资源描述
_ERP系统需求分析报告建立日期：2004-12-06修改日期：2007-05-22 文控编号:#YYMMDD#_02_#客户项目经理：日 期：用友项目经理： 日 期：文档控制更改记录日期更改人版本号备注审阅审阅人职务日期分发份数#部门与职务123456一、调研活动总结31.1调研目的31.2 调研时间31.3 调研方式31.4 调研内容3二、公司概况52.1 企业简介52.2 组织机构52.3 部门职能、岗位职责分工：62.4 IT建设状况概述112.5 企业目前管理的现状与期望：11三、需求分析113.1 总体业务流程述：113.1.1 企业基本形态：113.1.2 现有总体业务流程：123.1.3 总体的业务流程分析133.1.4 总体需求分析：133.2 各部分需求分析223.2.1 销售业务分析223.2.1.1 现有流程223.2.1.2 需求汇总223.2.1.3 建议规划233.2.2 计划业务分析273.2.2.1 现有流程27需求汇总273.2.2.3 建议规划283.2.3 采购业务分析293.2.3.1 现有流程293.2.3.2 需求汇总303.2.3.3 建议规划313.2.4 仓库业务分析363.2.4.1 现有流程363.2.4.2 需求汇总363.2.4.3 建议规划373.2.5 质检业务分析443.2.5.1 现有流程443.2.5.2 需求汇总443.2.5.3 建议规划443.2.6 财务业务分析443.2.6.1 现有流程443.2.6.2 需求汇总453.2.6.3 建议规划453.2.7 其他业务说明53一、调研活动总结1.1调研目的了解客户业务流程,规划ERP系统业务流程;了解客户管理控制点,规划ERP系统功能匹配点;了解客户运营现状,规划ERP系统运行;了解客户岗位现状,规划ERP系统岗位流程.1.2调研时间1月1113日,共2.5天1.3调研方式 提纲调研,顾问提前发放调研提纲、瑞达电源填写提交; 问话调研：顾问现场与各部门关键用户,单独交流 参观调研：顾问参观车间生产、仓库物料摆放; 资料收集调研：顾问收集各业务操作单据与表单.1.4调研内容各部门调研时间安排职能部门时间具体调研内容调研顾问客户配合人员销售岗1.11上午销售组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据马高红朱红卫1.11上午销售计划制定、客户管理、采购订单的生成与管理马高红朱红卫1.11上午销售出库流程、暂估流程、结算流程、付款流程马高红朱红卫1.11上午特殊需求、统计要求、总结马高红朱红卫开发、计划、生产部1.11下午计划、生产组织机构、岗位职责、使用的主要单据马高红刘兆勇、刘正勇1.11下午物料分类、物料清单、产品层次、采购计划、生产计划、生产订单马高红刘兆勇、刘正勇1.11下午特殊需求、统计要求、总结马高红刘兆勇、刘正勇采购岗1.12上午采购组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据马高红陈平1.12上午采购计划制定、供应商管理、采购订单的生成与管理马高红陈平1.12上午采购入库流程、暂估流程、结算流程、付款流程马高红陈平1.12上午特殊需求、统计要求、总结马高红陈平质检1.12下午质检组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据马高红龙开乾1.12下午质检项目、指标、规则、方案马高红龙开乾1.12下午质检流程,不良品处理方式马高红龙开乾1.12下午特殊需求、统计要求、总结龙开乾仓库1.12下午仓库组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据马高红刘正勇1.12下午仓库出入库业务、调拨业务、盘点业务马高红刘正勇1.12下午特殊需求、统计要求、总结马高红刘正勇财务部1.13上午财务部组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据马高红蔡正华、许琼玉1.13上午付款流程、收款流程、费用报销流程马高红蔡正华、许琼玉1.13上午财务报表格式、制作马高红蔡正华、许琼玉1.13下午特殊需求、统计要求、总结马高红蔡正华、许琼玉注：上午 9：00-12：00 下午 2：00-5：30因调研时间相对较少,在报告中描述不充分或错误之出敬请指正.二、公司概况2.1企业简介#市瑞达电源#是一家民营企业,集研究、开发、生产与经营阀控密闭式铅酸蓄电.2.2 组织机构董事委员会管理者代表财 务 部持 术 部人事行政部样 板 组生 产 部市 场 部品 质 部物 控 部采 购总经理副总经理测试中心研 发 组来料品质检过程品质检出货品质检人力资源行政后勤货 仓生产计划品质工程与质检生产工程生 产 部客户服务文控中心2.3 部门职能、岗位职责分工： 部门职能：业务部： 1、公司销售目标的分解.2、营销网络的建立、策划、实施方案.3、合同的评审与修订.4、产品的报价控制、初审,业绩汇总、分析、与改善措施.5、参与技术平台的评审.6、区域市场的分析,有效信息的管理、跟进.7、重大项目的招标、公关、方案设计,货款的进度控制与回收.8、配合公司整体营销活动设计部： 1、全面负责公司设计开发部管理工作. 2、根据客户的方案需求和业务部的下单情况,合理安排工作任务,确保任务完成.3、收集并充分利用各种同行资源和信息,按公司年度发展目标制定公司的产品创新方案,以保证设计的产品能满足客户的需求,为公司的持续经营创造提供技术支持.4、为重大项目、其它部门提供必要的数据和技术支持.5、技术业务#管理,设计方案、技术资料的档案管理.采购部：1、负责公共原材料、半成品、固定资产的供应商询价、比价下达采购单.2、供应商跟单、收货、应付账款对账3、外协加工产品的处理.财务部：1、资金营运管理. 2、客户、供应商对应的应收应付账款管理 3、日常经费用报销与管理4、工资结算、现金管理5、材料的出入库成本核算、产品成本核算4、单证审核、会计核算、往来帐、税务申报的处理.货仓职责：1. 坚持为企业生产服务的方向;2. 合理规划并有效利用各种仓库设施,搞好挖潜、革新、改造、不断扩大仓库储存能力,搞高企业效率;3. 做好仓库物资的验收,发运以与保管工作,保证企业生产获得与时刘备,准备完好的物资供应;4. 合理储备物资5. 减低物资成本6. 重视员工培训、提高员工业务水平7. 确保仓库和物资的安全生产部：1、 依据公司的年度销售计划,制定生产计划,并对人力设备、工具的需求拟定计划.依据业务部的订单工期计划按时生产出产品,按照年度销售计划,保证公司生产能够有效的运营.2、 产品的工时、数量、质量、计件价格、工期的分析、制定和控制.3、 物料、人力、设备、车间的运用和控制,监督检查设备、工具、车间线路的检修,保养和清理. 4、售后服务的进度跟进,对售后服务的质量和反馈信息的分析和处理,对售后服务的不良状况处理与纠正,与客户的沟通和配合.人力资源部：人事行政：依据公司的发展战略目标,协作各部门的人力资源工作,为公司的年度经营业务和管理的有序进行提供有力的人力支持和保障.人力资源：根据公司的确发展战略、企业经营状况、现有人力资源状况进行人才供需分析,并对现有人力资源市场人才供求情况进行趋势分析,同时结合企业发展速度、规模进行人力需求分析. 根据公司人员编制实际员工数和工资成本预算目标组织编制人力资源规划,实现公司人力资源的需求和人力成本的控制.工程部：1、依据工程合同制定工程施工方案并组织实施.根据工程施工现场实际情况,组织人员、设备、材料进行现场实施.2、建立完善的安全施工管理体系,制定健全安全管理制度,明确安全岗位责任制,定期检查,与时纠正.3、保持与甲方、监理方、总包方与各分包单位的良好关系.妥善处理、协调工作上的各种事务,做好工程进度登记、和进度申报.全面掌握#市建筑、装饰有关法律法规、正确做好工程资料申报入档.4、主导并与时做好工程项目的验收结算.品质部：1. 负责公司所以存货质检指标、方案的制定2. 负责来料检、过程检、出货检、在库检验3. 对检验的结果进行判定不良品处理方法4. 对检验的指示进行统计分析生产计划：1、 安排销售订单的生产、进度、产品质量、物料控制；2、 按销售订单要求以部门所需下生产单,按出货时间排出先后顺序表.使工厂订单依生产排期表按时出货.检查、分析生产日报表,制定生产定额表.汇总相关数据以反映生产状况.3、 生产计划制定并经批准后实施,订单审核、登记与分发.4、 生产负荷统计和产销平衡调度分析.5、 生产计划的检查与生产进度过程控制工作.岗位职责：1.财务会计：负责公司财务会计工作的职能部门,主要岗位有总账会计、应收应付会计、成本会计： a.负责企业采购发票录入,付款业务;销售发票录入,收款业务核算;b.负责企业固定资产的管理,折旧记账;c.负责企业日常经营费用的报账;d.负责财务凭证的处理,审核、记账;e.负责企业经营财务报表的编制;f.现金支出收入,日记账的登记,资金日报编制、凭证的处理;g.银行存款的管理、余额调节表编制、凭证处理.2.成本会计：a. 负责企业仓库材料与产成品的进出成本核算;b. 负责企业产品成本的核算;c. 负责监督仓库库存台账的建立.3.采购员a. 负责供应商档案资料录入与维护;b. 负责供应商对应的存货价格的管理;c. 负责采购订单的录入与下达跟踪;d. 负责采购到货单的录入;e. 负责提供采购相关的报告统计工作. 4.货仓主管4.1 主持货仓日常工作,监督检查本部门工作完成情况,并向本部门经理汇报4.2 对本部门人员进行考核,培养所需的各类人才,提高工作能力与素质4.3 全面而恰当地划分下属岗位责任4.4 控制生产物资与成品的入库验收,发放与存储管理,并审核相关手续4.5 组织下属按期盘点4.6 监督下属做好物资与成品仓储过程中的安全保障与保养工作,确保库存物资的质量要求5.仓管员 5.1 直接上司为货仓主管 5.2 负责收货,发货,退货工作 5.3 负责物料标识、账本整理和位置摆放 5.4 实行5S实行 6.货仓文员 6.1 直接上司为货仓主管 6.2 管理本部门文件 6.3 负责文件的接收与分发 6.4 负责文具和办公用品的管理与申请7.搬运员组长、搬运工 7.1负责产品材料出入库和在库搬运工作8.销售业务员a. 负责客户商档案资料录入与维护;b. 负责客户商对应的存货价格的管理;c. 负责销售订单的录入与跟踪;d. 负责提供销售相关的报表统计工作.9.检验员a. 负责制定检验项目、指标,制作检方案;b. 负责来料检、成品的检验,并做出判定结果;c. 负责定期对质检的结果进行分析;d. 负责提供品检报告与相关报表.8.计划员a. 负责收集整理计划需求来源;b. 负责制定出仓库最低、最高、安全库存量,经济批量的设定;c. 负责MRP运算,制作出生产计划、采购计划并下达;d. 负责提供计划相关统计报表.9.生管员a. 负责根据生产计划,考虑车间产能,分解成生产订单,并下达;b. 负责生产订单的执行跟踪情况;c. 负责提供生产成本统计数据;d. 负责提供生产相关统计与分析报表.10.工程管理员a. 负责物料档案新增,维护工作;b. 负责产品BOM的制定,维护工作;c. 负责新产品的开发工艺流程制定;d. 负责提供物料管理与产品BOM等相关报表的提供.11.系统管理员a. 负责ERP运行统的,硬件、网络、操作系统的维护工作b. 负责ERP系统备份、权限设定工作c. 负责ERP系统日常运行维护工作2.4 IT建设状况概述 目前瑞达电源公司各相关部门都以配备了电脑办公,办公区分为天安区、工厂区并各自组建立了内部网,但两个办公区网络不通,没有设立服务器.信息化水平主要是利用电脑收发、运用OFFICE办公软件,制作WORD文档与EXCEL电子表.各部门都没有运用专门的管理软件.2.5 企业目前管理的现状与期望：随着瑞达电源公司近年来的迅速发展,尤其是销售订单的增多、规格种类的增加,加上客户需求的不断变化,企业内部原先以手工管理为主的管理模式已不能适应企业进一步发展的要求,各部门相当大的精力放在做计划、做报表的基础上,信息反馈不够与时,生产、采购安排不尽合理,部分产品不能按时发货.因此,建立完善的企业内部信息化管理体系已是当务之急,上ERP系统是瑞达公司的众望所归.3. 5 计划部三、需求分析3.1 总体业务流程述：企业基本形态：企业的基本组织形式：民营销售市场：内销、外销客户分类：一级市场、二级市场生产方式：定单生产、库存生产生产类型：连续式生产环境：定型产品工艺特点：单元式现有总体业务流程：说明： 1.业务员得到客户需求,进行商务报价、议价,最终签购销售合同,购销合同经过相关部门评审之后,下达生产单给工厂,准备生产与交货; 2.生产计划人员,收到生产单依据产品BOM清单进行算料,下达套料单传给采购人员; 3.采购人员收到套料单、货仓依据的最低库存量提交的物料需求计划、各部门根据需求提交的请购单,下达采购单给供应商进行订货; 4.供应商依据采购单要求的交货时间进行送货,货仓人员进行点货、收货,开具来料验收单填写交货数量、实收数量并登记货仓物料收发与库存跟踪表; 5.质检收到来料验收单依据检验方案进行实物检验,填写来料检验报告,传递给货仓;6.生产线依据生产计划的套料单到货仓进行领料,仓库依据套料单进行发料,并登记货货仓物料收发与库存跟踪表;产成品入库时,生产人员填具入库单办理入库,货仓登记货仓物料收发与库存跟踪表;7.生产部领料进行加工,加工半成品移交给货仓开具半成品交接单,货仓登记货仓物料收发与库存跟踪表;8.业务员依据生产单上的客户交货时间,下出货通知单传递给货仓,货仓开具送货单办理出库,并登记货仓收发与库存跟踪表;9.财务依据来料验收单办理挂入库成本、应付账款,付款账;依据市场人员开具的出货通知单核算出库成本、应收账款、收款业务;依据财务的发料,半成品交接单、产成品入库单核算产品成本核算.3.1.3 总体的业务流程分析3.1.4 总体需求分析：1、关于市场部门设置：现状：目前公司组织架构只设置了市场部总经办建议：市场部营销中心外贸部华北大区华东大区西南大区中南大区四川办事处#办事处广州办事处#本部1. 负责日常运营总经理、管理者代表、副总经理等岗位设置归属部门为总经办;2. 在现有的市场部分离出营销中心、市场部;从销售管理角度分析,市场部与销售部有何区别呢？市场部职能：简单地说,可以分成两大块,一是产品定义,二是市场开发.销售部职能：则侧重于潜在用户到用户的转化效率,即说服有需求的潜在用户下订单,特别是那些摇摆不定没有明确偏爱的潜在客户.明白了市场与销售之间的关系也就为如何衡量这两个部门人员的业绩铺平了道路.3. 在营销中心下设四大区,大区设置办事处.营销中心、四大区是一个营销组织,也可以是一个虚拟的一个部门,可以做销售计划、销售考核、销售业绩统计、考核、分析.4. 外地办事处建议设置部门核算、设置仓库核算,不作为客户核算.首先外地办事处不是独立法人,不能独立核算、不能成为客户;其次外地办事处虚拟成客户,财务对其应收账款难以核算.从公司销售给外地办事处,办事处销售给他的客户,但最终收款是办事处的客户,最终形成的三角债;再次虚增公司库存,办事处是先拿货,销售后结款,为了防止脱销,办事处会不断虚高办事处库存,虚高生产.2、关于系统运行环境：现状：A. 没有服务器; B. 工作站上电脑内存256M内存; C.天安办公区与工厂办公区网络没互通;建议：A.ERP系统需要独立的服务器存储;B.按照ERP系统最低标准配置需要配置到256M,ERP运行效率与电脑内存有很大的关系,建MRP运算的电脑内存最低配置到512M; C.硬件环境建设到位的日期：2007年2月2日; D.天安办公区与工厂办公区通过VPN进行联接,设立内部网; E.详细环境请见U8系统环境建议;3、关于设立存货管理：存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息,以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析.现状：A. 目前技术部编制一套货物编码体系,但因手工运作方式不能推广;B目前出入库单据只是手写货物、物料名称、型号,没有编码;C.旧编码体系有些原材料是有供应商码、产成品电池不同的颜色设置不同的编码;D.物料清单里某些物料,但在做采购计划、生产发料并不是依据物料清单标准用量采购、发料建议： A.存货档案：包括原材料、半成品、产成品B.手工模式：原材料流转要经过不同岗位人员,名称、型号很难写成一致的,大大提高了登错账的几率.ERP系统模式,建立存货档案库,由设计部统一命名、编码、型号、计量单位等,供各部门共享C.针对原材料编码带供应商编码去掉,启用出库跟踪入库功能,在原材料档案不分供应商,只在材料出库时指定供应商.产成品电池启用自由项颜色,简化产成品档案与物料清单.D.在物料清单去掉环氧#X剂与包材,因为他们是依据库存量进行采购的,不是依据销售订单计划采购,在发料时是因包装问题,也不是按物料清单发.E. 没有丝印电池做半成品,经过丝印、包装过的电池做产成品.分别设立仓库;分别设置存货档案编码,办理出入库业务.委外半成品也需要设立单独的仓库、存货档案.F.存货分类：存货分类编码存货分类名称01原材料0101正极板类0102负极板类0103隔板类0104极柱0105电池槽02半成品0201高倍率0202AGM深循环0203电动车电池0204AGM普通小密0205AGM普通中密03产成品0301高倍率0302AGM深循环0303电动车电池0304AGM普通小密0305AGM普通中密注：办公用品、工量具不进行仓库管理,走财务费用报销流程H.存货档案编码：建议分类码+流水码3位J. 存货档案可以关联图片：jpg、gif、bmp格式,最大不超过100K 注：在ERP系统里,存货档案注意事项：存货编码项目：输入最新的编码,可以最多可以输入20个数字或字符,可以用数字09或字符AZ表示,但 & 、 ； 禁止使用.存货代码项目：可以输入旧系统的编码,可以最多可以输入20个数字或字符,可以用数字09或字符AZ表示,但 & 、 ； 禁止使用.存货名称项目：最多可以输入30个汉字或60个字符,可以用数字09或字符AZ表示,但 & 、 ； 禁止使用.规格型号项目：最多可以输入60个数字或字符4、关于仓库设置 现状：货仓实物管理是划分了区,但仓库并没有设立库存账. 建议：根据业务需要虚拟设立以下仓库001 原材料仓 存放购入的原材料OO2 半成品仓 存放生产完工的半成品003 产成品仓 存放生产完工的产成品004 不良品仓 存放原材料不良、生产不良、销售退货不良物料005 委外仓 依据委外商分别设立委外仓库 仓库存货出库原则与计价方式为：按仓库设立 先进先出5.启用货位管理现状：目前设有新厂房、旧厂房,每个厂房一档存放原材料、二楼、三楼存放半成品、产成品, 每层楼都划分区域存放物品.建议：针对目前厂房分布情况,启用仓库货位管理.货位档案： 货位编码方案：2-2-2-4例： 01 旧厂房 0101 旧厂房一楼 01010001 负极板 01010002 正极板 01010003 隔板 0102 旧厂房二楼 0103 旧厂房三楼 02 新厂房0201 新厂房一楼 0202 新厂房二楼 0203 新厂房三楼设置货位档案之后,录入存货货位对照表,在出入库时检查存货货位对应关系.注意：本功能用于设置企业各仓库所使用的货位.对存货进行货位管理的企业,在使用本系统提供的录入期初结存或进行日常业务处理之前,首先应对本企业各仓库所使用的货位进行定义,以便在实物出入库时确定存货的货位.实物转移了,就需要制作货位调拨单也可以按货位盘点.6、关于存货计量单位 现状：某些物料是单计量单位,某些物料是多重计量单位,有的是固定换算率例：采购是以张定价,入库存放是已张,生产发料平方米,物料清单耗用量也是平方米 建议：1.本次上ERP主要设与到采购、销售、仓库 、生产系统.计量单位必顺设立,一经使用将不能修改;2.针对存货在流转当中发生多种计量单位的,使用多计量单位,并分主计量单位与采购计量单位、生产发料计量单位、销售出库计量单位等.7.仓库出入库类别 现状：目前出现出入库行为,没有单据体现,货仓就直接登记货物料仓收发与跟踪表没有单据就没有走管理流. 建议：仓库所有出入库都应设立单据,每个出入库类型都会影响财务账. 收发类别：1-2 1 收 101 采购入库 用于原材料采购入库存 102 半成品入库 用于半成品加工过程中的入库 103 产成品入库 用于最终产品加工完毕的入库104 委外入库 用于外发给委外商回货时的入库 105 赠品入库 用于供应商赠送时的入库,不需要付款的 106 样品入库 用于研发产品试样时的入库 107 调拨入库 用于仓库、货位调拨时的入库 109 盘盈入库 用于仓库、货位盘点时盘盈的入库 2 发 201 生产领料 用于车间生产领料时的出库 202 半成品出库 用于半成品在加工过程当中的出库 203 销售出库 用于产成品销售发货时的出库 204 委外出库 用于外发加工时发料的出库 204 调拨出库 用于仓库、货位调拨时的出库 205 样品出库 用于为客户试样时的出库 206 赠品出库 用于赠送给客户时的出库存,不收款 206 盘亏出库 用于仓库、货位盘点时盘亏时的出库8、启用地区分类管理现状：目前我们的客户有外贸,内贸.内贸到各个省、市、县级单位建议：针对客户、供应商分布在全世界、全中国.为了做好地区销售、采购分析统计.建议在客户商、供应商启用地区归属.地区档案：2-2-2 01 国内 0101 广东省 010101 #市 010102 广州市 010103 东莞市 0102 #省 0103 河南省 02 国外 0201 亚洲 0202 非洲 9、关于客户档案的管理：现状： 没有对客户进行分类,也没有进行编码建议：A.对客户进行分类管理,有利于做销售分析,可以分析哪类客户占公司业务的比率,那些是重点客户B.按客户类型分：01 一级市场02 二级市场C.客户编号：依据唯一性、方便、快捷定位统计 客户分类+流水号序号3位 D.客户档案启用地区分类,以便按地区进行分类统计.10、关于客户信用管理 现状：确认客户的结款期有月结30天、60天、90天等 建议：客户信用分为信用期间、信用额度 信用期间：就需要确认每个客户商的信用天数,启用收付款协议 信用额度：应需要确认每个客户商的赊账金额 11、关于供应商档案的管理 现状：目前没有对供应商进行分类,也没有进行编吗 建议：可以按照供应商供应原材料类别时行分类,还可以启用地区分类进行统计分析供应商分类：3 位 001 正极板 002 负极板 003 隔板 供应商编码：分类码+流水码3位112关于业务单据现状：一种单据多个用途.例：出库单一作为销售出库、二作为样板出库、三作为材料出库建议：手工模式：一种单据多个用途必然存在,但很难做业务统计分析. ERP系统：支持一种单据多个用途,并在单据上做收发类别作为业务统计分析. ERP系统：单据样式分为录入与打印,并每种样式分可为不同的版本,可以依据客户需求进行调整12、关于财务核算现状：5. 供应商、客户商、部门、个人都是挂科目账;6. 成本计算：倒挤法;7. 业务传出入库单据给财务,财务手工制凭证8. 主营业务成本没有单独核算 建议：1. 手工模式：供应商、客户商、部门、个人设置成二级科目,增加了科目数量,记账工作量也会增加.ERP模式：供应商、客户商、部门、个人设置辅助核算.2. 手工模式：仓库员没有与时统计产品耗用多少原材料,完工数量、未完工量,只能按倒挤法算成本.ERP模式：产成品定义了物料清单,成本可以物料清单+生产订单归集.3. 手工模式：业务凭证是手工制作.ERP模式：可以实现财务业务一体化.就是应收、应付、存货自动传凭证到总账.4. ERP模式：主营业务成本与生产成本双重核算.3.2 各部分需求分析 销售业务分析.1现有流程.2 需求汇总1.建立完整科学的客户资料库,客户名称、简称、地址、联系人、分管业务员；2.建立与时正确的反映业务员业绩的数据资料；3.建立价格体系的完整资料与分级管理的报价系统包括计算方法与可变动因素等；4销售订单执行的跟踪,订货信息,发货信息、出库信息、挂账信息、回款信息5客户销售分析6客户订单要求交货日期能提前自动预警7.销售合同的跟踪8.每个业务员、办事处销售金额、回款金额.3 建议规划新销售业务流程图业务流程说明：1 瑞达电源主要销售业务类型为普通销售.2 业务部业务员在收到客户订单后,在系统中录入销售订单并由部门主管审核；3 如有库存可满足订单需求,则业务员可直接填写发货单；如不能满足则通知PMC,进入计划、采购、生产流程.产品入库后,货仓部应通知业务部,业务员参照销售订单生成发货单,由主管审核后打印出来交总经理审核,审核完毕后交仓库发货；仓库在按照发货单发货后在软件中审核该发货单对应的销售出库单；如无法按照发货单数量发货,仓库应通知业务部更改发货单并重新打印后再发货；4 销售订单发生变化,应与时反映到系统中；如销售订单停止执行,业务部必须立即在系统中将其关闭,并要通知PMC进行相应的处理；6 当需要确认销售收入时,财务部拷贝发货单生成发票.确认无误后复核,则该发票会传递到应收款管理系统,要对其进行审核,形成应收款并按照销售类型生成凭证：借记：应收账款,贷记：主营业务收入与税金；同时在当月在存货核算模块对该发票记账并生成凭证：借记：主营业务成本,贷记：库存商品. 对于销售中的备品,应与销售的货物同开在一张发票中,价格为零,不形成应收款,但结转销售成本. 当月发货当月开发票完毕,确认收入. 7 如有客户退货情况发生,业务部需要拷贝销售订单生成退货单退货仓库选择不合格品仓库,审核后打印出来交货仓部收货,货仓部在收货后审核相应的红字销售出库单.如需要冲减应收账款,财务部应拷贝退货单生成红字销售发票并复核,复核后发票传递到应收款管理系统,财务部对其进行审核冲减应收款与主营业务收入；并在当月在存货核算模块对该发票记账并生成凭证,冲减主营业务成本并增加库存商品； 退货入库后如该销售订单不再补发货物,业务部要立即关闭该销售订单.退货如为良品,则入成品仓；如为不良品,则入成品不良品仓.退货如无法找到对应销售订单,则在销售管理模块手工填写退货单并审核.客户退货的入库成本需指定.退货不包括客户退回返修情况.8 月末在处理完毕当月业务后要进行销售管理模块的月末结账.新销售退货流程业务流程说明：参照普通销售流程 关于销售计划现状：目前销售部门没有做销售计划分析：目前有两种生产方式：定单生产、库存生产.其中订单生产是依据客户的销售订单生产交货.库存生产也称备货生产,计划和生产部门生产多少合适的,多了占用库存、资金;生产少了,销售交不了货建议：制定销售计划：部门销售计划、业务员销售计划、产品销售计划.制定销售计划一有利于业务人员的绩效考核,二有利于计划的准备性、有效较低库存占用资金.销售以销售订单作为起点统计信息和管理信息将更加丰富；现状：目前接收到客户订货方式有 , 、订货单等.分析：客户订货样式繁多,格式不统一,产品编码与名称不一致,可能会造成跟踪订单与统计方不便.建议：接收到客户订货方式有 , 、订货单销售文员转化为销售订单,依据订单可以能够得到有关销售订单的综合性执行统计信息订货情况、发货情况、出库情况,应收账款情况,回款情况.关于销售发货现状：目前销售出库是依据出库通知单通知货仓发,货库办理出库手续.分析：销售发货也应改由业务员知道,哪张销售订单以发货,发了多少、有没有出库.建议：增加发货环节;销售出库单由销售系统生成;不允许超订单发货,普通业务必须有订单销售文员依据销售订单开销售发货单,销售发货单审核之后就可以自动生成销售出库单,通知仓库备货出库,仓库打印销售出库单送货通知单交给货仓部,办出发货手续.关于应收账款现状：销售文员每个月底与客户进行对账,交发货清单给财务,开具销售发票,确认应收账款需求分析：销售文员每个月底交发货清单给财务,开具销售发票,确认应收账款此流程反应财务确认应收账款,日期滞后.管理者只能到月底才能看到客户的应收账款,可能会影响应收账款的催收.建议：上ERP系统之后,应收会计可以参照销售发货单开具销售发票,可以每张销售发货单对应开销售发票,可以汇总,也可以定时开.优化财务确认应收账款流程.关于销售退货现状：因产品质量,客户提出退货,经质检部确认,客户开具退货单.需求分析：客户开具退货单,不同的客户开具的退货单格式不一,不便于退货业务统计.建议：客户退货单,转变为企业内部的红字销售发货单,红字销售发货单依据销售发货单开,补货时按销售订单;冲应收账款,红字销售发票可以参照红字销售发货单开.这样就可以跟踪销售订单执行过程,可以反馈订货情况、退货情况、发货情况、出库情况,开票情况、回款情况.销售统计处理:现状：限于手工业务处理的限制,目前的销售统计较为简单,只限于客户销售明细账.需求分析：通过应用系统能够得出跨部门的综合统计信息,包括销售订单执行情况包括订货数量、发货数量、实际出库数量、发票数量、回款情况等；进行客户商管理；客户商价格分析;客户发货准时率统计等满足多角度查询需要. 计划业务分析3.2.2.1现有流程3.2.2.2 需求汇总1.系统自动计算生产计划、采购计划并允许进行调整,下单; 2.生产计划、采购计划各自动生成生产订单、采购订单、并跟踪订单的执行情况;3.提供查询每张生产订单完工状况、缺料情况; 4.每张生产订单在车间工序状况; 5.能查询车间生产进度安排;3.2.2.3 建议规划计划流程流程说明：1 PMC接到销售部门接单通知后,检查订单中的成品是否需要使用库存：如需要则在销售管理模块按订单做库存预留；如库存不能满足销售订单,则由PC执行MRP运算.2 运算完毕后系统会生成成品的生产计划,在MRP计划维护程序中可以查看,并可调整数量和日期.计划确定后,按销售订单分别对成品生产计划生成生产订单,然后填写生产部门和预入库仓库.生产订单确认后审核. 生产订单生成后要在生产订单处理处将其审核；审核后的生产订单在系统中即为一张生效的生产订单,可以参照其进行领料和产品入库.2 成品生产订单下达后,PMC再次进行MRP运算,计算出产成品、半成品的生产计划、原料的采购计划.运算完毕后在自动规划错误信息表中查看是否有错误信息,如果有,应通知相关部门修正； 查看待处理订单明细表中是否有待处理订单,如果有应分析是否需要处理,需要处理的通知相关部门处理；对于逾期的计划需要检查采购、生产、能否缩短提前期,如不能应通知销业务部门与客户协商推迟交期；对于需提前的订单,应提前采购订单预计到货期或生产和生产订单完工日期；对于需延后的订单,可考虑是否需要推迟采购订单交期和生产或生产订单完工日期；对于需取消订单,则要考虑取消采购或生产和委外；对于冲突的计划,应考察是否能够插单生产,如不能应通知业务部门；对于需减少的生产、采购订单,则要考虑减少采购或生产数量. 运算完毕后在供需资料查询物料中可查看计算过程,如有错误信息,应通知相关部门修正；以上三项工作完成后,再进行MRP运算.计算完毕后再检查,直至计划正确可行为止.计划的过程是一个反复修正的过程.5 PMC对生成的半成品生产计划进行维护,可以修改计划数量、计划开工日期和完工日期,然后拷贝该生产计划生成生产订单. 生产订单生成后需要审核；审核后的生产订单在系统中生效,可以参照其进行领料和产品入库.6 再次进行MRP运算,生成采购计划,如需修改,在MRP计划维护中修改,确定后拷贝采购计划生成请购单,交主管审核后,即可拷贝请购单生成采购订单进行采购.7 对于按照预测备料情况,由PMC根据业务部提供的销售预测在系统中填写预测单并审核,然后进行MRP运算. 采购业务分析3.2.3.1现有流程3.2.3.2 需求汇总1. 采购计划执行情况,采购计划是否下达了采购订单,什么时间下达、下达的品名、数量2. 采购订单的跟踪,下达时间,品名、数量、单价、交期、是否拖期、到货时间,到货数量、欠料等信息3. 采购退货要按采购订单退货,按合同补货.4. 委外业务：发料数量、加工入库数量、未回来数量 5. 系统产生不良数量,便与补料6. 供应商供货准时率统计7. 供应商供货明细账8. 提前提示未到料情况9. 采购到货率、合格率10. 库存量预警安全库量、最高、最低库存量11. 供应商价格管理12. 供应商对账3.2.3.3 建议规划 新采购业务流程采购业务流程说明：1 采购日常业务必须在期初数据录入完毕且记账后才可以开始.2 请购单审核后,由采购部拷贝请购单生成采购订单并审核；审核后的采购订单在系统中是生效的采购订单,可以参照其生成采购到货单；1 供应商交货到仓库后,货仓部在系统中必须参照采购订单生成到货单并报检,系统会自动在质量管理模块生成来料报检单,货仓部打印到货单交品管部；如果供应商有赠送物料,则赠送物料不需要填写到货单, 待检验合格后由仓库使用一张其他入库单入库.2 品管部收到货仓部送来的到货单后,在系统中审核来料报检单并对来料进行检验.检验完毕后,拷贝来料报检单生成来料检验单,填入将检验结果,然后审核,同时将判定结果备注到货单中并转回货仓部.3 对于合格和降级的物料,货仓部根据质检人员转回的到货单,在系统中拷贝检验单采购入库单并审核；6 如来料不合格,品管部应拷贝来料检验单生成来料不良品处理单,填写不良品原因、数量、处理方式.如处理方式为分拣,则系统会自动生成来料报检单,重复检验流程,但检验方式为全检；如果处理方式为降级,则货仓部拷贝来料不良品处理单生成采购入库单并审核；对于不合格需要退回的物料,货仓部在系统中拷贝原到货单生成到货退回单.7 当确认应付款时,由财务部拷贝采购入库单生成采购发票,保存后结算；结算可以最终确认采购入库物料成本.结算后的发票如果需要修改或删除,则要在结算单列表中找到该发票对应的结算单,将其删除后再修改发票；注意系统中发票金额和税额要与实际发票金额和税额相同.8 结算后的发票传递到应付款管理模块,审核后生成凭证：借记物资采购和税金科目, 贷记应付账款.结算后的采购入库单在存货核算模块记账后生成凭证：借记原材料,贷记物资采购.月末物资采购科目余额为零.9 对于已经入库后再退货的物料,由采购部必须参照采购订单生成到货退回单,再由仓库参照该退回单生成红字采购入库单并审核,将物料从仓库退出；财务部门根据红字采购入库单生成红字采购发票,结算后传递到应付款管理模块冲消应付款,审核后生成红字凭证；红字采购入库单在存货核算模块记账后冲消存货,制单后生成红字凭证.此退货如不需要再补货,需要立即关闭采购订单.10如有运费、关税需要分摊,则由财务部在采购管理模块开朗运费发票,然后进行采购结算. 如关税、运费与采购货物发票同月到达,则关税、运费可以分摊到入库单上；如晚于采购货物发票结算月份到达,则关税、运费只能分摊到存货.运费发票结算后在应付款管理模块审核,形成应付款.l 请购业务处理：现状：目前对于非主生产,紧急用料的需求物料,由各个相关的部门提出需求,经过主管总经理领导审批,传交采购人员执行采购,下达采购订单给供应商.分析：请购也可指非计划采购,是临时采购.由相关部门提出需求,经过主管审批,交采购人员进行采购.请购单也是采购需求来源之一.建议：请购业务也可进行系统运行,当采购文员收到由各部门主管签字的申请单,依据申请单在采购模块开采购请购单,可以跟踪请购单的执行情况. 采购以订单作为起点进行采购,统计信息和管理信息将更加丰富；现状：目前采购订单是依据采购单,在入库时依据来料验收单.分析：建议按采购订单号进行开展工作,能够得到相关订单的综合性执行统计信息订货情况、到货情况、入库情况,应付账款情况,付款情况.建议：启用采购业务必须有订单,允许超订单到货,没有采购订单虚拟一张采购订单.l 供应商档案与价格管理:现状：供应商档案管理：供应商、联系人、地址、 、管理比较分散.供应商价格管理：同一种物料,不同供应商供应价格,在某段时间相对比较固定.供应商存货对照表：供应商在某时段,只对应某些原材料.分析：对供应商档案要集中管理,能准确的反应供应商信息全貌 对供应商供货价格进行管理建议：在ERP系统里在专门存入供应商档案的功能,能全面反应供应商档案面貌启用供应商存货价格对照表：设置供应商物料价格对照表,在开采购订单时录入供应商与物料,系统会自动带出价格;便于进行供应商价格分析.l 关于采购到货的处理 现状：没有采购到货环节,是直接参照采购订单生成采购入库单分析：没有将入库与到货分为两步,从而不能够反应在检状况 正常采购入库是：供应商依据采购订单进行送货,对方送货时会有送货通知单,货仓部进行清点进行收货,货仓部收货之后进行报检,仓库按照检验报告上的合格数量,办理入库手续,不合格的进行来料不良品处理.建议：将到货和入库分开：供应商依据采购订单进行送货,对方送货时会有送货通知单,货仓部进行清点进行收货,收货员据供应商的送货单开具到货单,到货单送到品质部,品质部开具来料检验通知单,进行质检,仓库按来料检验报告上的合格的数量办理入库手续, 不合格的进行来材不良品处理.优点在于能反映到货数量与订货数量之间的差异.能够得出相关的到货数、在检数量,实际入库存数量,能够优化到货退回的流程.就可以得到货与时率、合格率、便于进行统计分析.关于采购退货：现状：没有到货环节,品检不合的不办理退货手续.分析：目前没有到货就直接入库,不能全面反应要到货数量与实收数量的差异货.入库是根据供应商送货数量,办理入库,等质检结果出来之后,不合的在进行退库处理.先入库在质检,不合格在退库,增加了仓库工作量与影响仓库的库存量.建议：增加采购到货与采购退货环节采购订单-采购到货单-报检通知单-检验报告-采购入库单说明:来料检验通知单上的报质数量是依据到货数量填写,来料检验报告出来判定结果：合格品数量直接开采购入库单；不合格数量开红字到货单进行退货,不影响应收账款红字到货单要按采购订单进行退货,补货时也按采购订单进行补货这样就能综合反映,采购订单真实的执行情况.采购挂应付账款现状：采购文员每个月底与供应商进行对账,交到货清单给财务确认应付账款分析：采购文员每个月底交到货清单财务确认应付账款,此流程反应财务确认应付账款日期滞后.管理者只能到月底才能看到供应商的应付账款,对制作付款计划不与时.建议：上ERP系统之后,财务会计可以参照采购入库单随时可以开具采购发票.可以每采购入库单对应开采购发票,也汇总或定时开.优化财务确认应付账款的日期.采购发票是指确认应付账款一种单据, 采购发票的开具权限是给财务会计关于工量具、低值易耗品、办公用品现状：工量具、低值易耗品、办公用品是各个相关部门依据本部门耗用量,提出需求量,经过领导审批,采购人员进行采购.建议：1. 工量具、低值易耗品、办公用品价值一般比较低,主要控制点是加强审批环节,不进仓库管理2. 根据工量具、低值易耗品、办公用品价值与特点,建议不办理出入库手续,只做财务费用报销.如果等业务壮大以后,可以考虑单独设置仓库进行管理. 会计凭证如下： 借：制造费用 -工量具 -低值易耗品 管理费用-办公用品 贷：其他应付款-#采购统计处理:现状：限于手工业务处理的限制,目前的采购统计较为简单,只限于供应商供货明细账.需求分析：通过应用系统能够得出跨部门的综合统计信息,包括采购订单执行情况包括订货数量、到货数量、实际入库数量、发票数量、付款情况等；进行供应商管理；系统打印生成催货函；供应商价格分析;供应商供货准时率统计、到货合格率等满足多角度查询需要. 仓库业务分析3.2.4.1现有流程3.2.4.2 需求汇总1. 仓库文员查询存货分布情况;2. 每个仓库的,每个物料收发存情况;3. 委外发料:委外生产生成的发料加工;4. 退货处理.5.能自动登记库存台账;6.查询每个仓库,每个物料统计与明细;7.退料处理.：生产车间的退料,补料;8.仓库最高、最低库存预警;3.2.4.3 建议规划l 新生产业务流程业务流程说明：1 生产订单下达并审核后,需要生产时,PC在系统中打印生产订单通知单,作为生产制令交生产制造部.需要领料时,MC拷贝生产订单生成材料出库单并打印,交生产制造部作为领料依据.材料出库单中的收发类别和生产制造部门的填写关系到财务核算的准确性.2 生产制造部持领料单至仓库领料.货仓部在发料后,在库存管理模块系统中审核材料出库单.3 生产制造部在产品完工后送检,品管部在质量管理模块拷贝生产订单生成产品报检单并审核.检验完毕后,拷贝产品报检单生成产品检验单,录入检验结果并审核.4 对于合格产品,品管部在产品报检单上备注并返单给生产制造部,生产制造部持单和货物到仓库办理产品入库,货仓部在点收产品后,在系统中拷贝检验单生成产成品入库单并审核.5 对于不合格产品,品管部要拷贝产品检验单生成产品不良品处理,填写不良品原因、数量、处理方式并审核.如处理方式降级,货仓部在点收产品后,在系统中拷贝不良品处理单生成产成品入库单并审核；如处理方式为返工、返修,则系统中不需要进行处理.6 对于生产制造部因来料不良而退料,PMC应拷贝生产订单生成红字材料出库单,货仓部收退料后审核该单.如需补料,则PMC在退料后,拷贝原生产订单配比生成材料出库单并打印出来作为领料单交生产制造部领料.如不补料,则要修改生产订单用料.来料不良导致的生产退料退至原料仓,并应尽快处理. 如有作业不良退料,不在系统中处理.因此形成的超额发料,由PMC在系统中手工填写材料出库单并打印出来作为领料单出库类别为生产超额领料,由主管副总签字后交生产制造部至仓库领料,货仓部发料后审核该材料出库单. 流程图见库存管理业务流程7 如是生产领用辅料,则由生产制造部提出申请,PMC仓库在发料后在系统中增加材料出库单并审核,收发类别为生产领用辅料.8 生产订单模块中提供完工状况表和用料分析表供查看.9 如果生产订单中途停止执行,生产制造部要与时关闭该生产订单.10不允许车间擅自挪用物料,挪用物料应先退再领.1入库流程2出库流程3其它业务流程4 领料业务5生产退补料业务库存业务流程说明：正常的出入库作业：主要包括采购入库、生产入库,销售出库、材料出库,主要核算原则：1 采购入库单：货仓部在库管理模块必须拷贝到检验单或不合格品
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