函件业务介绍

精选优质文档-倾情为你奉上邮 政 函 件 业 务函件业务是邮政最核心的基础业务，传递函件是邮政部门的根本任务，它为用户传递书面通信、各种文件和书籍，为国民经济各个部门进行信息传递，成为社会经济和生活不可缺少的通信手段。传递函件是国家设立邮政的主要目的，也是赋予邮政部门的根本任务。世界各国邮政无论是国家行政部门，还是属于企业，都把函件业务作为邮政的主要业务。函件业务中的信件业务属于邮政的专营业务。我国邮政法第八条规定：信件和具有信件性质的物品的寄递业务由邮政企业专营，这既是国家赋予邮政部门一项特殊的经营权，又是赋予邮政部门的一项义务，邮政部门代表国家对信件业务实行专营，体现国家保护公民通信自由和通信秘密的人身权利。这一点在世界上具有普遍性。一、函件的规格标准函件的规格标准，包括准寄范围、封面书写、重量尺寸以及封装规格。 （一）函件的准寄范围1信函：信函是以套封形式传递的缄封的信息的载体。以下各项，均应按信函寄递。（1）书面通信；（2）各种公文；（3）各类单据、报表、票据、有价证券；（4）各类事务性通知；（5）各类稿件；（6）各类证件；（7）其他适于邮寄的物品和文字载体，只要符合信函规定的重量、尺寸限度和封装规格，寄件人愿意按信函资费标准交付邮费的也可作信函交寄。2明信片：明信片是一种露封交寄并具有通信性质的卡片式邮件。县以上邮政企业，经省邮政局批准，可以印制、发行带有“中国邮政”字样的明信片；其他单位印制的明信片，不得带有“中国邮政”字样。国家邮政局印制、发行的明信片可以印邮票图案，表示邮费。3邮简：邮简是信封和信纸连在一起，折叠后各边封合，形成信封状，按信函交寄的一种函件业务。4印刷品：除规定按信函寄递以外的各种书籍、报纸、期刊、教材、目录、征订单及各种印刷的图文资料等可按印刷品寄递。5盲人读物：盲人所用凸出点痕的书籍、刊物、信函和文件都可作盲人读物寄递，但不包括盲人使用的特纸张。6平常函件和挂号函件：信函、明信片、邮简、印刷品和盲人读物，都可做平常函件寄递，也可作挂号函件寄递。交寄时，除按规定交纳相关基本资费外，还应按件加收挂号费。7义务兵免费信件：以现役义务兵从部队发寄私人通信内容的（主要指寄给其家里的家信和寄给其亲友的私人信件，不包括寄给各单位的非私人通信内容的信件，如稿件、订购单、评选票、知识竞赛答卷、函授作业、课卷等）每件重要以不超过20克的国内平常信函或明信片为限。8邮送广告：凡用户要求当地邮政局代为向社会散发的商业性广告（包括各种商业性质的传单及小件物品），经广告主管部门认定符合规定的，均可作邮送广告办理。9存局候领业务：为方便住址经常流动或住址尚未确定的收件人接收邮件，邮政局办理存局候领业务。凡在邮件封面上写明收件人的姓名，指定存留的邮局名称和寄件人的地址姓名，并注明“邮局存局候领”字样的各类邮件都可以作为存局候领邮件交寄。除函件外，其他邮件也可要求存局候领。 （二）商业函件业务商业函件（简称商函），是指区别于具有个人通信性质等零散交寄的信件，面向社会各类用户的邮政大宗商务性信息服务的函件。商业函件按载体类型主要分三大类：商业信函（含邮简）、企业明信片、邮送广告。其中商业信函包括各类有名址与无名址广告信函、账单及其他商务信函；企业明信片包括各类带邮资与不带邮资的企业广告、回函卡、纪念卡等形式的明信片。 （三）函件的封面书写、重量尺寸以及封装规格（参照市场经营部有关资料）。二、函件资费政策由于函件所包含的业务种类不同，每种业务种类的性质不同，所以，它们各自的资费政策也不同。 （一）函件业务特别是其中的信函和明信片使用普及广泛，有公用性和服务性，体现国家对公民通信自由权的维护，所以实行低资费政策，而且函件构成中以数量大、体积小、重量轻的信件占多数，所以其成本费用中以处理消耗为主，运输费用所占比重很少，所以为了简化交寄手续，方便广大用户使用，实行均一资费政策，在全国范围内区分本埠、外埠，对同一重量采取同一资费标准计费。 （二）印刷品的寄递，为了有利于传播知识、普及文化教育，采取低资费政策。目前，也实行均一资费制。 （三）盲人读物的寄递，为体现国家对残疾人的照顾，按水陆路寄递的平常邮件实行免费寄递。三、函件资费的类别函件的资费根据管理的权限不同可以分为基本资费和非基本资费。 （一）基本资费基本资费是指邮政专营的国内水陆路运递的平常信函和明信片的资费。函件业务的基本资费由国务院物价主管部门确定，报国务院批准。 （二）非基本资费非基本资费是指基本资费以外的邮政业务资费。非基本资费由国务院邮政主管部门规定。四、函件资费纳付方式函件资费的纳付方式有以下几种： （一）函件资费一般使用邮资凭证交付。邮资凭证包括邮票、印在邮资明信片、邮资信封、邮资邮简上的邮票图案、以及邮资机打印出来的邮资标志。下列邮票不可以贴在邮件上表示纳付邮资：1经原邮电部和国家邮政局公告停止使用的邮票。2已经由邮局盖销或划销的邮票。3污染、残缺、退色或变色，或在邮票表面涂抹胶水、粘贴透明胶带的，难以辨别真伪的邮票。4外国邮票和港、澳、台邮票。5从邮资邮简、邮资明信片和邮资信封上剪下来的邮票图案。6畸形邮票（如倒印、折痕、漏齿、复齿等）。邮资凭证交付多适用于用户交寄零星邮件。 （二）现金交付邮资：用户办理邮政业务时，以现金或银行支票交付应交纳的资费。使用现金交付邮资的有：1用户交寄的成批的大宗邮件（整寄整付邮件）；2用户零星交寄的邮件，月末一次结算的整付零寄邮件。五、免收资费交寄邮件都应按规定的资费标准付足邮费，但下列邮件属特种免费寄递的邮件。 （一）烈士遗物。 （二）义务兵免费信件。 （三）按水陆路平常函件寄递的盲人读物，免收资费。但按挂号或保价交寄的，应分别收取挂号费和保价费。 （四）邮政公事邮政公事邮件是邮政通信主要部门及其通信企业因公交寄的免费邮件。下列内容的邮件，各级邮政局可以按邮政公事寄递。1档案、生产部门交寄的邮件（报刊）查单、验单及相关证物；2分支机构需上缴档案部门的业务档案；3上缴的“无着邮件”；4调拨、清退的邮袋、信盒和集装箱。免收资费由国家邮政局统一规定，各级邮政机构不能擅自减免。六、收件的收寄邮件收寄方式主要有：营业窗口收寄、信筒信箱收寄、流动服务收寄、上门收寄四种。七、邮件的投递投递是邮件传递处理全过程的最后一个环节。它的任务是，将经过进口处理发交本局投递的各类邮件按规定的投递方式和有关要求妥投给收件人。 投递方式分按址投递和局内投交两种。1按址投递：即按照邮件封面书写的地址投交收件人的投递方式。按址投递的深度有如下规定： （1）寄交各单位（包括与该单位同在一处的附属单位或其党、团、工会等组织）的公私邮件，不分城市、农村，一律投交单位设在地面层或院门口的传达室、收发室或指定接收邮件人员。同一幢楼或一个院内多单位的，应由所在单位在地面总入口处，指定统一的收发室接收邮件或分别设置适合接收邮件的邮政设施。 （2）住宅楼房（包括各单位院内的宿舍楼）的平常邮件，一律投到信报箱群（间），实行插箱投递。 （3）住宅平房的邮件，应投到院落门口（街巷、胡同、里弄门牌号）。住房较多的大院应在大院总入口处安装信报箱，实行插箱投递。也可以设置收发室或代收点接收邮件。 （4）农村投递，按农村邮政通信组织管理办法规定投递。 （5）寄交船舶的公私邮件，投交船舶所隶属单位的收发室。 （6）委托社会力量代投的，原则上也应按照上述规定投递。 （7）邮局也可以与用户签订协议，确定投交邮件的方式。 （8）因用户需要，超出上述投递深度规定的，应采取多种方式妥投到户，具体邮件投递方式由用户与相关邮政企业或分支机构协商，并按照规定由用户支付特殊服务费。2局内投交：是指按照有关规定，通知收件人到局领取相关邮件的投递方式。局内投交的邮件，一般在营业窗口投交收件人。所有邮件都应按址投递，但有下列情况的可改为局内投交。 （1）写交邮政专用信箱的（使用专用信箱的用户申请按址投递，经同意的除外）。 （2）重量短少，封皮或内件破损，或者有违反规定寄递禁限寄物品嫌疑，需要收件人到邮局会同拆验的。 （3）有其他原因（如补纳资费等）需要收件人到邮局办理手续的。 （4）经按址投递，因故无法投交的。八、邮件查询寄件人对其交寄的各类给据邮件是否妥投，或得知收件人在一定期时内尚未收到时，可向收寄局提出查询要求，提出查询最短时限，应根据邮件寄达和回复所需时间确定。受理查询的有效期：自邮件交寄之日起一年以内。查询方式有三种，函查、电报查询和传真查询。查询处理全程时限，本县市互寄的邮件，半个月。本省内互寄或各省之间互寄的邮件一个月。九、新型函件业务介绍（一）商业信函商业信函是指以信函为载体，选择有针对性的目标客户群名址打印封装，将客户的各类信息通过邮政渠道寄递,以期达到商品促销和品牌推广的一种邮政业务。邮局根据客户（发件人）要求，运用现代化手段，有针对性地选择目标客户（收件人），并将商业信息和目标客户名址予以快速打印、封装，分别以邮简、平常函件、挂号函件或特快邮件等形式直接寄给各目标客户。商业信函是工商企业有效传递各类商业信息地好使者，是提高企业及产品知名度、促进产销两旺地好办法。1.数据库营销数据库营销是一种通过分析顾客的消费习惯，从中找出规律性的、有商用价值的信息，进行一对一的沟通，以达到销售产品的市场营销体系。简洁地说就是：将诱人的信息，在适当的时候，通过合适的途径，送给对路的人。2.适用范围：(1)超市、百货商店、邮购商店、专卖店、出版商、房地产销售商、消费品经销商、汽车经销商等众多商业部门可以利用商业信函介绍、推销商品，发布促销广告。(2)银行、保险公司、证券公司等金融机构，电信公司、计算机软、硬公司、电力公司、自来水公司等服务性行业，可以使用商业信函介绍业务，吸引顾客使用。(3)教育机构、专业协会、慈善机构等部门使用商业信函介绍自身，吸引公众参与或者捐赠。3.特点： (1)针对性强：客户可根据自身营销战略的需要，从邮政部门提供的名址信息库中有针对性地选择具体的目标对象范围，事先确定接收广告的顾客对象，将商业信息或广告信息通过邮寄的方式，送到最想购买产品和享受服务的顾客手中，避免了宣传的盲目性。(2)形式多样：信封与内件可以根据客户需求进行各种不同风格的个性化设计。尤其是内件，可以是各式各样的商品说明书、服务指南，也可以是社会调查函、质量反馈表，还可以是刊载最新信息、富有季节性和新闻性的期刊。(3)使用灵活：发布数量由客户决定，在什么时间发布，在全国各地还是指定的几个省份、城市或者一个城市的某几个区域发布，客户说了算。(4)保密性强：商业信函制作现场实行封闭作业，客户不用担心广告内件泄密问题；商业信函制作完成后，直接交给分拣封发部门组织投递，送到客户指定的顾客手中。它能静悄悄地将广告内容告诉顾客，而不惊动客户同行，使广告主从竞争一开始就占据有利地位。(5)价格低廉：商业信函收费低廉，邮局提供广告设计、制作、邮件封装、寄发等一条龙服务，方便省事，随时可邮寄，不出门产品便可向全国推销。(6)范围广泛：邮政商业信函依托邮政投递网络进行区域性或全国性地投递，投递触角根据客户要求能延伸到城乡各个层面、角落。4.制作流程：(1)客户提供工商营业执照及相关的证明文件、广告使用的图片、文字等材料，同时说明广告意图。广告内容必须符合国家有关法律规定； (2)提出商函内件样稿和信封样稿的设计要求（客户亦可自行设计）； (3)确定发布时间、发布对象； (4)按收件人地址、邮政编码实行有名址投递。5.业务资费：主要由基本资费（本埠0.80元/封，外埠1.20元/封）、制作成本（包括信封印制费、内件印制费、打印封装费等）及数据库使用费等部分构成。(二) 账单业务账单是指与消费者发生对帐行为的部门或单位，向消费者提供的帐目发生详情单。邮寄账单业务是收费单位以消费者为目标，将消费的详细内容以账单的形式打印出来，通过邮寄的方式定期告知消费者的一种信函业务。是企业提高服务水平、树立企业形象、和消费者进行有效沟通的重要手段，也是“明白消费”的重要媒介。1.账单的功能：（1）消费凭证：延时提供的纸质消费凭证。（2）消费合同：相当于生产者与消费者签定的消费合同，对诚信经营和维护消费者合法权益起关键作用。 （3）沟通渠道：起到通告、提示、推介、广告的作用。 （4）服务手段：提高服务质量的有效手段之一。账单体现了消费者受尊重的权利，是消费者明白消费的凭证，能起到消费监督作用。 账单成为服务产品的一部分，是服务产品的衍生。寄递账单服务对所有的用户一视同仁，用户接受的服务是一致的、标准化的。 向用户寄递账单是企业践行“建设和谐平安江西”的具体体现，是企业守法经营、保障消费者知情权的具体体现。 向用户寄递账单是企业的主动服务，变“要我服务”为“我要服务”，体现了对用户的尊重和真正的以消费者为导向的企业经营理念。 账单是企业和用户之间的桥梁，不仅可向用户提供消费信息，还具有良好的兼容性，可以向用户提供其它的企业信息，如产品推广、促销活动、意见征集等。2.账单的特点：（1）隐蔽性强：同业对手不易于知道企业的宣传活动。（2）个性化沟通：直接以信函的形式寄给目标受众，与受众进行一对一的人性化沟通。（3）针对性强：企业宣传直接面对消费者，有的放矢的进行重点宣传。（4）阅读率高：接近100%的到达率、受众高关注度、低干扰度，消费者对账单使用企业产品阅读率高。权威性高：账单是由账单使用企业通过邮政部门直接送递到消费者手中，信息的权威让人信服。3.账单的制作流程：(1)客户将用户对帐单数据资料以电子文档形式交给邮政局进行预处理并打印、封装成信函后统一集中送往邮件处理中心；(2)邮件处理中心通过先进的自动化分拣设备处理后，运送到各市、县邮政局投递部门，投递部门按国内邮件处理规则相关规定和客户要求及时投递到用户手中； (3)如产生退信则按寄件人地址退回当地邮政局，邮政局将退信整理清点后汇成电子文档交给客户，客户据此资料提供相应电话号码和名址资料后返还给邮政局； (4)邮政局经客户同意后，对其资料做相应的修改更新，录成电子文档，并将更新后的电子文档及时反馈给客户，由客户据此修改自己的资料； (5)邮政局同时按更新资料对退回的信函进行第二次投递并将本月全部投递情况表反馈回客户。 4.账单的业务资费：由基本资费(本埠：0.80元封，外埠：1.20元封)和制作成本(包括信封印制费、内件印制费、打印封装费等),以及其他个性化服务费用（挂号费、回执费等）三部分构成。(三)广告邮资明信片：广告邮资明信片是指把企业形象、产品、服务内容印刷在明信片上，借助邮政通信联系千家万户的优势，进行社会宣传的一种邮政广告媒体。 1.特点: 广告效果直观、对象明确、邮寄方便、文化味浓、宣传面广、收藏性强。2.业务资费：种类产品类型邮资名称售价邮资面值印量定制型普通型L130.8100（含100）枚-1000枚，100枚递增20.81000枚1.80.82000枚起印，1000枚递增信卡型L24.51.2100（含100）枚-1000枚，100枚递增3.31.21000枚2.81.22000枚起印，1000枚递增贺卡型（C5）L372.4100（含100）枚-1000枚，100枚递增5.52.41000枚5.52.42000枚起印，1000枚递增5.52.42000枚起印，1000枚递增，同种工艺拼4版；5000枚起印，1000枚递增，无需拼版152.42000枚起印，1000枚递增幸运封L4309200枚-1000枚,200枚递增1000枚-10000枚，1000枚递增10000枚起印，1000枚递增自创型L52.50.85000枚起印，1000枚递增贺卡型（ZL）L65.52.42000枚起印，1000枚递增（本表为2012年定制型邮政贺卡售价、邮资面值、起印量标准） （四）广告邮资信封： 广告邮资封是以带邮资的信封为载体，进行企业形象、服务以及产品宣传的邮政广告媒体。1.特点：邮寄方便、印刷精美、亲和力强、宣传效果好、纪念性和收藏价值高。2.业务资费：6号封：菊花邮资图1.20元/枚，5000枚起印；芙蓉花邮资图1.40元/枚，5000枚起印，以5000的整数倍递增7号封：1.70元/枚，5000枚起印，以5000的整数倍递增国际特惠封：5.50元/枚，1000枚起印，以1000的整数倍递增 (五) 无名址函件无名址函件:是经国家工商行政管理局批准的，利用邮政网络资源点多面广并且联系千家万户的特有优势，通过邮政渠道，为商品经营者或服务者提供推销商品、劳务、宣传企业形象等传播信息服务的无名址信函，是邮政商函业务中的一种特定形式。1.业务种类按发布形式分为：散页式、本册式、信件式，按发布内容分为：综合刊式、专刊式。分各县市版X X邮政广告和中邮专送广告。2.业务特点：(1)宣传效果好：中邮专送广告发布内容主要针对百姓生活相关的衣食住行等方面消费品和服务项目，图文并茂、制作精美，且广告对象、地区、内容、数量由广告主自我控制，依托邮政网络，传播范围大。(2)可信度高：中邮专送广告是中国邮政统一品牌的直递广告，广告内容严格把关，根据广告目标对象，采用他们最容易接受的广告表现，直接送递到家中，不受外界干扰，保密性好。(3)广告到位率高：利用邮政通信全程全网、点多面广并联系千家万户的特有优势，广告的到位率高。(4)价格低廉：与其他信息发布形式相比费用低，较为实惠，且信息保存期长。3.投递方式(1)随邮发报刊投送；(2)邮政社区服务亭发送；(3)邮政报刊零售亭；(4)商函帐单客户附送发送；(5)采用商业名址寄递。(六)邮政贺卡邮政贺卡是中国邮政发行，为各级政府机关、企事业单位量身定制的贺年有奖贺卡。集贺年、抽奖、宣传、鉴赏和收藏为一体。是节日祝福、沟通情感、企业宣传的有效方式。邮政贺卡产品分为：普通型、信卡型、贺卡型、自创型和幸运封等。1.邮政贺卡简介（1）应用范围增强交流、加深感情关心客户、稳定客户关怀员工、节日慰问队伍宣传、熟练形象节日促销、旺季更旺 （2）邮政贺卡品种及规格普通型：183mm100mm信卡型：186mm128mm贺卡型：C5信封规格：229mm162mmZL信封规格：230mm120mm幸运封：封面邮资9元，邮政贺卡发行期间不限重量按挂号收寄。国际特惠封：229mm162mm国际明信片：165mm115mm幸运卡：250mm78mm其中副片：30mm78mmDIY贺卡：是邮政贺卡旗下的产品之一，以个性、创新、有趣的实物贺卡传递真情。2.特点：（1）信誉度高，发布面广 邮政贺卡由中国邮政统一发行，具有权威性，设计稳重大方，富有节日内涵。邮政部门良好的公众形象保证了广告媒体的可信度；遍布城乡的邮政通信网络能按客户指定要求，将贺卡发布到国内任意地方，且在邮寄过程中可实现二次传播，扩大发布面，增强广告效果。 （2）量身定做，有情推介企业可根据自身的需要，以公司形象、产品、服务等为主体，量身定做企业专用贺卡寄递给目标客户，以一种有情方式、无形的推介向客户拜年，是企业与个人、个人与个人之间沟通的载体，为企业树立良好的品牌形象。 （3）新型邮品，彰显尊贵邮政贺卡题材丰富、设计精美，设计三枚生肖邮资图专供邮政贺卡客户使用，彰显尊贵；作为一种新型邮品与有价证券，具有一定的文化内涵；收藏价值高。 （4）中奖机率高，兑奖方便每张邮政贺卡都有一个兑奖号码，中奖机率高，使“贺卡“在送去一份祝福时，送上一份惊喜，中奖者可持卡在全国任何一个邮政营业窗口兑奖。十、邮政直邮（一）概念邮政直邮，它是一种以名址信息数据库为基础，以信函为载体，通过邮政投递网络，以个人、家庭、公司或社团法人代表为特定收信人来发布商业广告讯息的营销渠道。 邮政直邮精髓“以诱人的信息，在合适的时候，送到合适的地点，交给合适的人，并得到及时的反馈。”邮政直邮是能与合作方谋求共赢的最佳伙伴！（二）邮政直邮的特点直邮与其它宣传推广方式，最大分别是它可以帮助商家，对个别顾客加深认识，从而更了解他们的需要及兴趣。这样便可以透过更个性化、更针对性及更具说服力的方法，达到最理想的宣传或销售目的。1、数据库资源庞大全球200国家地区（含港澳台）1.08亿条企业名址。全国200多个行业1000多万个企事业单位名址。全国1亿多条个人数据名址，其中广东省内数据达1800万条。准确率达95以上。 2、精准透过对邮递名单的筛选，准确界定商家要接触的目标客户，然后把商家的宣传信息，直接寄到他们的家中或办公室，向他们进行单对单的推广。3、灵活商家可运用不同的设计，直接向商家的目标客户作宣传推广。商家可选用各种形式的直邮产品，如信件、明信片、小册子(说明书)、免费样本，甚至联营宣传品；商家更可以在直邮中加入免费回邮工具，方便客户，增强回复率。商家可以更灵活运用广告预算及创意，一切尽在商家的掌握中，以期达到最好的宣传推广或销售效果。4、保密首先，商家可与顾客直接对话，而不让竞争对手知道：其次，顾客可以免受其它媒介的纷扰，直接听取商家的信息。5、有效评估效益绝不可以投机取巧，直邮推广活动，可以透过计算响应的数目，而准确评估其效用，不像其它宣传媒介，一般较难直接准确估量成效。运用邮政直邮服务，客户可以更加客观而数据化地测试产品、服务手段、沟通媒介和目标市场等方面的有效性；而这种可测性的方法也使得客户可以对比不同营销方式的优劣，作出决策。6、有效计算回报当商家明白到如何计算直邮的成本效益，商家便发现它是一种“自我承担”的媒介。商家可以准确地计算出每个响应或订单的成本，更可藉此计算回报，并调整未来的计划和预算。下表是我们根据大量直邮客户的直邮反馈情况而生成。7、专业的制作能力邮政拥有专业的商函制作中心，拥有大批进口的先进高效的信函处理设备，能为客户提供设计、打印、封装、邮寄等一条龙服务。8、强大的投递能力我们拥有四通八达邮路、覆盖每一个角落的投递网络、专业而富有经验的投递队伍，可靠的物质条件使我们的投递服务深入了千家万户，能及时、准确地把商家的信息传递到商家的目标客户手中。（三）邮政直邮能为商家做什么？1.直接销售产品和服务2.传递企业及产品相关信息3.进行客户关系管理,联络顾客情感4.收集顾客情报，稳定长期客户5.主题或专题活动推广6.帐单与广告/订单的结合7.总部与分销机构间的沟通8.非盈利性机构寄发公益广告等特殊信函（四）邮政直邮的服务组成邮政直邮服务由各种不同的服务组成，服务资费是根据商家所选择的不同服务的资费组合而成。专心-专注-专业