理。属于分管领导权限之外的，必须交由办公室呈报总经理阅批，批后经分管领导阅后退呈报部门或根据领导批示处理。第十七条专业公司、子公司的呈批件，按呈报容自行送交相关管理部门或分管领导。需报总经理审批的，应交由办公室负责呈送，批后按领导批示处理。第十八条呈批件由总公司领导签批后，原件交办公室归档存查，呈报单位必要时可留复印件。 第十九条办理呈批件必须打印，按规定填写，规用表，由承办人与呈报单位负责人签字；如有附件应齐全有效。一般应一事一呈。需要一事多批的，第二次呈报时应附上次批示意见。 第二十条承办部门要认真负责，收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备，应建立收发文和交接制度，指定专人负责登记和存档。第二十一条各部门与各专业公司应指定一名正式职工作为联络员，负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本单位领导与人员传达、报迭呈批件与其他相关事务。第五章 印章使用第二十二条凡涉与公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书与其他重要事由的文件，须经法规室审核，报总经理签批后用印。 第二十三条呈送国务院扶贫办与各部委的文件，须由办公室主任核稿，报总经理签批后用印。 第二十四条涉与总公司领导具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由办公室秘书处审核，经分管领导签批后用印。 第二十五条除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由办公室主任批准后用印。 第六章机要文书第二十六条机要室主要负责总公司文件和有关材料的打印。打印容须经办公室主任（或分管领导）审核签字。 第二十七条各单位需制发的业务公文、函件与其他材料等均应自行打印。 第二十八条办理复印、 等应填写“机要室业务申请单”，经部门负责人签字后，送机要室办理。每季未由办公室统计费用后转财务本部，计入部门费用。 第二十九条一般业务性外发 由部门负责人签字；重要 件外发由总公司分管领导签字。 第三十条收到 件应与时通知收件人签字领取。 第三十一条各部门与个人的自行发送或领取，属于总公司领导的，办公室负责办理。 第七章 接 待第三十二条凡客人来访的，登记后由被访单位派人接见并引入。第三十三条总公司领导的客人来访由办公室接待员负责接待，其他来访客人由被访单位自行安排接待。 第三十四条业务谈判需用会议室或谈判间，应提前与办公室联系，由接待员负责安排。 第八章 其 他第三十五条处以上干部每隔周六上午8：30一一11：30应到公司集体议事。临时有事或有病的，须向总公司分管领导请假。 第三十六条总公司各部门、各专业公司正副职以上（含）领导每日应于晚六时下班、临时有事的，须向总公司分管领导请假。 第三十七条总公司各部门对各专业公司、子公司实行归口管理，每季度未各专业公司、子公司相应的机构或相对固定的人员向归口管理部门汇报工作、呈报报表与其他材料。 第九章 附 则 第三十八条本制度由总公司办公室负责解释。 第三十九条各专业公司、子公司在贯彻执行本制度的同时，可根据实际情况，制定实施细则。 总公司办公区管理规定 第一条为加强办公区的管理，创造文明的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，有利于公司各项工作的开展，特制定本规定。 第二条公司职工应严格遵守作息制度（管理部门职工上下班须打卡）。上班时间：830；下班时间：17：00午午休时间：11：30一13：00。班车发车时间：17：15。 第三条上班打卡后不得外出吃早点或办私事。第四条午休后应准时于1300上班。 第五条不得将与工作无关的物品带入公司。 第六条班车按规定路线、停车地点和时间运行，乘车职工不得随意提出变更要求。乘车时应注意维护车卫生，不得在车上吸烟、饮食、嚼口香糖。 第七条各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。自行车要停放到指定位置，不得乱放。第八条公司职工上班时须衣着整洁、得体。除午休时间外，男士一律着西装、系领带。女士不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装；不得穿着运动服装、T恤衫；不得只穿毛衣不着外套；不得穿军靴、露出脚趾与后跟的凉鞋与其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。 第九条办公时间不得因私会客；午休时间不得在办公区搞文体娱乐活动；因私打必须简短。 第十条办公区手机、寻呼机均应关闭，或设定在静音状态。 第十一条办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言。 第十二条办公区与公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得用餐、吃零食或嚼口香糖；不得摆放鞋、雨伞与其他私人杂物；严禁随地吐痰。 第十三条公司办公区域、公用区域、楼前广场与机动车严禁吸烟。 第十四条按规定时间到食堂用餐，不得饮酒。午餐时间：11：30一13：00。 第十五条下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据与贵重物品、现金等须锁人保险柜或抽屉，关窗、锁门后方可离开。 第十六条遵守纪律，保存好各种文件与技术资料，不得泄露公司。第十七条各楼层谈判间、会议室与大会议厅由办公室统一管理安排。第十八条墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒，剩茶水只准倒入开水间水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。 第十九条文明用厕，注意保洁。 第二十条办公区除小隔断间外，不得摆放沙发。 第二十一条本制度由总公司办公室和有关物业管理公司负责监督检查执行情况。 对违反规定者，办公室将会同人事本部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。 第二十二条爱护公司固定资产，发现损坏应与时报修，无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。 第二十三条本规定由总公司办公室负责解释。 总公司办公管理制度监督检查细则第一条为贯彻总公司有关办公制度的精神，特制定本细则。 第二条本细则适用于总公司全体职工。 第三条为对全公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查，总公司办公室独自或召集其他管理部门或专业公司人员组成检查小组对总公司各部门、各专业公司的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用、车辆维护保养、大楼物业管理等情况进行定期和不定期的全面检查。 第四条各单项检查具体容如下： 卫生保持情况，包括桌面、地面的洁净等。 遵守办公秩序情况，包括物品摆放、手机与呼机的使用、遵守礼貌和着装要求、执行办公区域有关规定等。 文件发放情况，包括文件是否齐全、是否按要求组织学习、贯彻落实清况等。 印章使用情况，包括是否按规定与印章使用程序使用印章。 车辆维护保养情况，包括车辆清洁情况、车设备维护、保养情况。 大楼物业管理情况，包括公共场合的卫生整洁和保持、楼设备的维护与保养、维修是否与时、食堂卫生等。 第五条检查实行打分制，设立好、较好、一般、较差、差五个等级，分别对应为5分、4分、3分、2分、1分。 连续4次保持单项平均5分者，予以全公司通报表扬，一年始终保持单项平均5分的单位，提请人事本部给予物质奖励。 单项平均分数在之分以下的第一次给予警告，全公司通报批评；第二次处罚当事人的100元；第三次处罚当事人500元；四次以上者，提请人事本部给予降职、降工资级别的处分。 确属各单位领导教育不力、管理不严的，按照总公司人事管理规章制度有关奖罚的规定办理。 第六条各单位制定卫生值班制度，每日一人；负责本单位当日桌面卫生并负责保持本单位工作环境的卫生整洁。 检查当日如出现之分以下情况，追究卫生值日人员的责任，视为当事人。 第七条各单位使用的车辆应指定专人管理，负责维修、保养车辆，并负责保持车辆外清洁。检查当日出现之分以下的情况，追究指定负责人的责任，视为当事人。 第八条各单位未制定卫生值日制度，未指定专人负责车辆清洁和维护保养者，按照总公司有关职工奖罚的规定追究各单位负责人领导责任。 第九条本细则由总公司办公室负责解释。总公司公文处理方法第一章 总 则第一条为使11公司系统的公文处理工作规化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据总公司办公管理制度）的有关规定，制定本方法。 第二条公司的公文是总公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻总公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条总公司办公室是全系统公文处理工作的管理机构，主管总公司并负责指导各专业公司与子公司的公文处理工作。第四条各专业公司和子公司应当设立办公室或配备专人负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。第五条在公文处理工作中，必须严格执行总公司工作条例，确保公司秘密的安全。第二章 公文种类 第六条总公司的公文种类主要包括。 （一）条例：由总公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质； （二）规定：对特定围的工作、业务与其他事务制定带有约束性的措施： （三）制度：在一定时期，对一定围的工作实行的惯例性做法； （四）通知：发布规章制度，传达总公司领导指示与要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动与其他事务性容的传达；。 （五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况； （六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准； （七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问； （八）批复：对请示事项予以答复； （九）会议纪要：记载和传达会议情况与主要议定事项； （十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。第三章 公文办理第七条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。 第八条发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。 第九条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发迭、原件归档峙肖毁等程序。第十条公文签收应由专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章。 第十一条收文拆封后应对文件进行认真清点，按部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要容）、来文单位、密级等并编号。 第十二条总公司办公室收文，存档一份，另一份呈送总公司领导，根据总公司领导批示送总公司有关部门或专业公司传阅，必要时转发有关子公司。 所属企业上报总公司各部门的正式行文应同时抄送总公司办公室。 文件传阅应坚持文不横传的原则并建立传阅登记制度。第十三条因业务需要查阅某文件须经办公室同意，必要时须报有关领导批准。涉与密级文件，按照总公司工作执行条例。 第十四条密级高的文件，应锁在保险柜，不得锁在办公桌抽屉过夜。第十五条总公司正式文件须经总公司总经理签发。总经理离京时，般事务性行文报请临时主持工作的副总经理酌定；凡涉与资金转移、资金挪用、联营参股、下设机构等重要事宜且需急办的，由办公室请示总经理后，报临时主持工作的副总经理签发。 第十六条总公司正式文件的撰写、制发由办公室负责。第十七条各部门以总公司名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿送办公室审核后制文，按上条规定签发。第十八条各部门在本身职能和工作围下发的业务性通知，经分管领导同意，可以自己名义发出，但应送办公室进行文字审核。第十九条会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知（限于11公司系统）经副总经理或总经理批准同意，以办公室名义发出。 第二十条发文的密级按总公司工作条例有关规定确定。第四章 公文归档和销毁第二十一条公文办理完毕，应与时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档。第二十二条调取、查阅存档公文须经总公司领导或办公室主任批准。第二十三条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主任批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第五章 附 则第二十四条专业公司、子公司应根据本方法制定实施细则。第二十五条总公司其它有关公文处理的规定，凡与本方法不一致的，以本方法为准。工作条例第一章 总 则 第一条为保守国家和公司秘密，加强公司的业务管理，确保公司文件、业务资料的有效利用，制定本条例。第二条公司秘密即指涉与公司利益、依照一定程序确定、在一定时间只限一定围的人员知悉的事项。第三条总公司办公室是公司工作职能部门，负责总公司并指导下属公司的工作，进行教育，调查处理失密、泄密事件。 第四条11系统每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。第二章 围和密级划分第五条公司围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成以下后果的各类事项，均属公司秘密。 （一）损害公司经济利益； （二）损害公司声誉； （三）损害公司对外关系； （四）妨害公司业务的开展； （五）妨害公司有关规定、制度、计划的实施； （六）危害公司秘密业务情报来源的安全。 第六条密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、秘密三级。 1、绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如总公司的战略发展策划、总公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以与总公司领导的变动等。 2、级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如总公司领导会议的决定、总公司的年度规划、总体经营状况、机构调整和部门、专业公司负责人的人事变动等。 3、秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第1、第2项以外的公司部规定、计划、经营、财务、人事等情况。 第七条公司各类文件、资料密级由起草部门或专业公司提出密级建议并由有关总公司领导确定，由办公室印制时加盖“绝密、秘密”字样的印章。如办公室有异议，可商有关领导改变密级。第八条根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。第三章 制度第九条知晓围：第六条所定容除总公司领导有权全部知晓外，绝密级只限总公司总经理指定的人员知晓，级只限负责该项工作的主管人员以与该主管人员认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。第十条备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经总公司总经理批准，级资料需经总公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或公司的负责人批准，交由办公室复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数与去向用途，原则上年终应交回办公室销毁。第十二条工作的基本要求： （一）不该说的话不说； （二）不该问的事不问： （三）不该看的文件不看； （四）不该记录的秘密不记； （五）不携带材料外出； （六）不随便谈论事项； （七）不在不利于的地方存放需的文件、笔记本。 第十二条如发生或发现泄密情况，应立即报告办公室和所在单位负责人，以便与时采取补救措施。第四章 奖 惩第十四条对于模遵守本条例的单位和个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密与时报告、使公司能与时采取措施补救的职工，将视情况予以表扬和奖励。第十五条对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使公司受损失者，给予处罚。行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失与时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。第五章 附 则第十六条各专业公司、子公司应参照本条例制定实施细则。第十七条本条例怕总公司办公室负责解释。档案管理方法第一章 总 则第一条为了加强11公司系统的档案管理，实现档案管理的规化、制度化、更好地为11公司各项工作服务，根据中华人民国档案法和（总公司办公制度有关规定，结合公司实际情况，特制定本方法。第二条凡总公司各部门、专业公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。 第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。第四条11公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。第二章 归档围 第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、 、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档围。第六条上级机关文件材料应归档的有。 （一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料； （二）党和国家领导人与上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料与登载相关容的报刊。 （三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 （四）其他文件材料。 第七条公司文件材料应归档的有。 （一）公司颁发的（包括转发与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 （二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司与其他各所属企业的请求与本公司的批复文件； （三）公司与各部门的工作计划、总结、报告； （四）公司召开的各种会议的全套文件以与会议形成的声像材料； （五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料； （六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台与报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章与在外单位重要讲话的稿本； （七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； （八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； （九）公司与各部门、各专业公司成立、启用印章与其组织机构、人员编制等文件材料； （十）公司与各部门、各专业公司制定的规章制度等； （十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物与展览照片、录音、录像等文件材料； （十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； （十三）公司与各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料； （十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表； （十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根； （十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等； （十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料； （十八）公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； （十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证； （二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有： （一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营围但需要执行的法规性文件； （二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件； （三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。第三章 立卷归档要求第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。 第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。 第十二条归档案卷的总要：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： （一）归档的文件材料种类、份数以与每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、记录、请示、报告、批复与其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。 （二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 （三）卷文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （四）卷文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 （五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项；卷文件目录放在卷目。 （六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心容和责任者。 （七）本公司各部门与各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷文件目录表由总公司办公室统一发给。第四章 档案保管期限第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。第十四条确定公司档案保管期限的原则 （一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 （二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （三）凡是在较短时间对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。第五章 档案的鉴定与销毁第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。第六章 档案的借阅第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。第二十三条借阅的档案用完后，应与时归还，借用时间一般不得超过十天。第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。 第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关规定办理。第七章 罚 则 第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以通报批评。第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按公司工作条例）进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批评。第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按公司工作条例进行处理。第八章 附 则第三十条本方法由总公司办公室负责解释。第三十一条各子公司应根据本方法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。第三十二公司以往的相关规定与本方法不一致的，以本方法为准。印章管理方法第一条为加强11各专业公司和总公司各部门（以下简称11各单位）印章的管理，保证印章的绝对安全和正常使用，防止产生不良的法律后果，根据总公司办公制度，制定本方法。 第二条本方法所称印章是指11各单位的正式印章作风公章和部门章）、专用印章（即合同专用章、财务专用章、海关报关章等）、手章（即各专业公司负责人用于文件、报表、票证等的个人印章）。 第三条11各单位应确定印章管理人员，负责本方法第二条所述印章的保管并按有关制度和程序使用。印章管理人员应是11正式职工。如印章保管人员必须出差或因病请假时，11各单位负责人应指定临时人员保管。临时保管人员也必须是正式职工并应相对固定。第四条印章保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括印章名称、收到日期、原保管人、批准人签名、保管人签名等。如指定临时人员保管时，也应办理上述交接手续，做到职责分明。 第五条印章的保管必须安全可靠。原则上所有的印章均应置于保险柜，并注意随时锁好，以免发生意外。第六条未经11各单位负责人或总公司主管该单位的副总经理批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。 第七条需用印时应先填写（使用公章申请表，经11各单位负责人签字批准后，连同经审核的文件文稿等交印章管理人员用印。 第八条用印文件文稿（包括合同、介绍信）等应复印，以留存备查。 第九条不得在空白介绍信和空白纸上盖印。 第十条用印登记项目包括：用印时间、用印编号、用印事由、批准人、经办人等（详见附件使用公章申请表调）。 第十一条合同用印应按照总公司有关合同管理的规定执行必要的法规审核程序。 第十二条未履行用印登记程序，任何人不得擅自动用印章，包括印章管理人员和11各单位负责人。第十三条违反本方法规定用印者，除追究印章管理人员的责任外、还将追究该单位负责人的责任。 总公司车辆与驾驶员管理规定 第一章 总 则第一条为加强公司的车辆与驾驶员的管理，保证工作和业务用车，确保安全行车和车辆安全，制定本规定。 第二条本规定适用于总公司与专业公司的车辆与全体驾驶人员。第二章 车辆调配第三条根据工作需要，由办公室请示总公司总经理批准，对车辆进行统一配备和调整。 第四条各单位负责人对本单位车辆的日常使用、驾驶人员的安全教育与执行规章制度情况有管理责任。第五条总公司外事用车、总公司会议与较大活动用车，办公室有权临时调度各单位车辆，各单位应服从协调调度。 第六条除总公司领导临时安排外，总公司车队不为业务部门与各专业公司出车。第七条原则上各单位不得相互借用车辆，特殊情况须经总公司分管办公室的领导批准。 第八条24小时长途用车（单程150公里以上的），须经总公司分管办公室的领导批准，24小时以上的，需报总公司总经理批准。第九条任何车辆外借必须经总公司总经理批准。第十条各单位应严格遵守本规定第二十五条与第二十六条的规定，配备车辆均属工作用车，应严格服从办公室车队的统一收车管理。第三章 安全管理 第十一条驾驶人员必须严格遵守交通法规，根据车队的安排参加交通安全学习，提高驾驶技术，保证车辆完好，杜绝事故发生。未经批准不参加安全学习者缺席一次罚款100元。第十二条总公司安委会和兼职安全员，负责组织交通安全学习并实施安全管理监督。 第十三条出现交通事故，追究肇事者的经济责任，按事故损失金额的一定比例给予处罚：损失额5万元以上的，罚个人6；损失额15万元的，罚个人5；不足一万元的，罚个人500元。非专职司机各降10比例。最低罚款为保险公司的免赔数额。未经批准私自出车或私事出车，按上述比例各加罚一倍。 第十四条对交通事故肇事者除经济处罚外，还将视情节轻重分别给予书面检查、通报批评、停止驾驶、降薪等处理。第十五条专职司机全年安全行车，未发生过交通事故和造成经济损失的，对驾驶人员给予表彰并颁发安全奖，可按季核发。第四章 油料管理第十六条各管理部门配备车辆所需油料由车队统一按核定预算办理购进，按单车每月定额标准发放，超出不补；节余归部门使用。定额标准由办公室每季核定，全年按预算节余部分提取30作为车队节油奖励基金。 第十七条车队设专人负责油票发放，造册登记，司机签字领取，每月上报办公室审核。 第十八条各专业公司的耗油采用总额控制，集中购买，定量使用的原则，各专业公司财务部应按照排气量20以下车辆每月210公升，其它车辆（排气量20以上）每月300公升的标准作出费用预算，纳入本公司的总预算。在预算限额按月或按季度集中购买油票，作为有价证券由各公司财务部专人保管，建立规的领用制度，任何个人不得自行购油，集中购油不得突破限额。第五章 维修保养第十九条原则上按照车辆技术手册执行各种检修保养，并须按照预算执行。车辆维修按规定填制申请单，部门负责人签字，车队技术审验，办公室主任审签，到指定修理厂维修，专人结算，超过审批预算的不予报销。第二十条业务部门与专业公司维修保养车辆参照第十七条规定自行负责。第二十一条办公室与车队对车辆进行不定期检查，容包括：本规定执行情况、车辆外卫生、一般保养状况等，检查不合格者，对当事者与所属单位领导分别罚款50200元，情节严重者停驶。第六章 驾驶人员管理第二十二条总公司领导与部门总经理配备工作专车，持有效驾照可由本人驾车；无驾照需配司机的，由办公室统一调配。第二十三条专职司机应严格按规定条件由办公室商人事本部统一招聘。各部门无权自行聘用司机。第二十四条业务部门与各专业公司临时聘用司机，须经办公室车队考核并签字同意后，方可聘用。第二十五条临时聘用的司机应服从车队的统一管理，不出车时一律到车队休息，不得在办公区滞留。第二十六条其它工作车辆需要持有驾照的11职工驾车的，由各单位指定专人并商办公室同意，但严禁擅自交他人驾驶，违者收回车辆。第二十七条对于实际驾车经验不足一年或持实习证照的，需经车队技术考核合格并经所在单位领导同意后方准单独驾车。第二十八条各单位副职以下人员驾驶公司车辆的，应于每日下午五时前将车辆停到指定地点，钥匙交至车队，待下一个工作日上班时，到车队领取钥匙。第二十九条特殊情况需在第二十八条规定的交车时间使用车辆的，须由用车单位领导签署书面申请，报总公司总经理批准，交车队备案。违反规定私自用车的，予以停驶或收车等处理。第三十条11职工报考驾驶证，按规定程序报批，本人申请、部门领导同意，报公司安委会批准，学车人员一律用业余时间自费学习。不准用公司车辆学车练车。第七章 附 则 第三十一条车辆的保险、养路、验车、牌照、停车场等手续，属于总公司的由办公室车队办理，所需费用按财务预算分别人帐；属于专业公司或子公司的，自行办理，费用自负。第三十二条本规定由办公室负责解释。总公司司机人员文明礼仪规定第一章 总 则第一条为了适应总公司业务的不断开拓与发展，更好地表达总公司的形象，建设一支高素质、讲文明懂礼貌、规化的司机队伍，特制定本规定。 第二条本规定适用于总公司车队与各专业公司的所有在岗专职司机。 第三条总公司司机应严格遵守总公司车辆与驾驶员管理规定和（中国11发展总公司驾驶员守则）。第二章 文明札仪规第四条为了使司机人员保持良好的精神面貌，同时也为了更好地向外界展示公司的形象，公司所有司机人员应按有关规定佩戴胸卡上岗。胸卡上印有中英文对照的本人、所在公司名称与公司标志图案。 第五条司机人员应加强自身精神文明建设，不讲脏话粗话，衣着应随时保持整洁。皮鞋经常擦油，在车不准脱鞋。第六条司机人员应经常对所保管车辆进行清洗，按期打亮油，做到晴天停车后无灰尘，雨雪停车后无泥点。前后风挡玻璃和车门玻璃要保持清洁，轮胎外侧和防护罩要经常清洗，做到无积土。车经常保持清洁，座套要勤洗、勤换，方向盘、仪表要擦净无尘土。车辆平时应停在指定的地点，不要乱停乱放。第七条司机人员应加强公关礼仪方面的学习，熟悉不同场合的礼仪规则。对待客人要有礼貌，主动向客人打招呼并作自我介绍，然后打开车门将客人让进车，关车间时要注意乘客的身体和衣物，防止被车门挤压。如果客人有行物品，自己应主动上前提供帮助，不要坐在车旁观。行车中应与时使用冷热风，听收音机或听音乐应征得客人同意，声音不要大大，以免影响客人思考或休息。客人之间谈话，不得随便插话，客人问话，应礼貌回答。开车送人应尽量送到门口，等人时不能只顾自己睡觉或看书，而应随时注意客人是否已出来。如客人在门口等车，应主动开车到门口接客人上车。遇大型活动车辆无法在近处停放时，应提前到门口或刚散场即到门口主动向客人打招呼，请其稍等，回来开车去接。如车辆堵塞，也可引导客人步行至停车处上车，不要让客人到处找车。客人离别时，司机人员应主动向其道别并祝客人一路平安。第八条在涉外活动中，司机人员对待外宾既要彬彬有礼又要不卑不亢，态度要自然、大方。如果对方主动打招呼，可按一般礼貌同其握手、交谈。如果本人外语水平有限，可向外宾明确表示自己不会讲外语。此外，司机人员在涉外活动中不得向外宾索要礼品或示意索取礼品。对不宜拒绝的礼品可以承受，回公司后应上交办公室统一登记，按规定处理。第九条为了保持和进一步提高总公司司机人员的精神面貌，总公司办公室将配合人事本部对公司所有司机人员进行比较系统的精神文明和涉外礼仪方面的培训。第三章 考核与奖惩 第十条为了确保上述规定能认真贯彻执行，使总公司司机人员的总体素质能有显著的提高，总公司办公室将对所有在岗司机人员进行文明、礼仪方面的考核。 第十一条考核采取年终考核与平时考核相结合、本部门考核与用户考核相结合的方法，考核的容包括仪态仪表、个人精神文明建设情况以与公关礼节等方面的知识。第十二条对司机人员的文明礼仪考核分为优秀、达标和不与格三个档次。对在年度考核中被评为优秀的司机人员，公司将给予一定的物质奖励。连续两年被评为优秀的司机人员，公司将作为，文明礼仪”标兵通报表扬，并提请人事本部给予奖励、工资晋级等。对没通过考核的司机人员，应给予工资降级或有关主管部门领导应安排其下岗，进行培训。如仍不能达标，转人事部解除劳动合同。第四章 附 则 第十三条本规定由总公司办公室负责解释。计划生育工作规定第一条根据市计划生育条例与市计划生育奖励实施方法等政策规定，结合公司实际情况，制定本规定。 第二条本规定适用于公司正式职工（不含试用人员）。 第三条对响应国家号召晚婚晚育者，公司给予一定的优待与奖励。 第四条女年满二十二周岁、男年满二十五周岁后初婚为晚婚；已婚妇女年满二十四周岁后初育为晚育。第五条结婚符合晚婚条件的，除享受国家规定的婚假（三天外），可另在年享受奖励假七天。 第六条晚育（包括双、多胞胎的）的女职工，除享受国家规定的产假（三十月）外，给予奖励假30天。第七条晚育的女职工怀孕七个月以后，每天可减少工作时间一小时。 女职工产假期满后上班，每天在工作时间给一小时的哺乳时间，视为出勤，多哺乳一个婴儿多给三十分钟。第八条已婚育龄妇女（年满49周岁以下）上节育环者，除医院规定的休息时间外，可另享受奖励假三天，一次发营养费50元。 第九条育龄夫妇做绝育手术的（不含妇女因病做子宫摘除术者），除医院规定的休息时间外，另给奖励假十天，一次性奖励100元。 第十条育龄妇女计划外生育第二胎的，征收5000元以上到50000以下的社会抚育费。第十一条凡符合国家有关生育第二胎规定条件者，需经有关部门批准后方可生育，未给批准生育者按计划外生育处罚。第十二条对计划外怀孕者，第一次做人流手术的假期按病假处理；第二次以上做人流手术的假期按事假处理。 第十三条对第一次做人流手术者，术后上环或做绝育手术的，一切待遇按本规定第八条、第九条执行。 第十四条本规定所涉与各类假期的工资收入发放按考勤制度执行。其他相关事宜的规定与考勤制度不一致的，按本规定执行。外事审批管理规定第一章 总 则 第一条为加强总公司外事审批管理，根据中央外事领导小组和国务院对派遣临时出国人员出国（境）和邀请国外人员来华的有关规定，结合总公司实际情况，特制定本规定。 第二条中国11发展总公司外事审批工作实行统一领导，逐级负责，归口管理。第三条总公司外事办公室是负责总公司、专业公司、子公司和控股公司人员临时出国（境）审批工作的职能部门，承办出国（境）任务批件，办理出国（境）人员的护照、签证和办理国外人员来华邀请事宜。各部门、各公司应设立机构或指定人员负责本单位的外事工作，外事人员应相对稳定。第四条总公司外事办公室负责指导各部门、公司的外事管理工作。第五条总公司人事本部是负责总公司各部门人员、专业公司人员和子公司正副总经理（人事档案关系在总公司）的政审工作的职能部门，承办上述人员出国（境）政审批件。没有人事部门的专业公司和子公司要指定专人负责办理本单位人员出国（境）政审事宜。第六条各地子公司需组团出国（境）访问，原则上应向当地政府有关部门申办。必要时总公司可根据子公司的申请报告向当地有关部门出具委托书或任务通知书。第七条总公司出国（境）任务主要包括：出国考察、出国展览、参加经贸会议、技术交流、经济贸易谈判、财务结算、进口货物和设备的验收、签订协议或合同以与劳务输出、短期或长期外派工作等。邀请来华事项主要包括：邀请国（境）外人员来华进行技术交流、经贸洽谈、签订协议或合同等。第二章 外事审批程序第八条出国（境）和邀请来华工作政策性强，总公司各部门、专业公司和各子公司要严格按照规定的程序办理各项手续。 第九条出国（境）工作程序为：呈报出国（境）任务申请报告；下达任务批件；办理政审手续并下达政审批件；办理护照和签证。 （一）出国（境）任务申请报告由有出访任务并负责组团的部门和公司自行撰拟上报。容包括：出访国家、出国任务、旅行路线、往返时间、出访人员、费用支出等，出访人员不得擅自绕道、增访国家或地区，如确属业务必须，需事先请示总公司外事办公室报总经理批准。 （二）出国（境）任务报告由外事办公室审核（必要时同有关部门会签），报总公司领导审批后向有关单位下达出国（境）任务通知书。如出访团组中有外单位人员，由外事办公室按授权围和规定负责向该单位下达出国（境）任务通知书。 （三）出国（境）人员单位应对拟派出人员的政治立场、业务素质、思想作风、近期表现。身体状况与家庭情况等进行如实填写，实事地写出审查意见后报人事本部进行政审。 （四）凡人事档案关系不在总公司的人员，须由所在单位办理政审批件和出国护照；子公司人员、借调人员和聘用的离退休人员，须由原所在单位办理政审批件和出国护照。 （五）出国（境）人员政审（复审）合格后由人事本部办理政审批件。 （六）出国（境）人员持政审批件交外事办公室，由外事办公室统一办理护照和签证手续。第十条邀请来访工作程序 （一）总公司有关部门、专业公司、子公司和控股公司提出邀请来访报告（容应包括来访者的国家或地区、来访人、身份、人数、来访目的、日程安排、接待方案等），报总公司领导批准后，由总公司外事办公室下达邀请来访任务批件。 （二）总公司外事办公室负责向来访者发邀请函，并通报中国有关驻外使（领）馆发入境签证。 （三）邀请单位负责制定来访接待计划（通报外事办公室备案），并组织实施。 （四）如请总公司领导出席会见、会谈、宴请等活动，邀请单位应事先将会谈方案、接待计划报总公司外事办公室。第三章 出国（境）手续办理第十一条出国（境）人员政审 （一）按外事政审管理规定认真填报出国（境）人员审查表。审查表是关于出国（境）人员政治思想、业务能力、组织能力、身体状况的审查报告，是进行政审的依据。 （二）初次出国（境）人员填写（初次出国人员审查表）一式二份，再次出国（境）人员填写（再次出国人员审查表）一份，当年再次出国（境），可免填审查表。 出国（境）审查表，所有派出单位负责人要签署审查意见并加盖人事部门公章。 （三）以下人员不得派出 1试用期或实习期未满人员； 2有政治或经济问题尚在审查或尚未结案的人员； 3受各种处分不满一年的人员； 4身体患严重疾病或怀孕的人员； 5与出国（境）任务无关的人员； （四）随外单位团组出国（境）的审查程序同上。审查合格后由总公司人事本部开具政审批件，外事办公室办理护照，送交组团单位办理签证。第十二条出国（境）护照 （二）因公普通护照是由外交部发给出国（境）人员的证件。办理需要提供正面、免冠、黑白、平光、小二寸相片四，填写护照申请表和申请卡片各一，并将照片背面写上，用曲别针别在申请表上，不要粘贴。 （二）出国（境）人员在外期间，护照要随身妥善保管，不得污损，不得涂改，不得遗失。凭护照办理签证，购买机票和车船票。 （三）临时出国（境）人员应在回国境后15天、驻外人员奉调回国后应在30天将护照送交总公司外事办公室，不得无故拖延期限甚至无故不交。如有丢失，应写出书面检查，送总公司外事办公室审核，报总公司领导审批后办理注销手续。 第十三条出国（境）签证： （一）办理签证需要提供出国人员的护照、签证申请表、邀请函电、团组和照片（照片规格与护照片要求相同，数量根据各使（领）馆要求而定）。各部门、各公司应认真填写签证申请表，有问题时可向外事办公室查询。 （二）出国（境）人员的签证由总公司外事办公室统一送外交部或有关国家（地区）驻华使（领）馆办理，办理签证因各国情况不一，所需时间和费用也有所不同，出国人员不得擅自向有关使（领）馆催办，违者将受到严肃处理。 （）对涉与敏感问题与赴敏感、热点国家或地区（以外交部通知为准），由外事办公室按规定与时发电征求中国驻该国使（领）馆同意方可办理签证。（四）对去免办签证国家（地区）的持护照出国（境）人员，由总公司外事办公室开具出境证明，并使用“中国11发展总公司”印章；随团的外单位人员由所在单位开具出境证明。第四章 外事审批权限第十四条出国（境）任务审批报告由总公司总经理根据国务院外事办公室的授权围审批（如总经理出差在外，可由指定人审批）。第十五条临时赴的团组按规定要提前一个季度上报出访计划经总公司领导审批后，由总公司外事办公室办理手续。 第十六条派往港澳地区常驻人员与多次往返人员经总公司领导审批后，由总公司外事办公室报国务院港澳办公室审批。在审批后的一年，需再次赴港澳的，由总公司自行审批，不计入赴港澳控制指标。第十七条总公司副总经理以上领导出国（境）