论企业秘书的保密工作

毕业设计(论文)文本材料 （20XX届）题 目 论企业秘书的保密工作 实习单位 XXXX紧固件有限公司 实习岗位 文员 专业班级 文秘XX-X 学生姓名 XXX 指导教师 XXX 2012 年 6 月 5 日目 录摘 要4关键词4引 言4一、企业秘书的保密工作的意义5（一）秘密工作关系到企业商业机密的安全5（二）保密工作关系到企业的发展5（三）保密工作关系到领导工作的成败6二、企业秘书的保密6（一）文件保密61文件撰制的保密62文件传递的保密63文件办理的保密64文件保管的保密7（二）会议保密71会前的保密72会中的保密73会后的保密8（三）通讯保密81传输秘密信息保密82有线、无线通讯设备保密83密码、密码机保密9（四）涉外保密9（五）计算机保密9三、企业秘书保密工作的管理10（一）加强保密教育和机构、队伍的建设101抓普及法律知识，提高对保密必要性和重要性的认识102健全保密机构和体系103要加强队伍建设11（二）建立和完善保密制度11（三）要害部门、重点人物和最易泄密的工作领域的保密11（四）积极开展保密技术现代化体系的构建12结 语12致 谢12参考文献 13- 13 -论企业秘书的保密工作 摘要：在市场经济条件下，企业竞争更加激烈，竞争手段也更加复杂化。有些人为了自身的发展，会使用一些非法的手段，窃取竞争对手的商业机密，以提高自己的决胜度。企业秘书作为企业的“当家人”，经常参加企业的高层会议，掌握着企业的各种机密。这就要求企业秘书时刻保持高度的警惕性，保护企业的商业秘密。 关键词：秘书；保密；意义；管理 引言保密工作就是防止和追查泄密的工作。秘密分两类：一类是国家秘密，也是核心机密，是保密的重点。我国中华人民共和国保守国家秘密法的第二章第二条，对国家秘密的定义作了明确的规定：“国家秘密是关系到国家安全和利益。依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围知悉的事项。”它的权力主体是国家，属于公权；秘密的确定必须依照法定程序分为绝密、机密、秘密三个等级，并有统一明确的标志，有一定时空范围。另一类是非家秘密，其中主要是商业秘密，即“不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息”。它的主体是法人、个人和其他组织、是私权；秘密的确定没有明文规定，只要权利人认为某一信息符合商业秘密的法律特征，即可定夺；没有规定秘密等级，也没有规定统一的标志。两类秘密的共同点就是都具有经济和社会价值，都采取了保密措施。因此，秘密是与公开相对而言的，是个人、集团、国家在一定时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的通称，隐蔽性、莫测性、时空性是构成秘密的三个基本要素。 在高科技迅猛发展的今天，保密工作将面临一场新的挑战。在领导身边的文秘人员，在撰写和处理各种文件时，必然会涉及国家或企事业的各种秘密事项，因此，增强保密意识，提高保密的自觉性，就显得尤为重要。为国家和企业服务,是保密工作始终坚持的方向。首先，要明确区分秘密与那些不宜公开但未涉及国家安全和企业利益的事；其次，应区分秘密与那些虽然涉及安全与利益但却可以公开的事项，准确地把握尺度,避免走人“全都保”或“全不保”的极端。 一、企业秘书的保密工作的意义 （一）秘密工作关系到企业商业机密的安全 在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。他们收集的情报包括单位的高层人事变动、领导人的家庭情况、领导人之间的关系、营销方案、产品成本、新产品研发等。秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，秘书往往是一些别有用心的人的重点关注对象。另一方面，现在的秘书大多是年轻人，社会经验不足，很容易被一些人利用。所以，秘书一定要有一种职业性的警惕性。 那么，有哪些东西属于应当保密的范围？如企业上司干部的机构调整、人事变动、新产品开发等信息，由于它们关系到企业的生存与发展，所以它们的信息价值很容易判断。但是，有很多东西就不那么容易辨识。比如，上司在访问某用户时，就双方的合作提出了新的方式，对这种新的方式要不要保密呢？如果这个秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍，没有什么保密的价值，因此，秘书在接待另一家老客户时，无意之中把这件事说了出来。说者无意，听者有心，他提前采取了行动，占据了市场的主动，结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同，同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处，既不粗枝大叶、无所顾忌，也不风声鹤唳，草木皆兵。 （二）保密工作关系到企业的发展 在科技是第一生产力的今天，科技发明创造所带来的财富是无穷的。因此，商业最大的秘密就是科技发明创造，生产信息重大发明创造及重要信息，这是全球企业争夺的焦点。一个国家、一个地区和一个企业的地位和实力如何，首先取决于经济发展和科技进步的程度。在国际经济技术交流与合作日益广泛和频繁的新形势下，国家与国家、部门与部门、企业与企业之间，一方面严守自己的经济的科技情报，另一方面又加紧窃取对方的经济和科技情报。因此，机关要指导企业确定密级、制定措施，落实制度，保证商业秘密安全。当一个企业能很好的保护自己的企业秘密时，就已经形成了一项优势。企业所特有的产品、工艺等都属于企业秘密，当我们守住这些机密时，就意味着我们的领先，我们拥有别人所没有的。 （三）保密工作关系到领导工作的成败 保密工作与领导工作密不可分。因为，秘书人员在领导者身边和中枢机关工作，经常接触各种秘密，包括党和国家的核心机密。他们不仅知密的时间早、知密的范围广，而且直接经管各项保密事项，如文件保密、会议保密、通讯保密和计算机保密等。秘书和秘书工作的这种机要性质，要求秘书人员必须严守秘密，并认真做好秘书机构的保密工作。如果秘书机构发生失密、泄密事故或窃密事件，就会直接影响领导工作，甚至造成领导工作的失误。 二、企业秘书的保密 （一）文件保密 文件是公务文书的主体部分，也是国家秘密存在的主要形式。做好秘密文件的保密工作，是秘书机构保密工作的重要内容之一。 1文件撰制的保密如文件密级的确定，秘密文件的发放，文件稿本的保管和秘密文的复制等，必须有严格的保密制度。所有人员按照制度执行。在撰制秘密文件时不仅要对所在的场地、所使用的电脑、手稿等加以防护，更应该的是控制在撰写过程中人员的流动，除非是必要人物，其他人员一律不得入内。做到秘密进行，安全进行。2文件传递的保密如秘密文件的邮递、绝密文件的递送、秘密文件的交接等，必须有严格的保密制度。不管文件是在公司内部还是公司外部传递，都必须严格执行保密制度。在内要做到文件交接时做好登记，专人专用做好办公室监督。对外传递要在传递前做好封印工作，在签收人收到文件时及时确认密封袋是否完好，没有拆封痕迹。3文件办理的保密如秘密文件的收发、发送、传阅和借阅等，必须有严格的保密制度。案例：XX公司之前由于场地限制，所有部门都挤在一个地方，人员混杂。而公司呢是生产紧固件的，这就使得每一个客户要求的紧固件都不一样，所以就产生了许多的图纸，本来规定图纸是由技术部门负责其他科室人员查阅。但是由于是在这样的环境下，并不能很好执行这一点，经常有图纸不知去向的事情发生。最终经过领导的批示于今年2月份扩建了办公室，技术部有了独立的空间，且安装了密码锁的门。其他人员不得随意进出，这样就确保了图纸的安全。4文件保管的保密如秘密文件的存放、清理、销毁和归档等，必须有严格的保密制度。文件的形式有很多，纸质的、电子稿件的、也有影像形式的。电子形式的文件相对好处理些，纸质就有些麻烦了。首先是文件形成后的存放问题，文件存放的地方一定是独立的没什么人去的地方，类似于档案室这样的地方。而且大门还要加上锁具加以防护。其次，文件的销毁工作，秘密文件在不使用之后要么就是在保存期内继续保存，要么就是销毁，确保没有人再对其进行利用。案例：XX星公司之前没有专门的档案室，谁的文件谁保管。秘密文件也和一般文件放在一起，为了改善这种情况，今年3月公司专门开辟了一件档案室用于存放重要文件。（二）会议保密 1会前的保密如落实保密措施、制定保密纪律、进行保密教育和限定与会人员等。公司的会议大多是有针对性的，因此不相关人员不可以参与到会议中，且有的会议常常会涉及到企业机密，对于这些会议来说就要求秘书人员对会场的秩序进行管理。按照保密制度的要求对会场安全性能进行布置，限定参与人员。 2会中的保密如严格签到手续，禁止无关人员入会和严格管理会议文件等。案例：XX公司上午10点30分至11点30分是协调会的时间，会议由厂长主持，计划科人员、各车间统计员、清选科长、包装科长等参与的，对前一天下午到今天早上开会前这段时间内就生产计划工作中产生的问题进行探讨。虽然这个会议不算绝密的会议，但其中还是涉及到某些重要信息，但是与会人员却并没有认识到这一点。开会期间公司其他人员可以随意的进出会议场地，没有任何保护措施。3会后的保密如清理会议文件，明确传达范围和统一宣传口径等。会议的完整进行是重要的，但是会后的工作也同样很重要。一场会议涉及的问题不可能只有一点，它是包含多个方面的。所以在对公司其他员工传达会议精神时就要有选择性的挑选合适范围内的内容。与会人员对外也要有统一的说法。秘书人员会后也要对会议文件进行处理，有利用价值的文件就将其好好保存起来，而没有利用价值的文件就要将其销毁，以防坏人有机可趁。销毁的方法有很多，较为普遍的一种就是使用碎纸机。案例：XX公司研发部有一台碎纸机，公司内部所有要销毁的文件都使用这一台碎纸机，而且对于碎纸机内的碎纸没有很好的处理掉，而是放在那里。某些重要会议后的文件也是这样处理，在我看来很容易发生有人拿着碎纸回去利用。这样对公司来说就是很危险的事情了。（三）通讯保密 秘书人员经常与邮政和电信打交道，大量使用电话、电报和电传等各种通信设备。如不采取必要的保密措施，就容易发生失密、泄密现象。 1传输秘密信息保密传输秘密信息，必须使用有保密措施的通信设备，不准使用无保密措施的通信设备。案例：由于XX公司资源有限，传真机就只有两台，一台负责接受，一台负责传输，属于办公室共同资源。营销部的订单，采购部的报价单，技术部的图纸资料还有其他部门的东西传送来了都堆放在传真机旁，等人过来找。而且传真机也不再办公室里面，而是在总务处。这样的话就算传真件被别人拿了，当事人也是不知道。在我看来公司要么可以多配置几个传真机，要么就找个人专门负责这一块，一面东西丢失。 2有线、无线通讯设备保密严禁使用无保密措施的有线、无线通讯设备召开涉及企业秘密的电话会议。在电话里只能听见声音却不能看见真人，但是有些人的声音确是相似的，只通过声音判断一个人是很不保险的。如果这样直接召开涉及企业机密的电话会议，就会造成企业秘密的泄漏，使得坏人有机可趁。现在市面上已经有了比较先进的可视电话机，在召开秘密电话会议时，使用可视电话，就可以确认参与人员，确保会议的安全不会泄漏机密。 3密码、密码机保密密码、密码机及其电报译稿，必须绝对保密，严禁无关人员接触。案例：XX公司重要的门都是带电子密码锁的，例如办公楼的大门、技术科的门、实验室的门等等。每个门的密码除了本部门的人知道外就只有秘书知道，其他的人要进入时都要刷卡或者按门铃。但是根据我的观察，XX公司的人没有谁是特别重视保护密码，因为他们在输入密码时也不在乎外人是否在场。这使得秘书人员时不时就要更换一次密码，对工作造成了很多不便。 （四）涉外保密 在国际交往日益频繁的新形势下，秘书人员的涉外活动也随之不断增加。为了做好涉外方面的保密工作，涉外单位和非涉外单位的秘书人员，必须熟悉和遵守有关的保密规定。 在涉外活动中，既要热情友好，以礼相待；又要提高警惕，内外有别，防范可能发生的情报搜集活动。 任何涉密单位，未经主管部门批准，不得擅自接待外国人参观访问。 凡有涉外接待活动的单位，均应从实际出发，划清密与非密、核心秘密与非核心秘密的界限，做好保密工作。 参加外事活动的人员和出国人员，不得携带秘密文件、资料和笔记本等。 接受外国常驻人员的单位，包括中外合资企业，不准让外国人接触我秘密文件和参加秘密会议，也不准在外国人面前谈论秘密事项。案例：XX公司的涉外单都有专门的内勤负责，当外籍客户来访时也是由厂长专门负责接待的。不存在擅自接待的问题。但是在我看来，公司可能因为对方是外籍客户，认为外单比国内的单子重要就对外籍客户特别重视，也没有想过要隐瞒写什么。这就是没有做到很好的涉外保密。（五）计算机保密 随着办公室自动化的推进，电子计算机已广泛进入秘书机构，成为秘书人员必备的现代办公设备。如何确保计算机系统的保密，是保密工作面临的新课题。载有机密信息的计算机上网，可能成为别人“共享”的资源；电脑“黑客”的频繁入侵，可能使你防不胜防；计算机如果被别人使用，就会无密可保；笔记本电脑一旦丢失，其中存储的大量机密信息就会泄密。因此，秘书在日常工作中应该加以注意。秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升级换代。对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。计算机房应建立外来人员登记、接待制度，进入机房必须严格审查。秘密数据载全要加强管理，建立和健全使用、借阅、复制、携带、移交、保管、销毁等保密制度。案例：计算机保密工作在XX公司做的也不够好，所有部门的资料都存储在一个服务器共享资料夹里，既没有按保密程度划分也没有加密。也许也正是因为这些原因，公司里经常会出现文件资料被修改、被删除的情况。后来为了改善这种情况，公司出了一份文件，要求所有办公人员对重要文件进行压缩加密。但是根据我的观察，并没有几个人依照文件执行。三、企业秘书保密工作的管理 （一）加强保密教育和机构、队伍的建设 保密教育主要是使之制度化、经常化。重点是抓“保密法”等有关法规的学习和督查、落实，使本单位职工，特别是秘书人员和涉密部门居安思危、警钟长鸣，不断增强保密意识，提高对保密工作的认识，进一步健全保密机构，加强队伍建设。 1抓普及法律知识，提高对保密必要性和重要性的认识 对保密法及其相关法规的特点、基本任务、适用范围、保密制度的法律责任等有所了解，让人人都知晓“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务”。 2健全保密机构和体系 这个机构体系是分级分层的，中间按层次即涉密程度、保密任务的轻重设置大小不一的行政管理机构，上有领导人具体分工负责，下有基层兼职或专职保密员作基础。这些机构应是一项重要的行使公共管理职能的机构，它拥有法定的权力和职责，通过具体的保密行政管理活动，对各领域、各行业、各机关、各单位的保密工作进行统一管理和提供服务。总之，保密工作机构必须与改革开放和发展社会主义市场经济相适应，要做到有领导负责，有部门主管，有专人管理日常日作。 3要加强队伍建设 保密管理的主体就是加强队伍建设，这对保密工作起着决定性作用。建设一支高素质的保密队伍，充分调动他们的积极性、创造性、对于搞好新时期的保密工作至关重要。对这支队伍的素质要求包括：政治思想和文化知识、道德品质、身心健康、智力和能力等方面。队伍的建设首先要把好进人关，选拔一批懂技术、懂法律、善管理和有较高政治思想水平保密队伍。 （二）建立和完善保密制度 由于我国没有对非国有企业的商业保密方面制定较为详尽的法律条款，非国有企业的技术秘密也只能是通过申报国家重大科技项目，成为国家技术秘密之后，才获得国家法律保护。因此保护非国有企业的商业秘密和技术秘密只能通过建立一套完善的保密体系，方可保护自己。这其中的保密制度是极其重要的一个环节。 保密制度是国家、部门和单位根据保密法律、法规和政策结合各自实际，制定的保守秘密的各项基本规定和具体办法、措施。它是本机关、单位职工从事保守国家秘密和单位秘密最直接的规范和依据。 案例：XX公司目前正在逐步完善这一制度，之前可能由于资源限制、人员限制做的还不够到位。现在每个部门办公场地都分开了，且每个部门都有自己独立的柜子用以存放档案。公司还特地设立的档案室，方便各部门对已经用不到，但是还有价值的档案进行保存。在制度方面公司也正在制定中，估计不久之后就会出台一份完整的保密制度。（三）要害部门、重点人物和最易泄密的工作领域的保密 核心秘密是单位的密级最高的秘密，那就是“绝密”，一旦泄露会使企业的利益受到特别严重的损害。企业的核心技术等就是本单位要保守的秘密，这就是把最需要保密的作为重点。而平常接触到这些秘密的要害部门、重点人物就是保密工作的核心。如何确保重点人物做到绝不泄漏，是重要一环。案例：北京奥运会时为了在8月8号那天给全世界观众一个震撼的开幕式，北京奥委会与每一位参与人员都签订了保密协议，确保不会有细节漏出；XX公司重要人物是老总，而要害部门则是财务。老总的办公室是独立的，单独在办公楼三楼，平时要上去的人都是要经过秘书确认的。而财务呢则是拥有独立的小间，不管是柜子还是大门都是带有密码锁的。 （四）积极开展保密技术现代化体系的构建 随着现代化科学技术的飞速发展，在社会各行各业和个人生活中，无论窃密还是有密无意地泄密，都呈现出很强的专业性、技术性。我国近些来不断引进一些先进技术，但总体上保密技术落后，保障能力差，远远不适应现代化建设迅速发展和对外开放不断扩大的新形势，解决保密技术手段落后问题，成为保密工作的突出问题。要组织有关方面制定保密技术发展规划和计划，并把重点保密技术发展项目纳入各级各部门科技发展规划和计划之中。要积极组织保密技术的研制、开发和引进。尽快制定领导机关和要害部门的保密技术装备管理的规定，特别是涉密计算机信息系统、通信和办公自动化系统等方面的保密技术法规和标准。开展经常性的保密技术核查，通过技术手段对各单位的涉密信息保护技术和涉密物体保护技术的保密效果进行检查验证，以便及时发现问题，排除泄密隐患。 结语保密工作是一项综合性很强的工作，秘书工作的内容包罗万象，多而繁杂，保密工作就是秘书的一项重要的职责。秘书特殊的身份、地位和工作条件，使秘书能够接触大量的机密，它直接关系到组织的生死存亡。秘书必须要把保密工作放在极其重要的位置。致谢：论文得以顺利完成，要感谢的人实在太多了。首先要衷心地感谢我的指导老师XXX老师，您严谨的治学态度，开阔的思维，循循善诱的指导一直给我很大的帮助。当我对论文的思路感到迷茫时，您为我理清思路，指导我往一条比较清晰的思路上进行修改，在这里要深深的对您说上一句谢谢。论文的最终完成，也是一波三折，在不断完善和修改的过程中，也让我更加懂得“一分耕耘才有一分收获”的道理。再次对您表示感谢，师恩伟大，无以回报。参考文献：1王熙梅、王景清现代秘书学通论M 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