公文与表单管理办法1

公文与表单管理办法 XYJ-ZD-001第一章 总则一、目的为规范公司规章制度、企业标准、各类通知和表单的编制、审核、批准、颁布、修订、废止等管理工作，特制定本制度。二、适用范围适用于公司各部门所有公文的管理工作。三、职责1各部门负责本部门的公文及表单的起草工作。2综合管理部负责组织公司内相关部门对公文及表单进行会审，并负责公文、表单的统一颁布和管理工作。四、分类依照所指导的范围，公文分为红头文件、规章制度、企业标准、一般通知四类。1红头文件适用于公司内部组织架构调整、人事任免及其他公司重大决策。2规章制度是企业为实现规范化管理所制定的，员工在工作中必须遵守的行为规范性文件。3企业标准是指企业所制定的产品标准和在企业内需要协调、统一的技术要求和管理、工作要求所制定的标准。4一般通知用于将公司日常工作中的相关信息和要求及时传达给各部门周知和执行。第二章 公文的管理一、基本要求1红头文件（1）组成部分：红头文件一般由眉首、主体和版记三部分。a眉首部分包括发文机关标识和发文字号。b主体部分包括标题、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。c版记部分包括主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位和印发时间、份数、打字员和校对员。（2）页面设计及字体、字号a眉首部分：发文机关标识采用宋体，字号不限，可适当调整，置于同一行；发文字号采用三号仿宋字，居中显示。b主体部分：标题采用二号黑体字，加粗居中显示；其他采用四号仿宋字。正文首行空两格，左右无缩进，1.5倍行距，上下边距2.54cm，左右边距3.17cm，正文上页添加“（接下页）”，下页添加“（接上页）”，如版记需分页但又无正文时，应在当页注明“本页无正文”。c版记部分：主题词采用三号加粗黑体字；具体关键字采用三号加粗仿宋字、“抄报”、“抄送”采用三号仿宋字，其他采用四号仿宋字。2规章制度、企业标准、一般通知（1）组成部分：规章制度、企业标准一般包括名称、编号、正文、发布日期等内容。其中，正文一般包含目的、范围、职责、内容（需要包括作业程序、工作流程、管理规定、奖惩办法等）、附件、相关记录（使用的表单）等内容。 一般通知应包括名称、编号、通知范围（部门名称）、正文、发布日期等内容。（2）页面设计及字体、字号a页眉页脚：“页眉”距顶端1.5cm，居左设计“ ”标识，高1cm，宽1.05cm，居右设计“公司名称”，字体为五号仿宋，并设计规范的下划线；“页脚”距低端1.75cm，格式为“第页共页”，内容居中，采用五号仿宋字。b名称及编号采用仿宋字，居中对齐，加粗显示，名称采用小二号字，编号采用小四号字；c正文与标题采用小四号仿宋字体，标题加粗。正文首行空两格，左右无缩进，行距固定值为22磅，左边距3cm, 右边距2.5cm，上下边距2.5cm。但是，相关记录（表单）所在的页面应设置为左右边距2cm,上下边距2cm。3公文内容编写要求（1）规章制度类公文正文一般采用过程的方法进行编写，例如：采购管理制度正文可按物资采购计划（申购）、采购受理（采购接单）、询议价过程、采购合同（订购）、采购物质验收、付款等采购工作必须经过的过程进行分类编写，对各个过程（流程）具体要求和完成该过程所需的具体步骤、使用的表单进行详细的说明，也可加入供应商的选择、评价过程以及采购过程的一些管理规定、要求和违规的处理办法等内容。（2）公文正文的序号按照以下层次进行编排：第一层：“一、”，“二、”，第二层： “1.”，“.”，第三层：“（）”，“（2）”，第四层：“a”，“b”，（3）若规章制度、企业标准等公文内容较多，则应按照“章”、“节”顺序进行编写。内容较少时，可以直接按照上述编号原则进行编写。（4）规章制度、企业标准最重要的是可操作性，不得照搬、原文摘抄，应结合公司实际情况进行编写、反复论证，经相关部门共同会签后颁布实施。（5）公文必须按照公司统一模板进行编写。（6）文字简洁、概括，语句通顺，无语病。4公文的编号规则公文类型编号方法红头文件成泰总字【XXXX】X号（例：成泰总字【2013】1号）规章制度XYJ-ZD-XXX（例：YJI-ZD-001）企业标准XYJ-BZ-XXX（例：XYJ-BZ-001）一般通知成泰通字（xxxx）x号（例：成泰通字（2013）1号）二、控制程序有发文权限的部门为综合管理部，所有文件须经总经理审批。编制、审核（1）红头文件、一般通知由综合管理部进行编制，经总经理批准并加盖公章后方可颁布执行。（2）规章制度、企业标准由各责任部门负责起草，由综合管理部组织相关部门进行会审并负责排版，之后进入审批流程，经总经理批准并加盖公章后方可颁布执行。后方可颁布执行。3公文的发放与接收（1）经过批准的公文由综合管理部进行统一编号，加盖公章后颁布执行。（2）公文发放时应填写“文件控制清单”、“文件发放、回收、销毁记录”，并将其按类型进行分类存档，档案夹的首页为“文件控制清单”。接受部门除在“文件发放、回收、销毁记录”上签收文件外，需填写“文件控制清单”，作为本部门所有受控文件的目录，并放于文件夹的首页。各部门接到文件后在第一时间组织进行传阅学习，要求本人签字，保证及时得到贯彻执行。4规章制度、企业标准、红头文件的移交、回收、作废。需回收的规章制度、企业标准、红头文件由综合管理部按照“文件发放、回收、销毁记录”中登记的去向和数量进行回收。文件回收后，进行销毁，销毁时由2人以上共同实施。人员调动时需移交相应的规章制度、企业标准、红头文件。5规章制度、企业标准的更改（1）规章制度、企业标准需要做局部的较小修改时应填写“文件修订申请单”，经相关领导批准后进行更改，可采用换页的方式进行更改。（2）原有规章制度、企业标准已经不适应公司客观实际情况，需要做较大的修改时，可直接按照发布新制度、标准的程序来进行更改,原有规章制度、企业标准作废。6公文的保存及期限（1）公司公文按照类型由综合管理部进行统一保存，每种类型都有一个“文件控制清单”。（2）一般通知的保存期限一般为一年，年底按编号顺序统一装订归档。（3）规章制度、企业标准、红头文件在新版文件发布或宣布作废之前，为永久保存。第三章 表单的管理一、基本要求1标识和名称：在表单的左上角设计公司的标志“ ”，（大小为高1cm，宽1.05cm），在表单的正上方设计“表单名称”（仿宋小二号字，加粗显示），表单名称中不需要再加入公司名称，只有对外使用的表单需要加注公司的全称。2表单编号原则：在“表单名称”下一行右侧设计“表单格式编号”，受控表单由人事行政部统一编号，其编号规则如下：XYJ-BD-01 公司代码 表单代码 表单顺序号上述编号的意思:山东成泰化工有限公司第01号表单3表单内容: 一般在“表单名称”下面设计表格的内容，表格的下面根据情况设计呈批流程（经办、审核、批准）等内容。4表单流程：在表单的右侧设计“表单的使用流程”，例如:一式三联，一联存根，二联交本人，三联交综合管理部，必要时用箭头由上到下指明各部门流转程序。5对需要管制数量的记录表单，印刷时要预印流水号，以便登记领用情况。二、保存与印刷1表单设计完成并经主管领导确认后，由综合管理部进行统一编号，非经正常程序不得随意更改表单格式。各部门以表单编号为序建立“记录格式清单”。2各部门根据表单的实际使用情况决定是否批量印刷，若需批量印刷则由使用部门按照公司采购流程提交采购申请，经部门负责人及有关领导批准后交综合管理部统一印刷。三、修订与废止1表单的修订必须经过部门负责人审核确认方可进行，修改后立即到综合管理部文件管理员处备案，文件管理员负责将修订后的表单传达至相关人员，修订前的表单停止使用。2随公司的发展，原来的表单已经废弃不用，文件管理员核实情况并经部门负责人审核后将表单废止。在表单台帐内相应的表单上加盖“作废”标记。第四章 附 则本制度自发布之日起实施，同时，原文件作废，由公司综合管理部负责解释与监控。附件: （以下编号请参照上述修改意见进行调整）XYJ-BD-01 文件控制清单XYJ-BD-02 文件发放、回收、销毁记录XYJ-BD-03 文件修订申请单XYJ-BD-04 规章制度会审单XYJ-BD-05 记录格式清单二零一二年八月三十日第 5 共 11页 文件控制清单表单编号：XYJ-BD-01 序号文件名称文件编号实施日期备注 文件发放、回收、销毁记录表单编号：XYJ-BD-02文件名称:文件类型文件编号发放回收、销毁日 期部 门份数签收日期份数回收销毁人销毁日期监销人部门领导文件修订申请单表单编号：XYJ-BD-03文件名称部门修订原因修订内容修改前：修改后：备 注经办： 审核： 批准： 会审单表单编号：XYJ-BD-04名称目的发放范围起草部门起草人参加讨论人员意见批 准 记录格式清单表单编号：XYJ-BD-05序号记录名称记录编号实施日期备注